Le programme des cartes d'achat
Novembre 2007
Table des matières
Introduction
Objectif de la vérification
Portée de la vérification
Opinion du vérificateur
Énoncé d'assurance
Suivi du rapport de vérification de janvier 2006 et des améliorations apportées aux mécanismes de contrôle interne
Résumé des lacunes des mécanismes de contrôle interne
Section 1 Approche, méthode et critères de vérification
1.1 Approche et méthode de vérification
1.2 Critères de vérification
2.1 Planification, organisation et surveillance
2.2 Émission et annulation
2.3 Utilisation des cartes d'achat
2.4 Paiement des achats effectués par carte d'achat
2.5 Comptabilité des transactions effectuées par carte d'achat
2.6 Autres constatations de la vérification
Section 3 Critères et conclusions de la vérification
Annexe A Aperçu du processus associé aux cartes d'achat
Annexe B Répartition des détenteurs de cartes (selon la limite de crédit)
Annexe C Diagramme de décision pour les détenteurs
Plan d'action en matière de gestion
Résumé
Introduction
La vérification interne du programme des cartes d'achat fait partie du plan de vérification interne axé sur les risques pour 2007-2008, approuvé par le conseil d'administration des Instituts de recherche en santé du Canada (IRSC).
Les cartes d'achat offrent un moyen pratique et efficace de se procurer et de payer des biens et services, tout en permettant un contrôle financier rigoureux. Les IRSC se servent des cartes d'achat dans les limites du pouvoir d'achat délégué aux ministères et organismes par le Conseil du Trésor (CT). La Banque de Montréal (BMO) est le fournisseur de cartes d'achat des IRSC. Les employés autorisés des IRSC s'en servent pour faire des achats dont le paiement total est effectué par retrait direct le 10 du mois suivant la date de transaction. Il n'y a pas de frais associés à l'utilisation de la carte.
En date du 31 mars 2007, le personnel des IRSC était en possession de 52 cartes d'achat dont les limites variaient entre 500 $ et 25 000 $. La vérification a porté sur les transactions effectuées entre le 1er novembre 2006 et le 31 mars 2007. Durant cette période, 554 transactions d'une valeur totale de 123 279 $ ont été enregistrées; de plus, huit cartes ont été émises et neuf ont été annulées.
Au cours de la période visée par la vérification, le directeur, Finances et administration, était responsable de la gestion générale des cartes d'achat aux IRSC. Le gestionnaire, Services financiers généraux, avait pour rôle : d'obtenir des gestionnaires de centres de responsabilité la confirmation du prix et de l'exécution des contrats, conformément à l'article 34 de la Loi sur la gestion des finances publiques (LGFP); de vérifier des échantillons de transactions pour s'assurer que les frais détaillés sont dûment vérifiés et autorisés par les détenteurs de cartes et les gestionnaires de CR; de nommer un coordonnateur des cartes d'achat; et de soumettre le programme à un processus d'assurance de la qualité. Les fonctions du coordonnateur consistent à entretenir le système de cartes d'achat, à émettre et annuler les cartes, à surveiller les dépenses et à former les employés sur l'usage approprié des cartes.
Par suite d'une récente réorganisation, les nouveaux postes de directeur, Opérations et surveillance financières, et de gestionnaire, Opérations financières, se partagent les responsabilités relatives au programme des cartes d'achat. Les observations et les conclusions du rapport sont basées sur la structure organisationnelle qui existait durant la période visée, mais les recommandations tiennent compte des postes nouvellement créés.
Objectif de la vérification
En janvier 2006, les IRSC ont publié un rapport de vérification sur l'utilisation des cartes d'achat. La présente vérification visait à faire le suivi des mesures prises par la direction en réponse au rapport de 2006 relativement à l'application de mécanismes de contrôle interne efficaces et adéquats pour les cartes d'achat, en conformité avec la Politique sur les cartes d'achat du CT et ses lignes directrices.
Portée de la vérification
La vérification a couvert tous les aspects de l'utilisation des cartes d'achat aux IRSC durant la période comprise entre le 1er novembre 2006 et le 31 mars 2007, c'est-à-dire :
- Gestion du programme;
- Émission et annulation des cartes;
- Restrictions et obligations associées à l'usage des cartes;
- Vérification des transactions;
- Comptabilité des transactions;
- Traitement des transactions litigieuses;
- Paiement des transactions.
La vérification n'a pas couvert les politiques des IRSC sur la gestion du matériel, la gestion des dépenses, les frais d'adhésion et les frais d'inscription.
Opinion du vérificateur
Même si nous avons relevé des lacunes potentiellement graves dans le cadre de gestion, nous n'avons pas cerné d'impact financier attribuable à ces lacunes au cours de la période visée. C'est pourquoi nous avons conclu que le cadre de contrôle de gestion du programme des cartes d'achat ne posait pas de problème majeur; dans l'ensemble, le danger couru est limité car la probabilité ou la conséquence du risque est faible. Le rapport contient une évaluation de chacun des critères de vérification.
Énoncé d'assurance
D'après mon jugement professionnel en tant que directeur de la vérification, l'opinion formulée dans le présent rapport s'appuie sur des procédures de vérification et des données factuelles adéquates et suffisantes. La vérification du programme des cartes d'achat a été réalisée conformément à la Politique sur la vérification interne et les normes professionnelles connexes du gouvernement du Canada. L'opinion émise s'appuie sur une comparaison des conditions qui existaient au moment de la vérification avec les critères de vérification convenus avec la direction. Les données factuelles recueillies sont suffisantes pour justifier cette opinion à la haute direction.
Suivi du rapport de vérification de janvier 2006 et des améliorations apportées aux mécanismes de contrôle interne
Les cinq observations suivantes sont ressorties de la vérification de janvier 2006. Nous indiquons les améliorations qui ont été apportées depuis ce temps au cadre de contrôle de gestion.
