Rapport de vérification interne - Langues officielles

Juin 2006

Résumé

Dans le Plan de vérification interne pour 2005-2006, la Direction de la vérification interne a procédé à la vérification interne du Programme des langues officielles au sein des IRSC .

Selon notre jugement professionnel, les procédures de vérification suivies et les preuves recueillies sont appropriées et suffisantes pour fournir une assurance raisonnable de l'exactitude des conclusions du présent rapport.

La vérification a été effectuée conformément aux Normes internationales pour la pratique professionnelle de l'audit interne de l'Institut des vérificateurs internes, à la Politique sur la vérification interne du Conseil du Trésor et à la Politique de vérification interne des IRSC.

Principales observations

Les IRSC ont pris de nombreuses mesures positives par rapport aux volets service au public et langue de travail de la Loi sur les langues officielles, en ayant notamment des sites Internet et intranet bilingues; en ayant un certain nombre de postes bilingues au sein de l'organisation; en fournissant aux employés des instruments de travail dans la langue de leur choix; et en consacrant un budget à la formation en langue seconde. Néanmoins, les IRSC pourraient accentuer leur engagement à servir le public dans les deux langues officielles et à favoriser un milieu de travail propice à l'utilisation des deux langues officielles. De plus, les IRSC doivent trouver des solutions créatives dans leur modèle unique d'instituts virtuels pour répondre à leurs obligations de fournir au public des services dans les deux langues officielles.

Les IRSC doivent clairement affirmer leur intention d'appliquer la directive du Conseil du Trésor sur la désignation des profils linguistiques. À l'heure actuelle, 6 %; des titulaires aux IRSC ne répondent pas aux exigences linguistiques de leur poste. Ce pourcentage se compare à 4 %¹ dans la fonction publique fédérale au 31; mars; 2004. Toutefois, puisque quelques profils linguistiques peuvent avoir été déterminés sur la base des compétences linguistiques de leurs titulaires, ce pourcentage serait vraisemblablement plus élevé si la directive susmentionnée était appliquée.

Les IRSC doivent établir des mesures de contrôle pour la détermination, la surveillance et le suivi d'éléments relatifs au Programme des langues officielles comme l'efficacité de la formation linguistique.

La Politique sur les langues officielles des IRSC a été adoptée en 2002, et elle a donc besoin d'être mise à jour pour tenir compte des nouveaux instruments de politique sur les langues officielles qui sont entrés en vigueur le 15 juillet 2005 afin de définir les obligations linguistiques des établissements fédéraux en matière de communications et de services au public.

Principales recommandations

1 - Les IRSC devraient s'assurer que leur Politique sur les langues officielles actuelle est mise à jour afin :

• d'englober tous les éléments de la Loi sur les langues officielles et les nouveaux instruments de politique qui sont entrés en vigueur en juillet 2005, de manière à refléter l'engagement de la haute direction à l'égard de la Loi;
• de définir clairement les rôles et les responsabilités des principaux responsables de son application, c'est-à-dire la haute direction, le directeur des Ressources humaines et les employés (dont le « champion des langues officielles »);
• de définir clairement les obligations des instituts pour ce qui est du service au public en vertu de la Loi sur les langues officielles;
• d'inclure un volet formation linguistique et maintien de l'acquis pour renforcer l'appui par la direction des employés qui cherchent à atteindre les exigences linguistiques de leur poste.

2 - Les IRSC devraient élaborer une stratégie globale en matière de langues officielles au sein de l'organisation et s'assurer de son application concrète par un système de surveillance rigoureux. Les résultats et les réalisations devraient être signalés à la haute direction et dans le cadre de l'examen annuel du Conseil du Trésor concernant les langues officielles.

3 - Les IRSC doivent élaborer et mettre en oeuvre des systèmes et des processus plus globaux pour s'assurer que le service au public est dans les deux langues officielles. Il importe de contrôler ces processus régulièrement pour en assurer l'efficacité.

4 - Les IRSC devraient :

• inclure leur Programme des langues officielles dans leurs plans stratégiques et opérationnels, et assigner des responsabilités claires pour sa mise en oeuvre et son rendement;
• renforcer la sensibilisation et la compréhension de tous les employés relativement à leurs droits et à leurs responsabilités en matière de langues officielles, de dualité linguistique et de respect des langues officielles.
• intégrer les objectifs en matière de langues officielles dans la gestion du rendement des gestionnaires et des cadres supérieurs des IRSC.

5 - Les IRSC devraient établir des mécanismes de surveillance et de contrôle efficaces pour s'assurer du fonctionnement efficace et efficient de leur Programme des langues officielles, c'est-à-dire :

• élaborer et mettre en oeuvre un processus structuré pour procéder à l'identification linguistique de leurs postes;
• élaborer, mettre en oeuvre et surveiller rigoureusement les plans de formation et les mesures de maintien de l'acquis;
• doter comme il se doit les postes de service au public, y compris dans les instituts;
• administrer efficacement la prime au bilinguisme;
• mettre périodiquement la question des langues officielles à l'ordre du jour du Comité de la haute direction;
• prendre en considération la connaissance de la langue seconde comme critère d'évaluation pour les postes de directeur et de cadre supérieur;
• consacrer suffisamment de ressources à l'amélioration de la visibilité des langues officielles chez le personnel, en particulier dans les postes de supervision.

