Rapport de vérification interne - Cartes d’achat

Janvier 2006

Résumé

Dans le plan de vérification interne pour 2005 2006, la Direction de la vérification interne a procédé à une vérification de l’utilisation des cartes d’achat au sein des IRSC.

De multiples sources d’information ont été consultées pour appuyer les résultats et conclusions de cette vérification, notamment un examen en profondeur des politiques pertinentes ainsi que des entrevues et des consultations avec le personnel concerné.

Selon notre jugement professionnel, les procédures de vérification suivies et les preuves recueillies sont appropriées et suffisantes pour fournir une assurance raisonnable de l’exactitude des résultats du présent rapport.

La vérification a été effectuée conformément aux Normes internationales pour la pratique professionnelle de l’audit interne de l’Institut des vérificateurs internes, à la Politique sur la vérification interne du Conseil du Trésor et à la Politique de vérification interne des IRSC.

Principales observations

1. Le cadre de gestion établi par Finances et administration pour réduire les risques associés au programme des cartes d’achat n’est pas toujours respecté. De plus, la surveillance de l’utilisation des cartes d’achat est déficiente.
2. Des lacunes ont aussi été constatées dans la vérification des relevés mensuels et leur rapprochement avec les achats effectués par les détenteurs de carte. L’équipe de vérification a constaté que dans de nombreux cas les rapprochements étaient incomplets, il n’y avait pas de documents justificatifs et les dépenses étaient mal consignées dans le système comptable.
3. Les cartes d’achat ont été souvent utilisées sans aucune preuve en dossier que les préautorisations avaient été obtenues comme l’exige la Politique financière sur l’utilisation de cartes d’achat des IRSC, pour payer des articles non autorisés par celle ci ou pour des articles qui exigent l’autorisation préalable du gestionnaire du centre de responsabilité.
4. L’équipe de vérification a trouvé plusieurs cas de non-conformité avec la Politique financière sur l’utilisation de cartes d’achat des IRSC et la Politique sur les cartes d’achat du Conseil du Trésor.
5. Le nombre de cartes en circulation semble élevé par rapport au taux d’utilisation.

Principales recommandations R-1 La direction Finances et administration devrait s’assurer que les contrôles internes concernant les cartes d’achat sont appliqués efficacement partout dans l’organisation. De plus, l’utilisation de cartes d’achat devrait être surveillée.

R-2 Comme l’exige la Politique financière sur l’utilisation de cartes d’achat des IRSC, le gestionnaire du centre de responsabilité doit rendre compte de l’utilisation des cartes d’achat. Par conséquent, une formation obligatoire sur les responsabilités financières devrait être donnée annuellement à tous les gestionnaires de centre de responsabilité. Une formation obligatoire devrait aussi être offerte en permanence aux détenteurs de carte.

Table des matières

Résumé
1. Objectifs, portée, stratégie et critères

1.1 Objectifs
1.2 Portée
1.3 stratégie de vérification
1.4 Critères de vérification
2. Contexte
3. Principaux facteurs de risque
4. Constatations de la vérification

4.1 Cadre de contrôle de gestion

4.1.1 Diminution des risques et surveillance
4.1.2 Rapprochement des relevés des cartes d’achat
4.1.3 Nombre et limite des cartes
4.1.4 Divers
4.1.5 Gestion des stocks
4.2 Conformité aux politiques et procédures

4.2.1 Ségrégation des fonctions
4.2.2 Admissibilité des dépenses
4.2.3 Nature des dépenses
4.2.4 Émission et annulation de cartes
4.2.5 Politique et procédures
5. Recommandations
Annexe 1 – Plan d’action

1. Objectifs, portée, stratégie et critères

1.1 Objectifs

Les objectifs de cette vérification étaient :

1. d’évaluer l’efficacité du cadre de gestion actuel en ce qui a trait à l’utilisation des cartes d’achat; et
2. d’évaluer le niveau de conformité aux politiques et aux procédures des IRSC concernant l’administration et la surveillance des cartes d’achat et la reddition de comptes ainsi que le niveau de conformité à la Politique sur les cartes d’achat du Conseil du Trésor du Canada.

1.2 Portée

La vérification a couvert tous les aspects liés à l’utilisation des cartes d’achat aux IRSC pour la période du 1^er avril 2004 au 31 août 2005, y compris la gestion des cartes d’achat et le processus actuel d’approbation des cartes de même que l’efficacité des contrôles exercés sur l’utilisation des cartes d’achat, comme les limites de dépense et la fonction de supervision.