| Observations de 2006 | Améliorations |
|---|---|
| 1. Le cadre de gestion établi par Finances et administration pour réduire les risques associés au programme des cartes d'achat n'est pas toujours respecté. De plus, la surveillance de l'utilisation des cartes d'achat est déficiente. | Le rapport de vérification de janvier 2006 indiquait que la procédure de surveillance se limitait à un examen visuel des relevés mensuels individuels par le coordonnateur des cartes d'achat. La présente vérification a conclu que des analyses plus détaillées étaient généralement effectuées; notamment, le coordonnateur des cartes d'achat examine et approuve les documents justificatifs et les registres, préparés et fournis par les détenteurs de cartes. Cependant, comme l'indique le résumé des lacunes des mécanismes de contrôle interne (ci-dessous), cette procédure n'est pas encore suivie systématiquement. |
| 2. Des lacunes ont aussi été constatées dans la vérification des relevés mensuels et leur rapprochement avec les achats effectués par les détenteurs de carte. L'équipe de vérification a constaté que dans de nombreux cas les rapprochements étaient incomplets, il n'y avait pas de documents justificatifs et les dépenses étaient mal consignées dans le système comptable. | |
| 3. Les cartes d'achat ont été souvent utilisées sans aucune preuve en dossier que les préautorisations avaient été obtenues comme l'exige la Politique financière sur l'utilisation de cartes d'achat des IRSC, pour payer des articles non autorisés par celle-ci ou pour des articles qui exigent l'autorisation préalable du gestionnaire du centre de responsabilité. | La présente vérification a mis au jour beaucoup moins de cas de transactions effectuées sans préautorisation que la vérification de 2006. Cependant, les préautorisations ne sont toujours pas obtenues de manière constante. |
| 4. L'équipe de vérification a trouvé plusieurs cas de non-conformité à la Politique financière sur l'utilisation de cartes d'achat des IRSC et la Politique sur les cartes d'achat du Conseil du Trésor. |
La vérification de 2006 a révélé que la taxe de vente provinciale (TVP) était appliquée aux achats effectués par carte d'achat, même si les politiques du CT et des IRSC stipulent que le gouvernement fédéral ne doit pas payer cette taxe. De plus, rien n'indiquait que Finances et administration remettait en question le paiement de cette taxe afin de récupérer les trop-payés et d'éviter la répétition de cette erreur. La présente vérification a permis de constater que Finances et administration communiquait avec les détenteurs de cartes à ce sujet, et que le montant de la TVP était récupéré. La vérification n'a relevé aucun cas de TVP supérieure à cinq dollars n'ayant pas été récupérée, en accord avec la politique des IRSC. La vérification de 2006 avait également mis au jour plusieurs cas d'utilisation de la carte d'achat pour l'acquisition d'articles attrayants ou d'articles de voyage, en dérogation à la politique des IRSC. La présente vérification n'a relevé qu'un seul cas d'achat d'article attrayant (appareil USB pour le stockage de données informatiques). Nous n'avons trouvé aucun cas d'achat d'article de voyage dont la valeur n'a pas été récupérée ultérieurement. |
| 5. Le nombre de cartes en circulation semble élevé par rapport au taux d'utilisation. | Dans la vérification de 2006, on avait souligné l'absence de surveillance exercée par le coordonnateur des cartes d'achat sur les cas de non-utilisation des cartes. La présente vérification a permis de constater que les cartes d'achat ont été soumises à une analyse de leur limite et de leur taux d'utilisation, à la suite de quoi on a abaissé la limite et procédé à l'annulation de deux cartes d'achat en février 2007. De plus, les transactions sont surveillées chaque mois, et on calcule le solde le plus élevé et le solde moyen au cours des douze derniers mois. Les cas de non-utilisation des cartes sont détectés et traités rapidement. |
Résumé des lacunes des mécanismes de contrôle interne
Voici un résumé des lacunes des mécanismes de contrôle interne qui ont été relevées durant la vérification. Toutes les observations et les recommandations des vérificateurs sont décrites dans le rapport détaillé.
Planification, organisation et surveillance
- Bien que les registres d'achats soient toujours approuvés par le gestionnaire de centre de responsabilité concerné, conformément à l'article 34 de la LGFP, il arrive que les dossiers ne contiennent aucune preuve de l'approbation officielle des transactions par l'agent principal des opérations comptables (c.-à-d., le coordonnateur des cartes d'achat), conformément à l'article 33 de la LGFP.
- Il n'existe pas de mécanisme officiel d'examen périodique pour déterminer si les détenteurs de carte demeurent admissibles à ce privilège. Dans les cas où un tel examen périodique est effectué, il existe un mécanisme informel.
- Durant la période visée, les transactions effectuées par carte d'achat n'ont été soumises à aucune procédure d'assurance de la qualité, comme l'exige la politique des IRSC. Cependant, Finances et administration soumet toutes les transactions à une vérification comptable, ce qui réduit l'impact de l'absence d'une procédure officielle d'assurance de la qualité.
Émission et annulation
- Il arrive que les opérations d'émission et d'annulation des cartes ne comportent pas de piste de vérification adéquate.
Utilisation des cartes d'achat
- Les formulaires de préautorisation approuvés pour des transactions particulières ne sont pas toujours remplis, en dérogation à la politique des IRSC.
- Les limites fixées par les gestionnaires de CR pour les demandes de cartes d'achat ne sont pas toujours respectées.
Paiement des achats effectués par carte d'achat
- Dans trois cas, on a jugé que les opérations de paiement manquaient de pièces justificatives.
Comptabilité des transactions effectuées par carte d'achat
- Les montants approuvés par les gestionnaires de CR dans le registre mensuel ne correspondent pas toujours aux montants inscrits dans le grand-livre.
D'autres constatations relatives à des risques moindres ont été transmises par lettre à la direction.
Dev Loyola-Nazareth
Dirigeant de la vérification
Instituts de recherche en santé du Canada
Section 1 Approche, méthode et critères de vérification
1.1 Approche et méthode de vérification
À l'aide des techniques d'échantillonnage statistique, 203 transactions totalisant 46 526,50 $ ont été désignées pour vérification, à partir de la liste des transactions reçue du client. La taille de l'échantillon a été déterminée sur la base d'un taux d'erreur de 5 %, d'un taux de précision de 3 % et d'un niveau de confiance de 95 %. On a également prélevé un échantillon discrétionnaire de 32 transactions à haut risque (c.-à-d. transactions inhabituelles; dépenses d'accueil, transactions par les nouveaux détenteurs de cartes, cartes annulées) d'une valeur totale de 26 666,38 $. Pour les deux échantillons, le but de la vérification était de déterminer si les mécanismes de contrôle fonctionnaient comme prévu. Le total combiné des transactions des deux échantillons s'est élevé à 73 192,88 $, ce qui représente 59 % de tous les achats effectués par carte d'achat durant la période visée par la vérification (123 279 $).
Le travail sur le terrain a eu lieu entre juin et août 2007.
1.2 Critères de vérification
Les vérificateurs se sont servis des catégories de critères suivantes, qui sont inspirées de la Politique sur les cartes d'achat du CT, du Programme des cartes d'achat du CT (guide de gestion) et de la Politique financière sur l'utilisation des cartes d'achat des IRSC :
- Mécanismes de contrôle de la planification, de l'organisation et de la surveillance du Programme des cartes d'achat;
- Mécanismes de contrôle de l'émission et de l'annulation des cartes;
- Mécanismes de contrôle de l'utilisation des cartes;
- Mécanismes de contrôle du paiement des achats effectués par carte d'achat;
- Mécanismes de contrôle de la comptabilité des transactions effectuées par carte d'achat.
Ces critères sont décrits en détail à la section 3 du présent rapport.
