Manuel des subventions d'appui aux instituts (SAI)

Guide des politiques, des procédures et des lignes directrices pour la gestion des instituts des IRSC

Révisé avril 2008


Table des matières

Introduction 

1.0 Instituts 
1.1 Définitions

2.0 Gestion financière 
2.1 Directives du Conseil du Trésor pour les subventions d'appui aux instituts 
2.2 Subvention d'appui aux instituts (SAI) 
2.2.1 Directives s'appliquant à la SAI et à l'entente relative à l'institut 
2.2.1.1. Entente relative à l'institut (IRSC, institut, directeur scientifique et établissement hôte)
2.2.1.2. Rôle des conseils consultatifs des instituts 
2.2.1.3. Rôle des IRSC en vertu des ententes relatives aux instituts 
2.2.1.4. Rôle des directeurs scientifiques en vertu des ententes relatives aux instituts
2.2.1.5. Rôle des instituts en vertu des ententes relatives aux instituts
2.2.1.6. Rôle des établissements hôtes en vertu des ententes relatives aux instituts
2.2.1.7. Nomination des directeurs scientifiques 
2.2.1.8. Emploi du personnel de l'institut 
2.2.1.9. Attribution de la subvention d'appui aux instituts (SAI) 
2.2.1.10. Planification, préparation et présentation du budget par l'institut 
2.2.1.11. Rapport financier annuel sur la SAI 
2.2.1.12. Dépenses (et approbation) engagées par les instituts 
2.2.1.12.1 Salaire du directeur scientifique 
2.2.1.12.2 Indemnité de déplacement du directeur scientifique et du personnel ou des représentants de l'institut 
2.2.1.12.3 Salaires et avantages sociaux du personnel en poste à l'institut 
2.2.1.12.4 Mobilier et équipement des locaux de l'institut 
2.2.1.12.5 Sous-subventions - Nouveau Programme d'appui communautaire des instituts (PACI)
2.2.1.13. Tenue des dossiers financiers/registres de dépenses 
2.2.1.14. Déménagement des instituts et/ou directeurs scientifiques 
2.2.1.15. Coûts des activités et événements partagés et transferts de fonds entre instituts 
2.2.1.16. Examens financiers périodiques des IRSC 
2.2.2 Directives s'appliquant à la SAI qui l'emportent sur les politiques de l'établissement hôte 
2.2.2.1. Taux d'indemnité quotidienne de déplacement des représentants de l'institut et des membres du CCI 
2.2.3 Politiques du gouvernement et des IRSC applicables aux instituts 

Annexe A – Rapport financier annuel sur la SAI
Annexe B – Modèle commun pour le transfert de fonds de la SAI entre instituts
Annexe C – Conditions du Conseil du Trésor pour le Programme de SAI des IRSC


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Introduction

Les Instituts de recherche en santé du Canada (IRSC) ont été établis par loi du Parlement en 2000 afin de coordonner, d'encourager et d'appuyer la recherche en santé. Le lien à la Loi sur les IRSC se trouve à la page 24 du présent manuel. En 2007-2008, plus de 750 millions de dollars ont été prévus au budget pour les IRSC, et plus de 90% de ces fonds ont été consacrés à des subventions et bourses. Environ 70% des subventions et bourses des IRSC ont été accordées par voie de concours ouvert alors que 30% ont été destinées à des initiatives stratégiques.

Au cours de la planification qui a précédé la création des IRSC, un certain nombre d'options ont été considérées relativement à l'établissement et à la gestion des initiatives de recherche stratégiques des IRSC, ce qui allait conduire à la création des 13 instituts des IRSC.

Les instituts des IRSC reposaient sur un modèle organisationnel qui ferait en sorte qu'ils pourraient devenir opérationnels rapidement et que les contraintes administratives seraient réduites au minimum, tout en permettant un engagement communautaire empressé et créatif. En outre, le ratio des charges administratives au financement de la recherche devait demeurer bas pour éviter les perceptions de bureaucratie excessive. La structure organisationnelle proposée, qui offrait un modèle opérationnel souple et adaptable aux différents contextes des instituts, représentait une première pour un organisme canadien, si bien que les IRSC n'avaient aucun modèle organisationnel duquel s'inspirer. C'est ainsi que l'idée d'une subvention d'appui aux instituts (SAI) est née, selon laquelle les directeurs scientifiques des instituts recevraient une subvention dont ils se serviraient pour établir et maintenir leurs instituts respectifs.

Les conditions du Conseil du Trésor qui s'appliquent au Programme de subventions d'appui aux instituts se trouve à l'Annexe C du présent manuel. En voici quelques citations pertinentes :

« Les Instituts de recherche en santé ne seront pas « matériels » et ne seront pas non plus situés en un seul en lieu géographique. Chaque institut sera plutôt un réseau virtuel de chercheurs, de bailleurs de fonds et de consommateurs de résultats de la recherche répartis partout au pays. Les chercheurs poursuivront leur travail au sein de l'établissement auquel ils sont affiliés. La différence réside dans l'amélioration des liens entre les chercheurs, peu importe leur lieu de travail et peu importe qu'ils soient du Canada ou de l'étranger pour faire face aux défis en santé du Canada. »

« ...Les instituts seront en premier lieu desservis par le groupe de gestion à Ottawa. Les IRSC ne construiront pas une infrastructure décentralisée pour appuyer les coûts directeurs des instituts dans leur opération. Les instituts seront des organisations virtuelles; ils peuvent être créés et abolis par le conseil d'administration selon les besoins; ils peuvent être "basés" dans n'importe quel siège physique; finalement, au besoin, les DS eux mêmes peuvent être réaffectés à un autre lieu pendant leur mandat. »

