Rapport de vérification interne - Frais de déplacement - Personnel

Mai 2004

Table des matières

• Résumé
• 1.0 Introduction
  • 1.1 Objectifs
  • 1.2 Critères
  • 1.3 Étendue
  • 1.4 Méthodologie
• 2.0 Politique et procédures
  • 2.1 Conclusion
  • 2.2 Observations
    • 2.2.1 Exhaustivité et clarté des politiques et procédures
    • 2.2.2 Disponibilité et communication
    • 2.2.3 Voie hiérarchique
  • 2.3 Recommandations
  • 2.4 Réponse de la direction
• 3.0 Conformité et caractère raisonnable des demandes de remboursement
  • 3.1 Contrôles
    • 3.1.1 Conclusion
    • 3.1.2 Observations
    • 3.1.3 Situations spéciales
    • 3.1.4 Recommandations
    • 3.1.5 Réponse de la direction
  • 3.2 Pièces justificatives
    • 3.2.1 Conclusion
    • 3.2.2 Observations
    • 3.2.3 Recommandation
    • 3.2.4 Réponse de la direction
  • 3.3 Consignation de l'information
    • 3.3.1 Conclusion
    • 3.3.2 Observations
    • 3.3.3 Recommandations
    • 3.3.4 Réponse de la direction
• Annexe 1
• Annexe 2

Résumé

Les Instituts de recherche en santé du Canada (IRSC) ont déterminé qu'il était prioritaire de procéder à la vérification interne des frais de déplacement du personnel pour l'exercice 2003‑2004. La vérification a été menée entre novembre 2003 et mars 2004, et couvrait les frais de déplacement du personnel des IRSC pour la période qui s'étendait du 1^er avril 2002 au 30 septembre 2003.

De multiples sources d'information ont été utilisées pour étayer les conclusions de la vérification. Nous avons notamment examiné de façon approfondie les politiques et procédures pertinentes, et tenu des entrevues et consultations auprès d'employés des Services financiers généraux. On a fourni des renseignements préliminaires au gestionnaire, Services financiers généraux, au directeur, Finances et administration, et au vice‑président, Service et opérations, afin qu'ils les examinent et apportent éventuellement des corrections.

Voici les points saillants de la vérification :

• la communication permanente de l'information de gestion est un élément important de tout système de contrôle, et le Portefeuille des services et des opérations des IRSC procure à tous les gestionnaires des rapports mensuels complets assortis d'informations sur les frais de déplacement;
• les IRSC utilisent la Directive sur les voyages du Conseil du Trésor pour régir ses frais de déplacement, mais on ne l'applique pas de façon uniforme au moment de traiter les demandes de remboursement;
• même si rien ne porte à croire à l'existence d'irrégularités graves à l'égard des demandes de remboursement de frais de déplacement au cours de la période visée, on a conclu que les procédures utilisées pour vérifier et traiter les demandes sont lacunaires et ne sont pas appliquées de façon uniforme;
• les pièces justificatives liées aux demandes de remboursement de frais de déplacement ne sont pas toujours adéquates. Il arrive parfois qu'on ne fournisse aucun détail quant au bien‑fondé des frais de déplacement, que les pièces justificatives ne comprennent pas le reçu original, ou qu'il n'y ait aucun reçu du tout;
• l'information liée aux frais de déplacement n'est pas toujours consignée avec précision dans le Grand livre, ce qui influe sur la qualité de l'information fournie dans les rapports de gestion.