Section 2 Constatations détaillées de la vérification
La section 2 décrit les observations des vérificateurs concernant les lacunes des mécanismes de contrôle interne du programme des cartes d'achat. Ces observations sont fondées sur les critères énoncés à la section 3 et sur les procédures de vérification connexes.
| Observation | Impact | Recommandation |
|---|---|---|
| 2.1 Planification, organisation et surveillance | ||
|
2.1.1 Preuve insuffisante de l'approbation officielle des transactions effectuées par carte d'achat. Les registres des cartes d'achat sont d'abord examinés par un agent des opérations comptables. Une fois que cet examen est terminé et que l'agent considère que tous les documents justificatifs ont été fournis, les registres et la documentation connexe sont transmis au coordonnateur des cartes d'achat pour examen et approbation. En vertu de la politique des IRSC, le coordonnateur doit examiner les registres et la documentation et apposer ses initiales au bas du registre pour signaler son approbation. Dans l'échantillon aléatoire, les vérificateurs ont relevé 33 transactions d'une valeur totale de 13 346,56 $ dans 15 registres différents, pour lesquelles le coordonnateur n'avait pas apposé ses initiales afin d'indiquer que les transactions avaient été examinées et approuvées. Dans l'échantillon discrétionnaire, 4 transactions totalisant 6 064,32 $ dans trois registres différents ne portaient pas d'initiales. Il est à noter que dans ces cas, certains détails (montants en surbrillance et utilisation de marques de pointage) portent à croire que quelqu'un avait vérifié les transactions. |
Il est possible que des transactions effectuées par carte d'achat ne soient pas examinées et approuvées par la bonne personne, ce qui pourrait donner lieu à des transactions non conformes à la politique. | Comme l'exige la politique des IRSC, on recommande que le coordonnateur des cartes appose ses initiales sur tous les registres pour certifier que les transactions effectuées par carte d'achat sont conformes à la politique. |
|
2.1.2 Aucun processus d'examen périodique officiel pour vérifier si les détenteurs de cartes demeurent admissibles à ce privilège. Les vérificateurs ont noté qu'aucun mécanisme n'avait été établi pour vérifier périodiquement si les détenteurs de carte demeurent admissibles à ce privilège. Différentes procédures sont utilisées pour communiquer le retrait de l'autorisation de posséder une carte d'achat. Lorsqu'un employé :
Le coordonnateur des cartes d'achat demande le registre final et les documents justificatifs avant d'annuler la carte d'achat. |
Puisqu'il n'existe aucun processus officiel de vérification périodique de l'admissibilité ou de notification obligatoire des gestionnaires de CR, il pourrait s'écouler un certain temps entre le retrait de l'autorisation de posséder une carte et l'annulation de la carte. Il est donc possible qu'un employé conserve une carte qu'il n'est plus autorisé à détenir, et qu'il fasse des dépenses que les IRSC devront ensuite payer. Il est à noter qu'un examen de la liste des détenteurs de carte par rapport à la liste du personnel des IRSC n'a pas permis de détecter ce genre d'anomalie. | Il est recommandé que le directeur, Opérations et surveillance financières, en consultation avec les gestionnaires de CR et les RH, mette sur pied un processus officiel pour informer rapidement le coordonnateur des cartes d'achat qu'une carte doit être annulée. Dans le cadre de ce processus, les gestionnaires de CR devraient prévenir sans tarder les Opérations financières lorsqu'un employé part en congé. De plus, le coordonnateur des cartes d'achat devrait se livrer à des examens périodiques des listes de détenteurs de cartes valides pour s'assurer que ceux-ci demeurent admissibles à ce privilège. |
| 2.1.3 Pas d'assurance de la qualité. La politique des IRSC stipule que le directeur, Services financiers généraux, doit se livrer à un échantillonnage statistique mensuel des transactions pour s'assurer du respect de toutes les exigences de l'article 34 de la LGFP. Pour la période visée par la vérification, aucun examen statistique n'avait été effectué. Toutefois, les Finances soumettent toutes les transactions à une vérification comptable, ce qui réduit l'impact de l'absence d'une procédure officielle d'assurance de la qualité. | En conséquence, il est possible que les IRSC concluent et paient des transactions non conformes à leur politique. | Il est recommandé que le gestionnaire, Opérations financières, prélève tous les mois un échantillon des transactions du mois et vérifie si celles-ci sont conformes à la politique des IRSC. |
| 2.2 Émission et annulation | ||
|
Piste de vérification inadéquate. Les vérificateurs ont noté que les opérations d'émission et d'annulation des cartes sont parfois dépourvues de piste de vérification adéquate. La BMO fournit une page Web confirmant la date d'émission ou d'annulation des cartes, laquelle peut être imprimée et versée au dossier par le coordonnateur des cartes d'achat. Durant la période visée, huit nouvelles cartes ont été émises, dont trois sans documentation de la BMO confirmant l'émission; neuf cartes ont été annulées, dont deux sans documentation de la BMO confirmant l'annulation. De plus, les vérificateurs ont découvert que pour une des huit cartes émises, une demande avait été soumise à la BMO avant l'obtention de l'approbation de Finances et administration. Pour les neuf cartes annulées, aucune note de l'employé ou du gestionnaire de CR ne figurait au dossier pour indiquer que la carte devait être annulée et pourquoi. |
Sans piste de vérification adéquate, il est difficile de déterminer si des cartes d'achat ont été demandées et émises avant l'approbation de Finances et administration, et si des transactions ont été faites après l'annulation des cartes. | On recommande que le coordonnateur des cartes d'achat laisse une piste de vérification adéquate pour toutes les opérations d'émission et d'annulation de cartes dans les dossiers de carte d'achat individuels des employés. |
| 2.3 Utilisation des cartes d'achat | ||
| 2.3.1 Formulaire de préautorisation non rempli, ou rempli après la transaction. En vertu de la politique des IRSC, il est nécessaire de remplir un formulaire de préautorisation pour divers types de dépenses, comme les frais d'accueil de moins de 500 $, les droits d'inscription à des colloques, les coûts de formation et les cotisations. Dans l'échantillon aléatoire, les vérificateurs ont relevé 10 transactions totalisant 3 098,90 $ pour lesquelles un formulaire de préautorisation n'avait pas été rempli, et quatre transactions totalisant 2 728,48 $ pour lesquelles un formulaire avait été rempli, mais signé après la date de transaction. Dans l'échantillon discrétionnaire, les vérificateurs ont relevé une transaction de 3 470,97 $ pour laquelle un formulaire n'avait pas été rempli, et une transaction de 39,31 $ pour laquelle un formulaire avait été rempli, mais signé après la date de la transaction. | En conséquence, il est possible qu'on fasse des achats non conformes à la politique des IRSC, et de nature autre que celle autorisée pour chaque détenteur. | On recommande au gestionnaire, Opérations financières, et aux gestionnaires de CR d'exiger, conformément à la politique des IRSC, que le formulaire de préautorisation soit toujours préparé et signé avant l'amorce de toute transaction nécessitant ce formulaire. |
|
