Rapport de vérification interne - Conflits d’intérêts

Observations clés

1- La Politique sur les conflits d'intérêts des IRSC (approuvée en 2000) n'est plus à jour, particulièrement depuis la publication en 2003, par le gouvernement fédéral, du Code de valeurs et d'éthique de la fonction publique.

2- Au sein de l'organisation, il n'est pas clair quelle politique, la Politique sur les conflits d'intérêts des IRSC ou le Code de valeurs et d'éthique de la fonction publique du gouvernement fédéral, est présentement en vigueur pour gérer les conflits d'intérêts réels, perçus ou potentiels.

3- Il n'est pas clair quelle unité au sein des IRSC est responsable de l'administration de la Politique sur les conflits d'intérêts.

4- Outre la politique générale, les IRSC ont récemment préparé des documents qui sont pertinents mais que ne font aucune allusion à la politique.

5- Aucune formation officielle liée à la politique générale n'a jamais été offerte aux employés depuis son approbation en 2000.

6- Les IRSC n'ont pas établi de procédures officielles pour la gestion et le règlement des situations de conflits d'intérêts réels, perçus ou potentiels.

Recommandations

R-1 La haute direction des IRSC devrait s'assurer que la Politique sur les conflits d'intérêts approuvée par le Conseil d'administration en 2000 est mise à jour afin de se conformer à l'esprit et aux objectifs du Code de valeurs et d'éthique de la fonction publique.

R-2 Pour exercer une meilleure gouvernance en ce qui a trait aux conflits d'intérêts réels, perçus ou potentiels, il y aurait lieu d'établir un rigoureux programme d'éthique général au sein de l'organisation. Ce programme devrait être axé sur les valeurs des IRSC. (Voir l'annexe 2)

R-3 La Politique sur les conflits d'intérêts des IRSC devrait être appuyée de systèmes et de processus afin d'en assurer la mise en oeuvre efficace. Ceux‑ci devraient comprendre une hiérarchie claire des responsabilités, ainsi que l'élaboration et la mise en oeuvre de procédures officielles pour l'évaluation, l'analyse et la résolution des situations de conflits d'intérêts. De plus, de la documentation appropriée devrait être conservée dans les dossiers à titre de preuve d'examen et d'évaluation.

TABLE DES MATIÈRES

Résumé
Observations clés
Recommandations
1.0 Objectifs, portée, approche et critères
1.1 Objectifs
1.2 Portée
1.3 Approche de la vérification
1.4 Critères de vérification
2.0 Contexte
3.0 Facteurs de risque clés
4.0 Constatations de la vérification
4.1 Politique sur les conflits d'intérêts
4.2 Code de valeurs et d'éthique de la fonction publique
5.0 Recommandations
Annexe 1 - Réponse de la Direction
Annexe 2 - Programme d'éthique général

1.0 Objectifs, portée, approche et critères

1.1 Objectifs

La vérification avait pour objet d'examiner et d'évaluer ce qui suit, et d'en faire état : 

• le niveau actuel de conformité à la Politique sur les conflits d'intérêts des IRSC;
• la conformité de la politique avec l'esprit et les objectifs du Code de valeurs et d'éthique de la fonction publique du Canada.

1.2 Portée

L'exercice s'est limité à la vérification de la pertinence des contrôles en place pour l'application efficace de la Politique sur les conflits d'intérêts des IRSC. En outre, une analyse comparative de la politique actuelle en regard du Code de valeurs et d'éthique de la fonction publique du Canada a été effectuée afin de vérifier si la politique était conforme à l'esprit et aux objectifs de ce dernier.

La vérification n'a pas prévu une évaluation de l'efficacité des décisions prises concernant la divulgation des conflits d'intérêts, ni des mesures correctives prises.