« ...Cette approche... créera un environnement de fonctionnement flexible pour les instituts, tout en réduisant les coûts des frais administratifs reliés à une intégration complète des instituts dans l'environnement administratif des IRSC, la dotation en personnel dans la fonction publique, et la mise en place et le démantèlement des opérations de l'institut et de l'appui dont il bénéficiait. »

Le mandat des instituts des IRSC est de diriger les initiatives de recherche stratégiques des IRSC, chaque institut se concentrant sur des questions de santé particulières qui préoccupent le milieu de la recherche et les Canadiens en général et qui justifient une attention et une aide immédiates. Afin d'attirer des chercheurs et des universitaires de premier plan, les instituts sont été établis de telle manière à pouvoir être adaptés facilement au milieu de la recherche et à permettre à leurs chefs (les directeurs scientifiques) de poursuivre leur propre recherche, tout en promouvant et en facilitant la recherche appuyée par le gouvernement dans tout le Canada.

Les IRSC établissent des ententes tripartites avec chacun des instituts, leur directeur scientifique et l'établissement hôte du directeur scientifique qui administre les subventions d'appui aux instituts (SAI). En vertu des conditions approuvées par le Conseil du Trésor, la SAI sert à payer les salaires du directeur scientifique et du personnel de l'institut, les dépenses de fonctionnement de l'institut et les frais de développement de l'institut.

Les instituts ont pour mandat d'entreprendre des initiatives de recherche stratégiques et de formation (appels de demandes - AD) dans leurs domaines de recherche, à même les budgets d'initiatives stratégiques des IRSC. Les agents des IRSC gèrent l'examen par les pairs et l'administration suivant l'attribution des subventions et bourses stratégiques. De plus, les instituts sont censés entreprendre des initiatives touchant la recherche dans leurs domaines d'intérêt et pouvant être admissibles à deux  programmes de financement des IRSC : le programme Subventions pour réunions, planification et dissémination et le nouveau Programme d'a ppui communautaire des instituts qui remplace les subventions et les bourses auparavant attribuées par les instituts sous forme de sous-subventions de SAI (voir la section 2.2.1.12.5 du présent manuel ).

Le Manuel des subventions d'appui aux instituts

Ce Manuel des subventions d'appui aux instituts n'est pas destiné à remplacer les politiques et les procédures des IRSC et des établissements hôtes, mais à compléter les ententes relatives aux instituts, les politiques et les procédures existantes, et à fournir des lignes directrices et des éclaircissements au besoin. Il vise à apporter des précisions, à éliminer l'incertitude administrative, et ainsi à faciliter la prise de décision par l'institut et à améliorer l'efficacité et l'efficience de sa gestion. Il a aussi comme objectif de clarifier certains aspects du contrôle financier, des pouvoirs et des obligations de rendre compte afin d'améliorer la transparence et la reddition de comptes.

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1.0 Instituts

Institut de l'appareil locomoteur et de l'arthrite (IALA)

Institut du cancer (IC)

Institut du développement et de la santé des enfants et des adolescents (IDSEA)

Institut de génétique (IG)

Institut des maladies infectieuses et immunitaires (IMII)

Institut de la nutrition, du métabolisme et du diabète (INMD)

Institut des neurosciences, de la santé mentale et des toxicomanies (INSMT)

Institut de la santé des Autochtones (ISA)  

Institut de la santé circulatoire et respiratoire (ISCR)

Institut de la santé des femmes et des hommes (ISFH)

Institut de la santé publique et des populations (ISPP)

Institut des services et des politiques de la santé (ISPS) 

Institut du vieillissement (IV)


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1.1 Définitions

Atelier - Atelier tenu ou commandité par un institut ou les IRSC (en vertu du programme Subventions pour réunions, planification et dissémination) pour encourager ou faire avancer les connaissances et/ou la recherche.

Bénéficiaire responsable - Chercheur responsable ou chercheur principal qui dirige une activité de recherche ou de développement à laquelle participent plus d'un chercheur. Le bénéficiaire responsable est chargé de documenter et de coordonner l'activité de recherche ou de développement en question, et d'en rendre compte.

Budget annuel - Crédits annuels et niveaux de dépenses approuvés au titre des fonds de « fonctionnement », des « subventions » et des dépenses en « capital » des IRSC pour un exercice financier.

Bureau administratif - Bureau central d'un institut, situé sur le campus ou à proximité de l'établissement hôte, où se trouvent le personnel de l'institut et l'équipement de bureau utilisé par l'institut.

Conseil consultatif de l'institut - (CCI) Conseil consultatif de l'institut, constitué et nommé par le conseil d'administration.

Conseil d'administration - Conseil d'administration des IRSC, présidé par le président des IRSC et composé d'un maximum de 20 Canadiens nommés par décret pour un mandat de trois ans. Le sous-ministre de la Santé est membre d'office du conseil d'administration, avec voix consultative.

Crédits votés - Fonds approuvés chaque année pour les IRSC par le Parlement et « votés » pour des catégories ou types de dépenses particuliers, comme « fonds de fonctionnement », « immobilisations », « subventions », etc. Les crédits votés doivent être utilisés aux fins auxquelles ils sont destinés et ne peuvent être transférés d'une catégorie à l'autre.

Cumul - Obtention de plus d'une subvention de différentes sources gouvernementales pour le même projet. En raison de la nature des subventions d'appui aux instituts, les dispositions de la politique pertinente du Conseil du Trésor sur les paiements de transfert ne peuvent être appliquées ici.

