Rapport de vérification interne - Dépenses d’accueil

1.0 Résumé

L'environnement d'affaires d'aujourd'hui exige un examen attentif et l'établissement de rapports détaillés des dépenses d'une organisation afin de déterminer si les contribuables ont obtenu ou non une « bonne valeur » pour ces dépenses.

Dans le cadre du plan de vérification interne pour 2004‑2005, l'unité de vérification interne a procédé à une vérification des dépenses d'accueil pour la période de novembre 2003 à décembre 2004. La vérification a été effectuée entre novembre 2004 et janvier 2005. 

De multiples sources d'information ont été utilisées pour étayer les conclusions de la vérification. Nous avons notamment examiné de façon approfondie les politiques et procédures pertinentes, et tenu des entrevues et consultations auprès d'employés des Services financiers généraux. Nous avons aussi fourni des renseignements préliminaires au gestionnaire, Services financiers généraux, au directeur, Finances et administration, et au vice-président, Service et opérations, afin qu'ils puissent éventuellement apporter les mesures correctives nécessaires.

La vérification a été réalisée conformément aux Normes internationales pour la pratique professionnelle de l'audit interne de l'Institut des vérificateurs internes, à la Politique sur la vérification interne du Conseil du Trésor et à la Politique de vérification interne des IRSC.

1.1 Principales observations

• La Politique financière des IRSC sur les activités d'accueil au Canada est fondée sur la politique du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada (le Conseil du Trésor). Également, des principes en matière d'accueil, une foire aux questions et des procédures d'autorisation préalable sont établies et en vigueur à la grandeur des IRSC.
• La politique d'accueil des IRSC inclut une définition de ce qui constitue normalement les activités d'accueil, mais ne donne pas de définition ni d'exemple de ce que l'accueil peut comprendre exceptionnellement, comme des billets de théâtre, des locations de salles ou des dépenses accessoires, par exemple pour l'achat de fleurs.
• Les procédures existantes pour vérifier et traiter les demandes de paiement ne sont pas appliquées de façon uniforme; en particulier, une autorisation préalable officielle n'est pas systématiquement demandée pour les dépenses d'accueil, avec le résultat que le processus est souvent incomplet, inopportun et inapproprié;
• Les pièces justificatives pour les dépenses d'accueil ne sont pas toujours suffisantes et conformes aux procédures établies. Dans un certain nombre de cas, les pièces justificatives n'incluent pas le reçu original;
• La publication des dépenses d'accueil pour le personnel de direction sur le site Web des IRSC ne concorde pas toujours avec les écritures effectuées au grand-livre.

1.2 Principales recommandations

• La Politique financière des IRSC pour les dépenses d'accueil au Canada correspond pour l'essentiel à la Politique sur l'accueil du Conseil du Trésor; toutefois, elle pourrait être améliorée si elle incluait davantage de détails au sujet des formes exceptionnelles de dépenses d'accueil suivantes : locations de salles, transport aller‑retour vers une fonction et l'achat de fleurs.
• Les IRSC doivent s'assurer que le personnel responsable d'engager, de préautoriser, d'acheminer, d'approuver et de traiter les activités d'accueil se voit constamment rappeler l'importance de se conformer à la politique et aux procédures établies.
• Le Portefeuille des services et des opérations doit renforcer ses contrôles en matière de traitement des dépenses d'accueil et se conformer aux politiques et aux procédures en vigueur.
• Afin d'améliorer la qualité de l'information financière relative aux dépenses d'accueil, toutes les dépenses relatives aux activités d'accueil devraient être inscrites au compte Accueil (0822). Les IRSC doivent s'assurer que les politiques pertinentes incluent une disposition pour surveiller la conformité.
• Les dépenses d'accueil du personnel de direction des IRSC devraient être publiées avec exactitude sur le site Web.

Bien que le cadre de contrôle ait été grandement amélioré au cours de la dernière année, il demeure nécessaire d'administrer et de surveiller étroitement les dépenses d'accueil dès leur initiation.

2.0 Objectifs, portée, approche et critères

2.1 Objectifs

Une politique robuste et des procédures solides sont à la base de bonnes pratiques d'affaires qui, une fois adoptées, renforcent le cadre de contrôle interne et conduisent à une efficacité et à une efficience améliorées des produits et des résultats.

L'objet de cette vérification était l'administration des demandes de paiement des dépenses d'accueil en vertu de la politique en vigueur. Ses objectifs étaient d'examiner et de décider :

1. Si les politiques et les procédures d'accueil en vigueur sont appropriées et conformes aux politiques publiées par le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada;
2. Si les demandes de paiement des dépenses d'accueil du personnel des IRSC sont contrôlées comme il se doit, si elles sont raisonnables compte tenu de la situation et traitées avec le soin nécessaire, et si elles sont engagées conformément aux politiques et aux procédures appropriées.

