Conditions d’admissibilité des établissements pour administrer des fonds des IRSC

Les IRSC ne fournissent pas de fonds directement au chercheur mais à l'organisation ou à l'établissement auquel le candidat principal désigné est affilié, habituellement à titre d'employé. L'établissement auquel on réfère comme étant l'« établissement payé » détient les fonds et gère un compte commun de subventions et de bourses duquel le chercheur peut retirer des fonds.

Avant que des fonds puissent parvenir à un établissement payé, celui-ci doit présenter une demande écrite d'ouverture d'un compte commun de subventions et bourses des IRSC. Comme on l'explique ci-dessous, il doit aussi remplir des questionnaires normalisés, fournir des copies de ses politiques et états financiers, et signer un protocole d'entente sur les rôles et responsabilités en matière de gestion des subventions et des bourses fédérales avec les IRSC.

L'établissement payé se définit comme étant l'établissement qui reçoit et gère le financement des IRSC. Il est à noter que l'établissement payé peut être différent de l'endroit ou la recherche est effectuée.

Un compte commun de subventions et bourses est créé une fois que l'établissement a terminé avec succès le processus d'admissibilité et qu'un protocole d'entente sur les rôles et responsabilités en matière de gestion des subventions et des bourses fédérales avec les IRSC a été signé. Les établissements qui détiennent un compte commun de subventions et bourses ont été jugés admissibles à administrer des fonds des IRSC et peuvent être désignés comme un établissement payé par une personne qui fait la demande d'une subvention ou d'une bourse durant le processus de compétition.

Les IRSC acceptent les demandes d'admissibilité des établissements seulement lorsque l'établissement a un candidat approuvé n'étant pas déjà affilié à d'autres établissements admissibles à gérer les fonds des IRSC. Les établissements affiliés doivent compter au moins cinq candidats approuvés pour être considérer dans le cadre du processus de demande.

Les demandes doivent être signées par le président/directeur de l'établissement ou par un représentant désigné.

Un établissement ne peut être jugé admissible avant d'avoir signé un Protocole d'entente sur les rôles et responsabilités en matière de gestion des subventions et des bourses fédérales (PE) avec les IRSC. Avant la signature du PE, les IRSC doivent avoir reçu toute la documentation requise et avoir jugé que l'établissement répond à toutes les conditions énoncées ci-dessous.

Après avoir réuni tous les documents indiqués dans la liste de contrôle, les établissements doivent envoyer leur demande à l'adresse suivante :

Instituts de recherche en santé du Canada (IRSC)
160, rue Elgin, 9e étage
Indice de l'adresse : 4809A
Ottawa (Ontario) K1A 0W9
Tél. : 613-952-9974
Téléc. : 613-954-1800
ian.raskin@irsc-cihr.gc.ca

À l'attention d'Ian Raskin, Agent principal, contrôle financier

S'il vous plaît, référez-vous à l'Annexe 1 - Liste de contrôle des documents - Documents à compléter pour une demande d'admissibilité à administrer le financement de IRSC pour la liste détaillée des documents qui doivent être complétés.

Conditions

Pour être admissible à présenter une demande d'ouverture de compte commun de subventions et bourses, l'établissement doit répondre aux conditions suivantes et présenter les documents justificatifs requis.

  1. L'établissement doit faire partie d'une des catégories suivantes :
    • les établissements canadiens d'enseignement postsecondaire et leurs établissements affiliés, incluant, les hôpitaux et les instituts de recherche
    • les organisations non gouvernementales canadiennes sans but lucratif (y compris les organisations communautaires ou charitables) dont le mandat est clairement orienté vers la recherche ou l'application des connaissances
    • les ministères ou organismes qui ne sont pas du gouvernement fédéral canadien, y compris les régies régionales de la santé, lorsque les activités qui font l'objet de la subvention ne sont pas financées dans le cadre de programmes bien précis de ces ministères ou organismes
  2. L'établissement doit compter un candidat approuvé et ne doit pas être affilié à un autre établissement autorisé par les IRSC. Les établissements affiliés doivent s'assurer que les termes de leur entente d'affiliation leur permettent de détenir un compte commun de subvention et de bourses et doivent avoir un minimum de cinq candidats approuvés.
  3. L'établissement est le lieu ou s'effectue au moins un projet de recherche.
  4. L'établissement est constituée en personne morale.
  5. L'établissement est doté des systèmes de comptabilité et de contrôle financier nécessaires pour gérer les fonds des IRSC.
  6. L'établissement doit pouvoir démontrer qu'il est pourvu d'un mandat pertinent de recherche en santé/application des connaissances.
  7. L'établissement doit s'assurer que le chercheur occupera un poste universitaire ou recherche, qu'il disposera de l'infrastructure et du temps requis pour réaliser la recherche prévue et qu'il aura la liberté d'en publier les résultats.
  8. Avant de permettre au chercheur d'utiliser des fonds, l'établissement doit démontrer qu'il a mis en place ce qui suit, conformément aux lois applicables :