Développement de l'institut - Activités en vue d'établir le programme stratégique de l'institut ou de planifier des initiatives stratégiques telles qu' une conférence annuelle de l'institut, pour donner le coup d'envoi à des projets ou à des programmes de formation originaux et à risques élevés, des initiatives de communication, des activités de réseautage, des réunions du CCI, etc. Si une activité est gérée, co-gérée ou est entreprise en collaboration directe avec l'institut et pour laquelle l'institut est responsable du budget et des dépenses, ces dépenses peuvent être imputées au compte budgétaire SAI géré en fiducie par l'établissement hôte. 

Directeur scientifique - Personne choisie et nommée par le conseil d'administration des IRSC pour être responsable de la gestion de l'institut.

Ententes de collaboration - Ententes entre les IRSC et/ou un institut et des collaborateurs externes, et à l'occasion appelée « ententes de partenariat » ou « ententes tripartites ».

Entente relative à l'institut - Entente entre les IRSC, le directeur scientifique de l'institut et l'établissement hôte de l'institut.

Établissement hôte - Établissement qui consent à héberger un institut en vertu d'une entente relative à l'institut.

Exercice financier - Année du gouvernement du Canada commençant le 1er avril et se terminant le 31 mars.

Financement partagé - Financement partagé par deux ou plusieurs instituts pour atteindre un objectif commun au bénéfice de tous les instituts concernés.

Fonctionnement de l'institut - Activités et dépenses liées au fonctionnement de l'institut, y compris salaires et avantages sociaux du personnel de l'institut, coût des locaux, des fournitures, du matériel, des services, des voyages, de l'équipement, etc.

Fonds de fonctionnement - Fonds des IRSC utilisés pour les dépenses de fonctionnement des IRSC, comme les salaires, les coûts des voyages et les dépenses de bureau, qui sont prévus au budget et approuvés annuellement par le conseil d'administration.

Institut responsable - Institut chargé de gérer et de tenir les dossiers et les documents, ainsi que de rendre compte des événements et activités « à financement partagé » par deux instituts ou plus.

Institut - Institut des IRSC, division constitutive du système des IRSC établie par le conseil d'administration. Il y a présentement 13 instituts du genre.

IRSC - Instituts de recherche en santé du Canada, dont les agents ont la responsabilité administrative globale de la mise en oeuvre des programmes des instituts.

Manuel - Manuel des subventions d'appui aux instituts comprenant la section Gestion financière et administration ainsi que les modifications qui y sont apportées de temps à autre.

Personnel des instituts en poste à Ottawa (PIPO) - Employés des IRSC qui travaillent exclusivement pour un ou plusieurs instituts, qui relèvent d'un ou de plusieurs directeurs scientifiques, qui sont installés au siège des IRSC à Ottawa, et qui sont payés par les IRSC à même le budget de fonctionnement pour les employés en poste à Ottawa, sans charge ni affectation sur le budget de l'institut.

Personnel en poste à l'institut - Personnel de l'institut travaillant dans les bureaux administratifs de l'institut. En vertu du modèle des SAI et des ententes relatives aux instituts, ces personnes sont des employés de l'établissement hôte de l'institut et sont assujetties à ses politiques d'emploi et conventions collectives.

Protocole d'entente - Entente tripartite (Protocole d'entente entre les IRSC, le CRSNG et le CRSH) sur les rôles et responsabilités dans la gestion des subventions et bourses fédérales avec les établissements hôtes des chercheurs.

Rapport ministériel sur le rendement (RMR) - Rapport annuel présenté par les IRSC au Conseil du Trésor dans les six mois suivant la fin de l'exercice financier où est évalué le rendement par rapport aux plans et aux priorités établis 18 mois plus tôt dans le Rapport sur les plans et les priorités (RPP).

Rapport sur les plans et les priorités (RPP) - Rapport annuel préparé par les IRSC à l'intention du Conseil du Trésor avant le début de l'exercice financier qui expose les plans et les priorités pour l'année à venir, et qui rend compte de la mesure dans laquelle les IRSC ont répondu aux attentes énoncées dans le RMR.

Sous- subvention de l'institut - Subvention accordée par l'institut à même la subvention d'appui à l'institut (SAI). Au cours des années passées, dans le cadre de leurs activités de développement, les instituts ont utilisé une partie des fonds de leurs subventions d'appui aux instituts (SAI) gérés en fiducie par leurs établissements hôtes respectifs pour accorder des bourses et des subventions de développement à des chercheurs et des organismes au sein de leur communauté.  Un mécanisme de financement de remplacement intitulé Programme d'appui communautaire des instituts (PACI)  a été élaboré et mis en œuvre le 1er avril 2008 à cette fin (voir la section 2.2.1.12.5 du Manuel des SAI).

Subvention d'appui à l'institut (SAI) - Fonds remis aux instituts chaque année et versés aux établissements hôtes des instituts, sous forme de versements au compte commun de subventions, pour couvrir les dépenses de fonctionnement et de développement des instituts, conformément aux ententes d'hébergement d'institut et au Manuel des subventions d'appui aux instituts.

Subvention stratégique conjointe - « Subvention stratégique » accordée à deux bénéficiaires ou plus qui unissent leurs forces pour réaliser une recherche. Un « bénéficiaire responsable » sera désigné et il sera chargé de recevoir les fonds, de coordonner les activités de financement de la recherche et de rendre compte aux IRSC.

Subvention stratégique - Subvention accordée aux fins d'initiatives de recherche stratégique vraisemblablement lancées par un institut, mais qui doivent être évaluées et approuvées dans le cadre du processus de sélection des IRSC sous la responsabilité des dirigeants des IRSC.