2.3.2 Respect inconstant des limites fixées par les gestionnaires de CR. Les gestionnaires de CR sont autorisés à limiter la nature des achats effectués par certains détenteurs de carte. Cette restriction est notée sur le formulaire de la première demande de carte d'achat. Les vérificateurs ont constaté que Finances et administration ne tenait pas de liste complète des restrictions applicables aux détenteurs de carte. De plus, on ne vérifie pas si la nature des transactions effectuées par les détenteurs respecte bien les limites applicables à chacun. Les vérificateurs ont relevé sept transactions totalisant 7 200,12 $ dans l'échantillon aléatoire, ainsi que cinq transactions totalisant 6 235,16 $ dans l'échantillon discrétionnaire, pour lesquelles les limites fixées par le gestionnaire de CR n'avaient pas été appliquées. |
En conséquence, il est possible que des personnes achètent des biens non couverts par leur autorisation et, donc, que les IRSC paient pour des achats non nécessaires ou non autorisés. | On recommande au gestionnaire, Opérations financières, de tenir une liste des restrictions applicables à chaque détenteur de carte, et d'analyser ces restrictions dans le cadre des procédures d'examen. |
| 2.4 Paiement des achats effectués par carte d'achat | ||
| Manque de pièces justificatives pour les paiements. Les vérificateurs ont relevé deux transactions totalisant 109,41 $ dans l'échantillon aléatoire, et une transaction de 39,31 $ dans l'échantillon discrétionnaire, pour lesquelles les pièces justificatives étaient soit manquantes, soit inadéquates. | En conséquence, les IRSC pourraient payer pour des achats inappropriés. | Il est recommandé que le coordonnateur des cartes d'achat s'assure que toutes les transactions faites par carte d'achat sont assorties de pièces justificatives adéquates (c.-à-d. laisser une piste de vérification suffisante). De plus, on recommande que l'agent des opérations comptables signe les registres mensuels pour indiquer que toutes les pièces justificatives ont été jointes aux registres. |
| 2.5 Comptabilité des transactions effectuées par carte d'achat | ||
| Transactions non justifiées inscrites au grand-livre. Les vérificateurs ont relevé quatre transactions totalisant 2 980,24 $ dans l'échantillon aléatoire, et deux transactions totalisant 234,27 $ dans l'échantillon discrétionnaire, pour lesquelles les entrées dans le grand-livre différaient de l'information figurant dans les registres approuvés. | En conséquence, les données inscrites dans le grand-livre ne correspondent pas aux montants approuvés dans les registres par les gestionnaires de CR, ce qui peut entraîner la production d'information financière inexacte qui pourrait être utilisée pour la prise de décisions. | On recommande au gestionnaire, Opérations et surveillance financières, de transmettre aux gestionnaires de CR les changements apportés aux montants inscrits, de faire approuver ces changements par les gestionnaires et de les documenter dans le registre. |
| 2.6 Autres constatations de la vérification | ||
| Aucune formation obligatoire pour les gestionnaires de CR. Les gestionnaires de CR ne sont pas tenus de suivre une formation sur l'application de la politique des IRSC sur les cartes d'achat; cependant, ils peuvent se prévaloir de la formation offerte aux détenteurs de carte. | Certains gestionnaires de CR peuvent ne pas connaître leurs responsabilités relatives aux cartes d'achat et, donc, peuvent approuver des transactions non conformes à la politique des IRSC. | On recommande au gestionnaire, Politiques, formation et contrôle, de mettre à jour la Politique financière sur l'utilisation des cartes d'achat des IRSC, de sorte à y inclure une formation obligatoire pour tous les gestionnaires de CR. |
Section 3 Critères et conclusions de la vérification
Les vérificateurs se sont servis des définitions suivantes pour évaluer le cadre de contrôle.
| Conclusion par rapport aux critères de vérification | Définition des opinions |
|---|---|
| Bon contrôle | Bonne gestion, aucune faiblesse matérielle relevée, ou besoin de quelques améliorations mineures. |
| Problèmes modestes | Le contrôle comporte des lacunes, mais le danger couru est limité car la probabilité ou la conséquence du risque est faible. |
| Besoin d'améliorations majeures | Besoin d'améliorations majeures de la gestion financière/matérielle, ou menace sérieuse posée par les lacunes du contrôle. |
Les observations des vérificateurs ont mis en lumière les lacunes du cadre de contrôle de gestion appuyant le programme des cartes d'achat. Les conclusions pour chaque catégorie de critères reposent sur une évaluation de l'impact financier des transactions vérifiées dans les échantillons aléatoires et discrétionnaires, et sur le taux d'erreur dans les échantillons vérifiés.
| Critères de vérification | Conclusion |
|---|---|
| Planification, organisation et surveillance | Problèmes modestes |
| Émission et annulation | Problèmes modestes |
| Utilisation des cartes d'achat | Problèmes modestes |
| Paiements des achats effectués par carte d'achat | Problèmes modestes |
| Comptabilité des transactions effectuées par carte d'achat | Problèmes modestes |
Conclusion générale
Les vérificateurs ont conclu que la majorité des faiblesses du cadre de contrôle de gestion pour le programme des cartes d'achat représentaient des problèmes modestes.
1. Planification, organisation et surveillance
Des mécanismes de contrôle interne efficaces et adéquats ont été établis pour assurer la qualité de la planification, de l'organisation et de la surveillance du programme des cartes d'achat, en conformité avec les politiques du CT.
| Critères | Renvois à des observations | Conclusions |
|---|---|---|
| 1. Les IRSC ont établi une politique et des procédures connexes pour assurer l'utilisation économique, efficace et sécuritaire des cartes d'achat. | Bon contrôle | |
| 2. La politique des IRSC définit clairement ce qui constitue un abus et un non-respect délibéré de la politique opérationnelle, et quelles sont les conséquences de ces actes. Tout cas d'utilisation abusive ou de non-respect délibéré des politiques ou des procédures opérationnelles menant à une perte de deniers publics est assujetti à la Politique sur les pertes de deniers et infractions et autres actes illégaux commis contre la Couronne du CT. | Bon contrôle | |
| 3. La politique des IRSC précise les types d'achats permis, la valeur maximum des achats, les restrictions applicables à certains types d'achat et le genre de situation où l'utilisation de la carte d'achat est obligatoire. | Bon contrôle | |
| 4. En vertu de la politique, le coordonnateur des cartes d'achat des IRSC a mis en oeuvre un programme de surveillance destiné à assurer un contrôle fiable de l'utilisation des cartes d'achat et de la gestion générale du programme des cartes d'achat. Le programme de surveillance couvre toute la période de validité des cartes, à partir de leur émission. | Bon contrôle | |
| 5. On a adéquatement séparé les fonctions des personnes chargées d'émettre les cartes; de faire les achats; d'autoriser les achats; de regarnir les stocks; d'autoriser les paiements; de faire les paiements; de laisser une piste de vérification; et de surveiller/vérifier l'utilisation des cartes. | Bon contrôle | |
| 6. Le coordonnateur des IRSC examine et vérifie périodiquement l'utilisation des cartes d'achat pour déterminer si elles sont utilisées conformément aux politiques du CT et des IRSC. | 2.1.1 | Problèmes modestes |
| 7. Le coordonnateur des IRSC se livre à un examen annuel pour vérifier si les détenteurs de carte demeurent admissibles à ce privilège. | 2.1.2 | Problèmes modestes |
| 8. Le gestionnaire, Services financiers généraux, assure une supervision adéquate du programme des cartes d'achat. | 2.1.3 | Problèmes modestes |
2. Émission et annulation
Les opérations d'émission et d'annulation des cartes d'achat sont soumises à des contrôles adéquats et efficaces pour en assurer la conformité aux politiques du CT et des IRSC.