Table des matières

Résumé
1. Objectifs, portée, stratégie et critères
1.1 Objectifs
1.2 Portée
1.3 Stratégie de vérification
1.4 Critères de vérification
2. Contexte
3. Principaux facteurs de risque
4. Observations de la vérification
4.1 Cadre de gestion
4.1.1 Politique sur les langues officielles
4.1.2 Rôles et responsabilités
4.1.3 Examen annuel des langues officielles par le Conseil du Trésor
4.2 Service au public
4.2.1 Postes où le service au public est prévu
4.2.2 Site Internet
4.2.3 Services téléphoniques
4.2.4 Dossiers de correspondance
4.3 Langue de travail
4.3.1 Création d'un milieu de travail bilingue
4.3.2 Satisfaction des employés
4.3.3 Réunions
4.3.4 Supervision et évaluations de rendement
4.3.5 Communications internes
4.3.6 Services centraux
4.4 Gestion du programme
4.4.1 Désignation linguistique des postes
4.4.2 Formation linguistique
4.4.3 Prime au bilinguisme
4.4.4 Cadres
4.4.5 Postes de supervision
4.4.6 Culture organisationnelle
4.4.7 Résultats aux tests d'évaluation de la langue seconde
Annexe 1 - Plan d'action

1. Objectifs, portée, stratégie et critères

1.1 Objectifs

Les objectifs de la vérification étaient les suivants :

1. s'assurer que les IRSC se conforment à la Loi sur les langues officielles et que la politique en vigueur aux IRSC est en harmonie avec le Programme des langues officielles. Le Programme des langues officielles englobe le leadership de la haute direction, sa responsabilité et son engagement face à la dualité linguistique, de même que toutes les activités visant à satisfaire aux obligations et aux engagements du gouvernement du Canada en vertu de la Loi sur les langues officielles. Ces obligations et ces engagements sont entre autres la communication avec le public et la prestation de services au public dans les deux langues officielles, et l'assurance que l'anglais et le français ont le même statut comme langues de travail dans les institutions fédérales;
2. évaluer l'efficacité des procédures en vigueur pour gérer ce programme.

1.2 Portée

La vérification a porté sur la Partie IV (Communications avec le public et prestation des services) et la Partie V (Langue de travail) de la Loi sur les langues officielles, ainsi que sur l'administration du Programme des langues officielles.

1.3 Stratégie de vérification

La vérification a consisté en entrevues avec des membres choisis du personnel, en l'analyse de dossiers pertinents, et en examens de communications écrites. Des appels téléphoniques non identifiés ont été faits à tous les instituts des IRSC pour évaluer leur capacité de servir le public dans la langue officielle de son choix. En plus, un questionnaire a été envoyé à tous les employés des IRSC pour évaluer leur satisfaction relativement à l'utilisation des langues officielles dans l'exécution de leurs tâches.

1.4 Critères de vérification

Les critères suivants ont été établis sur la base de la Loi sur les langues officielles, des nouveaux instruments de politique sur les langues officielles publiés par l'Agence de gestion des ressources humaines de la fonction publique du Canada (AGRH) et de la Politique sur les langues officielles des IRSC.

1. Une politique complète, particulière, claire et bien documentée existe; elle est disponible et est communiquée aux employés des IRSC.
2. La politique des IRSC est appliquée de façon uniforme en conformité avec le Cadre de politiques en matière de langues officielles du Conseil du Trésor du Canada et la Politique sur les langues officielles pour la gestion des ressources humaines.
3. Les rôles et les responsabilités sont clairement définis pour ce qui est de l'application du Programme des langues officielles.
4. Les IRSC communiquent avec le public et le servent dans les deux langues officielles, comme l'exige la Loi sur les langues officielles.
5. Le milieu de travail favorise l'utilisation des deux langues officielles dans les régions désignées bilingues, si bien que les employés peuvent employer l'une ou l'autre langue dans l'exécution de leurs tâches.
6. Le processus d'identification des exigences linguistiques des postes et des niveaux de compétence requis repose sur les besoins réels.
7. Les mécanismes nécessaires existent pour planifier, coordonner et contrôler l'admissibilité à la formation linguistique et à la prime au bilinguisme, ainsi que les coûts pertinents.
8. Les IRSC disposent d'un mécanisme approprié pour gérer et surveiller l'application du Programme des langues officielles.
9. Les membres du groupe de la direction doivent être en mesure de fonctionner dans les deux langues officielles et ont la responsabilité de s'assurer que les obligations des IRSC en matière de langues officielles sont remplies.
10. Il existe un mécanisme efficace pour donner suite aux plaintes déposées au Commissariat aux langues officielles, mécanisme en vertu duquel les gestionnaires responsables participent à la recherche de solutions et à la résolution des problèmes.

2. Contexte

Selon la Loi sur les langues officielles, les institutions du gouvernement du Canada ont l'obligation de garantir les droits linguistiques des Canadiens qu'ils servent et ils doivent s'assurer que ces droits sont respectés. La Loi énonce en détail les droits linguistiques des Canadiens anglophones et francophones.

À l'instar de toutes les institutions fédérales, les IRSC doivent s'assurer que la Loi est appliquée concrètement dans le quotidien et que des activités de surveillance garantissent que le Programme des langues officielles est géré efficacement pour satisfaire aux principales exigences en vertu de la Loi et des politiques sur les langues officielles du Conseil du Trésor, dont la Politique sur l'utilisation des langues officielles pour les communications avec le public et la prestation des services, la Politique sur la langue de travail et la Politique sur les langues officielles pour la gestion des ressources humaines.