1.3 Stratégie de vérification

Des 1 686 transactions effectuées au moyen des cartes d’achat de la Banque de Montréal pour la période du 1^er avril 2004 au 31 août 2005 pour un montant de 412 278,21 $, nous avons examiné un échantillon de 542 transactions s’élevant au total à 238 222,19 $. L’échantillon s’appuyait à la fois sur une méthode de prélèvement au hasard et sur le jugement des vérificateurs internes. On a tenu compte du montant des transactions individuelles, de leur nature et du domaine d’activité auxquelles elles s’appliquaient.

Tableau 1 – Taille de l’échantillon

Nombre total de transactions (avril 2004 à août 2005)	Montant total des transactions effectuées par carte d’achat	Nombre de transactions vérifiées	Montant des transactions de l’échantillon
1 686	412 278,21 $	542	238 222,19 $
100 %	100 %	32 %	58 %

Voici les étapes suivies pour la vérification :

1. Examen de la politique et des directives du Conseil du Trésor sur l’utilisation des cartes d’achat;
2. Examen de la Politique financière sur l’utilisation de cartes d’achat des IRSC et des procédures connexes;
3. Entrevues avec du personnel choisi de la direction Finances et administration et des détenteurs de carte choisis; et
4. Analyse des procédures suivies lors de l’utilisation des cartes d’achat, du rapprochement des achats mensuels, de l’inscription au grand-livre de même que de l’utilisation des cartes.

1.4 Critères de vérification

Les critères ont été établis d’après la Politique financière sur l’utilisation de cartes d’achat des IRSC, la Politique sur les cartes d’achat du Conseil du Trésor du Canada  et le document intitulé Programme des cartes d’achat – guide de gestion préparé par le Conseil du Trésor du Canada :

1. L’existence et la disponibilité de politiques et procédures complètes, pertinentes, claires et bien documentées.
2. L’application constante des politiques et lignes directrices générales des IRSC, s’il y a lieu, et de la Politique sur les cartes d’achat du Conseil du Trésor du Canada.
3. Des rôles et responsabilités clairement définis.
4. Des programmes de formation qui sensibilisent les employés et les gestionnaires à leurs responsabilités et obligations.
5. Des processus de surveillance et de reddition de comptes qui permettent l’analyse de l’utilisation des cartes.
6. Une procédure de gestion du risque qui détermine la mauvaise utilisation des cartes d’achat et prend les mesures appropriées.
7. L’existence d’un coordonnateur désigné pour l’émission, l’annulation et le contrôle des cartes d’achat de même que pour le rapprochement des achats avec les relevés mensuels.
8. L’autorisation appropriée des cartes d’achat par le gestionnaire du centre de responsabilité, avec des limites de crédit raisonnables et des restrictions quant aux fournisseurs.
9. Les cartes sont rangées dans un endroit sécuritaire et utilisées seulement de la façon convenue.
10. Des achats valides appuyés par des reçus détaillés et une inscription précise dans les systèmes financiers.
11. Les articles en stock sont inscrits à l’inventaire.
12. Les tâches liées aux cartes d’achat sont effectuées à différents paliers d’autorité s’il y a lieu.

2. Contexte

L’utilisation des cartes d’achat dans les ministères et organismes gouvernementaux a été approuvée à la fin de 1991 afin de réduire et de simplifier le processus d’achat de biens et services et de réduire ou d’éliminer les bons de commande locaux et les petites caisses. On comptait, en février 2004, plus de 35 000 cartes en usage au gouvernement et le volume total des achats en 2002 s’élevait à 560 millions de dollars par mois¹.

Les IRSC utilisent la Banque de Montréal comme fournisseur de cartes d’achat. Les cartes permettent aux employés de faire des achats dont le plein montant est réglé par les IRSC au fournisseur de la carte dès réception du relevé. Il n’y a pas de frais pour les cartes et des remises conditionnelles sont possibles s’il y a règlement plus rapide et/ou par voie électronique.

Administration des cartes d’achat

Comme le précise la Politique financière sur l’utilisation de cartes d’achat des IRSC, le gestionnaire des services financiers généraux désigne un coordonnateur des cartes d’achat dont la responsabilité principale est la gestion des cartes d’achat. Les devoirs de cette fonction énumérés dans le profil de rôle sont de veiller à la bonne marche du système gouvernemental de cartes d’achat, d’assurer l’émission et l’annulation des cartes, de surveiller les dépenses et de former les employés afin d’assurer une utilisation appropriée des cartes. Le rôle du coordonnateur des cartes d’achat est actuellement assumé aux IRSC par l’agente principale des opérations comptables.