Processus d'ouverture d'un compte commun de subventions et bourses

Il est à noter qu'avant de pouvoir soumettre une demande d'autorisation à administrer des fonds des IRSC, les établissements doivent avoir une demande ou une proposition de recherche approuvée, ainsi qu'un candidat approuvé pour financement par les IRSC qui n'est pas déjà affilié à un autre établissement autorisé des IRSC. Les fonds pour les candidats approuvés seront versés par l'intermédiaire de l'établissement déjà autorisé, où le candidat occupe un poste universitaire. Les organismes affiliés à des établissements autorisés des IRSC sont exceptionnellement admissibles (sous réserve de leur entente d'affiliation) s'ils emploient au moins cinq candidats approuvés. Les candidats approuvés détenant un poste dans un établissement déjà autorisé par les IRSC ne peuvent faire administrer leurs fonds par un autre établissement. Voici les étapes du processus de demande :

  1. L'établissement est avisé par les IRSC qu'il a un candidat approuvé.
  2. L'établissement présente par écrit une demande d'autorisation signée par son président/directeur ou son représentant désigné à l'Unité de la surveillance financière des IRSC indiquant leur mandat de recherche ou d'application des connaissances et leur intention de postuler pour un compte commun de subventions et de bourses, à l'adresse suivante :

    Instituts de recherche en santé du Canada (IRSC)
    160, rue Elgin, 9e étage
    Indice de l'adresse : 4809A
    Ottawa (Ontario) K1A 0W9
    Tél. : 613-952-9974
    Téléc. : 613-954-1800
    ian.raskin@irsc-cihr.gc.ca

    À l'attention d'Ian Raskin, Agent principal, contrôle financier

  3. L'Unité de la surveillance financière étudiera la demande et, si elle la juge acceptable, enverra les formulaires de demande d'admissibilité composés des documents suivants :
    1. Lettre d'accompagnement - Une copie des documents suivants sera demandée dans la lettre d'accompagnement :
      1. Les plus récents états financiers vérifiés de l'établissement
      2. Le plus récent rapport annuel de l'établissement
      3. La politique de l'établissement sur l'intégrité de la recherche
      4. La politique de l'établissement sur l'éthique de la recherche sur des sujets humains
    2. Annexe A - Formulaire d'identification des personnes-ressources de l'établissement
    3. Annexe B - Formulaire de signature des agents administratifs de l'établissement
    4. Annexe C - Questionnaire des IRSC pour l'ouverture d'un nouveau compte
    5. Annexe D - Questionnaire de l'examen des enjeux et des questions
    6. Exemplaire du Protocole d'entente sur les rôles et responsabilités en matière de gestion des subventions et des bourses fédérales avec les IRSC

    L'établissement doit remplir sans tarder les annexes A à D, dans un délai défini au moment de la demande.