3. Principaux facteurs de risque

Le principal risque associé aux langues officielles est le risque de non-conformité à la Loi et au Règlement sur les langues officielles, ce qui pourrait vouloir dire :

• ne pas servir le public canadien dans la langue officielle de son choix, ce qui pourrait donner lieu à des plaintes formelles et potentiellement entacher la réputation des IRSC;
• ne pas avoir une catégorie EX entièrement bilingue, ce qui empêcherait de garantir les droits des employés en matière de langue de travail;
• modifier les exigences linguistiques d'un poste pendant ou après le processus d'embauchage pour favoriser un candidat particulier;
• ne pas avoir des rôles et des responsabilités clairement définis pour les intervenants dans la mise en oeuvre de la Loi sur les langues officielles et des politiques connexes;
• ne pas offrir une formation linguistique efficace, ce qui entranîerait une utilisation inefficace des ressources financières.

4. Observations de la vérification

4.1 Cadre de gestion

4.1.1 Politique sur les langues officielles

La Politique sur les langues officielles des IRSC, publiée en 2002, couvre les principaux éléments de la Loi sur les langues officielles. Toutefois, de nouveaux instruments de politique du gouvernement du Canada sur les langues officielles ont pris effet le 15 juillet 2005. Il s'agit entre autres du Cadre des politiques sur les langues officielles; de la Politique sur l'utilisation des langues officielles pour les communications avec le public et la prestation des services; de la Politique sur la langue de travail; de la Politique sur les langues officielles pour la gestion des ressources humaines; de la Directive sur l'identification linguistique des postes ou des fonctions; de la Directive sur la dotation des postes bilingues; et de la Directive sur la formation linguistique et le maintien de l'acquis. Les nouveaux instruments ont été préparés pour mettre à jour et clarifier les obligations en matière de langues officielles des institutions fédérales pour le service au grand public. Les directives clarifient également les obligations en ce qui concerne le service au public et la langue de travail des employés sur les sites Web et dans les communications électroniques.

À titre d'organisme énuméré à l'Annexe II de la Loi sur la gestion des finances publiques, les IRSC ne sont pas assujettis à la Directive sur l'identification linguistique des postes ou des fonctions ni à la Directive sur la dotation des postes bilingues.

4.1.2 Rôles et responsabilités

La politique actuelle des IRSC sur les langues officielles ne définit pas clairement les rôles et les responsabilités des principaux responsables de sa mise en oeuvre, comme la haute direction, les Ressources humaines et les employés. Elle ne définit pas clairement les obligations des instituts des IRSC pour le service au public en vertu de la Loi sur les langues officielles, et elle ne tient pas compte non plus du rôle du « champion » des langues officielles.

L'obligation de rendre compte de l'application des parties IV et V de la Loi sur les langues officielles devrait être partagée entre la haute direction des IRSC et la Direction des ressources humaines. La haute direction devrait jouer un rôle clé en faisant preuve de leadership et la Direction des ressources humaines devrait s'occuper de tous les aspects de la politique qui intéressent les employés concernant la langue de travail. Elle devrait également jouer un rôle clé en favorisant la compréhension de la responsabilité en matière de langues officielles et la sensibilisation à cette responsabilité; en fournissant des avis et des conseils au sujet des politiques, de la dotation des postes bilingues et de la formation linguistique; et en élaborant des plans stratégiques pour déterminer les domaines de risque et s'y attaquer.

Recommandation no 1 : Les IRSC devraient s'assurer que leur Politique sur les langues officielles actuelle est mise à jour afin :

• d'englober tous les éléments de la Loi sur les langues officielles et les nouveaux instruments de politique qui sont entrés en vigueur en juillet 2005, de manière à refléter l'engagement de la haute direction à l'égard de la Loi;
• de définir clairement les rôles et les responsabilités des premiers responsables de son application, c'est-à-dire la haute direction, le directeur des Ressources humaines et les employés (dont le « champion des langues officielles »);
• de définir clairement les obligations des instituts pour ce qui est du service au public en vertu de la Loi sur les langues officielles;
• d'inclure un volet formation linguistique et maintien de l'acquis pour renforcer l'appui par la direction des employés qui cherchent à atteindre les exigences linguistiques de leur poste.

4.1.3 Examen annuel des langues officielles par le Conseil du Trésor

Conformément à l'article 48 de la Loi sur les langues officielles (LLO), un rapport sur l'état du Programme des langues officielles du gouvernement fédéral dans toutes les institutions assujetties à la LLO doit être déposé au Parlement chaque année. Les IRSC présentent un rapport annuel de leurs réalisations à l'Agence de gestion des ressources humaines de la fonction publique du Canada, et envoient des copies au Commissaire aux langues officielles, au Comité sénatorial permanent des langues officielles et au Comité permanent de la Chambre des communes sur les langues officielles.

Ce rapport fait état des réalisations des IRSC en matière de langues officielles et de bonnes pratiques. Dans le rapport annuel d'avril 2005, les IRSC ont indiqué qu'un sondage auprès des employés avait eu lieu en 2004. Ce sondage incluait des questions destinées à connaître le sentiment des employés au sujet de la formation et de la langue de travail, de même que leur satisfaction en général. Il était indiqué dans le rapport que les résultats du sondage avaient été récemment analysés et qu'ils seraient une précieuse source d'information pour améliorer le Programme des langues officielles aux IRSC. Toutefois, aucune mesure n'a été prise pour faire face aux problématiques révélées par le sondage.

