Politique de vérification interne

Juin 2016

Préparé par le dirigeant principal de la vérification des IRSC
Recommandé par le comité de vérification des IRSC le 1er juin 2016
Approuvé par le conseil d'administration des IRSC le 22 juin 2016

Table des matières

  1. Date d'entrée en vigueur
  2. Application
  3. Contexte
  4. Définitions
  5. Énoncé de la politique
  6. Exigences de la politique
  7. Conséquences
  8. Références
  9. Demandes de renseignements

1. Date d'entrée en vigueur

La présente Politique de vérification interne est entrée en vigueur le 22 juin 2016 et remplace la Politique et la Charte de vérification interne des IRSC de 2014.

2. Application

La Politique s'applique à l'ensemble des IRSC, exception faite des cas mentionnés à l'article 6.2.1.

3. Contexte

La Politique est publiée conformément à la Politique sur la vérification interne du Conseil du Trésor (CT) du Canada qui est entrée en vigueur le 1er avril 2012. La politique du CT vise à ce que, tant au niveau de chacun des ministères qu'à l'échelle du gouvernement, la vérification interne fournisse aux administrateurs généraux et au contrôleur général, respectivement, une assurance et des conseils additionnels, indépendamment des cadres hiérarchiques, concernant les processus de gestion des risques, de contrôle et de gouvernance.

La Loi sur les Instituts de recherche en santé du Canada, qui a établi les IRSC, exige que le conseil d'administration des IRSC assume la responsabilité de gérer l'organisation, ce qui inclut l'établissement de ses orientations stratégiques, buts et politiques; l'évaluation de son rendement global (y compris l'atteinte de ses objectifs); et l'approbation de son budget. La Loi nomme le président des IRSC à la présidence du conseil d'administration, et en fait le premier dirigeant responsable de la gestion et de la direction au quotidien des IRSC.

4. Définitions

Les définitions à utiliser pour l'interprétation de la présente politique et des directives et normes connexes figurent à l'annexe de la Politique sur la vérification interne du Conseil du Trésor.

5. Énoncé de la politique

5.1 Objectif

La présente politique vise à contribuer à l'amélioration de la gestion des IRSC, en assurant une fonction de vérification interne rigoureuse, crédible, efficace et viable au sein de l'organisation. En conséquence, les IRSC doivent se conformer aux exigences de la Politique sur la vérification interne du CT.

5.2 Résultats attendus

Le président est appuyé efficacement dans son rôle d'administrateur des comptes par un régime de vérification interne solide et crédible permettant l'examen objectif des éléments probants dans le but de fournir une évaluation indépendante des processus de gestion des risques, de contrôle et de gouvernance de l'organisation.

6. Exigences de la politique

Exigences globales

6.1. Responsabilités du président des IRSC

6.1.1 S'assurer que les ressources de vérification interne sont suffisantes pour réaliser le plan de vérification interne fondé sur les risques, conformément à la Politique sur la vérification interne du CT, à la Directive sur la vérification interne au gouvernement du Canada et aux Normes relatives à la vérification interne au sein du gouvernement du Canada.

6.1.2. Nommer un cadre supérieur comme dirigeant principal de la vérification (DPV) compétent, qui relève directement du président pour diriger et orienter la fonction de vérification interneNote en bas de page 1. Le DPV répondra aux exigences énoncées à l'article 6.1.2 de la Directive sur la vérification interne au gouvernement du Canada.

6.1.3 S'assurer que le contrôleur général, ou son représentant :

6.1.4 Veiller à ce que le contrôleur général :

6.1.5 S'assurer que le Bureau du contrôleur général et ses agents, afin de remplir les responsabilités qui leur ont été attribuées, obtiennent en temps opportun un accès aux dossiers, aux bases de données, aux lieux de travail et aux employés de l'organisation, ainsi que le droit d'obtenir de l'information et des explications auprès des employés et des entrepreneurs de l'organisation.

Vérification interne

6.2 Responsabilités du dirigeant principal de la vérification des IRSC

Indépendance et objectivité

6.2.1. Être indépendant des cadres hiérarchiques et des opérations des IRSC afin de permettre des services d'assurance objectifs dans tous les secteurs relevant des IRSC. Font exception à cette exigence les responsabilités du DPV relatifs à la prestation de services de consultation, de formation et de facilitation liés à la gestion des risques organisationnels, à l'évaluation, à la vérification interne, à la planification, aux rapports, aux mesures et aux données. Pour protéger l'indépendance et l'objectivité de la vérification interne, les mesures suivantes seront prises :

6.2.2 Avoir accès sans restriction au comité de vérification des IRSC et au président du comité.
6.2.3 Avoir accès à tous les documents, bases de données, lieux de travail et employés des IRSC, et avoir le droit, dans le contexte de la planification de la vérification interne et selon les missions approuvées, d'obtenir de l'information et des explications des employés et des entrepreneurs des IRSC.
6.2.4. Pouvoir librement s'acquitter de ses responsabilités, y compris faire part de ses constatations au président, au CV et, s'il y a lieu, au contrôleur général.

Politiques, plans et rapports

6.2.6 Élaborer un plan de vérification fondé sur le risque qui :

6.2.7 Coordonner les activités et les plans de vérification interne avec les autres prestataires de services d'assurance pour minimiser le double emploi et alléger les demandes imposées à la direction des IRSC.

6.2.8 Faire part au président et au comité de vérification du plan des missions de vérification interne et des besoins en matière de ressources pour la fonction de vérification interne, y compris toute variation à ce plan et l'impact de la limitation des ressources.

6.2.9 Veiller à ce que les ressources de vérification interne soient adéquates et utilisées efficacement pour assurer la réalisation du plan approuvé.