Le rapport s'assortit des recommandations suivantes :

1. Il faudrait élaborer une politique des IRSC relative aux déplacements assortie de procédures détaillées, conformément à la Directive sur les voyages du Conseil du Trésor, et la mettre en oeuvre à l'échelle de l'organisation.
2. Il faudrait concevoir et mettre en oeuvre une politique des IRSC relative aux déplacements ainsi que des systèmes et processus connexes afin d'améliorer l'efficience. Par exemple :
   • la politique des IRSC relative aux déplacements devrait s'assortir de dispositions relatives au nombre raisonnable d'employés pouvant assister au même événement ou à la même réunion;
   • les IRSC devraient envisager la possibilité d'élaborer un nouveau formulaire relatif aux déplacements en vue de :
     1. réduire l'utilisation de papier en combinant les formulaires de préautorisation (GC72) et de demandes de remboursement (GC73); et
     2.  fournir de meilleurs renseignements quant au but du déplacement et à l'itinéraire;
   • afin d'éliminer les avances de voyage, les IRSC devraient envisager la possibilité de confier une carte de crédit professionnelle aux employés qui sont souvent appelés à se déplacer; et
   • les IRSC devraient fournir des cartes d'appel afin de réduire les frais d'interurbain liés aux communications d'affaires effectuées de l'hôtel.
3. Une formation sur la politique et les procédures des IRSC relatives aux déplacements devrait être dispensée régulièrement aux employés concernés.
4. Le pouvoir de signature du personnel d'instituts situés à Ottawa devrait être clarifié auprès du personnel, et versé officiellement dans la Délégation des pouvoirs de signature en matière de finances affichée dans l'intranet des IRSC.
5. Le Portefeuille des services et des opérations devrait renforcer ses contrôles à l'égard du traitement des frais de déplacement, et les employés pertinents devraient bénéficier d'une formation appropriée à l'égard de ces contrôles.
6. La haute direction devrait élaborer et approuver une entente spéciale décrivant l'admissibilité au remboursement des frais engagés par les télétravailleurs.
7. Le Portefeuille des services et des opérations devrait veiller à ce que toutes les demandes de remboursement des frais de déplacement soient étayées au moyen de pièces justificatives suffisantes et appropriées. Services et opérations ne devrait accepter que les reçus originaux.
8. Afin d'améliorer la qualité de l'information financière liée aux frais de déplacement :
   • Les IRSC devraient envisager la possibilité d'assortir le compte des déplacements (201) des comptes auxiliaires suivants :
     1. déplacement - repas;
     2. déplacement - hébergement; et
     3. déplacement - transport.
   • Toutes les dépenses liées au télétravail devraient être consignées séparément.
9. Une formation relative à la consignation des frais de déplacement devrait être dispensée au personnel compétent de Services et opérations, et il faudrait effectuer un contrôle régulier afin de réduire au minimum les risques d'erreurs de codage financier.

Réponse de la direction

Même si les réponses de la direction à ces recommandations figurent dans le corps du présent rapport, la direction tient tout de même à fournir une réponse générale aux observations soulevées.

L'Initiative de gestion moderne des IRSC a permis de reconnaître que la croissance rapide des instituts exigeait un examen complet de leur cadre de contrôle des dépenses de fonctionnement afin d'atténuer les risques liés à l'expansion organisationnelle et à l'arrivée massive de nouveaux employés. Ainsi, le Portefeuille des services et des opérations examine systématiquement ses contrôles et pratiques comptables à l'égard de toutes ses fonctions administratives. Par exemple, au cours du dernier exercice, on a remanié les politiques et les procédures liées aux aspects suivants : passation de marchés, accueil, cartes d'achat, délégation des pouvoirs de signature en matière de finances, filtrage de sécurité, ententes de collaboration, et le cadre de responsabilité et d'attestation en gestion financière.

Pour certaines de ces fonctions, comme les cartes d'achat et la délégation de pouvoir, la formation du personnel est devenue obligatoire. Au cours des prochains mois, on lancera des politiques et procédures remaniées à l'égard des sujets suivants, et on dispensera la formation connexe nécessaire : déplacements, parrainages et conférences, stationnement, et acceptation de cadeaux. De plus, l'Initiative de gestion moderne permettra de cerner d'autres aspects dont il faudrait examiner le degré de risque.