Cadre d’utilisation des cartes d’achat

L’utilisation de cartes d’achat est assujettie aux documents suivants :

1. La Politique financière sur l’utilisation de cartes d’achat établie en mars 2003 par les IRSC de même qu’une liste de questions fréquemment posées pour appuyer la politique; et
2. la Politique sur les cartes d’achat du Conseil du Trésor de même que le Programme des cartes d’achat – Guide de gestion.

Utilisation des cartes d’achat

Au 31 août 2005, 59 employés des IRSC avaient en leur possession 61 cartes d’achat assorties de limites allant de 500 $ à 25 000 $ pour un crédit total mensuel disponible de 396 000 $. Deux employés détiennent chacun deux cartes pour régler les achats de deux centres de responsabilité.

Tableau 2 – Répartition des limites de crédit

Limite de crédit	Nombre de cartes	Pourcentage
500 $ – 3 000 $	10	16,4
5 000 $ – 7 000 $	39	64
10 000 $ – 15 000 $	10	16,4
25 000 $	2	3,2
Total	61	100

3. Principaux facteurs de risque

L’usage accru des cartes d’achat a eu un impact sur les cadres de contrôle traditionnels sur support papier et soulève des inquiétudes quant au risque accru d’erreur ou d’abus qui peuvent passer inaperçus. Les risques potentiels comprennent :

• la possession non autorisée d’une carte découlant de contrôles déficients lors de l’émission;
• des achats non autorisés tels qu’ils sont définis dans la Politique financière sur l’utilisation de cartes d’achat, p. ex., déplacements, articles pour automobiles, articles attrayants (tels qu’ils sont définis dans la politique, voir la section  4.2.2 du présent rapport), etc., attribuables à un manque de formation et/ou de vérification comptable;
• une mauvaise utilisation de la carte après son expiration ou sa perte, à cause de procédures de surveillance inappropriées ou déficientes;
• le fractionnement du paiement pour contourner la limite de crédit des transactions individuelles à cause de politiques incomplètes, d’une formation insuffisante et d’une surveillance déficiente de l’utilisation de la carte;
• une classification incorrecte des dépenses en raison d’une surveillance limitée et déficiente;
• le paiement de biens qui n’ont peut-être jamais été reçus à cause de contrôles internes insuffisants et déficients; et
• des remboursements multiples en raison d’une surveillance déficiente ou de contrôles insuffisants.

4. Constatations de la vérification

4.1 Cadre de contrôle de gestion

4.1.1 Diminution des risques et surveillance

Même si la direction Finances et administration a établi un cadre de contrôle pour diminuer les risques associés au programme des cartes d’achat, celui ci n’est pas suivi de façon uniforme. De plus, la surveillance de l’utilisation de cartes d’achat est déficiente.

La procédure de surveillance actuelle se limite à un examen visuel des relevés mensuels individuels par le coordonnateur des cartes d’achat. Des commentaires sur des transactions inhabituelles (frais de déplacements ou multiples transactions chez le même fournisseur) sont acheminés à l’agent des opérations comptables sans tenir compte :

• de l’exhaustivité de l’information et de la documentation concernant les achats mensuels;
• du suivi auprès de l’agent des opérations comptables pour s’assurer que les cas de dépenses douteuses sont examinés, réglés et consignés en dossier;
• du taux d’utilisation des cartes.

En conséquence, la possibilité de réduction des risques est faible, les cas de non-conformité ne sont pas toujours signalés, les achats peuvent être effectués et les paiements réglés sans avoir été examinés. Ces cas sont discutés plus en détail dans la section de ce rapport portant sur la conformité.

4.1.2 Rapprochement des relevés des cartes d’achat

Les rapprochements des relevés des cartes d’achat sont très souvent incomplets, ne s’accompagnent pas de la documentation nécessaire et ne sont pas traités dans les délais prescrits.

Chaque mois, le coordonnateur des cartes d’achat télécharge les relevés individuels (pour les 61 cartes en circulation) du site Web de la Banque de Montréal à des fins de traitement. Les soldes impayés sont réglés individuellement et les relevés sont envoyés aux détenteurs de carte pour qu’ils puissent faire le rapprochement et vérifier leurs achats du mois. Des dossiers sur les achats effectués par carte d’achat doivent être conservés comme piste de vérification et comme documentation à l’appui pour les rapprochements et la vérification des comptes. La direction Finances et administration traite les dépenses dans le système comptable après avoir reçu les rapprochements.

Documents à l’appui

Pour l’échantillon étudié, la qualité des documents à l’appui dans les dossiers des détenteurs de carte était médiocre. L’équipe de vérification a noté que des dossiers étaient mal organisés, que des factures à l’appui n’étaient pas disponibles et des cas où d’autres documents à l’appui, comme des préautorisations, n’étaient pas conservés, rendant difficile la vérification de certaines transactions. En revanche, quelques exemples de bonnes pratiques de consignation en dossier ont été notés chez des détenteurs de carte.