| Critères | Renvois à des observations | Conclusions |
|---|---|---|
| 9. Il existe un processus bien défini et conforme aux politiques des IRSC et du CT pour l'émission des cartes. Le processus est bien documenté, communiqué et compris. | 2.2 | Problèmes modestes |
| 10. Il existe un processus bien défini et conforme aux politiques des IRSC et du CT pour l'annulation des cartes. Le processus est bien documenté, communiqué et compris. | 2.2 | Problèmes modestes |
3. Utilisation des cartes d'achat
Des mécanismes de contrôle adéquats et efficaces ont été établis afin que les cartes d'achat soient utilisées conformément aux politiques du CT et des IRSC.
| Critères | Renvois à des observations | Conclusions |
|---|---|---|
| 11. Les cartes d'achat sont conservées dans un lieu sûr à accès limité. | Bon contrôle | |
| 12. Tous les détenteurs de carte sont informés des responsabilités et restrictions rattachées à l'utilisation de la carte d'achat. Tous signent un document attestant qu'ils ont pris connaissance de ces responsabilités et obligations avant de recevoir leur carte. | Bon contrôle | |
| 13. Les restrictions associées à l'utilisation de la carte sont respectées comme il se doit. | 2.3.1, 2.3.2 | Problèmes modestes |
| 14. Les politiques du CT et des IRSC sur la perte de deniers publics sont connues et appliquées par les gestionnaires et les détenteurs de carte. | Bon contrôle |
4. Paiement des achats effectués par carte d'achat
Des mécanismes de contrôle adéquats et efficaces ont été établis pour s'assurer que les paiements aux sociétés émettrices des cartes d'achat soient autorisés, ponctuels, exacts et conformes aux politiques du CT et des IRSC.
| Critères | Renvois à des observations | Conclusions |
|---|---|---|
| 15. Les politiques du CT et des IRSC sur la perte de deniers publics sont connues et appliquées par les gestionnaires et les détenteurs de carte. | Bon contrôle | |
| 16. Tous les achats effectués par carte d'achat sont conformes à la politique relative à la taxe sur les produits et services (TPS) et à la taxe de vente provinciale (TVP). | Bon contrôle | |
| 17. La documentation relative aux achats effectués par carte d'achat est conservée afin de laisser une piste de vérification. | 2.4 | Problèmes modestes |
| 18. On effectue le rapprochement et la vérification des comptes pour veiller à ce que seuls les achats de produits et services autorisés et appropriés soient payés; que les transactions litigieuses soient détectées et traitées (les retards/erreurs de livraison et la mauvaise qualité des produits ne sont pas considérés comme des motifs de litige, ces problèmes étant directement résolus avec les fournisseurs); et que les détenteurs de carte remboursent leurs achats non autorisés ou inappropriés. | 2.1.1 | Problèmes modestes |
| 19. Les paiements à la société émettrice des cartes d'achat sont traités à temps, afin d'éviter de payer des intérêts et de maximiser les remises offertes au gouvernement. Cela est accompli en réglant les comptes conformément aux modalités de paiement choisies par les IRSC. Il est important de noter que, en vertu de la politique du CT, les paiements peuvent être effectués avant la date d'échéance, comme indiqué à la section 5h) de la Politique sur les demandes de paiement et paiement à la date d'échéance. | Bon contrôle |
5. Comptabilité des transactions effectuées par carte d'achat
Des mécanismes de contrôle adéquats et efficaces ont été établis pour s'assurer que l'information financière influencée par les transactions effectuées par carte d'achat est exacte et produite sans tarder.
| Critères | Renvois à des observations | Conclusions |
|---|---|---|
| 20. Une écriture comptable est inscrite pour les achats faits par carte d'achat en même temps que le paiement des comptes mensuels. | Bon contrôle | |
| 21. Le paiement et l'imputation des transactions de fin d'année qui ont été faites au moyen d'une carte d'achat sont conformes au concept de la réception des biens et des services. Une imputation dans les comptes d'une année reflète une activité économique de cette année. | 2.5 | Problèmes modestes |
Annexe A Aperçu du processus associé aux cartes d'achat
Les demandes de nouvelles cartes d'achat sont faites à la suite de l'obtention des approbations nécessaires du gestionnaire de CR et des Finances. Avant d'approuver une demande, le gestionnaire de CR a le pouvoir d'appliquer des restrictions au type de transactions que l'employé est autorisé à faire avec la carte. Les IRSC obligent les nouveaux détenteurs de carte à suivre une formation sur l'utilisation des cartes d'achat avant de pouvoir en obtenir une. Le coordonnateur des cartes d'achat, qui dispose du pouvoir délégué de gérer les cartes d'achat pour le compte des IRSC, reçoit les demandes de nouvelles cartes de la Banque de Montréal et prévient par courriel le nouveau détenteur lorsque sa carte est prête.
Les soldes des cartes d'achat sont payés tous les mois à la Banque de Montréal par retrait direct dans le compte de banque des IRSC. Une écriture comptable est ensuite inscrite dans un compte de dépenses transitoire dans le grand-livre. Les détenteurs de carte sont tenus de préparer chaque mois un registre détaillé de leurs transactions et de fournir les pièces justificatives. Ces registres sont ensuite approuvés par le gestionnaire de CR et soumis aux Finances, qui s'assurent que les transactions sont permises en vertu de la politique sur les cartes d'achat. L'approbation des Finances est indiquée par les initiales du coordonnateur des cartes d'achat sur le registre. Une fois un registre approuvé, les montants inscrits aux dossiers financiers sont réaffectés du compte de dépenses transitoire au compte approprié du grand-livre.