1.0 Introduction

1.1 Objectifs

Les objectifs de la vérification interne consistent à assurer la haute direction de ce qui suit :

• les politiques et lignes directrices actuelles relatives au déplacement sont appropriées; et
• les demandes de remboursement de frais de déplacement présentées par le personnel des IRSC sont raisonnables, compte tenu de la situation, et sont effectuées conformément aux politiques et lignes directrices pertinentes.

1.2 Critères

Les critères suivants ont été appliqués au premier objectif :

• les politiques et lignes directrices sont complètes, précises, claires et bien étayées;
• les politiques et lignes directrices sont disponibles et sont régulièrement communiquées; et
• les politiques et lignes directrices des IRSC sont conformes avec les dispositions pertinentes des directives du Conseil du Trésor.

Les critères suivants ont été appliqués au deuxième objectif :

• une autorisation convenable a été fournie, vérifiée et exercée conformément aux directives prescrites, avec une délégation de pouvoir suffisante pour maintenir l'efficience des activités;
• les dépenses sont étayées au moyen de pièces justificatives convenables, et on prévient les paiements en double;
• les dépenses sont consignées avec exactitude, en temps opportun;
• les dépenses sont conformes aux politiques et procédures pertinentes. Lorsque la politique ne s'assortit d'aucune disposition pertinente, les dépenses sont raisonnables et sont fondées sur le jugement professionnel; et
• la responsabilisation et le contrôle des dépenses permettent de veiller à ce que les responsabilités soient clairement définies, communiquées et interprétées de façon uniforme par la direction, et à ce que l'information produite soit utilisée pour évaluer le rendement budgétaire, le bien‑fondé des dépenses, et la conformité avec les politiques et les procédures.

1.3 Étendue

La vérification portait sur les frais de déplacement du personnel des IRSC pour la période qui s'étendait du 1^er avril 2002 au 30 septembre 2003.  

La vérification n'a pas permis d'examiner les frais de déplacement des 13 instituts, car leurs fonds de fonctionnement proviennent d'une subvention d'appui. La politique du Conseil du Trésor relative aux paiements de transfert prévoit qu'une « subvention est un paiement de transfert versé à une personne ou à une organisation et pour lequel celles‑ci ne sont pas tenues responsables ou elles ne font pas l'objet d'une vérification, mais dont l'admissibilité peut être vérifiée ou pour lequel le bénéficiaire doit satisfaire à des conditions préalables » . Toutefois, on a tenu compte des frais de déplacement du personnel d'instituts situés à Ottawa, car leurs dépenses de fonctionnement sont couvertes par le budget de fonctionnement des IRSC.

Le vérificateur ne s'est pas penché sur les frais de déplacement ne concernant pas le personnel.

1.4 Méthodologie

La méthodologie appliquée à la vérification comprend les activités suivantes :

• examiner les Autorisations spéciales de voyager et la Directive sur les voyages du Conseil du Trésor;
• examiner les politiques propres aux IRSC (c'est‑à‑dire les Directives concernant le remboursement des dépenses de voyage);
• tenir des entretiens auprès d'une sélection d'employés de l'unité des Services financiers généraux du Portefeuille des services et des opérations;
• documenter et analyser les procédures appliquées par les Services financiers généraux du Portefeuille des services et des opérations pour le traitement des demandes de remboursement de frais de déplacement et le contrôle des dépenses;
• examiner la Délégation des pouvoirs de signature en matière de finances des IRSC; et
• examiner et analyser un échantillon de demandes de remboursement de frais de déplacement des IRSC traitées entre avril 2002 et septembre 2003.

2.0 Politique et procédures

2.1 Conclusion

Les IRSC appliquent la Directive sur les voyages du Conseil du Trésor aux frais de déplacement. Un autre document (Directives des IRSC concernant le remboursement des dépenses de voyage) est utilisé par les IRSC dans le cas des membres des comités d'examen par les pairs. On peut trouver ces deux documents, ainsi que le Répertoire des établissements d'hébergement et des entreprises de location de véhicules, du gouvernement, sur l'intranet des IRSC.