Dans l’échantillon des transactions effectuées par carte d’achat, 87 achats (27 380 $) sur un total de 542, ou 16 %, n’étaient pas appuyés par une facture, 10 (2 %) étaient appuyés par un bordereau de carte de crédit ou un reçu de caisse sans aucun détail de l’achat, et 34 (6 %) étaient appuyés soit par un formulaire d’inscription, un formulaire d’abonnement, une confirmation d’inscription, ou par la copie d’une demande imprimée principalement à partir du site Web du fournisseur. Les détenteurs de carte ont expliqué que le vendeur ne transmet pas toujours une facture lorsqu’une commande est effectuée par Internet.

Même s’il manquait des documents appropriés et complets sur des transactions, les gestionnaires de centre de responsabilité ont approuvé les transactions.

L’absence de documents complets, notamment de factures originales, fait augmenter le risque de perte attribuable aux erreurs ou à la fraude.

Intégralité des rapprochements

Les rapprochements ont été traités malgré le manque de documents à l’appui; de plus, d’autres types d’erreur ont été décelés, par exemple :

• un achat au montant de 3 135,10 $ était appuyé seulement par une facture de 2 362,56 $ qui avait déjà été acquittée par une autre carte d’achat; et
• une facture semblait avoir été payée deux fois; compte tenu que la limite de crédit d’une des cartes avait été dépassée, une facture de 4 173 $ a été divisée en deux paiements égaux et facturée à deux cartes différentes; un seul compte avait une facture jointe.

Ces cas n’ont pas semblé déclencher le besoin d’une vérification supplémentaire. Pendant la vérification, l’équipe a obtenu copie des factures directement des détenteurs de carte pour vérifier que tous les paiements étaient légitimes.

• En juillet 2004, quatre montants de 750 $ portés à une carte d’achat n’ont pas été reconnus par le détenteur de la carte et ont été inscrits dans le système comptable comme paiements en trop à recevoir. En avril 2005, l’entrée a été modifiée et un montant de 3 000 $ a été inscrit en frais de conférence. Aucun document à l’appui n’a été trouvé en dossier.
• En octobre 2004, deux dépenses totalisant 541,57 $ n’ont pas été reconnues par le détenteur de la carte. Elles ont été rapprochées dans le système comptable en décembre 2004, toutefois, aucune justification n’a été trouvée en dossier pour appuyer les entrées.
• Les inscriptions au grand livre général (GLG) ne sont pas faites d’après la facture réelle mais d’après le registre de la carte téléchargé de la Banque de Montréal où tous les montants facturés au Canada sont diminués de 7 %. Donc, lorsque la taxe de vente provinciale (TVP) ou d’autres soldes sont payés, ils ne sont pas inscrits correctement dans le grand livre approprié.
• Il incombe au détenteur de la carte d’appliquer le bon code financier aux achats; cependant, le code inscrit par le détenteur n’est pas toujours exact. Dans l’échantillon vérifié, 41 entrées (7,5 %) portaient le mauvais code financier; pour les achats sans facture (87 ou 16 %), nous n’avons pu vérifier la dépense réelle ni, par conséquent, le code financier.

Rapidité du codage financier

La vérification des relevés mensuels par les détenteurs de carte assure que les biens et services acquis au moyen de la carte d’achat ont été correctement facturés et payés comme il se doit par Finances et administration. Cela permet aux gestionnaires de centre de responsabilité de vérifier l’exécution du marché et le prix en conformité avec l’article 34 de la Loi sur la gestion des finances publiques. Lorsque la vérification n’a pas lieu rapidement après le paiement, l’efficacité de la procédure en souffre et des erreurs peuvent passer inaperçues à la longue.

L’étude des transactions de l’échantillon a révélé que les rapprochements n’ont pas toujours été faits à temps. Des 542 transactions vérifiées, 95 (ou 18 %) ont été rapprochées et inscrites au système comptable plus de deux mois après la date du paiement.

4.1.3 Nombre et limite des cartes

Le nombre de cartes en circulation de même que certaines limites de crédit semblent élevés en comparaison avec les habitudes de dépense actuelles.