1.3 Approche de la vérification

La méthodologie retenue pour effectuer la vérification comprenait les éléments suivants :

• l'examen de la Politique sur les conflits d'intérêts des IRSC, de même que d'autre documentation connexe des IRSC, comme la Politique sur la confidentialité, les conflits d'intérêts et la protection des renseignements personnels dans l'examen par les pairs et l'examen de la pertinence et la Politique sur l'offre, l'acceptation ou la sollicitation de cadeaux, de marques d'hospitalité, de rétribution ou d'autres avantages;
• l'examen du Code de valeurs et d'éthique de la fonction publique, publié par le Conseil du Trésor;
• la tenue d'entrevues et de consultations avec le conseiller juridique, la secrétaire générale et certains employés de la Direction des ressources humaines, du Bureau de la gestion moderne, de l'unité de gestion des dossiers, de l'unité de prestation du programme de création des connaissances, et de l'unité du développement de la capacité en recherche des IRSC. Les interviewés ont été choisis en fonction de leur connaissance des processus et de leur participation à l'application des mesures de la Politique sur les conflits d'intérêts des IRSC;
• la documentation et l'analyse des procédures suivies au sein de l'organisation pour cerner, évaluer et atténuer les situations de conflit d'intérêts;
• l'examen des rapports confidentiels versés dans les dossiers pour tous les employés.

1.4 Critères de vérification

Afin de réaliser les objectifs susmentionnés, les critères suivants ont été appliqués : 

• il y a une hiérarchie de responsabilités claire concernant l'application et la gestion de la Politique sur les conflits d'intérêts;
• il existe des politiques et des procédures satisfaisantes pour prévenir ou régler les situations de conflits d'intérêts;
• on a mis en place des systèmes et des contrôles efficaces pour s'assurer qu'on ne ménage aucun effort pour encourager les employés et les non‑employés à signaler les conflits d'intérêts réels, perçus ou potentiels;
• il y a de la documentation adéquate pour appuyer l'évaluation et l'atténuation des situations de conflit d'intérêts;
• il y a des lignes directrices appropriées que les employés peuvent consulter pour les aider à cerner les situations de conflits d'intérêts réels, perçus ou potentiels;
• des séances de formation ou des rappels annuels sont prévus pour informer les employés des dispositions de la politique et pour recueillir des renseignements sur les conflits d'intérêts, le cas échéant;
• les politiques et les procédures des IRSC sont conformes au Code de valeurs et d'éthique de la fonction publique;
• les divulgations de conflits d'intérêts sont consignées dans un dépôt central et traitées à titre strictement confidentiel conformément à la Loi sur la protection des renseignements personnels.

2.0 Contexte

Pour mériter la foi du public canadien, le gouvernement doit gagner sa confiance en lui offrant la fonction publique équitable et efficace à laquelle il s'attend et en assurant l'éthique et la transparence de ses activités. Voilà donc pourquoi différents codes d'éthique et de conduite professionnelle sont en place au sein du gouvernement du Canada depuis 1973, la plus récente initiative étant la publication, en 2003, du Code de valeurs et d'éthique de la fonction publique par le Secrétariat du Conseil du Trésor dans le but d'établir les valeurs et l'éthique de la fonction publique afin de guider et d'appuyer les fonctionnaires dans le cadre de leurs activités professionnelles.

Les IRSC sont tenus d'aider leurs employés et non‑employés à cerner les situations de conflits d'intérêts réels, perçus ou potentiels afin que les mesures pertinentes puissent être prises. Aux fins du présent rapport, on entend par non‑employé toute personne qui est membre des groupes suivants : le conseil d'administration et ses comités permanents, les directeurs scientifiques, le personnel des instituts à l'exclusion du personnel des instituts en poste à Ottawa (PIPO), et les conseils consultatifs et les comités d'examens par les pairs des instituts.

C'est en traitant des conflits d'une façon responsable que l'on peut maintenir l'intégrité des IRSC et de leurs employés et non‑employés. La Politique sur les conflits d'intérêts a été approuvée par le conseil d'administration en juin 2000 et s'applique aux membres du conseil d'administration des IRSC, aux agents et aux membres du personnel des IRSC; elle vise aussi les instituts, les conseils consultatifs et les directeurs scientifiques des instituts.