2.2 Portée

La vérification a été réalisée à partir d'un échantillon des dépenses d'accueil des IRSC traitées pour la période du 1^er novembre 2003 au 31 décembre 2004. Il importe de noter que la politique sur les activités d'accueil des IRSC a été adoptée en mars 2003, puis mise à jour en novembre 2003.

Sur 537 transactions traitées au cours de la période de novembre 2003 à décembre 2004, pour un total de 331 164.19 $, un échantillon de 113 transactions, pour un total de 118 111.93 $, a été choisi. Pour choisir cet échantillon, on a utilisé une méthode mixte d'échantillonnage aléatoire et de transactions extraites selon le jugement des vérificateurs internes.

La méthodologie appliquée à la vérification comprend les activités suivantes :

• Examiner la Politique sur l'accueil du Conseil du Trésor;
• Examiner la Politique financière des IRSC sur les activités d'accueil au Canada et les procédures établies;
• Tenir des entrevues auprès d'employés sélectionnés des Services financiers généraux du Portefeuille des services et des opérations;
• Documenter et analyser les procédures suivies par les Services financiers généraux du Portefeuille des services et des opérations relativement aux demandes de remboursement des dépenses d'accueil et au contrôle des dépenses;
• Examiner la Délégation des pouvoirs de signer des documents financiers des IRSC;
• Examiner et analyser un échantillon des demandes de paiement des dépenses d'accueil traitées entre novembre 2003 et décembre 2004.

Afin d'atteindre les objectifs ci‑dessus, les critères suivants ont été utilisés :

• Les politiques et les procédures sont complètes, précises, claires et documentées comme il se doit;
• Les politiques et les procédures sont facilement accessibles et communiquées au personnel de façon constante;
• Les politiques et les procédures des IRSC sont conformes, là où il y a lieu, à la politique du Conseil du Trésor;
• Une autorisation convenable a été fournie, vérifiée et exercée conformément aux directives prescrites;
• Les dépenses sont étayées au moyen de pièces justificatives convenables, et on prévient les paiements en double;
• Les dépenses sont consignées avec exactitude, en temps opportun;
• Les dépenses sont conformes aux politiques et procédures pertinentes. Lorsque la politique ne s'assortit d'aucune disposition pertinente, les dépenses sont raisonnables et sont fondées sur le jugement professionnel;
• La responsabilisation et le contrôle des dépenses permettent de veiller à ce que les responsabilités soient clairement définies, communiquées et interprétées de façon uniforme par la direction, et à ce que l'information produite soit utilisée pour évaluer le rendement budgétaire, le bien-fondé des dépenses, et le respect des politiques et des procédures en place.

3.0 Constatations

3.1 Politique et procédures

Les demandes de remboursement des dépenses d'accueil, comme pour toutes autres dépenses d'ailleurs, exigent l'application des plus hautes normes de probité afin de renforcer le cadre de contrôle interne. Bien qu'une politique et des procédures officielles aient été établies pour aider le personnel à préparer, à approuver, à acheminer et à traiter les demandes de paiement des dépenses d'accueil, l'uniformité dans le traitement des demandes et la qualité de la documentation et des rapports seraient améliorées si les lignes directrices pour les questions suivantes étaient clarifiées:

• La classification et la comptabilisation des dépenses relatives à une activité d'accueil, comme la location d'une salle, l'achat de fleurs et le transport aller - retour vers une fonction;
• Le niveau d'autorisation requis dans des cas particuliers, par exemple lorsque le coût réel d'une fonction dépasse le montant préautorisé initialement et/ou le niveau d'autorité de l'agent qui a donné son approbation au départ;
• La classification des dépenses de réunion des comités d'examen par les pairs.

3.1.1 : Exhaustivité et clarté des politiques et des procédures

Nous avons constaté que la politique des IRSC pourrait être plus détaillée dans sa définition d' « accueil ». Par exemple, selon l'article 2 de la politique, l'accueil est une activité qui consiste à offrir, aux frais de l'État, des rafraîchissements (boissons et collations), de la nourriture et parfois un divertissement...» . Alors que la Politique sur l'accueil du Conseil du Trésor est précise au sujet des formes exceptionnelles d'accueil, la politique des IRSC ne dit pas grand chose au sujet des dépenses comme l'achat de billets de théâtre et de fleurs, la location de salles et le transport local.

À l'heure actuelle, aucunes des dépenses effectuées pour la location de salles dans le cadre d'une activité d'accueil ne sont inscrites au compte Accueil; elles figurent plutôt sous Location - autres, si bien que les dépenses d'accueil se trouvent sous estimées.