Des employés occupant diverses fonctions aux IRSC ont reçu des cartes d’achat pour l’acquisition de biens et services de faible valeur. Les discussions avec le coordonnateur des cartes d’achat nous ont révélé que la non-utilisation d’une carte n’est pas contrôlée. Afin de déterminer l’ampleur de cette inactivité, une analyse de l’utilisation des cartes d’achat a été effectuée sur la période de un an allant du 1^er septembre 2004 au 31 août 2005. L’analyse a donné les résultats suivants :

Tableau 3 – Nombre de cartes inactives

Période d’inactivité	Nombre de cartes	Crédit mensuel total disponible
Pour les 3 derniers mois	12	72 500 $
Pour les 6 derniers mois	8	57 500 $
Pour les 12 derniers mois	3	32 000 $

Le tableau 4 qui suit nous fournit des informations, pour la période de septembre 2004 à août 2005, sur la distribution des cartes d’achat et leur taux d’utilisation. On retrouve en moyenne une carte d’achat par cinq employés et le pourcentage d’utilisation de la limite de crédit est de 6 %.

Après avoir discuté avec les détenteurs de carte et examiné leurs dossiers, nous constatons que certains détenteurs de carte achètent peu et pour des montants peu élevés. Un nombre élevé de détenteurs de cartes augmente le risque de perte ou de détournement.

Tableau 4 – Distribution et utilisation des cartes

Portefeuille	Limite de crédit mensuelle disponible	Nombre de cartes	Limite de crédit mensuelle moyenne par carte	Nombre d'employés	Nombre d'employés par carte	Total des achats sept. 2004 à août 2005	Utilisation mensuelle moyenne	Taux d'util. de la limite de crédit
Bureau de l'éthique	5 000 $	1	5 000 $	11	11	12 563 $	1 047 $	21 %
Secrétariat en éthique de la recherche	7 000 $	1	7 000 $	5	5	14 758 $	1 230 $	18 %
Affaires générales	60 000 $	12	5 000 $	53	4,4	55 790 $	4 649 $	9 %
Service et opérations	175 500 $	18	9 750 $	95	5,3	135 358 $	11 280 $	6 %
Recherche	106 000 $	20	5 300 $	129	6,45	56 557 $	4 713 $	4 %
Personnel des instituts en poste à Ottawa	42 500 $	9	4 722 $	21	2,3	20 138 $	1 678 $	4 %
Total	396 000 $	61	6 492 $	314	5,1	295 164 $	24 597  $	6 %

4.1.4 Divers

Taxe de vente provinciale

Les politiques du Conseil du Trésor et des IRSC exigent que les achats du gouvernement fédéral soient exemptés des taxes de vente provinciales (TVP). Notre vérification révèle que pour 10 % des cas de l’échantillon, la TVP a été payée sur les achats effectués avec des cartes d’achat, soit un montant approximatif de 707 $ pour des transactions s’élevant à 10 313 $. Rien au dossier n’indique que la direction Finances et administration a remis en question le paiement des TVP auprès des détenteurs de carte afin de recouvrer les montants payés et de réduire la fréquence de ces incidents.

Les articles 5e) et 5f) de la Politique financière pour l’utilisation de cartes d’achat précisent que le détenteur de la carte doit veiller à ce que le marchand ne facture pas la taxe de vente provinciale sauf si elle fait partie de la taxe de vente harmonisée, et à lui faire connaître le numéro d’exemption de la taxe de vente provinciale des IRSC. Dans nos entrevues avec les détenteurs de carte, nous avons noté que des détenteurs n’avaient pas de numéro d’exemption de la TVP et, dans d’autres cas, que le marchand n’avait pas tenu compte de cette exemption même si « TVP exemptée » figure sur toutes les cartes d’achat.

Remise de l’émetteur de carte

Des remises sont accordées aux IRSC selon le volume d’achat et la rapidité avec laquelle le solde est réglé à la Banque de Montréal. Actuellement, les soldes des cartes d’achat ne sont pas payés assez rapidement pour profiter au maximum de la remise accordée à l’organisme.

Les achats réalisés au moyen des cartes d’achat pendant l’année 2004 se sont chiffrés à 309 159,56 $. La remise obtenue d’après les taux actuels de la Banque de Montréal a été de 1 468,51 $.

Des discussions avec le coordonnateur des cartes d’achat nous révèlent que pour acquitter les soldes impayés plus tôt et maximiser la remise pour les IRSC, il faudrait passer à une méthode de facturation centralisée. Tous les relevés individuels seraient facturés aux IRSC en un seul montant. Si le paiement est fait dans la période de grâce de sept jours, la remise augmente pour passer à 0,75 % du volume d’achat; et si le paiement est fait dans les quatre jours de la facturation, la remise serait de 0,79 %. D’après le volume de 2004, la remise aurait été de 2 442,36 $. Le coordonnateur des cartes d’achat étudie actuellement la possibilité de modifier la méthode de facturation.

4.1.5 Gestion des stocks

Même si les biens meubles (les biens durables qui ne sont pas des biens réels) achetés par la section Administration sont répertoriés dans le SAIGM (Système automatisé d’information de gestion du matériel), les IRSC n’ont pas de politique concernant la gestion du matériel.