Recommandation no 2 : Les IRSC devraient élaborer une stratégie globale en matière de langues officielles au sein de l'organisation et s'assurer de son application concrète par un système de surveillance rigoureux. Les résultats et les réalisations devraient être signalés à la haute direction et dans le cadre de l'examen annuel du Conseil du Trésor concernant les langues officielles.

4.2 Service au public

4.2.1 Postes où le service au public est prévu

Selon les renseignements sur les langues officielles communiqués au Conseil du Trésor du Canada en date du 31 décembre 2005, les IRSC aient un total de 187 postes dont le service au public faisait partie des fonctions, et qui requéraient différents niveaux de compétences linguistiques². Sur les 187 postes, 162 ou 87 % étaient occupés par des employés des IRSC (y compris le personnel des instituts en poste à Ottawa) qui pouvaient servir le public dans les deux langues officielles, et 25 étaient occupés par des employés qui pouvaient seulement le servir en anglais.

Pour ce qui est des instituts hébergés dans des établissements d'accueil, 92 % des employés dans les instituts situés au Québec et 16 % des employés des instituts situés dans d'autres provinces du Canada étaient en mesure de servir le public dans la langue officielle de la minorité. À noter que les instituts des IRSC hébergés dans des établissements d'accueil embauchent leurs propres employés, et que ces employés (sauf le personnel des instituts en poste à Ottawa) ne font pas partie du personnel des IRSC. Toutefois, selon le conseiller juridique des IRSC et en vertu de la Loi sur les IRSC, les instituts sont des « divisions » des IRSC et sont donc assujettis à la Loi sur les langues officielles.

4.2.2 Site Internet

Les publications sont disponibles dans les deux langues officielles et sont présentées de telle manière à respecter l'importance égale de chacune de ces langues. Les sites Internet des IRSC et de leurs 13 instituts sont conformes à la Directive sur l'utilisation des langues officielles sur les sites Web du Conseil du Trésor du Canada pour ce qui est de la signature institutionnelle, du nom de domaine, de l'accueil, des liens pour la navigation marqués « English »; et « Français », etc.

4.2.3 Services téléphoniques

En vertu de la Loi sur les langues officielles, les institutions fédérales ont le devoir de s'assurer que le public peut communiquer avec les bureaux de l'institution ou obtenir des services des bureaux de l'institution dans l'une ou l'autre langue officielle dans les régions où la demande est importante. « Demande importante » est défini dans le Règlement sur les langues officielles (Description du Règlement en matière de service au public dans les deux langues officielles). Les IRSC et leurs 13 instituts sont tous situés dans des régions où les services au public doivent être fournis dans les deux langues officielles.

L'équipe de vérification a téléphoné sans s'identifier aux 13 instituts à deux occasions à différentes heures du jour, deux semaines différentes, pour évaluer leur capacité de servir le public dans la langue de son choix. Les appels aux instituts au Québec ont été faits en anglais, et les appels aux instituts dans les autres provinces, en français.

Seulement quatre des treize instituts avaient la capacité de fournir un service bilingue d'égale qualité dans les deux langues officielles. Sept instituts ont reconnu le besoin de service dans la langue de la minorité, mais ont été incapables de rediriger l'appel vers une personne bilingue en utilisant la langue de la minorité, l'ayant fait dans l'autre langue officielle; un institut avait une capacité limitée de fournir le service dans la langue de la minorité, et un institut n'a pas été en mesure de comprendre la conversation dans la langue de la minorité et de rediriger l'appel d'une façon ou d'une autre. De plus, en vertu de la Loi sur les langues officielles - Offre active, les IRSC sont tenus de faire savoir au public que leurs services sont offerts dans l'une ou l'autre des langues officielles. Les 13 instituts n'ont pas répondu de façon à offrir spontanément à l'appelant l'option d'utiliser la langue de son choix.

Recommandation no 3 : Les instituts des IRSC doivent élaborer et mettre en oeuvre des systèmes et des processus plus globaux pour s'assurer que le service au public est dans les deux langues officielles. Il importe de contrôler ces processus régulièrement pour en assurer l'efficacité.

4.2.4 Dossiers de correspondance

Dans les documents échangés, par exemple les demandes de financement, les IRSC essaient de déterminer la langue de choix des candidats. Un examen des dossiers de correspondance a révélé qu'en général, les IRSC respectent les préférences linguistiques du public dans la correspondance administrative.

4.3 Langue de travail

Comme le prévoit la Loi sur les langues officielles (Partie V), chaque institution fédérale a l'obligation de créer un milieu de travail propice à l'usage effectif des deux langues officielles et de s'assurer que les superviseurs sont en mesure de communiquer dans les deux langues officielles pour s'acquitter de leur responsabilité de supervision.

En conséquence, les IRSC doivent s'assurer que tous les employés peuvent utiliser l'une ou l'autre des langues officielles entre autres aux fins suivantes :

• services personnels et services centraux (services de ressources humaines, d'administration et de finances, et de technologie de l'information);
• instruments de travail (politiques, procédures, logiciels);
• formation et développement professionnel;
• supervision et évaluations du rendement;
• réunions.