Les procédures existantes des IRSC pour présenter et traiter les demandes de paiement des dépenses d'accueil pourraient être améliorées en étant plus détaillées en ce qui a trait au niveau d'autorité requis dans certains cas, au contrôle budgétaire et à la classification de certaines dépenses

• Par exemple, si des dépenses d'accueil inférieures à 1 500$ ont été préautorisées et si les dépenses réelles ont dépassé le montant préautorisé, il n'existe pas d'instructions claires sur la marche à suivre pour aider le personnel dans cette situation, alors que la politique indique clairement que les dépenses supérieures à 1500$ doivent être approuvées par le président.
• Au cours de la vérification, nous avons constaté que certaines unités au sein des IRSC requièrent l'engagement de fonds de leur budget avant l'exécution d'un contrat d'accueil. Toutefois, cette pratique n'est pas uniforme à la grandeur des IRSC, car la politique et les procédures ne contiennent aucune provision concernant l'engagement de fonds du budget avant que les dépenses d'accueil n'aient lieu. L'engagement et le contrôle des coûts au titre de l'accueil améliorent la qualité des rapports soumis à la direction.
• Les dépenses pour les réunions des comités d'examen par les pairs, y compris pour les repas, sont pour la plupart inscrites dans le grand livre général sous l'article de dépense «Voyages ». Au cours de la vérification, nous avons rencontré deux cas où ces dépenses étaient inscrites sous «Accueil ». Le Portefeuille des services et des opérations devrait clarifier la nature de ces dépenses et, si nécessaire, incorporer des directives dans les procédures existantes.

Les facteurs ci-dessus peuvent accroître le risque de traitement non uniforme des demandes de paiement, d'augmentation des coûts du fait d'inefficiences et de qualité moindre des rapports.

3.1.2 : Disponibilité et communication des politiques et des procédures

La politique d'accueil des IRSC se trouve sur le réseau intranet de l'organisation, si bien que le personnel peut facilement y accéder et la consulter au besoin. De plus, des cours de formation à l'intention du personnel de tous les niveaux ont été offerts au cours de l'été 2004. Le matériel didactique, lorsqu'il est bien appliqué, permet de mieux comprendre les questions potentielles relatives à la dépense des fonds, favorise la conformité à la politique et aux procédures établies, et améliore la reddition de comptes en ce qui concerne les dépenses d'accueil.

3.1.3 : Recommandations

R-1 La Politique financière des IRSC sur les activités d'accueil au Canada devrait être améliorée par une énumération de toutes les dépenses pouvant entrer dans cette catégorie. Elle devrait également inclure une disposition pour surveiller la conformité au sein des Services financiers généraux (voir R-5). De plus, la direction devrait évaluer le côté pratique et l'efficience d'exiger l'engagement de fonds du budget préalablement à toute dépense et modifier la politique en conséquence.

R-2 Les procédures des IRSC en matière d'accueil devraient être révisées de façon à clarifier le processus d'approbation lorsque le coût final dépasse le montant préautorisé ou le niveau d'autorité de l'agent qui l'a autorisé au départ, ainsi que la classification des dépenses pour les réunions des comités de pairs. Afin de procurer au personnel un ensemble complet de lignes directrices, ces procédures devraient être suffisamment détaillées pour favoriser une meilleure qualité des rapports et ne pas donner matière à interprétation personnelle, source possible d'incohérence.

R-3 Les IRSC devraient continuer de s'assurer que le personnel chargé d'engager, de préautoriser, d'acheminer, d'approuver et de traiter les demandes de paiement des dépenses d'accueil se voit rappeler de façon constante l'importance de se conformer à la politique et aux procédures établies.

3.2.1 : Contrôles

Le processus d'approbation (préautorisation et autorisation) des demandes de paiement des dépenses d'accueil n'est pas toujours conforme à la politique et aux procédures établies.

Les dépenses d'accueil ne sont pas, dans tous les cas, préautorisées comme le prévoit la politique d'accueil des IRSC. La préautorisation des dépenses d'accueil n'est pas conforme à la politique et aux procédures en vigueur aux IRSC. Par exemple, les soupers de groupe des comités d'examen par les pairs au cours de la période du 10 mai 2004 au 1^er juin 2004 ont été payés en vertu d'une préautorisation signée en blanc au niveau du directeur : 26 demandes de paiement représentant une valeur totale de 22326,32$ ont été traitées sur la base de la même préautorisation en blanc. Une autre préautorisation en blanc a été signée au niveau du directeur pour les soupers des réunions de novembre et de décembre 2004; selon cette préautorisation, le coût total était estimé à 55822,50$.

