Veuillez noter que la mise à jour de cette politique supplante la version affichée le 12 juin 2008.

Table des matières

• 1.0 Date d'entrée en vigueur
• 2.0 Application
• 3.0 Autorité
• 4.0 Objectif de la politique
• 5.0 Définitions
• 6.0 Principes
• 7.0 Exigences de la politique
  • 7.1 Admissibilité aux concours de financement
  • 7.2 Le processus d'examen
    • 7.2.1 Observation d'un examen
    • 7.2.2 Composition du comité d'examen
  • 7.3 Divulgation
  • 7.4 Confidentialité : Divulgation d'informations nominatives
    • 7.4.1 Généralités
    • 7.4.2 Divulgation de documents contenant des informations nominatives lorsque l'examen est effectué par les IRSC 
    • 7.4.3. Examen effectué par les IRSC et un partenaire
• 8.0 Rôles et responsabilités
• 9.0 Références
• 10.0 Demandes de renseignements

1.0 Date d'entrée en vigueur

La Politique sur les conflits d'intérêts et la confidentialité dans le contexte de l'examen du mérite et de la pertinence et de l'examen par les pairs des IRSC (PCIC) a été approuvée par le conseil d'administration le 18 mars 2008 et entre en vigueur le 30 juin 2008.

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2.0 Application

Cette politique s'applique à l'examen du mérite et de la pertinence et à l'examen par les pairs (appelés collectivement « examen »). Elle concerne toute personne intervenant dans les processus de concours des IRSC, entre autres les membres du conseil d'administration et de ses comités permanents et sous-comités, les directeurs scientifiques, les employés des instituts, les membres des conseils consultatifs des instituts, ainsi que les employés des IRSC et les bénévoles, y compris les évaluateurs internes et externes, les entrepreneurs, les partenaires et les membres des comités directeurs, permanents et consultatifs.

Cette politique remplace une politique précédente intitulée Conflits d'intérêts et confidentialité dans l'examen par les pairs (CCIP) qui datait de décembre 2004.

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3.0 Autorité

Le conseil d'administration est autorisé, en vertu du paragraphe 14(d) de la Loi sur les IRSC, à « établir un processus d'examen par les pairs pour les propositions de recherche soumises aux IRSC. L'établissement de ce processus passe nécessairement par la mise en place de politiques et de procédures appropriées. Les obligations des IRSC en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels sont prises en compte dans les sections de la politique qui traitent de la confidentialité ».

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4.0 Objectif de la politique

L'objectif de la politique est d'indiquer la marche à suivre en cas de conflits d'intérêts et d'assurer la confidentialité des renseignements personnels dans les processus de concours des IRSC.

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5.0 Définitions

Conflit d'intérêts : Aux fins de la présente politique, un conflit d'intérêts est un conflit entre les tâches et les responsabilités d'une personne dans le cadre d'un processus d'évaluation et les intérêts privés, professionnels, d'affaires ou publics de cette personne.

Confidentialité : Aux fins de la présente politique, confidentialité signifie tout renseignement sur une personne qui ne doit pas être divulgué, directement ou indirectement, à quiconque sans le consentement exprès de cette personne.

Conflit d'intérêts sérieux : Aux fins de la présente politique, un conflit d'intérêts sérieux est un intérêt pour lequel, dans les circonstances, il est raisonnable de croire qu'il pourrait avoir une influence sur l'indépendance ou l'impartialité de la personne ayant un intérêt.

La détermination du sérieux d'un conflit dépend du contexte et, dans une certaine mesure, est subjective. L'importance accrue de certains facteurs comme les suivants aggrave le risque qu'un conflit d'intérêts soit sérieux :

1. D'éventuels avantages professionnels ou personnels.
2. Un degré de commandement ou d'autorité.
3. Une proximité professionnelle ou personnelle par rapport au concours ou à la demande à l'étude, ou à un candidat.
4. Un intérêt financier direct ou indirect dans un concours ou une demande faisant l'objet d'un examen.