Subvention - Fonds accordés par les dirigeants des IRSC après examen par les pairs, assujettis à des contrôles et à des obligations de rendre compte définis par le Conseil du Trésor et détaillés dans le Guide de subventions et bourses des IRSC, les appels de demandes et le Protocole d'entente tripartite sur les rôles et responsabilités en matière de gestion des subventions et des bourses fédérales.

Symposium - Symposium tenu ou commandité par un institut ou les IRSC en vertu du programme Subventions pour réunions, planification et dissémination pour encourager ou faire avancer les connaissances et/ou la recherche.


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2.0 Gestion financière

Cette section du manuel vise à aider les instituts, les établissements hôtes et les IRSC à définir les rôles et les responsabilités dans la gestion financière de la subvention d'appui à l'institut et des activités de l'institut.

Cette section et d'autres sections du manuel ont pour but de renseigner les IRSC et les instituts, et de les aider à planifier et à rendre compte au Conseil du Trésor des subventions d'appui aux instituts et des activités des instituts, tout en laissant à ces derniers un certain degré d'autonomie et la latitude nécessaire pour encourager la pensée innovatrice pour s'acquitter de leur mandat de recherche et de développement de la recherche.


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2.1 Directives du Conseil du Trésor pour les subventions d'appui aux instituts

Cette section résume les énoncés et les directives qui s'appliquent aux subventions d'appui aux instituts, tel qu'établi par le Conseil du Trésor. Une copie du document du Conseil du Trésor sur les conditions de la SAI se trouve à l'annexe C du présent manuel.


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2.2 Subvention d'appui aux instituts (SAI)

Les subventions d'appui aux instituts (SAI) sont accordées aux instituts par les IRSC et gérées par les établissements hôtes des instituts pour établir et soutenir leurs activités. Les SAI prennent la forme de « subventions » et ne sont pas assujetties aux politiques du Conseil du Trésor régissant les « fonds de fonctionnement », mais plutôt aux conditions imposées par le Conseil du Trésor au Programme de subventions d'appui aux instituts. De plus, les instituts et leur établissement hôte doivent gérer les SAI conformément à leur entente  relative à l'institut, aux politiques de l'établissement hôte et au présent manuel des SAI.

Le personnel en poste à l'institut s'acquitte de certaines fonctions au nom des IRSC, mais demeure employé par l'établissement hôte en vertu du Programme de SAI des IRSC. Conformément aux conditions de ce programme et aux ententes relatives aux instituts, le personnel en poste à l'institut doit observer les politiques et les procédures énoncées par l'établissement hôte. Bien que les employés en poste dans les instituts en vertu du Programme de SAI ne soient pas fonctionnaires, ils peuvent être soumis aux mêmes examens publics que les fonctionnaires fédéraux dans certaines circonstances.

Par conséquent, les questions délicates doivent toujours être traitées par le personnel en poste à l'institut avec la prudence, le soin et les précautions nécessaires. Certaines questions, peu importe leur importance financière, sont très délicates et captent souvent l'attention du public. Il est impératif qu'il n'y ait pas d'impropriété, ni d'apparence d'impropriété, par rapport à ces questions. Par conséquent, il convient et il est attendu que tous les instituts et leurs employés suivent les règles, les règlements, les politiques et les procédures des IRSC et du gouvernement, tel que prescrit à la  section 2.2.3 du présent manuel.

Sur la base de ce qui précède, le présent manuel des SAI expose les enjeux et les politiques applicables en les divisant en trois catégories :

  1. Directives s'appliquant à la SAI et à l'entente relative à l'institut (section 2.2.1);
  2. Directives s'appliquant à la SAI qui l'emportent sur les politiques de l'établissement hôte (section 2.2.2);
  3. Politiques du gouvernement et des IRSC applicables aux instituts (section 2.2.3).

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2.2.1 Directives s'appliquant à la SAI et à l'entente relative à l'institut


2.2.1.1. Entente relative à l'institut (IRSC, institut, directeur scientifique et établissement hôte)

Une entente tripartite relative à l'institut entre les IRSC, le directeur scientifique de l'institut concerné et l'établissement hôte est établie pour :

L'entente relative à l'institut doit être signée avant que les fonds de la subvention d'appui à l'institut ne soient débloqués. L'entente porte sur plusieurs années, mais le versement de la SAI par les IRSC est toujours conditionnel à l'affectation de crédits annuels par le Parlement au gouverneur en conseil.


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2.2.1.2. Rôle des conseils consultatifs des instituts

Le conseil d'administration des IRSC a établi un conseil consultatif de l'institut (CCI) pour chaque institut. Les CCI fournissent des avis et une rétroaction sur la recherche stratégique et les questions de financement, mais n'ont pas le pouvoir d'engager des fonds ni d'approuver des subventions. Cette autorité appartient au conseil d'administration des IRSC, au président et aux directeurs scientifiques des instituts.


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2.2.1.3. Rôle des IRSC en vertu des ententes relatives aux instituts

Les IRSC ont la responsabilité globale du programme de SAI.

Comme l'indiquent les conditions du Conseil du Trésor régissant les SAI, « Les instituts seront en premier lieu desservis par le groupe de gestion à Ottawa. Les IRSC ne construiront pas une infrastructure décentralisée pour appuyer les coûts directeurs des instituts dans leur opération. Les instituts seront des organisations virtuelles; ils peuvent être créés et abolis par le conseil d'administration selon les besoins. »

Les instituts reçoivent des services d'abord des IRSC à Ottawa, sur les instructions du président et par l'entremise de diverses unités opérationnelles comme les Affaires des instituts, le Portefeuille de la recherche, les Services financiers, et avec l'aide directe du personnel des instituts en poste à Ottawa. Le personnel des instituts à Ottawa est formé d'employés des IRSC qui se consacrent exclusivement au service d'un ou de plusieurs instituts et qui relèvent des directeurs scientifiques.