Même si le personnel jouit d'un accès facile à la Directive sur les voyages du Conseil du Trésor, cette dernière n'est pas communiquée régulièrement et systématiquement au personnel. De plus, il n'existe aucune procédure officielle permettant d'assurer la vérification et le traitement uniformes et adéquats des demandes de remboursement. Ces facteurs, ainsi que des lacunes au chapitre de la formation, accroissent le risque de traitement irrégulier des demandes de remboursement, d'accroissement des coûts liés aux pratiques non efficientes, de remboursement imprécis, et de réduction de la qualité de l'information consignée.

Les lacunes au chapitre de l'application de la politique et l'absence de procédures constituent un risque important pour l'organisation. La plupart des conclusions de la vérification de l'échantillon sont liées à ce risque.

2.2 Observations

2.2.1 Exhaustivité et clarté des politiques et procédures

Il règne chez les employés une certaine confusion en ce qui concerne l'application appropriée de la Directive sur les voyages du Conseil du Trésor et les Directives des IRSC concernant le remboursement des dépenses de voyage; cette dernière vise les membres de comités externes des IRSC, y compris les comités d'examen par les pairs.

De plus, en raison de l'absence de procédures, le traitement des demandes de remboursement par le personnel n'est pas uniforme et risque d'être inefficient.

2.2.2 Disponibilité et communication

La Directive sur les voyages du Conseil du Trésor est affichée sur l'intranet des IRSC, de sorte que le personnel peut aisément la consulter au besoin. Toutefois, au cours de la période visée, aucune formation systématique n'a été dispensée au personnel, malgré l'arrivée massive de nouveaux employés dans les IRSC au cours des deux dernières années.

2.2.3 Voie hiérarchique

Le personnel vérifie les signatures d'approbation des demandes de remboursement au moyen de spécimen de signatures (formulaire GC136). Toutefois, on n'effectue aucune vérification à l'égard de la Délégation des pouvoirs de signature en matière de finances, de sorte qu'un certain nombre de voyages internationaux ne sont pas préautorisés ou autorisés par le vice‑président responsable, tel que prévu dans la Délégation.

La filière hiérarchique n'est pas toujours claire. Par exemple, la plupart des demandes de remboursement présentées par le personnel des instituts en poste à Ottawa (PIPO) ont été approuvées par des employés n'appartenant pas aux IRSC.

2.3 Recommandations

R-1 Il faudrait élaborer une politique des IRSC relative aux déplacements assortie de procédures détaillées, conformément à la Directive sur les voyages du Conseil du Trésor, et la mettre en oeuvre à l'échelle de l'organisation.

R-2 Une formation sur la politique et les procédures des IRSC relatives aux déplacements devrait être dispensée régulièrement aux employés concernés.

R-3 Le pouvoir de signature du PIPO devrait être clarifié auprès du personnel compétent, et versé officiellement dans la Délégation des pouvoirs de signature en matière de finances.

2.4 Réponse de la direction

R-1 D'accord. Une nouvelle politique des IRSC relative aux déplacements a déjà été élaborée, et elle sera mise en oeuvre en mai 2004, avec des procédures remaniées et mises à jour.

R-2 D'accord. Des séances de formation relatives à la nouvelle politique et aux procédures sur les déplacements seront dispensées au personnel à compter de mai 2004.

R-3 D'accord. On clarifiera les pouvoirs de signature à l'égard des déplacements du PIPO. Toutefois, la direction ne croit pas qu'il soit nécessaire de modifier la Délégation des pouvoirs de signature pour clarifier ces pouvoirs et les procédures connexes.