Information nominative : Aux fins de la présente politique, l'information nominative est toute information qui révèle, directement ou indirectement, l'identité d'un candidat.

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6.0 Principes

Cette politique sera interprétée et appliquée de façon à refléter le mieux possible les principes suivants.

Objectivité et intégrité : Les examens doivent être conformes aux normes d'objectivité et d'intégrité les plus strictes.

Équité : Aucun candidat ne doit être injustement avantagé ou désavantagé dans un processus d'examen.

Confidentialité : L'information sur les candidats doit demeurer confidentielle, sauf si les candidats ont consenti à divulguer cette information.

Transparence : Les processus relatifs aux conflits d'intérêts et à la confidentialité dans les examens doivent être clairs et opérationnalisés de façon ouverte et accessible.

Responsabilisation et divulgation : Les décideurs et les personnes qui doivent déclarer leurs conflits d'intérêts et maintenir la confidentialité sont responsables de leurs actions.

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7.0 Exigences de la politique

7.1 Admissibilité aux concours de financement

Quiconque est autrement admissible peut participer à un concours, sauf si :

1. cette personne (ou un tiers) a déclaré un conflit d'intérêts sérieux par rapport au concours et a ensuite été considérée comme étant en conflit d'intérêts sérieux par le chef des services financiers des IRSC ou son remplaçant; ou
2. cette personne a des pouvoirs de décision relatifs au financement dans le cadre du concours.

7.2 Le processus d'examen

7.2.1 Observation d'un examen :

Tout observateur autrement admissible peut observer une réunion d'un comité d'examen, sauf si :

1. cette personne (ou un tiers) a déclaré un conflit d'intérêts potentiel par rapport au concours et a ensuite été considérée comme étant en conflit d'intérêts sérieux par le directeur financier des IRSC ou son remplaçant;
2. cette personne a des pouvoirs de décision relatifs au financement dans le cadre du concours; ou
3. cette personne est un participant dans le cadre d'une demande qui sera évaluée par le comité.

7.2.2 Composition du comité d'examen :

Admissibilité

Tout évaluateur autrement admissible peut être considéré pour faire partie d'un comité d'examen, sauf si cette personne :

1. a déclaré un conflit d'intérêts potentiel par rapport au concours et a ensuite été considérée comme étant en conflit d'intérêts sérieux par le directeur financier des IRSC ou son remplaçant;
2. a des pouvoirs de décision relatifs au financement dans le cadre du concours; ou
3. est un candidat principal dans le cadre d'une demande qui sera évaluée par ce comité.

Mise en candidature

4. Quiconque peut proposer une personne pour faire partie d'un comité d'examen.

Sélection et nomination

5. La sélection et la nomination des membres des comités d'examen par les pairs et d'examen du mérite sont la responsabilité du personnel du Portefeuille de la recherche des IRSC, conformément aux critères préétablis.
6. La sélection et la nomination des membres du comité d'examen de la pertinence sont la responsabilité de l'institut ou de la direction des IRSC qui a lancé le concours.

7.3 Divulgation

Toute personne intervenant dans le processus de concours des IRSC qui est au courant d'un conflit d'intérêts sérieux doit en informer le chef des services financiers des IRSC ou son remplaçant.

7.4 Confidentialité : Divulgation d'informations nominatives

7.4.1 Généralités :

Les IRSC, leurs partenaires et leurs mandataires ne doivent pas divulguer d'informations nominatives concernant les candidats, sauf si :

1. les candidats ont été informés, avant de faire leur demande, que des documents contenant des informations nominatives pouvaient être divulgués et connaissent la raison exacte de cette divulgation; ou
2. les candidats ont consenti par écrit à cette divulgation, et le personnel du Portefeuille de la recherche a informé les candidats des parties qui recevront les documents contenant des informations nominatives et de la raison de la divulgation.

Si les conditions i) et ii) ne sont pas remplies et si le candidat refuse de permettre la divulgation des informations nominatives le concernant, ce refus ne doit pas influencer la décision de financement.