6.2.10 S'assurer que les missions de vérification interne sont achevées dans des délais raisonnables, y compris les vérifications internes menées par le contrôleur général.

6.2.11 Veiller à ce que les rapports des missions de vérification interne :

Les rapports sont considérés comme achevés lorsqu'ils sont approuvés par le comité de vérification. 

6.2.13 Préparer un rapport annuel écrit à l'intention du président et du comité de vérification comportant des sections sur :

Soutien au comité de vérification des IRSC

6.2.14 Veiller à ce que le comité de vérification obtienne toute l'information et la documentation nécessaires pour s'acquitter de ses responsabilités et offrir du soutien au comité à la demande du président du comité.

6.2.15 Faire rapport au comité de vérification sur la mise en œuvre des plans d'action de la direction présentés dans des rapports approuvés afin d'appuyer le comité dans son suivi de la mise en œuvre de ces plans. Les rapports du DPV doivent comprendre une évaluation de l'impact des mesures proposées et déterminer si celles-ci portent sur les risques considérés. 

Soutien au contrôleur général

6.2.16 Veiller à ce que le contrôleur général obtienne :

6.2.17 Après en avoir discuté avec le président, informer le contrôleur général dès que possible de toute question relative aux risques, aux contrôles ou aux pratiques de gestion, qui peut être importante pour le gouvernement ou qui peut exiger l'intervention du Secrétariat du Conseil du Trésor.

6.2.18 Veiller à ce que le BCG et ses représentants obtiennent les déclarations de la direction utiles à la planification, à l'exécution et au suivi des vérifications internes menées par le contrôleur général, ainsi qu'à la production de rapports connexes.

Compétence et conscience professionnelle

6.2.19 S'assurer que les personnes assurant la fonction de vérification interne aient des qualifications, des connaissances et des compétences professionnelles adéquates pour répondre aux exigences du plan et démontrer une conscience professionnelle dans l'exercice de leurs fonctions, et que les membres du personnel bénéficient de possibilités de formation et de perfectionnement suffisantes pour maintenir et parfaire leurs compétences en matière de vérification interne et obtenir l'attestation de vérificateur interne certifié (CIA) ou de vérificateur certifié en matière gouvernementale (CGAP).

6.2.20 Élaborer et maintenir un programme d'amélioration et d'assurance de la qualité qui couvre tous les aspects de la fonction de vérification interne et en surveiller l'efficacité de manière continue.

6.2.21 S'assurer qu'un examen externe de la fonction de vérification interne est effectué au moins une fois tous les cinq ans par un évaluateur indépendant qualifié et que les résultats de cette évaluation externe sont transmis au président, au comité de vérification et au contrôleur général.

6.2.22 S'assurer que la vérification interne des IRSC respecte les Normes relatives à la vérification interne au sein du gouvernement du Canada, ce qui inclut le Cadre de référence des pratiques professionnelles (en anglais seulement) de l'Institut des vérificateurs internes (IVI), à moins qu'elles entrent en conflit avec la Politique sur la vérification interne du Conseil du Trésor ou avec une directive ou une norme connexe, qui aurait alors préséance.

6.2.23 S'assurer que l'ensemble des personnes assurant la fonction de vérification interne prennent en considération, dans l'exercice de leurs fonctions, le potentiel, la prévention et la détection de fraudesNote en bas de page 4.

6.2.24 La vérification interne aux IRSC doit adopter le code d'éthique compris dans le Cadre de l'IVI, en plus du Code de valeurs et d'éthique de la fonction publique.

6.3 Services de conseils

Les articles 6.1 et 6.2 de la politique portent sur la prestation de services d'assurance telle que définie dans la Politique sur la vérification interne. Les vérificateurs internes peuvent aussi fournir à leur organisme des services de conseil qui s'inscrivent dans leur champ de compétences, principalement en complément de leur rôle de prestation de services d'assurance.

Les services de conseils sont des activités axées sur le service à la clientèle dont la nature, la portée et l'administration sont convenues avec le client. Ils visent à procurer une valeur ajoutée et à améliorer les processus de gestion des risques, de contrôle et de gouvernance de l'organisation. Ces services ne sont pas assortis d'un énoncé d'assurance et comprennent, notamment, les conseils, la facilitation et la formation. Les missions de consultation se veulent un moyen d'ajouter à la valeur des activités des IRSC, non pas de se soustraire ou de permettre à d'autres de se soustraire aux exigences habituelles des missions d'assurance. Les exigences suivantes s'appliquent aux missions de consultation des IRSC :

6.3.1 Les vérificateurs internes ne peuvent assumer la responsabilité de gestion d'une activité de consultation.

6.3.2 Les questions d'importance découlant des missions de consultation doivent être communiquées au comité de la haute direction et au comité de vérification.

6.3.3 Les questions suivantes doivent être déterminées par une discussion préalable entre le dirigeant principal et les clients, idéalement dans le cadre du plan de vérification annuel fondé sur les risques :

6.3.4 Le comité de la haute direction (CHD) des IRSC doit approuver les rapports sur les missions de consultation avant que ceux-ci ne soient soumis au comité de vérification.

7. Conséquences

Le président est chargé de mener des enquêtes et de prendre des mesures lorsque surviennent d'importants problèmes de conformité à la Politique sur la vérification interne du Conseil du Trésor. Il doit aussi s'assurer que les mesures correctives appropriées sont prises pour régler les problèmes au sein des IRSC. Toute non-conformité aux exigences peut mener aux conséquences énoncées à l'article 7 de la Politique sur la vérification interne.

8. Références

9. Demandes de renseignements

Les questions au sujet de la présente politique doivent être adressées au :

Dirigeant principal de la vérification et de l'évaluation / Directeur général, Rendement et Responsabilisation
Instituts de recherche en santé du Canada

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