Lorsqu'un employé quitte les IRSC, les Ressources humaines en avisent les Finances par le biais du formulaire de décharge; les Finances doivent remplir et signer le formulaire pour indiquer que toutes les cartes d'achat et de voyage de l'employé ont été retournées.
Le volume et la valeur des transactions effectuées par chaque détenteur de carte sont surveillés chaque mois à l'aide d'une feuille de calcul Excel par les Finances, qui vérifient aussi les dépenses moyennes pour la dernière période de 12 mois afin de déterminer s'il faut annuler des cartes ou modifier leur limite.
Annexe B Répartition des détenteurs de carte (selon la limite de crédit)
| Limite de crédit | Nombre total de détenteurs | % du total | Total des transactions durant la période visée |
|---|---|---|---|
| 500 - 1 000 $ | 16 | 30,78 % | 4 879 $ |
| 1 001 - 2 000 $ | 7 | 13,46 % | 3 199 $ |
| 2 001 - 3 000 $ | 7 | 13,46 % | 17 255 $ |
| 3 001 - 4 000 $ | 1 | 1,92 % | 1 084 $ |
| 4 001 - 5 000 $ | 14 | 26,92 % | 33 050 $ |
| 5 001 - 7 000 $ | 1 | 1,92 % | 9 809 $ |
| 7 001 - 8 000 $ | 2 | 3,85 % | 19 313 $ |
| 8 001 - 10 000 $ | 1 | 1,92 % | 19 510 $ |
| 10 001 - 15 000 $ | 2 | 3,85 % | 15 180 $ |
| 15 001 - 25 000 $ | 1 | 1,92 % | 0 $ |
| 52 | 123 279 $ |
Annexe C Diagramme de décision pour les détenteurs de cartes1
Diagramme de décision - Utilisez-vous la carte d'achat pour...
| ... des achats personnels ou des avances de fonds? | Oui | Cessez. Les cartes d'achat ne peuvent pas être utilisées pour des achats personnels ou des avances de fonds. Les achats en espèces doivent être soumis à l'examen des Finances avec les reçus. |
| ...des transactions interministérielles ou des dépenses pour un véhicule? | Oui | Cessez. Les cartes d'achat ne peuvent pas servir à des transactions interministérielles ou à des dépenses pour un véhicule. |
| ...des appareils électroniques ou des licences d'utilisation de logiciels? | Oui | Cessez. Seuls les SGTI et les services administratifs sont autorisés à acheter des appareils électroniques et des logiciels ( « articles attrayants »). Contactez les SGTI pour plus d'information sur l'achat de ce type de bien ou de service. |
| ...des contrats de plus de 5 000 $? | Oui | Cessez. Les contrats de services de plus de 5 000 $ doivent passer par les services de passation de marchés. Communiquez avec le Gestionnaire, Approvisionnement pour plus d'information. Les contrats peuvent être payés avec la carte d'achat si cela est stipulé dans les modalités contractuelles et si les frais ne dépassent pas la limite de la carte. Les cartes d'achat peuvent être utilisées pour l'achat de services, avec l'approbation des services administratifs. |
| ...l'achat de meubles? | Oui | Cessez. Les achats de meubles avec la carte doivent être préautorisés par les services administratifs. Pour plus d'information, communiquez avec le Gestionnaire, Administration. |
| ...des frais de voyage? | Oui | Les cartes d'achat peuvent seulement servir à réserver et non à payer des chambres d'hôtel ou d'autres frais de déplacement. |
| ...des cadeaux ou des frais d'accueil? | Oui | Les cartes d'achat ne peuvent pas servir à payer des frais d'accueil de plus de 500 $. TOUS les frais d'accueil doivent être préapprouvés dans le formulaire de préautorisation et de demande de remboursement des frais d'accueil (disponible sur l'intranet des IRSC). Pour plus d'information, communiquez avec l'Agent, Opérations comptables. Les cartes d'achat peuvent être utilisées pour le paiement de cadeaux, mais dans les limites prévues par la Politique sur l'offre, l'acceptation ou la sollicitation de cadeaux, de marques d'hospitalité, de rétribution ou d'autres avantages. |
| ...des colloques ou de la formation? | Oui | Les cartes d'achat peuvent servir au paiement des frais de colloque ou de formation, mais dans les limites prévues par la Politique sur l'apprentissage continu. Les frais doivent être préapprouvés par le biais du formulaire de demande interne des services administratifs (disponible sur l'intranet des IRSC). |
| ...des achats auprès d'un fournisseur non reconnu comme fiable? | Oui | Cessez. Les achats doivent être faits uniquement auprès de fournisseurs fiables, en personne, par téléphone ou par Internet (pourvu que le symbole des transactions sécurisées apparaisse sur la page). |
Procédez à la transaction en suivant les directives suivantes :
1) Donnez au fournisseur le numéro d'exemption de la TPS des IRSC (disponible sur l'intranet des IRSC);
2) Effectuez l'achat en obtenant un feuillet contenant l'information suivante : numéro de carte, date, nom du fournisseur, liste détaillée des achats, montant facturé avec les taxes, numéro d'autorisation (s'il y a lieu). Les reçus électroniques imprimés, les reçus détaillés de magasin et, en dernier recours, une déclaration signée du détenteur de carte sont tous acceptés. Les factures de cartes de crédit portant la signature du détenteur ne sont pas acceptées car elles ne contiennent pas la liste des achats.
3) Si une transaction est annulée, le feuillet original et le feuillet d'annulation doivent être inclus au dossier; si l'achat et l'annulation ont lieu dans des mois différents, le feuillet d'annulation devrait renvoyer au mois de l'achat.
-
Il s'agit d'un prototype d'arbre décisionnel destiné à aider les détenteurs de carte d'achat à déterminer ce qu'ils peuvent acheter avec leur carte et quels documents sont requis pour les transactions. Le diagramme a été préparé par la section de la vérification interne des IRSC, avec la collaboration de RCGT, des utilisateurs de la carte aux IRSC et du personnel des Finances. Cet outil est offert au directeur, Opérations et surveillance financières, pour validation et utilisation, s'il est jugé utile.