  4. L'établissement doit ensuite retourner les documents dûment remplis aux IRSC pour examen.
  5. Les annexes A à D, les états financiers vérifiés et le rapport annuel sont examinés par l'Unité de la surveillance financière. S'il manque certains détails, une demande d'information complémentaire est transmise à l'établissement. Pour toute question, communiquer avec :

    Ian Raskin
    Tél. : 613-952-9974
    Courriel : ian.raskin@irsc-cihr.gc.ca

  6. La politique sur l'intégrité de la recherche de l'établissement est examinée par le Bureau de l'éthique des IRSC. Si l'établissement ne dispose pas d'une telle politique, il faudra en élaborer une avant que l'établissement puisse être considéré aux fins d'admissibilité. S'il manque certains détails, une demande d'information complémentaire est transmise à l'établissement. Pour toute question, communiquer avec :

    Karen Wallace
    Tél. : 613-954-1383
    Courriel : karen.wallace@irsc-cihr.gc.ca

    Pour de plus amples renseignements sur les exigences de cette politique, veuillez consulter les liens suivants :

    Politique inter-conseils sur l'intégrité dans la recherche et les travaux d'érudition

    Cadre de référence pour l'examen inter-conseils des politiques institutionnelles concernant l'intégrité dans la recherche

  7. La politique relative à l'éthique de la recherche sur des sujets humains est examinée par le Secrétariat interagences en éthique de la recherche. Si l'établissement ne dispose pas d'une telle politique, il faudra en élaborer une avant que l'établissement puisse être considéré aux fins d'admissibilité. S'il manque certains détails, une demande d'information complémentaire est transmise à l'établissement. Pour toute question, communiquer avec :

    Secrétariat interagences en éthique de la recherche
    Tél. : 613-996-0072
    Courriel : secretariat@pre.ethics.gc.ca

    Pour de plus amples renseignements sur les exigences de cette politique, consulter les liens suivants :

    Énoncé de politique des trois Conseils : Éthique de la recherche avec des êtres humains

  8. Après examen et approbation de tous les documents par les IRSC, le dossier est finalisé. Une lettre est envoyée à l'établissement pour confirmer l'approbation de sa demande, avec deux copies du Protocole d'entente sur les rôles et responsabilités en matière de gestion des subventions et des bourses fédérales (PE) signées par le Président des IRSC. Avant l'ouverture officielle du Compte commun de subventions et bourses de l'établissement, une copie du PE signée par le Président de l'établissement doit être retournée aux IRSC. La copie signée du protocole d'entente PE doit être transmise par messagerie à l'adresse suivante :

    Instituts de recherche en santé du Canada (IRSC)
    160, rue Elgin, 9e étage
    Indice de l'adresse : 4809A
    Ottawa (Ontario) K1A 0W9
    Tél. : 613-952-9974
    Téléc. : 613-954-1800
    ian.raskin@irsc-cihr.gc.ca

    À l'attention d'Ian Raskin, Agent principal, contrôle financier

  9. Une confirmation officielle sera envoyée à l'établissement pour les informer de l'ouverture de leur compte commun de subventions et de bourses.

Annexe 1

Liste de contrôle des documents : Documents à compléter pour une demande d'admissibilité à administrer le financement de IRSC

  • Amorce du processus de demande
    • Demande écrite signée par le président/directeur ou un représentant désigné de l'établissement candidat
  • Présentation de la demande
    • Annexe A - Formulaire d'identification des personnes-ressources de l'établissement
    • Annexe B - Formulaire de signature des agents administratifs de l'établissement*
    • Annexe C - Questionnaire des IRSC pour l'ouverture d'un nouveau compte*
    • Annexe D - Questionnaire des IRSC de l'examen des enjeux et des questions*
    • États financiers vérifiés les plus récents de l'établissement
    • Rapport annuel le plus récent de l'établissement
    • Politique de l'établissement sur l'intégrité de la recherche, assortie de procédures de gestion des allégations d'inconduite**
      La politique doit être conforme aux principes généraux de la Politique des trois conseils sur l'intégrité dans la recherche et les travaux d'érudition.
    • La politique de l'établissement relative à l'éthique de la recherche sur des sujets humains, qui doit au moins respecter les normes de l'Énoncé de politique des trois Conseils : Éthique de la recherche avec des êtres humains. Inclure les procédures d'examen de l'éthique et tous les formulaires liés à l'examen de l'éthique.**

      * Document original signé obligatoire

      ** Copie de la dernière version approuvée sur le papier à en-tête de l'établissement

  • Finalisation du compte
    • Retour de la copie signée du Protocole d'entente sur les rôles et responsabilités en matière de gestion des subventions et des bourses fédérales aux IRSC