Cette partie de la vérification s'est déroulée entre le 11 avril 2006 et le 27 avril 2006. Un questionnaire a été envoyé par voie électronique à 371 employés des IRSC. Un total de 220 questionnaires ont été remplis, soit par 112 répondants dont la première langue officielle était l'anglais (appelés anglophones) et 108 répondants dont la première langue officielle était le français (appelés francophones), pour un taux de réponse proche de 60 %.

4.3.1 Création d'un milieu de travail bilingue

En tout, 42 % des répondants ont indiqué que les IRSC ne les avaient pas informés de leurs droits et de leurs obligations pour ce qui est de l'utilisation des langues officielles au travail ou qu'ils ne savaient pas si les IRSC les avaient informés à cet égard.

De plus, 13 % des anglophones et 40 % des francophones n'étaient pas d'accord pour dire que le milieu de travail aux IRSC était propice à l'utilisation des deux langues officielles.

4.3.2 Satisfaction des employés

Dans l'ensemble, 81 % des répondants étaient satisfaits de la possibilité de travailler dans la langue officielle de leur choix. Toutefois, les répondants francophones étaient moins satisfaits que les répondants anglophones : 31 % des francophones déploraient le fait que l'anglais soit utilisé plus souvent, alors que seulement 4 % des anglophones déploraient que le français soit utilisé plus souvent.

4.3.3 Réunions

Selon les résultats du questionnaire, 45 % environ des répondants francophones n'étaient ni à l'aise ni satisfaits d'utiliser la langue de leur choix au cours des réunions du personnel, alors que seulement 5 % des anglophones se trouvaient dans la même situation.

D'après les commentaires reçus des répondants, l'anglais semble la langue de travail prédominante dans les réunions même quand la majorité des personnes présentes sont francophones.

4.3.4 Supervision et évaluations de rendement

Les anglophones et les francophones ne bénéficient pas d'un traitement égal en ce qui concerne, par exemple, la supervision et les évaluations de rendement. 17% des francophones estimaient que leurs superviseurs étaient rarement ou n'étaient jamais en mesure de discuter des attributions de tâches dans la langue de leur choix. En revanche, tous les répondants anglophones ont mentionné que leurs superviseurs étaient souvent ou toujours en mesure de discuter des attributions de tâches dans la langue de leur choix.

Quant aux évaluations de rendement, 15 % des francophones ont répondu qu'elles étaient rarement ou n'étaient jamais disponibles dans la langue de leur choix. En réponse à cette question, tous les répondants anglophones ont indiqué que leurs évaluations de rendement étaient toujours ou souvent disponibles dans la langue de leur choix.

4.3.5 Communications internes

Aux fins de l'exécution des tâches, l'anglais est plus souvent utilisé que le français dans les communications tant écrites qu'orales. L'anglais domine dans les communications écrites pour 97 % des répondants anglophones et 85 % des répondants francophones. Dans les communications orales, l'anglais domine pour 94 % des répondants anglophones, alors que le français domine pour 13 % seulement des répondants francophones.

4.3.6 Services centraux

Dans l'ensemble, 94 % des répondants francophones et anglophones sont satisfaits de la disponibilité des services de ressources humaines, d'administration et de finances, et de technologie de l'information, ainsi que des instruments de travail, dans la langue officielle de leur choix.

Recommandation no 4 : Les IRSC devraient :

• inclure leur Programme des langues officielles dans leurs plans stratégiques et opérationnels, et assigner des responsabilités claires pour sa mise en oeuvre et son rendement;
• renforcer la sensibilisation et la compréhension de tout le personnel relativement à ses droits et à ses responsabilités en matière de langues officielles, de dualité linguistique et de respect des langues officielles;
• intégrer les objectifs en matière de langues officielles dans la gestion du rendement des gestionnaires et des cadres supérieurs des IRSC.

4.4 Gestion du programme

4.4.1 Désignation linguistique des postes

Comme le veut la Politique sur les langues officielles pour la gestion des ressources humaines du Conseil du Trésor, les exigences linguistiques des postes ou des fonctions doivent être déterminées de manière objective. Elles doivent refléter les tâches des employés ou de leurs unités de travail, ainsi que leurs obligations concernant le service au public et la langue de travail dans la Loi sur les langues officielles.

Les IRSC n'ont pas de politique régissant le processus de détermination des exigences linguistiques des tâches et des postes. En l'absence d'instructions détaillées, la détermination des exigences linguistiques d'un poste peut être subjective.

Un examen des dossiers des employés a révélé que les exigences linguistiques pour un certain nombre de postes ne semblaient pas avoir été déterminées de façon objective. En fait, il était indiqué dans 17 des 338 dossiers examinés que les postes avaient au départ été désignés bilingues, à différents niveaux de compétence, mais qu'on les avait modifiés pour les faire correspondre au niveau de compétence en langue seconde du titulaire, au lieu d'exiger que celui-ci réponde aux exigences du poste. Aucune justification du changement ne figurait dans le dossier.

4.4.2 Formation linguistique

L'équipe de vérification n'a pas été en mesure de procéder à l'analyse de l'efficacité de la formation linguistique puisque des données relatives à cette formation n'étaient pas compilées avant le 1^er avril 2005. Ces données indiquent le nombre estimatif d'heures nécessaires pour parvenir au niveau désiré, et le nombre d'heures de cours suivies. Des données plus complètes sur l'historique des plans de formation, le nombre réel et estimatif d'heures de formation linguistique pour chaque employé ainsi que sur le coût de la formation ne sont pas facilement accessibles pour fournir une indication des progrès et évaluer l'efficacité des plans de formation ainsi que la capacité de l'employé d'apprendre une deuxième langue, en particulier dans le cas des employés qui ont suivi une formation prolongée. De plus, les Ressources humaines n'effectuent aucune évaluation du rendement pour déterminer l'efficacité de l'école de langue qui assure actuellement la formation en langue seconde.