En raison de ce manque de directive sur les biens meubles dans la Politique financière sur l’utilisation de cartes d’achat (voir la section 4.2.5 du présent rapport), les achats effectués par carte ne sont pas toujours déclarés à l’agent des locaux et installations pour inscription dans le système de contrôle des stocks, augmentant par le fait même le risque de perte de ces biens.

L’étude des achats effectués par carte d’achat indique que les cartes ont souvent servi à acheter et à payer des biens meubles et des articles attrayants, sans aucune indication que ces articles ont été déclarés pour être inscrits dans l’inventaire. L’achat d’un appareil photo numérique d’une valeur de 2 412,78 $ a été déclaré pour inscription dans l’inventaire seulement lorsque le rapprochement des achats mensuels a été présenté à Finances et administration et que le coordonnateur des cartes a remis en question cet achat.

Selon la Politique sur les cartes d’achat du Conseil du Trésor, les ministères doivent comptabiliser dans le système de gestion des stocks les articles achetés au moyen d'une carte d'achat si la valeur de ces articles dépasse la valeur-seuil du ministère aux fins de l'inventaire; actuellement, cela n’est pas le cas aux IRSC.

4.2 Conformité aux politiques et procédures

4.2.1 Ségrégation des fonctions

Le manque de surveillance officielle et une ségrégation insuffisante des fonctions entre le personnel affecté au processus d’achats par carte et celui qui approuve les paiements des achats par carte créent un risque inutile pour les IRSC.

Le Programme de cartes d’achat – Guide de gestion du Secrétariat du Conseil du Trésor indique que, même si les cartes d’achat sont utilisées pour des transactions de faible valeur, on doit reconnaître le principe de base de la séparation des tâches. Selon la Loi sur la gestion des finances publiques (LGFP), nul n’exercera un pouvoir de dépenser (article 34 de la LGFP) à l’égard d’une demande de paiement dont il peut bénéficier personnellement de façon directe ou indirecte. Cela est important si le détenteur de la carte est le gestionnaire habilité à autoriser l’exécution du marché en vertu de l’article 34 de la Loi sur la gestion des finances publiques.

L’étude de l’échantillon de transactions par carte révèle que :

• pour une période de quatre mois consécutifs entre novembre 2004 et février 2005, le rapprochement mensuel des achats par carte avec les relevés mensuels a été signé par le détenteur de la carte sans aucune preuve d’examen par l’administration. L’absence de ce contrôle essentiel augmente la possibilité d’achats inadéquats;
• l’agent des opérations comptables est détenteur d’une carte. Les achats effectués par la carte sont autorisés comme il se doit selon l’article 34. Toutefois, les dépenses sont inscrites dans le système comptable par le détenteur de la carte. Selon le directeur, Finances et administration, cette situation a déjà été corrigée; et
• rien dans les dossiers des cartes d’achat n’indique que les gestionnaires de centre de responsabilité aient obtenu une préautorisation d’un supérieur pour des dépenses qu’ils effectuaient en leur nom (comme des frais d’inscription à une conférence ou une cotisation à une association) et pour lesquelles ils avaient fourni l’approbation exigée par l’article 34.

4.2.2 Admissibilité des dépenses  

La Politique financière sur l’utilisation de cartes d’achat interdit de les utiliser, par exemple, pour des frais de voyage; des achats personnels; des dépenses liées à l’utilisation et à l’entretien d’un véhicule; et des articles attrayants, c. à d. des biens électroniques. Ces biens comprennent mais ne sont pas limités à ce qui suit :

• téléphones cellulaires et accessoires;
• assistants numériques personnels et accessoires;
• matériel informatique et accessoires; et
• logiciels.

En plus de ces restrictions, certains articles admissibles, comme du mobilier et les frais d’accueil et de conférences, doivent être préautorisés avant leur paiement par carte d’achat, comme le précisent les politiques actuelles des IRSC.

L’étude de l’échantillon vérifié a révélé plusieurs cas où les cartes d’achat ont servi à l’achat d’articles réglementés, comme l’illustre le tableau 5.