La politique définit un conflit d'intérêts comme étant une situation où une personne, ou l'organisation qu'elle représente ou dans laquelle elle a un intérêt, a un intérêt concurrent direct ou indirect, réel, potentiel ou perçu, avec les activités des IRSC. Cet intérêt concurrent peut avoir pour résultat que la personne, ou d'autres en relation avec elle ou des entités dans lesquelles elle a un intérêt, est en mesure de profiter de la situation ou que les IRSC ne sont pas en mesure d'obtenir un résultat qui serait dans leurs meilleurs intérêts. 

Outre la politique générale, il y a différents types de documents aux IRSC qui sont liés aux conflits d'intérêts. Ils comprennent, notamment :

1. La Politique sur la confidentialité, les conflits d'intérêt et la protection des renseignements personnels dans l'examen par les pairs et l'examen de la pertinence, qui s'applique aux directeurs scientifiques, aux directeurs adjoints et au personnel des instituts, aux membres du conseil d'administration et à ses comités permanents et aux membres des conseils consultatifs des instituts. Elle a pour objet de traiter des conflits d'intérêts et de mettre en oeuvre les dispositions de la Loi sur l'accès à l'information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels en ce qui concerne les renseignements que les chercheurs ont confiés aux IRSC dans le cadre d'une demande de financement.
2. La Politique sur l'offre, l'acceptation ou la sollicitation de cadeaux, de marques d'hospitalité, de rétribution ou d'autres avantages, dont l'objectif est d'assurer que l'objectivité et l'impartialité des employés des IRSC et l'intégrité du gouvernement ne sont pas compromis par l'acceptation, l'offre ou la sollicitation de cadeaux ou d'autres avantages.
3. Le processus d'examen par les pairs des IRSC : politiques et responsabilités des membres du Comité des subventions et Le processus d'examen par les pairs des IRSC : politiques et responsabilités des membres des comités de bourses. Ces documents soulignent les responsabilités des membres des comités d'examen par les pairs chargés des bourses et des subventions, ainsi que les procédures que doivent suivre les examinateurs, les présidents et les agents scientifiques relativement aux situations de conflits d'intérêts.

3.0 Facteurs de risque clés

À titre de principal organisme de financement de la recherche en santé au Canada, les IRSC doivent s'assurer qu'il y a une marge bien distincte entre la prise de décisions sur les activités de financement et les activités de leurs non‑employés et de leurs employés qui peuvent participer à des activités de recherche. À cette fin, l'atténuation des risques associés aux conflits d'intérêts réels, perçus ou potentiels est essentielle pour le maintien de la réputation des IRSC. Ces risques comprennent les suivants : 

• le risque de situations de conflits d'intérêts réels, perçus ou potentiels si les rôles et les responsabilités ne sont pas bien définis et/ou bien compris;
• le risque de pratiques inconsistantes et/ou d'inefficacités si la Politique sur les conflits d'intérêts et ses dispositions ne sont pas définies et communiquées de façon officielle;
• le risque de compromettre, en réalité ou en apparence, le jugement professionnel d'un employé dans l'exercice de ses fonctions si un conflit d'intérêts devait, intentionnellement ou non, ne pas être divulgué;
• le risque d'une publicité négative et d'une atteinte durable à la réputation des IRSC si des situations de non‑conformité ne sont pas réglées par les IRSC comme il se doit et en temps opportun.

4.0 Constatations de la vérification

4.1 Politique sur les conflits d'intérêts

4.1.1 La Politique sur les conflits d'intérêts des IRSC a été diffusée trois ans avant la publication du Code de valeurs et d'éthique de la fonction publique; la politique n'est donc plus à jour, particulièrement du fait que le Code prévoit de nouvelles définitions, références et exigences.

4.1.2 Au sein de l'organisation, il n'est pas clair quelle politique, la politique des IRSC ou le Code, est présentement en vigueur pour prévenir et gérer les conflits d'intérêts.