Plan d'action en matière de gestion
Novembre 2007
| Observation | Recommandation | Plan d'action | Délai initial |
|---|---|---|---|
| 2.1 Planification, organisation et surveillance | |||
|
2.1.1 Preuve insuffisante de l'approbation officielle des transactions effectuées par carte d'achat. Les registres des cartes d'achat sont d'abord examinés par un agent des opérations comptables. Une fois que cet examen est terminé et que l'agent considère que tous les documents justificatifs ont été fournis, les registres et la documentation connexe sont transmis au coordonnateur des cartes d'achat pour examen et approbation. En vertu de la politique des IRSC, le coordonnateur doit examiner les registres et la documentation et apposer ses initiales au bas du registre pour signaler son approbation. Dans l'échantillon aléatoire, les vérificateurs ont relevé 33 transactions d'une valeur totale de 13 346,56 $ dans 15 registres différents, pour lesquelles le coordonnateur n'avait pas apposé ses initiales afin d'indiquer que les transactions avaient été examinées et approuvées. Dans l'échantillon discrétionnaire, 4 transactions totalisant 6 064,32 $ dans trois registres différents ne portaient pas d'initiales. Il est à noter que dans ces cas, certains détails (montants en surbrillance et utilisation de marques de pointage) portent à croire que quelqu'un avait vérifié les transactions. |
Comme l'exige la politique des IRSC, on recommande que le coordonnateur des cartes appose ses initiales sur tous les registres pour certifier que les transactions effectuées par carte d'achat sont conformes à la politique. |
Responsabilité : Mesure : Les pièces justificatives servant à imputer les dépenses sur les comptes appropriés du grand-livre, préparées par l'agent des opérations comptables, seront comparées aux registres de cartes d'achat par le coordonnateur des cartes d'achat. Celui-ci veillera en même temps à apposer ses initiales sur le registre pour confirmer son approbation et certifier que les mesures de suivi adéquates ont été prises lorsqu'il y a lieu. Aucune autre mesure de suivi nécessaire. |
Fermé |
|
2.1.2 Aucun processus d'examen périodique officiel pour vérifier si les détenteurs de cartes demeurent admissibles à ce privilège. Les vérificateurs ont noté qu'aucun mécanisme n'avait été établi pour vérifier périodiquement si les détenteurs de carte demeurent admissibles à ce privilège. Différentes procédures sont utilisées pour communiquer le retrait de l'autorisation de posséder une carte d'achat. Lorsqu'un employé :
Le coordonnateur des cartes d'achat demande le registre final et les documents justificatifs avant d'annuler la carte d'achat. |
Il est recommandé que le directeur, Opérations et surveillance financières, en consultation avec les gestionnaires de CR et les RH, mette sur pied un processus officiel pour informer rapidement le coordonnateur des cartes d'achat qu'une carte doit être annulée. Dans le cadre de ce processus, les gestionnaires de CR devraient prévenir sans tarder les Opérations financières lorsqu'un employé part en congé. De plus, le coordonnateur des cartes d'achat devrait se livrer à des examens périodiques des listes de détenteurs de cartes valides pour s'assurer que ceux-ci demeurent admissibles à ce privilège. |
Responsabilité : Mesure : Le directeur, Opérations et surveillance financières, rencontrera les représentants concernés des Ressources humaines afin d'établir un processus officiel pour informer le coordonnateur des cartes d'achat lorsqu'un employé/détenteur de carte part en congé prolongé. Le directeur, Opérations et surveillance financières, enverra aussi une note de service à tous les gestionnaires de centres de responsabilité pour leur rappeler leur obligation d'informer le coordonnateur des cartes d'achat lorsqu'un employé/détenteur de carte part en congé prolongé ou change d'organisation. Ce message sera réitéré dans le cadre de la formation sur les cartes d'achat qui sera offerte à compter de la mi-décembre 2007. Le gestionnaire, Opérations financières, produira des rapports d'utilisation des cartes d'achat de la BMO sur une base régulière afin de surveiller l'utilisation réelle des cartes par les détenteurs. Les cartes qui n'auront pas été utilisées durant une certaine période pourront être suspendues ou annulées. Aucune autre mesure de suivi nécessaire. |
Fermé |
| 2.1.3 Pas d'assurance de la qualité. La politique des IRSC stipule que le directeur, Services financiers généraux, doit se livrer à un échantillonnage statistique mensuel des transactions pour s'assurer du respect de toutes les exigences de l'article 34 de la LGFP. Pour la période visée par la vérification, aucun examen statistique n'avait été effectué. Toutefois, les Finances soumettent toutes les transactions à une vérification comptable, ce qui réduit l'impact de l'absence d'une procédure officielle d'assurance de la qualité. |
Il est recommandé que le gestionnaire, Opérations financières, prélève tous les mois un échantillon des transactions du mois et vérifie si celles-ci sont conformes à la politique des IRSC. |
Responsabilité: Mesure : Le gestionnaire, Opérations financières, a déjà entrepris la mise sur pied d'un processus d'échantillonnage statistique des transactions mensuelles effectuées par cartes d'achat, destiné à vérifier si les transactions sont conformes à la Politique financière sur l'utilisation des cartes d'achat des IRSC. Aucune autre mesure de suivi nécessaire. |
Fermé |
| 2.2 Émission et annulation | |||
|
Piste de vérification inadéquate. Les vérificateurs ont noté que les opérations d'émission et d'annulation des cartes sont parfois dépourvues de piste de vérification adéquate. La BMO fournit une page Web confirmant la date d'émission ou d'annulation des cartes, laquelle peut être imprimée et versée au dossier par le coordonnateur des cartes d'achat. Durant la période visée, huit nouvelles cartes ont été émises, dont trois sans documentation de la BMO confirmant l'émission; neuf cartes ont été annulées, dont deux sans documentation de la BMO confirmant l'annulation. De plus, les vérificateurs ont découvert que pour une des huit cartes émises, une demande avait été soumise à la BMO avant l'obtention de l'approbation de Finances et administration. Pour les neuf cartes annulées, aucune note de l'employé ou du gestionnaire de CR ne figurait au dossier pour indiquer que la carte devait être annulée et pourquoi. |
On recommande que le coordonnateur des cartes d'achat laisse une piste de vérification adéquate pour toutes les opérations d'émission et d'annulation de cartes dans les dossiers de carte d'achat individuels des employés. |
Responsabilité: Mesure : Le coordonnateur des cartes d'achat tiendra un registre central des cartes émises et des cartes annulées, indiquant les dates pertinentes, et mettra le registre à jour chaque fois qu'une nouvelle carte sera émise ou annulée. Le registre contiendra aussi de l'information sur les changements de gestionnaire de CR des détenteurs de carte. Aucune autre mesure de suivi nécessaire. |
Fermé |
| 2.3 Utilisation des cartes d'achat | |||