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2.2.1.4. Rôle des directeurs scientifiques en vertu des ententes relatives aux instituts

Chaque institut des IRSC est dirigé par un directeur scientifique qui a atteint et qui est censé conserver un haut niveau d'excellence comme chercheur. Le directeur scientifique dirige l'institut, embauche le personnel de l'institut et est l'instigateur des initiatives de recherche stratégiques à soumettre à l'examen des IRSC, qui à leur tour sont responsables de l'examen par les pairs et de l'administration des subventions stratégiques suivant leur attribution. Le directeur scientifique continue également son travail de chercheur à l'établissement hôte auquel il est affilié.

Comme condition de sa nomination, compte tenu du besoin d'assurer la direction scientifique de l'institut et de poursuivre son travail comme chercheur, le directeur scientifique s'engage :

En vertu des conditions auxquelles la SAI est accordée à l'institut, le directeur scientifique est le premier responsable de l'institut, dont il gère les activités et les affaires avec les pouvoirs suivants :


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2.2.1.5. Rôle des instituts en vertu des ententes relatives aux instituts

Les IRSC ont choisi d'établir un réseau virtuel d'instituts de recherche en santé afin de renforcer la recherche stratégique et de collaborer avec d'autres organismes de recherche en santé à cette fin.

Les rôles et les activités des instituts incluent les suivants :

Les instituts (directeur scientifique et personnel) doivent se conformer aux procédures et aux politiques de gestion de la SAI établies par les IRSC et le Conseil du Trésor du Canada, en plus de se conformer aux procédures et aux politiques de leurs établissements hôtes respectifs.


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2.2.1.6. Rôle des établissements hôtes en vertu des ententes relatives aux instituts

En vertu de l'entente relative à l'institut, l'établissement hôte convient de fournir aux IRSC les services du directeur scientifique de l'institut, dont il est entendu que les tâches sont de gérer les affaires et les activités de l'institut, et d'effectuer de la recherche. L'établissement hôte convient de jouer le rôle de fiduciaire des fonds reçus aux termes de la subvention d'appui à l'institut (c'est- à -dire la gestion des subventions), et ses rôles et ses responsabilités à ce titre incluent les suivant s :

Les établissements hôtes fournissent des services d'infrastructure et d'autres services de soutien aux instituts, dont :


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2.2.1.7. Nomination des directeurs scientifiques

Suite à un processus de sélection découlant d'une campagne de recrutement nationale, les directeurs scientifiques sont nommés par le conseil d'administration, suivant la recommandation du président des IRSC. Les directeurs scientifiques sont des employés des établissements hôtes et sont censés continuer d'être des chercheurs productifs et actifs à leur établissement hôte respectif .


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2.2.1.8. Emploi du personnel de l'institut

Le directeur scientifique engage le personnel nécessaire pour soutenir l'administration et le fonctionnement de l'institut. Tous les employés embauchés pour l'institut à l'établissement hôte (personnel en poste à l'institut) sont des employés de l'établissement hôte. Les taux de rémunération et les avantages sociaux sont à la discrétion du directeur scientifique, mais dans la mesure où les employés sont embauchés par l'établissement hôte, on s'attend à ce que les politiques et les procédures, y compris les salaires et les avantages sociaux, soient conformes à ceux qu'offre l'établissement hôte.


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2.2.1.9. Attribution de la subvention d'appui à l'institut (SAI)

Les IRSC remettent la SAI au directeur scientifique de l'institut. Lorsqu'une entente d'institut est signée, le directeur, Affaires des instituts, émet une autorisation de financement (AF) pour la SAI, qui est transmise au directeur scientifique, avec copie conforme au responsable des finances de l'établissement hôte. L'AF autorise l'établissement hôte à ouvrir un compte en fiducie pour la SAI, et le budget annuel de la SAI est immédiatement mis à la disposition de l'institut par l'établissement hôte. Les fonds de la SAI sont ensuite remis à l'établissement hôte par les IRSC sous forme de versements bimestriels sur le compte commun de subventions des IRSC à l'établissement.

Les fonds de la subvention sont versés à l'établissement hôte, qui contrôle et gère alors les fonds (à titre de fiduciaire) au nom et sur les instructions de l'institut, sous réserve que :

Le non-respect de ces conditions peut entraîner la suspension des versements de la SAI ou la résiliation de la subvention.

Tous les fonds de la SAI non dépensés par un institut au cours d'un exercice financier sont reportés à l'exercice suivant, pour répondre aux besoins de fonctionnement et de développement de l'institut.  


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2.2.1.10. Planification, préparation et présentation du budget par l'institut

Avant le 1er avril de chaque année, l'institut préparera et présentera un budget à la Direction des finances des IRSC pour sa SAI et ses initiatives stratégiques respectives ou celles des IRSC, et ce, en utilisant des modèles de planification et de budgétisation fondés sur les instructions reçues du Portefeuille de la planification et de la gestion des ressources des IRSC. Le budget doit être accompagné des détails nécessaires pour que la Direction des finances des IRSC fusionne les données financières des instituts avec toutes les données financières des IRSC pour les présenter au Conseil du Trésor.