Pareille information permettrait de déterminer s'il existe un mécanisme pour surveiller les plans de formation, en faire le suivi et s'assurer que ceux qui sont tenus de répondre aux exigences linguistiques des postes le font dans les délais prévus³.

À l'heure actuelle, les plans de formation concernent plutôt les employés qui doivent atteindre le niveau requis pour répondre aux exigences linguistiques de leur poste, et aucune mesure de formation continue n'existe pour s'assurer que ceux qui répondent à ces exigences conservent le même niveau de compétence avec le temps.

Dans leurs réponses au questionnaire, 28 % des anglophones ont dit ne pas avoir accès à la formation linguistique. Seulement 6 % des répondants francophones ont dit ne pas avoir accès à cette formation. Dans la section du questionnaire réservée aux commentaires, de nombreux répondants ont indiqué que la formation linguistique était presque essentiellement conçue en fonction des titulaires de postes bilingues qui devaient satisfaire aux exigences de ces postes, au lieu de servir au développement professionnel.

4.4.3 Prime au bilinguisme

Pour déterminer la conformité à la Directive sur la prime au bilinguisme, l'équipe de vérification a examiné les documents de paie de la Direction des ressources humaines pour s'assurer que les titulaires qui reçoivent la prime au bilinguisme occupent des postes bilingues et répondent aux exigences de ces postes, et que les employés dans des postes non bilingues (anglais essentiel, français essentiel, ou anglais ou français essentiel) ne touchent pas cette prime.

L'examen des documents de paie pour tous les employés des IRSC a révélé les cas suivants de non-conformité :

1. Cinq employés avaient droit à la prime au bilinguisme, mais ne la recevaient pas.
2. Deux employés bilingues recevaient la prime au bilinguisme, mais occupaient des postes désignés unilingues.

Après que la Direction des ressources humaines eut été mise au courant de la situation, le gestionnaire, Relations de travail et rémunération, a confirmé que les correctifs avaient été apportés et que les trop-payés avaient été recouvrés.

4.4.4 Cadres

En mai 1998, le Conseil du Trésor du Canada a établi les exigences linguistiques suivantes pour la vaste majorité des cadres de la fonction publique en poste dans des régions bilingues : niveau C en lecture; niveau B en écriture; et niveau C en interaction orale. Les cadres devaient répondre à ces exigences au plus tard le 31 mars 2003 afin de pouvoir s'acquitter de leurs tâches et remplir leur obligation de créer un milieu de travail propice à l'utilisation effective des deux langues officielles.

Aux IRSC, sur les 21 cadres, 15 répondaient aux exigences, tandis que 2 étaient exclus en raison de leur âge. En tout, 4 cadres ne répondaient pas encore aux exigences linguistiques de leur poste au 30 avril 2006. Ils sont actuellement en formation. Trois de ces quatre cadres avaient obtenu l'autorisation de reporter une fois la période d'exemption jusqu'au 30 juin 2006, et l'autre devait répondre aux exigences de son poste au plus tard en janvier 2006. Aucune autorisation de prolongation n'a été trouvée dans le dossier et, en date du 30 avril 2006, le titulaire ne répondait pas aux exigences linguistiques du poste.

Les IRSC n'ont pas les mécanismes nécessaires pour s'assurer que les plans de formation sont rigoureusement suivis.

4.4.5 Postes de supervision

Pour veiller à ce que le milieu de travail soit propice à l'utilisation effective des deux langues officielles et faciliter l'utilisation de l'une ou l'autre de ces langues, les superviseurs devraient être en mesure de communiquer dans les deux langues officielles avec les responsables et les employés de l'institution dans l'exercice de leur responsabilité de supervision.

En avril 2006, les IRSC avaient 43 postes qui, dans l'organigramme, incluaient des tâches de supervision. Ce nombre ne tenait pas compte des postes de haute direction (comme il est mentionné en 4.4.4). L'analyse des postes a révélé ce qui suit :

• Quatre titulaires (9 %) ne satisfont pas aux exigences linguistiques de leur poste (trois superviseurs dont la langue première est l'anglais et un dont la langue première est le français);
• Quatre postes étaient désignés anglais ou français ou anglais essentiel et étaient occupés par des titulaires anglophones unilingues;
• Les superviseurs/gestionnaires anglophones occupaient des postes pour lesquels les exigences de bilinguisme étaient inférieures aux exigences pour les postes occupés par les superviseurs/gestionnaires francophones : 82 % des superviseurs francophones occupaient des postes pour lesquels les exigences étaient supérieures à BBB, alors que seulement 14 % des superviseurs anglophones se trouvaient dans la même situation.

Rien n'indiquait que les IRSC avaient pris des mesures administratives pour assurer la prestation des services et la supervision des employés dans les deux langues officielles lorsque les superviseurs ne répondaient pas aux exigences linguistiques ou étaient unilingues.