4.1.3 La responsabilité d'assurer l'application efficace de la Politique sur les conflits d'intérêts aux IRSC incombait à l'unité d'embauche de la Direction des ressources humaines et, par conséquent, ne s'appliquait qu'aux nouveaux employés. La Direction des ressources humaines, par le truchement du profil des rôles de ses conseillers en rémunération, a défini les responsabilités concernant les mesures relatives à la Politique sur les conflits d'intérêts de la façon qui suit : 1) vérifier tous les rapports sur les conflits d'intérêts présentés par les nouveaux employés; 2) assurer un suivi concernant les rapports en suspens; 3) fournir aux gestionnaires compétents des renseignements concernant tout conflit potentiel; 4) amorcer une lettre d'appel annuelle à l'intention des employés et y donner suite de concert avec le conseiller juridique, si besoin est.

L'examen des dossiers sur les conflits d'intérêts n'a pas permis d'établir que des suivis avaient été effectués ou que des lettres d'appels avaient été envoyées aux employés depuis la création des IRSC. Selon le personnel des Ressources humaines, ces rôles liés aux conflits d'intérêts ne sont pas assumés de façon intégrale en raison du manque de ressources.

4.1.4 Bien que la version en vigueur de la Politique sur les conflits d'intérêts ait initialement été élaborée par la Direction de la gouvernance et du secrétariat général, celle‑ci n'a jamais effectué de travaux liés à la mise en oeuvre et/ou à la gestion de la politique en ce qui concerne les employés.

4.1.5 Le rôle de la directrice, Direction de la gouvernance et du secrétariat général, a été de faciliter l'acheminement des travaux des IRSC vers le conseil d'administration, y compris l'approbation de la Politique sur les conflits d'intérêts en 2000, ainsi que d'assurer que les membres du conseil d'administration, au moment de leur nomination, sont au courant de la Politique sur les conflits d'intérêts et font parvenir leur formulaire d'accusé de réception de la Politique sur les conflits d'intérêts rempli et signé à la Direction de la gouvernance et du secrétariat général. Advenant la divulgation de conflits d'intérêts réels, perçus ou potentiels, le conseiller juridique est consulté.

4.1.6 Les membres des conseils consultatifs et des comités permanents des instituts reçoivent aussi un exemplaire de la Politique sur les conflits d'intérêts et du formulaire d'accusé de réception. Cependant, la Direction de la gouvernance et du secrétariat général n'a pas géré le processus, en l'occurrence s'assurer que les accusés de réception sont remplis et retournés, et promouvoir et interpréter la Politique sur les conflits d'intérêts.

La directrice, Direction de la gouvernance et du secrétariat général, reconnaît que sa direction pourrait jouer un rôle plus important pour promouvoir la Politique, sa mise en oeuvre et son interprétation auprès des membres des conseils consultatifs des instituts, de même que des membres des comités permanents du conseil d'administration.

4.1.7 La Politique sur les conflits d'intérêts n'est pas aisément accessible. Elle est publiée sur le site Web des IRSC, au troisième niveau sous la rubrique « À propos des IRSC » et sous la rubrique « Comment nous sommes gouvernés » , et non sur l'Intranet.

4.2 Code de valeurs et d'éthique de la fonction publique

4.2.1 Le Conseil du Trésor du Canada a rendu public le « Code de valeurs et d'éthique de la fonction publique » (également désigné sous le nom de Code), le 1^er septembre 2003. Le Code s'applique aux ministères et aux organismes dont le Conseil du Trésor est l'employeur - les ministères figurant dans la partie I de l'annexe I de la Loi sur les relations de travail dans la fonction publique - et ne s'applique donc pas officiellement aux IRSC. Toutefois, il est effectivement précisé que le Code est une politique du gouvernement du Canada et que toutes les institutions de la fonction publique auxquelles il ne s'applique pas (comme les IRSC) sont tenues de s'y conformer.