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2.2.1.11. Rapport financier annuel sur la SAI

Les instituts, avec l'aide de leurs établissements hôtes, prépareront et présenteront à la Direction des finances des IRSC un rapport financier annuel sur la SAI, suivant la présentation ou le modèle indiqué par les IRSC (annexe A). Le rapport financier doit être présenté au plus tard le 30 juin après chaque fin d'exercice et présenter les dépenses jusqu'au 31 mars. Il doit inclure les détails nécessaires pour que les IRSC fusionnent toutes les données et les informations financières relatives à la SAI avec toutes les données financières des IRSC. Outre le rapport financier, le directeur scientifique présentera un rapport d'activité annuel pour l'exercice précédent au président des IRSC, ainsi qu'une évaluation du rendement de l'institut par rapport au plan stratégique.  


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2.2.1.12. Dépenses (et approbation) engagées par les instituts

Les fonds de la SAI servent à couvrir les dépenses de développement et de fonctionnement de l'institut et, au cours de la première année à un nouvel établissement hôte, les coûts de démarrage.

Les IRSC ne seront pas tenus responsables des dépenses ou des engagements du directeur scientifique relatifs à la SAI qui excèdent les fonds de la SAI à l'établissement hôte pour la période financière en cours et les périodes antérieures.

Les définitions de dépenses de développement et de dépenses de fonctionnement de l'institut sont données ci après.

Dépenses admissibles à la subvention d'appui à l'institut

Lorsqu'une activité est gérée, co-gérée ou est entreprise en collaboration directe avec l'institut, et pour laquelle l'institut est responsable du budget et des dépenses, ces dépenses peuvent être imputées au compte budgétaire SAI géré en fiducie à l'établissement hôte. 

Les frais de développement de l'institut incluent les suivants :

Les dépenses de fonctionnement de l'institut incluent les suivantes :

Nota : Afin de maximiser les fonds disponibles pour les activités de développement de l'institut, les dépenses de fonctionnement de l'institut doivent être réduites au minimum.

Seul le directeur scientifique (comme chercheur principal désigné de la subvention des IRSC) ou son représentant autorisé peuvent approuver les dépenses de l'institut. Les dépenses personnelles du directeur scientifique (pour ses déplacements, sa participation à des conférences, etc.) doivent être approuvées par son supérieur immédiat (chef de département, doyen ou représentant autorisé), comme le prévoit l'entente relative à l'institut, afin de confirmer la pertinence des dépenses engagées à même la SAI par rapport aux affaires de l'institut.

Seul le directeur scientifique peut contresigner le rapport financier annuel sur la SAI au nom de l'institut.


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2.2.1.12.1 Salaire du directeur scientifique

Le salaire de base et autre rémunération du directeur scientifique (payés à même la SAI et traités par l'établissement hôte), et tous les rajustements connexes, sont déterminés par le président des IRSC et énoncés dans l'entente relative à l'institut. Les rajustements, une fois approuvés, seront confirmés par lettre de modification à l'entente envoyée par le président des IRSC.


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2.2.1.12.2 Indemnité de déplacement du directeur scientifique et du personnel ou des représentants de l'institut

Comme le directeur scientifique est censé demeurer un chercheur actif au sein de son établissement, en plus de diriger l'institut des IRSC, on s'attend à ce qu'il voyage pour des raisons autres que les affaires de l'institut. Lorsqu'il part en voyage à plus d'un titre (c'est-à-dire comme directeur scientifique de l'institut, chercheur, représentant de l'établissement hôte, représentant d'une association scientifique, etc.), ces rôles doivent être clairement distingués sur la demande de remboursement des frais de voyage, et les dépenses à imputer sur la SAI doivent être calculées au prorata.

IMPORTANT : Pour ce qui est de l'approbation des taux d'indemnité quotidienne de déplacement des instituts des IRSC, voir la section 2.2.2.1 du présent manuel, qui l'emporte sur les taux d'indemnité quotidienne de déplacement des établissements hôtes.

Les directives suivantes s'appliquent à l'indemnité de déplacement imputée sur la SAI :

Les demandes d'indemnité de déplacement à même la SAI doivent inclure les renseignements suivants :

Toutes les demandes d'indemnité de déplacement à même la SAI doivent être signées par le directeur scientifique ou son représentant autorisé. Les signatures certifient que :

Nota: Si le directeur scientifique assiste à une réunion du conseil d'administration des IRSC, l'unité de gouvernance des IRSC prendra à sa charge ses frais de déplacement (à même le budget central des IRSC) et coordonnera les réservations d'avion ou de train et d'hôtel suivant les mêmes procédures et taux de déplacement que ceux utilisés pour les membres du conseil d'administration. Les indemnités de déplacement du directeur scientifique et du personnel de l'institut qui assiste à toute autre réunion des IRSC ou de l'institut doivent être imputées à la SAI.


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2.2.1.12.3 Salaires et avantages sociaux du personnel en poste à l'institut

Comme il a été mentionné auparavant dans le présent manuel, le personnel en poste à l'institut fait partie des employés de l'établissement hôte et doit se conformer aux politiques et aux procédures des ressources humaines de cet établissement.

Les salaires du personnel en poste à l'institut sont traités par l'établissement hôte. Les salaires, les avantages sociaux et les rajustements annuels du personnel en poste à l'institut sont déterminés par le directeur scientifique conformément aux politiques de l'établissement hôte.


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2.2.1.12.4 Mobilier et équipement des locaux de l'institut

Le mobilier et l'équipement (y compris les ordinateurs personnels et portatifs) des bureaux de l'institut achetés avec les fonds de la SAI sont considérés comme la propriété de l'institut des IRSC. Lorsqu'un institut déménage à un autre établissement, les ordinateurs portatifs et les autres petits appareils (assistants numériques, téléphones cellulaires, BlackBerry, etc.) doivent suivre le personnel de l'institut au nouvel établissement hôte.