3.0 Conformité et caractère raisonnable des demandes de remboursement

3.1 Contrôles

3.1.1 Conclusion

Même si rien ne porte à croire à l'existence d'irrégularités graves à l'égard des demandes de remboursement de frais de déplacement au cours de la période visée, on a conclu que les procédures utilisées pour vérifier et traiter les demandes sont lacunaires et ne sont pas appliquées de façon uniforme.

3.1.2 Observations

La vérification a révélé un certain nombre de situations où les demandes de remboursement des frais de déplacement mettaient en relief le besoin d'assurer une meilleure vérification en ce qui concerne le bien-fondé et le caractère raisonnable des demandes. Il faut renforcer les contrôles au moment de la préautorisation et de l'autorisation finale de la demande afin qu'ils soient appropriés. On a repéré plusieurs cas de voyage qui n'avaient pas été approuvés. Les contrôles devraient aussi prévoir une vérification des chiffres et veiller à ce qu'on décrive en détail le but du voyage. Cela suppose de confirmer le caractère raisonnable de la demande, et de veiller à ce que l'information soit consignée dans les comptes appropriés du Grand livre, tout en assurant la conformité avec la Délégation des pouvoirs de signature en matière de finances approuvée.

En raison des lacunes des contrôles actuellement en place, on a cerné plusieurs demandes de remboursement qui n'étaient pas conformes aux règles fondamentales de la Directive sur les voyages du Conseil du Trésor. Par exemple, la vérification a révélé ce qui suit :

• une demande faisant état de l'achat d'équipement électronique (1 300 $) et ne s'assortissant d'aucune explication;
• plusieurs demandes faisant état de coûts liés à l'utilisation d'une voiture de location, sans justification;
• quelques demandes de remboursement liées au kilométrage parcouru dans un véhicule personnel à l'occasion d'un trajet interurbain, sans justification;
• deux demandes faisant état de dépenses liées à d'autres personnes; et
• une demande faisant état du versement d'une avance à une autre personne.

On a aussi cerné plusieurs situations où le coût de la chambre d'hôtel était supérieur aux limites approuvées, et ce, sans justification ni approbation, tel que recommandé dans la Directive sur les voyages du Conseil du Trésor.

Qui plus est, la règle relative aux indemnités journalières n'est pas appliquée de façon constante. Par exemple, on a parfois utilisé des indemnités journalières pour les repas, alors que, dans d'autres situations, le coût réel des repas a été réclamé et payé. Certaines demandes appliquaient les deux formules. Il ne semble pas y avoir de consensus en ce qui concerne l'application de la Directive sur les voyages du Conseil du Trésor aux repas. Il est souvent impossible de rapprocher les repas et les frais accessoires, en raison du manque de détails à l'égard de l'itinéraire.

Les IRSC ne sont dotés d'aucune politique ou d'aucun système permettant de veiller à ce que le nombre d'employés assistant à un événement ou à une réunion (en supposant que plus d'une personne doive s'y rendre) soit raisonnable. Par exemple, 15 employés des IRSC se sont rendus à la conférence sur la biotechnologie tenue à Toronto en 2002.

3.1.3 Situations spéciales

Il existe des situations où les déplacements sont davantage liés au télétravail qu'aux voyages d'affaires. On a aussi cerné des situations où certaines personnes faisaient l'objet d'un formulaire de préautorisation générale annuelle. Il peut être difficile d'assurer un contrôle dans ces situations, car la personne concernée n'est pas tenue de justifier ses déplacements avant d'engager des dépenses. Cette situation présente un risque supérieur pour l'organisation, et il importe de définir clairement les responsabilités des gestionnaires afin que ces derniers comprennent le risque de ne pas préautoriser le déplacement de chaque membre du personnel.

3.1.4 Recommandations

R-4 Le Portefeuille des services et des opérations devrait renforcer ses contrôles à l'égard du traitement des frais de déplacement, et les employés pertinents devraient bénéficier d'une formation appropriée à l'égard de ces contrôles.

