1. Poursuite de la migration vers RechercheNet

Les IRSC ont terminé la migration complète vers RechercheNet. Ainsi, la présentation de demandes de financement aux IRSC dans le cadre des possibilités de financement lancées en décembre 2009 se fera par RechercheNet pour TOUS les programmes des IRSC, à l'exception de quatre petits. Ces programmes utiliseront aussi RechercheNet pour le processus d'examen par les pairs. Consultez la section « Comment faire une demande » de la possibilité de financement dans le cadre de laquelle vous désirez présenter une demande afin de savoir si le programme utilise RechercheNet.

2. Les pages de signature seront téléchargées sur RechercheNet et les blocs-signatures sur les formulaires imprimés seront mis à jour pour être conformes aux exigences relatives aux signatures de décembre 2009.

Les IRSC ont mis à jour leurs exigences relatives aux signatures pour qu'elles reflètent plus fidèlement leur obligation légale à compter de décembre 2009. Les changements suivants ont été apportés :

• Le candidat principal désigné n'est plus tenu de signer la demande présentée par l'entremise de RechercheNet. En présentant la demande, le candidat principal désigné confirme qu'il se plie aux exigences de la section Portée des signatures figurant sur les formulaires de demande dans le Guide de subventions et bourses.
• Des signatures sont requises de la part de tous les autres participants, des directeurs de recherche (s'il y a lieu), des partenaires (s'il y a lieu) et d'un représentant autorisé de l'établissement payé. Le candidat principal désigné doit obtenir ces signatures et les télécharger sur RechercheNet avant de présenter sa demande.
• Si l'établissement payé n'est pas en mesure de présenter une demande aux IRSC par voie électronique dans le cadre du projet pilote d'approbation électronique, le candidat principal désigné doit s'assurer que sa signature apparaît sur les pages de signature téléchargées sur RechercheNet avant de présenter sa demande aux IRSC. Nota : si l'établissement payé est en mesure de présenter la demande par voie électronique, le chercheur principal désigné verra que « Soumettre à l'établissement de recherche » et non « Soumettre aux IRSC » sera affiché sur le bouton « Soumettre ».
• Si le représentant autorisé à l'établissement payé participe au projet pilote d'approbation électronique, sa signature n'est pas nécessaire, car le représentant se conforme aux exigences de la section Portée des signatures figurant sur les formulaires de demande dans le Guide de subventions et bourses en présentant la demande aux IRSC. Si le représentant autorisé à l'établissement payé n'est pas en mesure de se conformer à toutes les obligations énoncés dans la section Portée des signatures figurant sur les formulaires de demande dans le Guide de subventions et bourses, la signature des autres représentants autorisés est nécessaire.
• Les blocs-signatures sur les formulaires de demande ont été mis à jour pour refléter ces nouvelles exigences.
• Des signatures manuscrites ne sont plus nécessaires.
• Le candidat principal désigné peut télécharger les pages de signature directement sur RechercheNet, ce qui élimine le besoin d'envoyer par la poste aux IRSC, au plus tard à la date limite, la copie papier signée.
• Toutes les signatures nécessaires doivent apparaître sur la page de signature téléchargée lorsque la demande est présentée aux IRSC.

3. Approbation électronique

L'outil d'approbation électronique fait toujours l'objet d'un essai sur RechercheNet, et il est utilisé uniquement pour les possibilités de financement suivantes :

• Subvention de fonctionnement : 2009-2010
• Subvention de fonctionnement : Annonce de priorités d'hiver 2010 (Domaines de recherche particuliers)
• Bourse à la maîtrise : 2009-2010
• Bourse à la maîtrise : Annonce de priorités d'hiver 2010 (Domaines de recherche particuliers
• Bourses d'études supérieures du Canada Vanier

Les candidats devront accéder au lien « Visualiser les détails de la possibilité de financement » de leurs pages de soumission électronique RechercheNet qui les mènera aux possibilités de financement actuellement publiées. Le lien « Visualiser les détails de la possibilité de financement » se trouve aussi sur la page « Mise à jour du statut » de l'outil d'approbation électronique pour les personnes autorisées à l'établissement de recherche.

4. Amélioration du processus de réévaluation dans RechercheNet pour les réunions virtuelles

Auparavant, lorsqu'une demande examinée virtuellement devait être évaluée une troisième fois, le troisième examen se faisait manuellement puisqu'il état impossible de le faire dans RechercheNet. Nous avons donc apporté des améliorations à RechercheNet afin que le troisième examinateur affecté par les IRSC reçoive automatiquement un avis par courriel. Cet examinateur pourra utiliser RechercheNet pour procéder à l'examen, ce qui élimine le besoin de retranscrire l'information dans le système.