4.2.2 Un cadre supérieur, comme il est défini dans le Guide d'interprétation du Code de valeurs et d'éthique de la fonction publique, « est désigné par l'administrateur général. Son rôle est d'informer, d'appuyer et de conseiller les fonctionnaires quant à leur conduite professionnelle dans le cadre du Code. Le cadre supérieur a plutôt un rôle de facilitateur auprès des fonctionnaires. Il doit être à l'écoute des dilemmes éthiques des fonctionnaires et proposer des pistes de solution. De plus, il doit prendre l'initiative de mettre à la disposition des fonctionnaires des activités ou du matériel de sensibilisation, de formation et d'éducation. » Selon la Délégation des pouvoirs de signer des documents financiers des IRSC, publiée en octobre 2003, le vice‑président, Service et opérations, détient les pleins pouvoirs 1) de déterminer s'il existe un conflit d'intérêts potentiel; 2) de prendre des mesures s'il existe effectivement un conflit d'intérêts. Toutefois, la désignation du cadre supérieur, comme il est défini dans le Code, n'a pas été régularisée et documentée dans le cadre de la politique générale.

À l'heure actuelle, au sein du gouvernement fédéral, cette responsabilité n'est pas assumée de façon exclusive par la fonction des ressources humaines. Un examen de la liste des cadres supérieurs de 76 organisations fédérales publiée sur le site Web de l'Agence de gestion des ressources humaines de la fonction publique du Canada a permis de constater que cette responsabilité est confiée aux sous‑ministres adjoints dans près de 20 % des cas, et au directeur des Ressources humaines, dans la même proportion. Les autres organisations ont confié cette responsabilité aux titulaires d'une variété de fonctions.

4.2.3 Les responsabilités mutuelles employés/employeur sont clairement définies dans le Code. Il incombe à tous les fonctionnaires de se conformer au Code dans l'exercice de leurs fonctions et, en particulier, de faire montre, par leurs gestes et leurs comportements, des valeurs de la fonction publique. En particulier, ils doivent : 1) signaler toutes leurs activités extérieures, tous les biens leur appartenant et tous les passifs directs et éventuels pouvant les placer dans une situation de conflit d'intérêts dans l'exercice de leurs fonctions officielles; 2) chaque fois que des changements importants surviennent dans leurs affaires personnelles ou dans leurs fonctions officielles, revoir leurs obligations en regard du Code; 3) lorsqu'ils négocient avec des tiers des ententes de nature financière, assurer la conformité au Code.

Les IRSC et les gestionnaires supérieurs doivent particulièrement prôner par leurs gestes et leur comportement, les valeurs de la fonction publique. On s'attend à ce qu'ils veillent particulièrement à respecter en tout temps l'esprit et les exigences particulières du Code. Plus précisément, ils doivent : 1) s'assurer que le Code fait partie des conditions d'emploi; 2) veiller à ce que les fonctionnaires de leur organisation soient informés annuellement des exigences du Code sur une base annuelle; 3) encourager et maintenir au sein de l'organisation un dialogue continu sur les valeurs et l'éthique de la fonction publique; 4) veiller à ce que des mécanismes et de l'aide soient offerts de sorte que les employés puissent soulever, discuter et régler les questions qui les préoccupent concernant le Code; 5) déterminer les mesures d'observation appropriées du Code afin d'éviter les conflits d'intérêts; et 6) veiller à ce que les renseignements personnels soient protégés.

4.2.4 En octobre 2003, le Code a été distribué à tous les employés en poste. Depuis lors, la lettre d'offre envoyée à tous les employés éventuels des IRSC a été adaptée aux exigences du Code. Un exemplaire du Code est remis aux nouveaux employés avec la lettre d'emploi. On signale aussi aux employés que « le Code est une politique essentielle à la gestion des ressources humaines et qu'il fait partie de leurs conditions d'emploi, et qu'il incombe à tous les employés de s'y conformer » . Les nouveaux employés sont encouragés à déclarer les conflits d'intérêts ou les conflits d'intérêts potentiels liés au Code en remplissant un Rapport confidentiel et en le remettant aux Ressources humaines dès qu'ils se présentent au travail.