R-5 La haute direction devrait élaborer et approuver une entente spéciale décrivant l'admissibilité au remboursement des frais engagés par les télétravailleurs.

R-6 Il faudrait concevoir et mettre en oeuvre une politique des IRSC relative aux déplacements ainsi que des systèmes et processus connexes afin d'améliorer l'efficience. Par exemple :

• la politique des IRSC relative aux déplacements devrait s'assortir de dispositions relatives au nombre raisonnable d'employés pouvant assister au même événement ou à la même réunion;
• les IRSC devraient envisager la possibilité d'élaborer un nouveau formulaire relatif aux déplacements en vue de :
  1. réduire l'utilisation de papier en combinant les formulaires de préautorisation (GC72) et de demandes de remboursement (GC73); et
  2. fournir de meilleurs renseignements quant au but du déplacement et à l'itinéraire;
• afin d'éliminer les avances de voyage, les IRSC devraient envisager la possibilité de confier une carte de crédit professionnelle aux employés qui sont souvent appelés à se déplacer; et
• les IRSC devraient fournir des cartes d'appel afin de réduire les frais d'interurbain liés aux communications d'affaires effectuées de l'hôtel.

3.1.5 Réponse de la direction

R-4 D'accord. La politique relative aux déplacements s'assortira de procédures appropriées, et la formation à l'égard de ces deux aspects est prévue pour mai 2004.

R-5 D'accord. Toutes les ententes de télétravail s'assortiront de procédures spécifiques liées à l'admissibilité des frais de déplacement.

R-6 La politique des IRSC relative aux déplacements tiendra compte des questions liées à l'efficience et à l'économie. Des employés disposent actuellement de cartes de voyage du gouvernement, et la direction envisagera la possibilité d'exiger qu'on les utilise à l'égard de toute avance de voyage.

On utilise actuellement des cartes d'appel. Les nouvelles procédures et la nouvelle formation nous permettront d'insister sur l'exigence selon laquelle il faut les utiliser pour réduire les coûts.

3.2 Pièces justificatives

3.2.1 Conclusion

Les pièces justificatives annexées aux demandes de remboursement de frais de déplacement ne sont pas toujours adéquates.

3.2.2 Observations

L'échantillon de vérification contenait un certain nombre de cas où l'information et les pièces justificatives étaient absentes. Cela comprend l'information sur des détails cruciaux à l'égard des dépenses, comme le but et l'itinéraire du voyage. Dans un certain nombre de cas, on a soumis des relevés de cartes de crédit personnel au lieu de reçus originaux, et ces demandes ont été acceptées. En raison de la qualité médiocre de l'information, il était parfois impossible de déterminer si la demande de remboursement était raisonnable.

3.2.3 Recommandation

R-7 Le Portefeuille des services et des opérations devrait veiller à ce que toutes les demandes de remboursement des frais de déplacement soient étayées au moyen de pièces justificatives suffisantes et appropriées. Services et opérations ne devrait accepter que les reçus originaux.

3.2.4 Réponse de la direction

R-7 D'accord. Nous avons pris des mesures pour veiller à ce que toutes les demandes de remboursement de frais de déplacement soient convenablement étayées. De plus, nous insisterons sur cet aspect dans les nouvelles procédures et dans la nouvelle formation.

3.3 Consignation de l'information

3.3.1 Conclusion

L'information financière n'est pas toujours consignée avec précision dans le Grand livre.