Dans certaines circonstances, il peut être plus efficace et rentable de ne pas déménager les gros meubles et équipements à un nouvel établissement. Le directeur scientifique a alors l'autorité de négocier leur vente à l'établissement hôte ou à d'autres parties intéressées si l'établissement hôte ne souhaite pas exercer l'option d'achat. Le produit de la vente de ces meubles et équipements doit être porté au compte de la SAI. 


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2.2.1.12.5 Sous- subventions - Nouveau Programme d'appui communautaire des instituts (PACI)

Une sous-subvention de SAI est définie comme une subvention de développement accordée à une personne ou à une organisation par un institut et dont les fonds sont prélevés à même la subvention d'appui à l'institut (SAI).

Au cours des années passées, dans le cadre de leurs activités de développement, les instituts ont utilisé une partie des fonds de leurs subventions d'appui aux instituts (SAI) gérés en fiducie par leur établissement hôte respectif pour accorder des bourses et des subventions de développement à des chercheurs et des organismes au sein de leur communauté. 

Un des principaux buts des instituts est d'encourager et d'appuyer les activités de développement des instituts. Cependant, afin de se conformer à la Politique sur les paiements de transfert du Conseil du Trésor et d'harmoniser le paiement des subventions et bourses des instituts avec le programme de financement des IRSC, un mécanisme de financement de remplacement intitulé Programme d'appui communautaire des instituts (PACI) a été élaboré et mis en œuvre le 1er avril 2008.

Par conséquent, veuillez noter qu'à compter du 1er avril 2008 (année financière 2008-2009), les instituts ne pourront plus utiliser leurs comptes de SAI pour accorder des subventions ou des bourses (sous-subventions des SAI) à des chercheurs ou à des organismes.


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2.2.1.13. Tenue des dossiers financiers/registres de dépenses

L'établissement hôte tient tous les dossiers financiers/registres de dépenses de l'institut, avec les pièces justificatives, conformément à ses politiques de gestion des documents.


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2.2.1.14. Déménagement des instituts et/ou des directeurs scientifiques

L'emplacement d'un institut et de son établissement hôte sont déterminés par la nomination d'un directeur scientifique sont régis par une entente relative à l'institut.

Dans les situations où : i) un directeur scientifique est appelé à déménager à une nouvelle université ou un nouveau centre hospitalier pour des raisons professionnelles; ii) un nouveau directeur scientifique est nommé pour remplacer le directeur scientifique en poste avant la fin de son mandat; ou iii) un nouveau directeur scientifique est nommé au terme du mandat du directeur scientifique, toutes les parties ont un rôle précis à jouer afin d'assurer une transition et un déménagement harmonieux au nouvel établissement hôte.

La Direction des affaires des Instituts des IRSC ont, avec l'aide d'un groupe de travail interfonctionnel sur la transition d'instituts, établi des lignes directrices, des outils et des processus fondés sur des «  pratiques exemplaires » et de « leçons tirées » de transitions précédentes, afin de faciliter les transitions et les déménagements en cours. De plus, la Direction des affaires des instituts supervise les transitions et les déménagements avec l'aide de l'équipe du siège des IRSC et des directeurs scientifiques (sortant et nouveau), ainsi qu'en collaboration directe avec les employés de l'institut en cause .

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2.2.1.15. Coûts des activités et événements partagés et transferts de fonds entre instituts

Les instituts concluent souvent des ententes en vertu desquelles les dépenses servant à appuyer des activités et événements de développement des instituts sont partagées entre plus d'un institut des IRSC. Afin d'éviter le double emploi, un « institut responsable » est désigné pour gérer et surveiller les coûts et les résultats, ainsi que pour en rendre compte.

L'« institut responsable » doit également coordonner le processus de documentation et s'assurer que chaque institut coopère et remplit les documents nécessaires. L'établissement hôte de l'institut responsable conserve les documents à l'appui des transactions relatives à ces ententes de transfert de fonds entre instituts.

Pour s'assurer que les coûts sont correctement imputés et ne sont pas comptés deux fois, seul l'institut responsable financera l'activité ou l'événement de développement, et les autres instituts participants transféreront leur part depuis leur SAI, selon le modèle d'entente des IRSC intitulé « Transfert de fonds entre instituts » à même les SAI (annexe B).

À cette fin, le rapport financier annuel sur la SAI (annexe A) exige que l'institut indique dans la section « Source de financement » : a) les fonds transférés à d'autres instituts des IRSC et b) les fonds transférés d'autres instituts des IRSC.


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2.2.1.16. Examens financiers périodiques des IRSC

Les IRSC procèdent à des examens financiers périodiques des instituts pour s'assurer que les fonds publics sont affectés et dépensés de façon appropriée, et que les dépenses sont également conformes aux règles des IRSC et des établissements hôtes. Ces examens peuvent avoir lieu lors des visites de contrôle cycliques des trois organismes à l'établissement hôte de l'institut ou dans le cadre d'examens spéciaux lorsqu'un institut se prépare à déménager à un nouvel établissement hôte. Dans un cas comme dans l'autre, les instituts et leurs établissements hôtes sont normalement informés deux mois avant ces examens et sont invités à coopérer entièrement avec l'équipe de contrôle des IRSC afin d'assurer un examen efficient et opportun.


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2.2.2 Directives s'appliquant à la SAI qui l'emportent sur les politiques de l'établissement hôte


2.2.2.1. Taux d'indemnité quotidienne de déplacement des représentants de l'institut et des membres du CCI

Les IRSC demandent que tous les établissements hôtes des instituts adoptent les taux quotidiens d'indemnité de voyage suivants pour les employés en poste à l'institut, les représentants de l'institut et les membres du CCI.