4.2.5 Selon la lettre des IRSC accompagnant le « Code de valeurs et d'éthique de la fonction publique » , le Code s'applique à tous les employés des IRSC et remplace l'ancien « Code régissant les conflits d'intérêts et l'après‑mandat » . Il n'y est nullement fait mention de la Politique sur les conflits d'intérêts des IRSC.

On a demandé aux employés de signer un accusé de réception du Code; cependant, au total, 206 accusés de réception avaient été versés dans les dossiers pour les 267 employés des IRSC à la date de distribution du Code. Le Code est également disponible sur le site intranet des IRSC, sous la rubrique « Politiques » -- « Liens des RH aux Politiques et les lignes directrices du Conseil du Trésor » .

4.2.6 S'il est vrai qu'un exemplaire du Code a été remis aux employés et que ceux‑ci ont été informés du fait que la conformité audit Code fait partie de leurs conditions d'emploi, aucune formation officielle ne leur a été offerte relativement aux conflits d'intérêts. Une présentation officieuse a été donnée en janvier 2004, mais aucune feuille de présences n'a été établie. Il est donc possible que les employés ne savent pas exactement ce qui est exigé d'eux quant à la détermination et à la déclaration des situations de conflits d'intérêts, et ainsi qu'ils ne se conforment pas adéquatement à la portée du Code. Les pratiques exemplaires dictent qu'il ne faut pas se contenter de confirmer que les employés ont reçu et lu le Code. L'organisation doit aussi s'assurer qu'ils le comprennent. Il ne s'agit pas que de signer un accusé de réception.

4.2.7 Au moment de l'embauche, tous les employés sont encouragés à déclarer les conflits d'intérêts ou les conflits d'intérêts potentiels en remplissant un Rapport confidentiel et en le remettant aux Ressources humaines dès qu'ils se présentent au travail. Selon les dispositions du Code, les rapports confidentiels doivent être dûment remplis dans les soixante jours suivant la nomination à un poste, consignés dans un dépôt central et traités à titre strictement confidentiel.

Les examens effectués relativement aux rapports confidentiels ont permis de constater ce qui suit.

• Les rapports confidentiels renfermant une divulgation d'activités ou d'avoirs financiers extérieurs conflictuels sont conservés par l'unité de gestion des documents, dans un classeur pour documents secrets muni d'une serrure à combinaison unique et dont l'accès est limité aux employés de l'unité.
• Les rapports confidentiels ne renfermant aucune divulgation d'activités ou d'avoirs financiers extérieurs conflictuels étaient, pour la majeure partie, détruits par la Direction des ressources humaines. Pour la période visée par l'échantillonnage, soit du 1^er janvier 2004 au 4 février 2005, quatre-vingts employés avaient été embauchés par les IRSC. Seulement quinze (19 %) rapports confidentiels sans divulgation avaient été conservés; ils avaient tous été signés dans les soixante jours suivant la nomination. Il a été impossible de vérifier si les rapports confidentiels des autres employés avaient été remplis dans les soixante jours suivant la nomination.
• Au moment de la vérification, le dossier des rapports confidentiels tenu par l'unité de gestion des documents renfermait au total trente‑sept rapports confidentiels remplis. L'examen des rapports confidentiels a permis de constater que treize rapports contenaient des divulgations d'activités ou d'avoirs financiers extérieurs. De ces treize divulgations, deux ne renfermaient pas suffisamment de détails sur les intérêts divulgués, tandis que seulement trois contenaient des preuves adéquates d'un examen et d'une évaluation de la situation. Les autres divulgations ne présentaient aucune preuve d'évaluation ou d'examen, ni de documentation du suivi.
• Nous avons examiné le curriculum vitæ d'un employé qui faisait état d'une participation active de l'employé à des activités extérieures dans le domaine de la recherche et, pourtant, aucune preuve de divulgation des activités conflictuelles dans un rapport confidentiel n'a été trouvée.

4.2.8 Même si le Code n'exige pas que l'organisation tienne des rapports confidentiels « en blanc » , le fait que des rapports confidentiels sans déclaration d'activités ou d'avoirs conflictuels sont détruits laisse les IRSC dans une position où ils ne savent pas si un employé particulier a omis ou non de divulguer un conflit advenant la découverte d'une situation conflictuelle potentielle.