3.3.2 Observations

Un certain nombre de transactions ont été versées dans le mauvais compte du Grand livre. On a relevé plusieurs cas où les codes financiers utilisés étaient erronés. Des dépenses liées, par exemple, aux droits d'inscription, aux honoraires professionnels, à l'achat d'articles en papier, aux factures de téléphone cellulaire, au télétravail ou à l'accueil, ont été consignées sous la rubrique des frais de déplacement. De plus, il n'existe qu'un seul code de compte lié aux frais de déplacement (201), de sorte qu'il est impossible d'analyser de façon approfondie les dépenses liées au transport, à l'hébergement ou aux repas. Le manque d'uniformité et de précision de l'information financière consignée mine l'efficacité du contrôle, de la transmission et de l'analyse des frais de déplacement. Le nombre de transactions est important, de sorte qu'il serait très chronophage et peu efficient d'extraire ces données de dossiers papier à des fins d'analyse.

3.3.3 Recommandations

R-8 Afin d'améliorer la qualité de l'information financière liée aux frais de déplacement :

• Les IRSC devraient envisager la possibilité d'assortir le compte des déplacements (201) des comptes auxiliaires suivants : (1) déplacement - repas; (2) déplacement ‑ hébergement; et (3) déplacement - transport.
• Toutes les dépenses liées au télétravail devraient être consignées séparément.

R-9 Une formation relative à la consignation des frais de déplacement devrait être dispensée au personnel compétent de Services et opérations, et il faudrait effectuer un contrôle régulier afin de réduire au minimum les risques d'erreurs de codage financier.

3.3.4 Réponse de la direction

R-8 Nous convenons que la qualité de l'information financière consignée peut être améliorée. Nous examinerons des moyens d'améliorer la consignation et la communication d'information liées aux frais de déplacement. Nous convenons que les frais de déplacement liés au télétravail devraient être consignés séparément.

R-9 D'accord. Cette question sera abordée dans le cadre de la formation.

Annexe 1 - À titre d'information

Observations	Nombre de demandes assorties d'observations	Pourcentage (%)
Nombre de demandes de remboursement de frais de déplacement soumises par le personnel - d'avril 2002 à septembre 2003	1547	100 %
Nombre de demandes dans l'échantillon utilisé aux fins de la vérification	232	15 %
		Pourcentage de l'échantillon
Information manquante (bien‑fondé, itinéraire, etc.)	71	31 %
Transactions consignées dans le mauvais compte du grand livre	40	17 %
Voyages qui n'ont pas été préautorisés	26	11 %
Pièces justificatives manquantes	21	9 %
Non-conformité avec la règle régissant les indemnités journalières	20	9 %
Utilisation d'une voiture de location sans justification ni autorisation	17	7 %
Chambre d'hôtel dont le coût est supérieur aux limites approuvées, sans justification ni autorisation	12	5 %
Utilisation d'un véhicule personnel pour des déplacements interurbains, sans justification ni autorisation	10	4 %

Annexe 2 - Réponse générale de la direction

À la lumière de la croissance rapide des IRSC, au chapitre non seulement du mandat, mais aussi de l'embauche de personnel, on a déterminé qu'un examen du cadre de contrôle actuel s'imposait. Au cours de la dernière année, nous avons systématiquement examiné nos contrôles et nos pratiques comptables. Notre analyse des domaines à risque nous a permis de clarifier un certain nombre de politiques et de dispenser une formation au personnel des IRSC.

On a mis à jour les politiques et les procédures, conçu des outils supplémentaires et dispensé une formation au personnel à l'égard des questions suivantes : passation de marchés, accueil, cartes d'achat, délégation de pouvoir de signature, filtrage de sécurité, ententes de collaboration, et cadre de responsabilité et d'attestation en gestion financière.

Des politiques relatives aux questions suivantes ont été soumises à l'approbation du Comité des opérations à l'occasion de la réunion du 29 avril : voyages, commandites et conférences, stationnement et acceptation de cadeaux.

En outre, on élabore actuellement un certain nombre d'initiatives : l'examen des paiements directs dans le cadre du programme de subventions et de bourses, l'élaboration d'un guide opérationnel à l'intention des instituts, l'examen de l'administration qui suit l'attribution des bourses, et la planification des réunions et des événements.