 Tableau 5 – Achats d’articles réglementés

Catégorie	Description	Nombre d’occurrences	Montant
Frais d’inscription à une conférence sans préautorisation	Diverses conférences	66	34 352 $
Articles attrayants	Appareil photo numérique, chargeurs pour appareil photo, étuis pour appareil photo, téléphone cellulaire, écouteur pour téléphone cellulaire, deux ordinateurs autonomes personnels, étiqueteuses, casques d’écoute et amplificateurs téléphoniques, imprimantes, terminaux de poche (BlackBerrry) ,chargeurs de voyage, casques d’écoute et  logiciels	22	26 704 $
Frais d’accueil sans préautorisation	Diverses fonctions	6	1 776 $
Frais de voyage	Réservations d’hôtel, changement de siège	7	1 309 $
Autre	Abonnement au journal Guardian envoyé directement au domicile de deux employés travaillant dans la même unité	2	342 $
Total		103	64 483,00 $
Pourcentage de l’échantillon		19 %	27 %

• Les terminaux de poche (BlackBerry), les chargeurs de voyage et les ordinateurs personnels de même que la plupart des achats de logiciels ont été effectués par les services à la clientèle et de soutien technique de même que par les services de gestion de logiciels et de l’infrastructure. Lorsque nous avons rencontré les gestionnaires de ces services, ils nous ont expliqué que, dans beaucoup de cas, les achats de logiciels sont faits par Internet et que la carte de crédit est la seule façon de payer;
• les discussions avec des détenteurs de carte révèlent également que les casques d’écoute et les amplificateurs ont été achetés à partir du catalogue de fournitures de bureau et n’avaient pas été jugés être des articles attrayants.

Dix-huit cotisations ont été aussi payées au nom d’employés. Seulement deux avaient été préapprouvées par le gestionnaire de centre de responsabilité. Actuellement, aucune politique aux IRSC ne définit les conditions de remboursement des frais de cotisation et des droits d’inscription. Le Conseil du Trésor a une Politique sur les cotisations qui précise les droits des employés.

4.2.3 Nature des dépenses

Pendant la vérification des transactions effectuées par carte d’achat, l’équipe de vérification a constaté que beaucoup de dépenses ne semblaient pas raisonnables compte tenu de leur nature. Ces dépenses ont été approuvées par le gestionnaire de centre de responsabilité lors du rapprochement des achats qui a lieu après la transaction. Par exemple,

• l’achat d’un appareil photo numérique au montant de 2 412,78 $ par le Secrétariat en éthique de la recherche afin de prendre des photographies d’un groupe d’experts, qui seraient ensuite affichées sur le site Web de même que dans des présentoirs et du matériel de communication. L’achat de cet article semble excessif; les Services de création des IRSC auraient pu fournir sans frais ce service au secrétariat, lui évitant ainsi cette dépense;
• le logiciel Professional Science Photodisc au montant de 763,60 $ a été acheté sans approbation ni justification de son utilisation; de plus, ce logiciel est un article réglementé;
• une collection d’icônes multifonctionnelles achetée au montant de 454,12 $ sans justification ni préautorisation;
• un catalogue d’échantillons de couleur au montant de 118,24 $, acheté sans préautorisation, afin de vérifier la couleur réelle imprimée à partir d’un ordinateur;
• deux abonnements (dont un renouvellement) au journal Guardian pour deux personnes travaillant dans la même unité et livré à leur adresse personnelle, sans préautorisation ni justification; et
• une lampe de bureau au montant de 136,88 $ achetée dans un magasin d’ameublement par un détenteur de carte pour son usage, alors qu’un tel article est offert dans le catalogue des fournitures de bureau à un prix moindre.

4.2.4 Émission et annulation de cartes

Les cartes d’achat ne sont pas toujours émises et annulées en conformité avec la Politique financière sur l’utilisation de cartes d’achat des IRSC. Certaines pratiques actuelles auraient besoin d’être modifiées afin d’assurer la pleine conformité à cette politique.

Le coordonnateur des cartes d’achat ne tient pas de registre de toutes les cartes actives, comme le demande la Politique financière sur l’utilisation de cartes d’achat; même si un relieur à feuilles mobiles contenant toutes les demandes de cartes d’achat est mis à jour par le coordonnateur des cartes d’achat, il n’existe aucune liste maîtresse des détenteurs de carte actuels et des numéros de carte correspondants.

Au 31 août 2005, 59 employés détenaient 61 cartes d’achat. Toutefois, à différents moments pendant la vérification, des cartes étaient détenues par d’autres employés qui avaient été mutés, qui étaient en congé ou qui avaient quitté les IRSC. L’examen a porté sur l’émission de 69 cartes d’achat. L’équipe de vérification a noté un certain nombre de faiblesses dans le processus, notamment le contrôle des cartes émises. Voici les constatations :