4.2.9 Un processus officiel n'a pas été établi pour documenter la détermination et l'évaluation des divulgations de conflits d'intérêts. En outre, le manque de renseignements détaillés sur les activités conflictuelles divulguées vient compliquer les processus de détermination et d'évaluation.

4.2.10 Il n'y a pas de mécanisme pour assurer que les employés remplissent effectivement des rapports confidentiels dans les soixante jours suivant la nomination à un poste, comme l'exige le Code. Il s'agit d'un important problème, car cela laisse les IRSC dans une position vulnérable où ils ne savent pas si les employés sont en situation de conflits d'intérêts réels, perçus ou potentiels.

4.2.11 Les IRSC n'ont pas établi de procédures officielles pour la gestion et le règlement des situations de conflits d'intérêts :

• des procédures administratives et des renseignements à jour pertinents sur les conflits d'intérêts, y compris des exemples du monde réel, aident les employés à mieux comprendre la politique. En l'absence de tels processus, il se peut que les employés ne soient pas en mesure de reconnaître les conflits; par conséquent, la direction peut ne pas être en mesure de gérer les conflits de façon opportune;
• selon des discussions tenues avec le personnel des Ressources humaines, la procédure actuelle prévue pour l'évaluation et le traitement des divulgations de conflits d'intérêts consiste à consulter le Guide d'interprétation du Code de valeurs et d'éthique de la fonction publique du Secrétariat du Conseil du Trésor, le directeur ou le vice‑président désigné et, dans certains cas, à demander conseil au conseiller juridique. Ce processus n'est pas documenté dans le cadre d'une procédure officielle et n'est peut-être pas appliqué de façon uniforme.

5.0 Recommandations

R-1 La haute direction des IRSC devrait s'assurer que la Politique sur les conflits d'intérêts approuvée par le conseil d'administration en 2000 est mise à jour afin de se conformer à l'esprit et aux objectifs du Code de valeurs et d'éthique de la fonction publique.

R-2 Pour exercer une meilleure gouvernance en ce qui a trait aux conflits d'intérêts réels, perçus ou potentiels, il y aurait lieu d'établir un rigoureux programme d'éthique général au sein de l'organisation. Ce programme devrait être axé sur les valeurs des IRSC. (Voir l'annexe 2)

R-3 La Politique sur les conflits d'intérêts des IRSC devrait être appuyée de systèmes et de processus afin d'en assurer la mise en oeuvre efficace. Ceux‑ci devraient comprendre une hiérarchie claire des responsabilités, ainsi que l'élaboration et la mise en oeuvre de procédures officielles pour l'évaluation, l'analyse et la résolution des situations de conflits d'intérêts. De plus, de la documentation appropriée devrait être conservée dans les dossiers à titre de preuve d'examen et d'évaluation.

Annexe 1 - Réponse de la direction

Vous trouverez la réponse officielle de la direction des IRSC à chacune des recommandations découlant de la vérification.

Annexe 2 - Programme d'éthique général

De façon générale, un programme d'éthique général comprend, pour l'essentiel, ce qui suit : 

• un Code d'éthique professionnelle régissant la conduite qui est bien rédigé et applicable;
• un mécanisme « protégé » pour faire part des plaintes et des préoccupations et pour poser des questions sur l'interprétation du Code;
• un programme de formation et de renforcement efficace qui vise à communiquer des normes d'éthique professionnelle régissant la conduite;
• un consentement à se conformer au Code en tant que condition d'emploi initiale et continue, la conformité étant incorporée dans les objectifs opérationnels ainsi que dans les évaluations du rendement de l'employé;
• des mécanismes de responsabilisation et d'établissement de rapports, y compris la mesure, la vérification et la rétroaction pertinentes;
• plus important encore, un engagement tangible de la part de la haute direction et le leadership du conseil d'administration en ce qui concerne la surveillance du programme de conformité général.