7.4.2 Divulgation de documents contenant des informations nominatives lorsque l'examen est effectué par les IRSC :

Les documents relatifs à l'examen divulgués par les IRSC à des parties en dehors du Portefeuille de la recherche peuvent contenir des informations nominatives, si :

1. les parties acceptent d'assurer la confidentialité des renseignements, conformément aux politiques et aux procédures de leur organisme;

Et

2. tous les candidats au concours ont été informés, avant de faire leur demande, que des documents contenant des informations nominatives pouvaient être divulgués, et à qui ils pouvaient l'être; ou
3. le personnel du Portefeuille de la recherche a demandé la permission au candidat de divulguer des documents contenant des informations nominatives le concernant à des parties connues, a expliqué le but de la demande et a obtenu le consentement écrit du candidat.

Le refus de consentement du candidat ne doit pas influencer la décision de financement des IRSC, sauf si ce consentement est une condition de financement.

7.4.3. Examen effectué par les IRSC et un partenaire :

Protocole d'entente

Lorsque les IRSC effectuent un examen avec un partenaire, toutes les conditions importantes du partenariat doivent faire l'objet d'un protocole d'entente. Le protocole d'entente doit spécifier ou comprendre :

1. L'étendue et les limites de la prise de décision conjointe.
2. La nature des documents divulgués et leur caractère nominatif ou non
3. Un engagement selon lequel les documents et les informations divulgués au ou par le partenaire doivent être limités à ce qui est nécessaire à l'administration et à l'évaluation.
4. Un engagement par le partenaire à se conformer à la présente politique et aux autres politiques pertinentes des IRSC.
5. Un engagement par les IRSC à se conformer aux politiques du partenaire, à condition qu'elles n'aillent pas à l'encontre des politiques des IRCS.
6. Un engagement par les IRSC et le partenaire à respecter toutes les lois pertinentes, dont les lois fédérales sur la protection des renseignements personnels et l'accès à l'information.
7. Un engagement par le partenaire à ne divulguer aucun document fourni par les IRSC à aucune autre personne, à n'utiliser aucun document à d'autres fins que celles de l'examen des demandes ou toutes autres fins auxquelles le candidat a donné son accord, et à rendre les documents aux IRSC à la fin du concours.

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8.0 Rôles et responsabilités

La présente politique est administrée par le chef des services financiers des IRSC ou son remplaçant. S'il y a désaccord au sujet de l'existence d'un conflit d'intérêts sérieux ou de toute autre décision prise en vertu de la politique par un remplaçant, la question peut être soumise au chef des services financiers, qui tranchera. Il est possible d'en appeler au président, par écrit, de la décision du chef des services financiers, qui doit renverser ou maintenir la décision du chef des services financiers par écrit.

Rôles et responsabilités aux termes de la PCIC

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9.0 Références

Les lois suivantes s'appliquent à la PCIC :

1. Loi sur l'accès à l'information
2. Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques
3. Loi sur la protection des renseignements personnels
4. Loi sur les conflits d'intérêts
5. Loi canadienne sur l'évaluation environnementale

Les politiques suivantes guident la PCIP :

1. Le Processus d'examen par les pairs : Politiques et responsabilités des membres des comités - Section « Principes de l'examen par les pairs : Confidentialité, Conflit d'intérêts et impartialité ».
2. Guide des subventions et bourses (IRSC)
3. Politique du gouvernement sur la sécurité (Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada)
4. Manuel du Conseil du Trésor - Protection des renseignements personnels, Politiques et lignes directrices
5. Manuel du Conseil du Trésor - Accès à l'information, Politiques et lignes directrices
6. Utilisation et divulgation de renseignements personnels fournis aux IRSC pour l'examen par les pairs (IRSC) [ PDF (à remplir) | Aide ]
7. Code de valeurs et d'éthique de la fonction publique (Agence de la fonction publique du Canada)

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10.0 Demandes de renseignements

Veuillez adresser vos demandes de renseignements au sujet de la présente politique au chef des services financiers (CSF) ou son représentant.