| 2.3.1 Formulaire de préautorisation non rempli, ou rempli après la transaction. En vertu de la politique des IRSC, il est nécessaire de remplir un formulaire de préautorisation pour divers types de dépenses, comme les frais d'accueil de moins de 500 $, les droits d'inscription à des colloques, les coûts de formation et les cotisations. Dans l'échantillon aléatoire, les vérificateurs ont relevé 10 transactions totalisant 3 098,90 $ pour lesquelles un formulaire de préautorisation n'avait pas été rempli, et quatre transactions totalisant 2 728,48 $ pour lesquelles un formulaire avait été rempli, mais signé après la date de transaction. Dans l'échantillon discrétionnaire, les vérificateurs ont relevé une transaction de 3 470,97 $ pour laquelle un formulaire n'avait pas été rempli, et une transaction de 39,31 $ pour laquelle un formulaire avait été rempli, mais signé après la date de la transaction. | On recommande au gestionnaire, Opérations financières, et aux gestionnaires de CR d'exiger, conformément à la politique des IRSC, que le formulaire de préautorisation soit toujours préparé et signé avant l'amorce de toute transaction nécessitant ce formulaire. |
Responsabilité: Mesure : Le gestionnaire, Opérations financières, enverra une note de service à tous les gestionnaires de CR pour leur rappeler leur responsabilité de préparer et de soumettre des formulaires d'autorisation signés pour les transactions nécessitant une préautorisation. Cette exigence sera réitérée dans le cadre de la formation sur les cartes d'achat qui sera offerte à compter de la mi-décembre 2007. Le gestionnaire s'emploiera aussi à établir un processus pour s'assurer que les transactions non assorties d'un formulaire de préautorisation soient retournées aux gestionnaires de CR concernés, afin que ceux-ci les corrigent et les signent après coup. La Direction des opérations financières prévoit produire un rapport mensuel sur les activités des détenteurs de carte des IRSC, y compris sur les activités non conformes à la politique des IRSC. Des mesures correctives pourront être appliquées au besoin. Aucune autre mesure de suivi nécessaire. |
Fermé |
|
2.3.2 Respect inconstant des limites fixées par les gestionnaires de CR. Les gestionnaires de CR sont autorisés à limiter la nature des achats effectués par certains détenteurs de carte. Cette restriction est notée sur le formulaire de la première demande de carte d'achat. Les vérificateurs ont constaté que Finances et administration ne tenait pas de liste complète des restrictions applicables aux détenteurs de carte. De plus, on ne vérifie pas si la nature des transactions effectuées par les détenteurs respecte bien les limites applicables à chacun. Les vérificateurs ont relevé sept transactions totalisant 7 200,12 $ dans l'échantillon aléatoire, ainsi que cinq transactions totalisant 6 235,16 $ dans l'échantillon discrétionnaire, pour lesquelles les limites fixées par le gestionnaire de CR n'avaient pas été appliquées. |
On recommande au gestionnaire, Opérations financières, de tenir une liste des restrictions applicables à chaque détenteur de carte, et d'analyser ces restrictions dans le cadre des procédures d'examen. |
Responsabilité : Mesure : Le gestionnaire, Opérations financières, demandera au coordonnateur des cartes d'achat de préparer une liste exhaustive des restrictions applicables aux détenteurs de carte et aux gestionnaires de CR. Cette liste sera communiquée aux gestionnaires de CR concernés et examinée avec eux afin qu'ils puissent s'y reporter pour approuver leurs registres mensuels des cartes d'achat. Le gestionnaire, Opérations financières, veillera à ce que le coordonnateur des cartes d'achat se reporte à cette même liste dans l'examen des registres mensuels de cartes d'achat. De plus, ces restrictions seront revues périodiquement avec chaque gestionnaire de CR pour s'assurer qu'elles demeurent justifiées; dans le cas contraire, elles seront supprimées par le coordonnateur des cartes d'achat. Les détenteurs de carte qui ne respecteront pas les restrictions figurant sur la liste recevront un avertissement par écrit, avec copie à leur gestionnaire de CR. Les détenteurs qui continueront d'acheter des biens et services non autorisés verront leur carte suspendue ou annulée. Aucune autre mesure de suivi nécessaire. |
Fermé |
| 2.4 Paiement des achats effectués par carte d'achat | |||
| Manque de pièces justificatives pour les paiements. Les vérificateurs ont relevé deux transactions totalisant 109,41 $ dans l'échantillon aléatoire, et une transaction de 39,31 $ dans l'échantillon discrétionnaire, pour lesquelles les pièces justificatives étaient soit manquantes, soit inadéquates. | Il est recommandé que le coordonnateur des cartes d'achat s'assure que toutes les transactions faites par carte d'achat sont assorties de pièces justificatives adéquates (c.-à-d. laisser une piste de vérification suffisante). De plus, on recommande que l'agent des opérations comptables signe les registres mensuels pour indiquer que toutes les pièces justificatives ont été jointes aux registres. |
Responsabilité : Mesure : On demandera au coordonnateur des cartes d'achat de s'assurer que des pièces justificatives adéquates soient reçues et conservées en quantité suffisante pour toutes les transactions effectuées par carte d'achat. Aucune autre mesure de suivi nécessaire. |
Fermé |
| 2.5 Comptabilité des transactions effectuées par carte d'achat | |||
| Transactions non justifiées inscrites au grand-livre. Les vérificateurs ont relevé quatre transactions totalisant 2 980,24 $ dans l'échantillon aléatoire, et deux transactions totalisant 234,27 $ dans l'échantillon discrétionnaire, pour lesquelles les entrées dans le grand-livre différaient de l'information figurant dans les registres approuvés. | On recommande au gestionnaire, Opérations et surveillance financières, de transmettre aux gestionnaires de CR les changements apportés aux montants inscrits, de faire approuver ces changements par les gestionnaires et de les documenter dans le registre. |
Responsabilité: Mesure : Nous ne sommes pas d'accord avec la recommandation. Pour rectifier ces erreurs, on demandera à l'agent des opérations comptables d'imprimer les rapports des pièces justificatives, lesquels seront ensuite vérifiés pour y assurer l'absence d'erreur de codage, avant d'être marqués des initiales du coordonnateur des cartes d'achat. Voir notre réponse sous 2.1.1. Aucune autre mesure de suivi nécessaire. |
Fermé |
| 2.6 Autres constatations de la vérification | |||
| Aucune formation obligatoire pour les gestionnaires de CR. Les gestionnaires de CR ne sont pas tenus de suivre une formation sur l'application de la politique des IRSC sur les cartes d'achat; cependant, ils peuvent se prévaloir de la formation offerte aux détenteurs de carte. | On recommande au gestionnaire, Politiques, formation et contrôle, de mettre à jour la Politique financière sur l'utilisation des cartes d'achat des IRSC, de sorte à y inclure une formation obligatoire pour tous les gestionnaires de CR. |
Responsabilité: La Direction des opérations et de la surveillance financières se propose d'ajouter une séance de formation officielle sur l'utilisation des cartes d'achat dans le cadre du cours existant sur la gestion de contrats. La date de mise en oeuvre de cette recommandation a été fixée à la mi-décembre. Il est à noter que le coordonnateur des cartes d'achat offre déjà une formation individuelle aux nouveaux détenteurs de carte. La Direction des opérations et de la surveillance financières prévoit bientôt publier, dans le site Web des IRSC, la Politique sur les cartes d'achat avec une liste de questions fréquemment posées, afin d'aider les gestionnaires et les détenteurs de carte à bien se prévaloir de leur autorisation d'utiliser la carte d'achat. Aucune autre mesure de suivi nécessaire. |
Fermé |