4.4.6 Culture organisationnelle

L'anglais et le français devraient avoir un rang égal afin que les droits linguistiques soient respectés dans le milieu de travail. L'égalité des deux langues devrait se refléter dans la culture organisationnelle. Aux IRSC, un certain nombre de mesures ont été prises pour démontrer l'appui du Programme des langues officielles :

• Les IRSC ont désigné un champion des langues officielles, en la personne de la vice-présidente exécutive;
• Les IRSC ont un site intranet consacré aux langues officielles, avec des liens vers la Loi sur les langues officielles, la Politique sur les langues officielles des IRSC, les instruments de politique sur les langues officielles, ainsi que vers des dictionnaires et des outils utiles pour la traduction.
• Le budget de formation linguistique est passé de 140 000 $ en 2005-2006 à 300 000 $ en 2006-2007.
• Des affiches « Français ou anglais... Allez-y, c'est votre choix! » sont placées dans les salles de réunion;
• Les ordres du jour et les procès-verbaux des réunions sont généralement disponibles dans les deux langues officielles;
• Les instruments de travail, les services personnels et centraux, la formation et les cours de perfectionnement professionnel sont disponibles dans les deux langues officielles.

Par contre, les employés des IRSC ne se sentent pas encore à l'aise de communiquer et de travailler dans la langue de leur choix. Des mesures supplémentaires pourraient démontrer davantage le leadership et l'engagement de la direction relativement à la mise en oeuvre du Programme des langues officielles (voir Recommandation no 5).

4.4.7 Résultats aux tests d'évaluation de la langue seconde

À moins qu'un employé ne soit exempté d'autres tests à l'avenir, les résultats de l'évaluation de langue seconde (ELS) sont valables pour cinq ans. À la fin de la période de cinq ans, les résultats d'un employé à l'ELS demeurent valables indéfiniment pour le poste qu'il occupe tant et aussi longtemps que ces résultats lui confèrent le niveau requis ou plus au moment de la nomination ou du déploiement à ce poste, et que le profil du poste n'a pas été rehaussé au-dessus du niveau de compétence de l'employé.

L'examen des dossiers des employés a révélé que dans un cas, les résultats d'un employé au test écrit n'étaient plus valables lorsqu'il a été nommé à un poste bilingue. Dans un autre cas, les résultats d'un employé au test écrit n'étaient plus valables lorsqu'il a été embauché par les IRSC. Rien dans le dossier de ces employés n'indiquait qu'ils avaient subi de nouveaux tests.

Recommandation no 5 : Les IRSC devraient établir des mécanismes de surveillance et de contrôle efficaces pour s'assurer du fonctionnement efficace et efficient de leur Programme des langues officielles, c'est-à-dire :

• élaborer et mettre en oeuvre un processus structuré pour procéder à la désignation linguistique de leurs postes;
• élaborer, mettre en oeuvre et surveiller rigoureusement les plans de formation et les mesures de maintien de l'acquis; les IRSC doivent de plus soutenir les employés qui doivent satisfaire aux exigences linguistiques de leur poste en leur permettant notamment de suivre une formation linguistique à plein temps lorsque cela est nécessaire sans avoir en plus à assumer les responsabilités inhérentes à leur poste, et de poursuivre leur formation linguistique pour toute la durée prévue du cours;
• doter comme il se doit les postes de service au public, y compris dans les instituts;
• administrer efficacement la prime au bilinguisme;
• mettre périodiquement la question des langues officielles à l'ordre du jour du Comité de la haute direction;
• prendre en considération la connaissance de la langue seconde comme critère d'évaluation pour les postes de directeur et de cadre supérieur;
• consacrer suffisamment de ressources à l'amélioration de la visibilité des langues officielles chez le personnel, en particulier dans les postes de supervision.