Les niveaux appropriés de contrôle doivent être renforcés au moment de la préautorisation de la demande de paiement. Il existe de nombreux cas où les dépenses d'accueil n'ont pas été préautorisées, ont été autorisées après coup ou n'ont pas été préautorisées au niveau de responsabilité approprié. Des contrôles devraient entre autres garantir que la demande de paiement renferme suffisamment de détails au sujet de l'objet des dépenses, qu'elle est raisonnable et que les comptes appropriés du grand livre général sont utilisés, tout en assurant la conformité aux pouvoirs délégués de signer des documents financiers.

Même si rien ne prouve que des paiements excessifs ou inappropriés soient effectués en vertu des processus d'autorisation et de paiement des dépenses d'accueil, il importe de mettre l'accent sur des efforts continus pour améliorer les contrôles relatifs à ces processus. Surveiller l'application des contrôles établis aidera à faire en sorte que la politique des IRSC continue d'être observée et suivie.

3.2.2: Documents justificatifs

Les documents justificatifs pour les dépenses d'accueil ne sont pas toujours disponibles dans le dossier, ni adéquats ou complets.

L'échantillon qui a servi à la vérification comprenait de nombreux cas où les demandes de paiement avaient été traitées sur la base d'un reçu ou d'un état de compte de carte de crédit personnelle, et non de la facture originale. Les Services financiers généraux ont envoyé en janvier 2005 un rappel aux directeurs et aux directeurs adjoints du Portefeuille de la recherche concernant la politique d'accueil et l'obligation d'obtenir le reçu original.

Dans d'autres cas, la liste des participants à une activité, qui est exigée par la politique des IRSC, était incomplète ou absente. De plus, le formulaire «Autorisation préalable et demande de remboursement des frais d'accueil » n'indique presque jamais le nombre réel de personnes qui bénéficient des dépenses d'accueil, le coût réel et le coût réel par personne. Vu l'absence de ces renseignements, il a parfois été impossible de vérifier le nombre de participants, de déterminer le coût réel par personne et de vérifier la somme précise à inscrire au compte Accueil dans le grand livre général.

3.2.3 : Divulgation proactive des dépenses d'accueil des dirigeants des IRSC

Nous avons jugé que la publication des dépenses d'accueil du président, du vice-président exécutif et d'un vice-président sur le site Web des IRSC était incomplète ou non conforme aux entrées dans le grand livre général.

Les dépenses du président, du vice-président exécutif et des vice-présidents ne sont pas toujours publiées avec exactitude sur le site Web des IRSC. Cela tient surtout au fait que certaines dépenses pour une période donnée sont inscrites après qu'ont été publiées les dépenses pour cette période. Même s'il est indiqué que toutes les dépenses incluent toutes les taxes applicables, certaines sont affichées telles qu'elles apparaissent dans le grand livre général et n'incluent pas les taxes de vente gouvernementales. Les Services financiers généraux sont au courant de cette situation et ont trouvé les factures pour les entrées dans le grand livre qui devaient être publiées sur le site Web. Les corrections seront apportées sous peu. De plus, un système de classification est en train d'être établi pour les dépenses de voyage et d'accueil des dirigeants afin de minimiser les erreurs à l'avenir.
Le contrôle régulier de l'information publiée sur le site Web pour déterminer son existence, son exhaustivité et son exactitude minimiserait le risque d'induire le public en erreur et d'entacher la réputation des IRSC.

3.2.4 : Recommandations

R-4 Les limites des pouvoirs de signature établies dans la politique devraient être respectées et appliquées en conséquence.

R-5 Le Portefeuille des services et des opérations devrait renforcer ses contrôles. Tout le personnel qui participe à une ou plusieurs étapes du processus d'accueil devrait recevoir la formation appropriée. Un processus interne devrait être établi pour surveiller la conformité.

R-6 Les Services financiers généraux devraient s'assurer que toutes les demandes de paiement des dépenses d'accueil sont accompagnées de pièces justificatives suffisantes et appropriées, comme le prévoit la politique des IRSC. Seuls les reçus originaux devraient être acceptés.

R-7 Le formulaire «Autorisation préalable et demande de remboursement des frais d'accueil » devrait être rempli comme il se doit, ou être modifié pour correspondre aux procédures suivies actuellement.

R-8 Les Services financiers généraux devraient s'assurer que toutes les dépenses d'accueil des dirigeants des IRSC sont publiées fidèlement sur le site Web et qu'elles concordent avec le grand livre général. Une procédure détaillée pour inscrire, déclarer et publier les dépenses des dirigeants devrait être établie et une formation devrait être fournie au personnel concerné.

Annexe1 - A titre  d'information

Annexe 2 - Réponse de la direction

La réponse officielle de la direction des IRSC à chacune des recommandations dégagées dans le cadre de la vérification est présentée ci‑après, ainsi que la ligne de conduite prévue de la direction pour mettre en oeuvre ces recommandations.

Résumé des recommandations et plan d'action de la direction