Taux quotidiens d'indemnité de voyage des IRSC :

Petit déjeuner : 10 $
Déjeuner : 12 $
Dîner : 32 $
Indemnité de faux frais : 16 $

Indemnité quotidienne totale : 70 $

Lorsque les taux quotidiens d'indemnité de déplacement des IRSC dépassent les taux de l'établissement hôte, l'établissement hôte est prié d'accepter les taux plus élevés comme exception à ses procédures internes. Cette directive s'applique SEULEMENT aux dépenses de voyage d'affaires des employés en poste à l'institut des IRSC, des représentants de l'institut et des membres du CCI qui sont payées à même le compte de la SAI, et à AUCUNE autre subvention des IRSC.

Afin de réduire le fardeau administratif du personnel du service de comptabilité de la recherche de l'établissement hôte, les IRSC ont préparé un document d'approbation normalisé, signé par le directeur, Affaires des instituts, des IRSC, qui confirme l'applicabilité des taux d'indemnité quotidienne de déplacement payés à même les fonds de la SAI et qui doit être joint à toute demande d'avance ou d'indemnité de déplacement présentée par un institut au service de comptabilité de la recherche de l'établissement hôte.

Nota : Après avoir consulté tous les instituts et obtenu l'approbation des établissements hôtes respectifs, les IRSC ont établi de nouveaux taux uniformisés d'indemnité quotidienne de déplacement des instituts, taux qui ont été examinés et approuvés par le Comité de la haute direction (CHD) des IRSC le 9 mai 2005.

Ces taux d'indemnité quotidienne seront revus périodiquement. Tous les changements apportés seront indiqués dans les versions ultérieures du présent manuel, et ces changements seront communiqués aux instituts ainsi qu'à leurs établissements hôtes.


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2.2.3 Politiques du gouvernement et des IRSC applicables aux instituts

Les instituts doivent se conformer aux politiques et aux lignes directrices du gouvernement et des IRSC qui s'appliquent aux activités des instituts, notamment :

Les conditions imposées par le Conseil du Trésor au Programme de subventions d'appui aux instituts des IRSC
La gestion des activités de l'institut est régie par l'entente relative à l'institut et le présent manuel des SAI, qui sont eux mêmes assujettis aux conditions approuvées par le Conseil du Trésor du Canada. À titre d'information, le document complet des conditions imposées par le Conseil du Trésor au Programme de subventions d'appui aux instituts des IRSC forme l'annexe C du présent manuel.

Conditions imposées par le Conseil du Trésor au Programme de subventions des IRSC
Les possibilités de financement, offertes par les IRSC sous forme de bourses et de subventions, qui sont dirigés par les instituts et gérées par le siège des IRSC, sont assujetties à des conditions approuvées par le Conseil du Trésor du Canada. Le document complet des conditions imposées par le Conseil du Trésor pour le Programme de subventions des IRSC forme, à titre informatif, l' annexe D du présent manuel.

Politique sur les paiements de transfert du Conseil du Trésor (PPT)
Les paiements au titre des bourses et des subventions des IRSC (y compris ceux du programme de SAI des IRSC) sont régis par la Politique sur les paiements de transfert (PPT) du Conseil du Trésor. À titre d'information, le texte intégral de la PPT du CT se trouve sur le site Web du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada.

Une attention particulière doit être accordée aux passages suivants de la PPT :

« [Les ministères doivent élaborer des politiques et des procédures afin de s'assurer : ...] que la vérification des critères constants d'admissibilité et de qualification d'un bénéficiaire d'une subvention est effectuée, et ce, normalement avant d'effectuer un paiement, y compris un versement; toutefois, le fait qu'une subvention ne soit pas soumise à une vérification n'empêche pas d'effectuer une vérification après le paiement. Lorsque la situation le justifie, l'accès à l'information nécessaire à la vérification ou la présentation de cette information par le bénéficiaire devrait constituer l'une des conditions de la subvention. »

« Les paiements de transfert ne doivent pas être versés aux bénéficiaires avant que le besoin ne se manifeste; les paiements doivent concorder avec la période la plus rapprochée et la plus pratique des besoins de trésorerie. »

« Vu que la plupart des subventions visent à offrir un appui financier échelonné ou à exiger du bénéficiaire à continuer à respecter les exigences en matière d'admissibilité, elles doivent être payées en versements, et ce, en fonction des besoins de trésorerie du bénéficiaire. »

Sur la base de ce qui précède, la SAI est versée par les IRSC selon le même échéancier que les autres paiements sur le Compte commun des subventions des IRSC, c'est-à-dire en six versements bimestriels à l'établissement hôte.

De plus, les politiques suivantes du gouvernement fédéral s'appliquent aux instituts :

À titre d'information, veuillez consulter la Loi sur les instituts de recherche en santé du Canada, 2000, qui établit les IRSC.


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Annexe A – Rapport financier annuel sur la SAI

Rapport financier annuel sur la SAI


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Annexe B - Modèle commun pour le transfert de fonds de la SAI entre les instituts des IRSC

Modèle commun pour le transfert de fonds de la SAI entre instituts


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Annexe C – Conditions du Conseil du Trésor pour le Programme de SAI des IRSC

Les Conditions du Conseil du Trésor pour le Programme de SAI des IRSC

Le présent manuel et ses annexes font partie des politiques, des procédures et des lignes directrices des IRSC. Il continuera d'être étoffé et modifié à mesure que les règles, les politiques et les situations changeront.

Pour toute clarification ou interprétation relative au présent manuel, les instituts et les instituts hôtes sont priés de consulter leur conseiller financier attitré ou le gestionnaire, Affaires des instituts.

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