22 septembre 2009

1. Ajout d'une date limite pour la déclaration des conflits et de la capacité à évaluer

Nous avons mis en place une date limite pour la déclaration des conflits et de la capacité à évaluer. Cette nouvelle mesure facilitera le processus d'affectation puisque les présidents et les agents scientifiques disposeront de toute l'information nécessaire. Le nouveau processus est donc plus structuré et linéaire.

Le président et l'agent scientifique étudieront d'abord les demandes dans RechercheNet pour confirmer qu'elles ont été attribuées au bon comité. Une fois l'information confirmée, les IRSC peuvent s'assurer que le groupe d'experts possède les compétences requises et déterminer si des membres invités, des participants par téléconférence ou des examinateurs externes devraient combler certaines lacunes. Les membres déterminent ensuite leur capacité à examiner les demandes.

L'ajout de dates limites dans RechercheNet a pour but de donner aux examinateurs le temps d'examiner les demandes qui leur sont attribuées. Une fois les déclarations obtenues, le président et l'agent scientifique peuvent commencer l'affectation d'examinateurs.

2. Date limite de soumission des rapports d'examen par les examinateurs

Les IRSC ont apporté des améliorations au processus d'examen pour assurer sa transparence. Certaines de ces améliorations découlent de demandes formulées à la réunion des présidents et des agents scientifiques de l'an dernier, d'autres proviennent du milieu de la recherche.

On demande aux examinateurs de soumettre leur rapport d'examen une semaine avant la réunion. En soumettant les rapports d'examen une semaine avant la réunion, les examinateurs laissent au président du comité et à l'agent scientifique (AS) le temps nécessaire pour planifier l'ordre du jour de la réunion en fonction des réponses obtenues au processus de rationalisation. Après avoir soumis son rapport d'examen, un examinateur aura accès aux autres rapports d'examen de la même demande. Il pourra ainsi réfléchir aux points soulevés dans les autres rapports avant la réunion, ce qui favorisera une discussion plus productive.

Nous espérons que les examinateurs mettront tout en oeuvre pour respecter l'échéance établie, toutefois, les IRSC accepteront les rapports d'examen même s'ils sont soumis en retard. Nous demanderons aux examinateurs de soumettre leur rapport d'examen à la réunion s'ils ne l'ont pas déjà soumis dans RechercheNet. RechercheNet enverra des rappels automatiques par courriel à deux reprises avant la date limite. Nous avons modifié le système afin de permettre la sauvegarde d'ébauches de rapports d'examen, mais une fois la version définitive du rapport soumise, il n'est plus possible de la modifier. Cette contrainte est importante pour faciliter le déroulement de la réunion, où chaque examinateur présente son rapport d'examen. Ces rapports d'examen font l'objet de discussions que l'agent scientifique consigne dans ses notes. La transparence du processus se trouve ainsi améliorée.

3. La campagne verte

Dans le cadre de sa campagne verte, les IRSC n'envoient plus de copies papier des demandes aux examinateurs.

En juin 2007, le conseil d'administration a demandé au personnel des IRSC de réduire l'impact que leurs opérations ont sur l'environnement. Depuis 2004, nous avons graduellement réduit notre empreinte écologique au moyen de RechercheNet.

Dans le cadre du processus électronique d'examen par les pairs,

• tous les documents liés aux examens continueront d'être fournis en ligne;
• des copies électroniques des demandes à évaluer continueront d'être fournies sur CD et sur RechercheNet;
• les examinateurs peuvent imprimer les demandes en totalité ou en partie s'ils le souhaitent au moyen de RechercheNet.

La présentation des demandes a été conçue spécifiquement (en consultation avec le milieu des examinateurs) pour soutenir les examens des demandes par voie électronique.

Rétroaction et soutien

Nous désirons obtenir votre rétroaction et vos suggestions! Veuillez répondre en ligne au questionnaire sur RechercheNet ou communiquer vos suggestions par courriel à
support@researchnet-recherchenet.ca

Si vous avez des difficultés techniques avec votre compte RechercheNet, veuillez vous adresser à :
Équipe de soutien technique de RechercheNet.
Tél. : 613-941-9080
Courriel : support@researchnet-recherchenet.ca

Si vous avez des questions ou éprouvez des difficultés pour remplir le contenu particulier aux IRSC sur RechercheNet, veuillez communiquer avec le :
Service d'information sur les demandes de financement
Tél. : 1-888-603-4178 (choisir l'option 1) ou 613-954-1968
Courriel : info@irsc-cihr.gc.ca