Observation	Occurrence	Pourcentage
Autorisation d’émettre une carte d’achat obtenue du gestionnaire des Services financiers généraux après la réception de la carte par le détenteur.	25	36 %
Attestation des responsabilités et obligations non signée par les détenteurs de carte comme l’exige la politique du Conseil du Trésor.	3	4 %
Confirmation de la réception de la carte non signée par les détenteurs.	3	4 %
Demande de carte autorisée par un employé n’ayant aucun  pouvoir de signature.	1	1 %
Carte non annulée pour une employée en congé de maternité depuis mai 2005.	1	1 %
Carte utilisée pour une dépense liée au travail pendant qu’un employé était en congé de maladie.	1	1 %

En plus de ces observations, l’équipe de vérification a noté les faiblesses suivantes dans la procédure :

• la politique n’exige pas l’annulation des cartes d’achat lorsque le détenteur est en congé prolongé, par exemple, un congé de maladie;
• aucun processus officiel n’est en place pour informer le coordonnateur des cartes d’achat qu’un détenteur a quitté le centre de responsabilité d’un gestionnaire pour un autre;
• le principal responsable chargé de remplir le « document de départ d’un employé » est l’employé, même si des parties du document doivent être remplies et signées par les diverses unités où l’employé a un compte non réglé, une carte d’achat ou d’autres articles prêtés par les IRSC. Cela s’applique également aux employées qui s’absentent en congé de maternité; et
• à sept occasions, des courriels inclus dans les dossiers de cartes d’achat prouvent que la carte a été utilisée par une autre personne que le détenteur pour effectuer des achats. Dans quatre autres cas, les documents au dossier donnent à penser que des achats ont été faits par d’autres personnes que le détenteur de la carte.

Ces cas contreviennent à la Politique financière sur l’utilisation de cartes d’achat de même qu’à la Politique sur les cartes d’achat du Conseil du Trésor.

4.2.5 Politique et procédures

La Politique financière sur l’utilisation de cartes d’achat des IRSC a été publiée en mars 2003, et les employés des IRSC peuvent la consulter sur intranet. Lors de la vérification, elle a été examinée et comparée aux lignes directrices et aux politiques équivalentes du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada afin d’y relever toute lacune ou contradiction.

La politique des IRSC est raisonnablement détaillée et s’accompagne d’une « Foire aux questions » et d’une liste des articles admissibles et des articles non admissibles. Toutefois, la politique n’interdit pas l’acquisition de biens meubles, pas plus qu’elle n’exige leur consignation dans l’inventaire ni ne propose une procédure interne pour assurer une consignation appropriée de ces articles dans l’inventaire.

5. Recommandations

R-1 La direction Finances et administration devrait s’assurer que les contrôles internes concernant les cartes d’achat sont appliqués efficacement partout dans l’organisation. De plus, l’utilisation de cartes d’achat devrait être surveillée.

R-2 Comme l’exige la Politique financière sur l’utilisation de cartes d’achat des IRSC, le gestionnaire du centre de responsabilité doit rendre compte de l’utilisation des cartes d’achat. Par conséquent, une formation obligatoire sur les responsabilités financières devrait être donnée annuellement à tous les gestionnaires de centre de responsabilité. Une formation obligatoire devrait aussi être offerte en permanence aux détenteurs de carte.

Annexe 1 – Plan d’action

Résumé des recommandations et plan d’action de la direction

Recommandation	Plan d'action	Responsabilité	Échéancier
Recommandation no1 : La direction Finances et administration devrait s'assurer que les contrôles internes concernant les cartes d'achat sont appliqués efficacement partout dans l'organisation. De plus, l'utilisation de cartes d'achat devrait être surveillée.	La direction F et A dressera des listes de contrôle à l'intention des gestionnaires des centres de responsabilité (CR) et des agents de vérification des comptes, et mettra en place un programme de contrôle de la qualité. Comme composante du cadre de gestion des cartes d'achat, la direction F et A procédera à un examen périodique du nombre de cartes et du profil des détenteurs.	V.-p., Service et opérations	Février 2006
Recommandation no2 : Comme l'exige la Politique financière sur l'utilisation de cartes d'achat des IRSC, le gestionnaire du centre de responsabilité doit rendre compte de l'utilisation des cartes d'achat. Par conséquent, une formation obligatoire sur les responsabilités financières devrait être donnée annuellement à tous les gestionnaires de centre de responsabilité. Une formation obligatoire devrait aussi être offerte en permanence aux détenteurs de carte .	Nous sommes d'accord sur cette recommandation. La direction F et A élabore actuellement une politique de gestion des dépenses, et la formation sera obligatoire pour tous les gestionnaires de CR. Une formation obligatoire est déjà fournie aux nouveaux détenteurs de carte et elle sera obligatoire pour tous les gestionnaires de CR de qui relèvent des employés détenteurs d'une carte d'achat.	V.-p., Service et opérations	Mars 2006

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¹Source : Canada’s Magazine on public sector purchasing – février 2004