Annexe 1 - Plan d'action

Sommaire des recommandations et plan d'action de la direction

Recommandation	Plan d'action	Responsabilité	Délai
Recommandation no 1 : Les IRSC devraient s'assurer que leur Politique sur les langues officielles actuelle est mise à jour afin : d'englober tous les éléments de la Loi sur les langues officielles et les nouveaux instruments de politique qui sont entrés en vigueur en juillet 2005, de manière à refléter l'engagement de la haute direction à l'égard de la Loi; de définir clairement les rôles et les responsabilités des premiers responsables de son application, c'est-à-dire la haute direction, le directeur des Ressources humaines et les employés (dont le « champion des langues officielles »); de définir clairement les obligations des instituts pour ce qui est du service au public en vertu de la Loi sur les langues officielles; d'inclure un volet formation linguistique et maintien de l'acquis pour renforcer l'appui par la direction des employés qui cherchent à atteindre les exigences linguistiques de leur poste.	Réviser la Politique des langues officielles afin d'adopter les dispositions générales, de respecter l'esprit des directives du Conseil du Trésor et de prévoir des procédures pour : la détermination des exigences linguistiques des postes; la dotation des postes bilingues; la détermination des droits, des obligations et de l'accès en ce qui concerne la formation linguistique. Communiquer cette nouvelle politique à tout le personnel, y compris le personnel des instituts, pour s'assurer que sont compris les rôles, les responsabilités et les obligations de rendre compte en ce qui concerne le service au public et la langue de travail. Établir un contrat de formation linguistique pour chaque employé en formation linguistique qui spécifie les conséquences de ne pas suivre cette formation ou de ne pas parvenir au niveau requis.	Direction des ressources humaines (DRH)	Mars 2007                   Déc. 2006
Recommandation no 2 : Les IRSC devraient élaborer une stratégie globale en matière de langues officielles au sein de l'organisation et s'assurer de son application concrète par un système de surveillance rigoureux. Les résultats et les réalisations devraient être signalés à la haute direction et dans le cadre de l'examen annuel du Conseil du Trésor concernant les langues officielles.	Les langues officielles sont une de cinq priorités dans la Stratégie de ressources humaines des IRSC. Un plan d'action pour combler les lacunes dans notre politique, nos procédures de dotation et nos procédures de formation linguistique a été approuvé par le CHD en avril 2006. Rendre compte du nombre d'employés qui répondent aux exigences linguistiques et des coûts de la formation linguistique au CHDE deux fois par année.	DRH         DRH	Terminé avril 2006       Débutant automne 2006
Recommandation no 3 : Les IRSC doivent élaborer et mettre en oeuvre des systèmes et des processus plus globaux pour s'assurer que le service au public est offert dans les deux langues officielles. Il importe de contrôler ces processus régulièrement pour en assurer l'efficacité.	Un examen systématique de tous les postes a été entrepris pour s'assurer que les postes de service au public et les postes de supervision sont désignés bilingues. Rappeler à tous les employés l'obligation d'offrir activement un service bilingue lorsqu'ils traitent avec le public. Les IRSC étudient actuellement la possibilité d'utiliser un numéro sans frais pour que les instituts puissent servir le public dans les deux langues officielles.	DRH     DRH   SGTI	Sept. 2006     Déc. 2006   Mars 2007
Recommandation no 4 : Les IRSC devraient : inclure leur Programme des langues officielles dans leurs plans stratégiques et opérationnels, et assigner des responsabilités claires pour sa mise en oeuvre et son rendement; renforcer la sensibilisation et la compréhension de tous les employés relativement à leurs droits et à leurs responsabilités en matière de langues officielles, de dualité linguistique et de respect des langues officielles. intégrer les objectifs en matière de langues officielles dans la gestion du rendement des gestionnaires et des cadres supérieurs des IRSC.	Les langues officielles sont reconnues comme une priorité dans la Stratégie de ressources humaines, et un plan d'action où les obligations de rendre compte sont spécifiées est en cours d'élaboration. Communiquer les objectifs de la Loi sur les langues officielles et les politiques applicables aux IRSC. Publier des articles régulièrement dans le Communiqué de la Direction des ressources humaines (bulletin interne) pour informer les employés de leurs droits et de leurs responsabilités en matière de langues officielles. Rehausser la visibilité du champion des langues officielles. Inclure un énoncé de responsabilité en matière de langues officielles dans les objectifs de rendement des cadres supérieurs.	DRH       DRH/Champion   DRH     DRH/Champion CHD	Oct. 2006       Mars 2007   En cours     En cours Avril 2007
Recommandation no 5 : Les IRSC devraient établir des mécanismes de surveillance et de contrôle efficaces pour s'assurer du fonctionnement efficace et efficient de leur Programme des langues officielles, c'est-à-dire : élaborer et mettre en oeuvre un processus structuré pour procéder à la désignation linguistique de leurs postes; élaborer, mettre en oeuvre et surveiller rigoureusement les plans de formation et les mesures de maintien de l'acquis; doter comme il se doit les postes de service au public, y compris dans les instituts; administrer efficacement la prime au bilinguisme;  mettre périodiquement la question des langues officielles à l'ordre du jour du Comité de la haute direction; prendre en considération la connaissance de la langue seconde comme critère d'évaluation pour les postes de directeur et de cadre supérieur; consacrer suffisamment de ressources à l'amélioration de la visibilité des langues officielles chez le personnel, en particulier dans les postes de supervision.	Voir ci-dessus - Recommandation 3 Voir ci-dessus - Recommandation 1 La décision du CHD en mai 2006 concernant la dotation impérative comme norme a été communiquée à tous les directeurs et mise en application en juin 2006. Procéder à une vérification annuelle des paiements de prime au bilinguisme. Assurer la formation appropriée du personnel des RH en ce qui concerne les règles et les règlements en matière de langues officielles. Examen semi-annuel au CHDE des statistiques relatives aux employés qui satisfont ou ne satisfont pas aux exigences linguistiques de leur poste et du plan de formation linguistique. La décision de mai 2006 du CHD concernant la dotation impérative de tous les postes bilingues et le profil CBC pour tous les postes de direction a été appliquée et communiquée. 200 000 $ de plus ont été affectés à la Direction des ressources humaines pour financer une formation linguistique accrue en 2006-2007.	DRH     DRH       DRH/Champion     DRH   DRH	Terminé     Annuel       Débutant automne 2006   Terminé   Terminé

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1. Source de l'information : Rapport annuel sur les langues officielles du Conseil du Trésor, 2003-2004. [ retour ]
2. Le profil linguistique d'un poste donné est déterminé selon trois niveaux de compétence dans la deuxième langue : niveau A - compétence minimale; niveau B - compétence intermédiaire; niveau C - compétence supérieure; et niveau E - exempté, pour les personnes qui maîtrisent l'autre langue officielle. [ retour ]
3. Selon la Directive sur la formation linguistique et le maintien de l'acquis, le nombre maximum d'heures de formation linguistique pour chaque niveau de compétence est de 1 210 heures pour le niveau A, de 1 710 heures pour le niveau B, et de 2 270 heures pour le niveau C. [ retour ]