L’administration financière des subventions de fonctionnement ouvertes - Novembre 2008

a) Engagements du premier exercice
Le conseil d'administration des IRSC établit le budget global des subventions de fonctionnement ouvertes pour chaque exercice. Le processus de subvention comprend des concours en septembre et en mars qui servent à déterminer quels candidats au financement de la recherche recevront des subventions dans le cadre du budget des subventions de fonctionnement ouvertes. Les directeurs adjoints du Portefeuille de la recherche administrent les concours.

Pour garantir l'excellence de la recherche financée par les IRSC, des comités d'experts couvrant l'ensemble des domaines de la recherche en santé effectuent l'examen des demandes (examen par les pairs). Les comités d'examen par les pairs (CEP) évaluent et notent les demandes de façon à les classer en ordre de priorité et recommandent le financement requis pour soutenir la recherche des candidats retenus.

Les demandes prioritaires sont ensuite examinées par le Sous-comité des programmes et de l'examen par les pairs (SCPEP) du Comité de la recherche et de l'application des connaissances (CRAC), en fonction du budget disponible total. Le SCPEP recommande l'approbation par le CRAC des demandes qui peuvent être financées. Le CRAC a pour mandat d'approuver le financement de toutes les initiatives de recherche et d'application des connaissances.

Le personnel du Portefeuille de la recherche informe les candidats des résultats du concours en deux étapes. Après les réunions du CEP, les IRSC transmettent aux candidats une copie des examens du comité, ainsi que des notes et du classement des demandes et du budget recommandé. Après l'approbation du financement par le CRAC, les IRSC envoient à tous les candidats un avis de décision indiquant si leur demande a été approuvée et, le cas échéant, le budget accordé. L'avis de décision est habituellement affiché dans RechercheNet¹ dans les trois semaines suivant la réunion du CRAC. Le personnel de la Recherche met à jour le Système d'information électronique (SIE), qui est utilisé pour l'administration des subventions et bourses, en y inscrivant la liste de financement approuvée par le CRAC, et prépare les Autorisations de financement (AF) pour approbation par le directeur adjoint de chacun des CEP. Les IRSC transmettent les AF approuvées aux candidats retenus, ainsi qu'une copie de ces dernières au responsable de l'université ou de l'établissement qui administre la subvention. L'AF contient le nom du bénéficiaire de la subvention, le type de subvention, la date du début de la période de financement et le montant du financement pour chaque exercice de la période de financement.

L'agent financier, Subventions se fonde sur les AF approuvées pour engager les fonds dans FreeBalance, le système financier utilisé par les IRSC pour traiter les paiements. Il n'y a pas, cependant, d'attestation officielle de l'engagement par une personne autorisée, comme l'exige l'article 32 de la LGFP.

Responsable :
Directeur, Opérations et surveillance financières

Mesures :
Certaines mesures ont déjà été prises à cet égard dans le cadre de la mise en oeuvre de la nouvelle Politique des IRSC sur la délégation du pouvoir de signer des documents financiers. Les principaux produits livrables déjà mis en place sont les suivants :

1. Le nouvel instrument de délégation du pouvoir de signer des documents financiers des IRSC : Ce document, qui a été approuvé par le ministre de la Santé et le président des IRSC, contient une politique concernant un processus d'attestation officielle qui respecte l'article 32 : obligations en matière d'autorisation d'engagement pour l'approbation des subventions et bourses.
2. Le formulaire d'engagement financier, qui comprend un bloc-signature conforme à l'article 32 : Lors de la présentation d'un appel de demandes pour un concours, l'engagement financier doit être signé et soumis par les employés des IRSC dont le poste a fait l'objet d'une délégation de pouvoirs financiers par leurs gestionnaires en vertu de l'article 32. Les formulaires d'engagement financier, qui peuvent être vérifiés par les conseillers financiers du Portefeuille de la gestion et de la planification des ressources (GPR), font office d'attestation selon laquelle le financement annoncé pour un concours donné a effectivement été imputé au budget financier de l'initiateur. Une copie électronique du formulaire d'engagement financier se trouve dans le site intranet des IRSC à titre de référence, à l'appui de la nouvelle Politique des IRSC sur la délégation du pouvoir de signer des documents financiers.
3. Les diagrammes du processus d'approbation des subventions et bourses, qui décrivent les rôles, les responsabilités et les interactions des personnes chargées de l'initiation des possibilités de financement pour les concours des IRSC : Les diagrammes de processus ont été distribués à tous les employés des IRSC dans le cadre de la formation sur la Politique sur la délégation du pouvoir de signer des documents financiers et ont été utilisés pour présenter cette politique lors de diverses séances d'information destinées aux gestionnaires des IRSC et à leur personnel. Des copies électroniques des diagrammes du processus d'approbation des subventions et bourses se trouvent dans le site intranet des IRSC à titre de référence, à l'appui de la nouvelle Politique des IRSC sur la délégation du pouvoir de signer des documents financiers.
4. La distribution de matériel de formation officiel et la tenue de séances de formation pour tous les employés qui détiennent un budget et qui ont reçu le pouvoir, en vertu de l'article 32, d'attester la disponibilité des fonds pour un concours donné des IRSC.

État : Terminé.

b) Engagements de l'exercice précédent
Les subventions de fonctionnement ouvertes des IRSC ont une durée maximale de cinq ans. Les subventions approuvées aux exercices précédents représentent environ 80 % du budget annuel des IRSC, le reste correspondant aux nouvelles demandes de subventions.

Les agents financiers des IRSC s'assurent que le financement des subventions s'échelonnant sur plusieurs années qui a été approuvé par le CRAC aux exercices précédents est adéquat. Cependant, il n'y a pas d'attestation officielle annuelle d'un solde non grevé pour acquitter les engagements de l'exercice en cours relativement aux subventions approuvées aux exercices précédents.

Responsables :
Le directeur, Planification des programmes et processus, et le directeur, Partenariats et engagement des citoyens

Mesures :

1. Mettre à jour la Politique des IRSC sur les engagements financiers et les processus connexes en ce qui concerne l'engagement financier dans le cadre de partenariats. Le nouveau processus de délégation du pouvoir de signer des documents conforme à l'article 32 de la LGFP servira à confirmer l'engagement financier des partenaires.
2. Modifier les annonces de financement des IRSC pour qu'elles correspondent aux engagements financiers confirmés seulement.
3. Mettre en oeuvre, à la Direction des partenariats et de l'engagement des citoyens, un processus normalisé et officiel d'engagement des partenaires.

État : Terminé. Sauf c : à confirmer.

Responsables :
Le directeur, Opérations et surveillance financières, et le directeur, Planification des programmes et processus.

Mesures :
Certaines mesures ont déjà été prises à cet égard dans le cadre de la mise en oeuvre de la nouvelle Politique des IRSC sur la délégation du pouvoir de signer des documents financiers. Les principaux produits livrables déjà mis en place sont les suivants :

1. Le nouvel instrument de délégation du pouvoir de signer des documents financiers des IRSC : Ce document, qui a été approuvé par le ministre de la Santé et le président des IRSC, contient une politique concernant un processus d'attestation officielle qui respecte l'article 34 - obligations en matière de pouvoir de dépenser pour l'approbation des subventions et bourses.
2. Le modèle financier du CRAC, qui comprend un bloc-signature conforme à l'article 34 : Le modèle financier du CRAC doit être signé et soumis soit par le directeur adjoint responsable de la gestion du concours en question, au nom de multiples détenteurs de budgets, soit par le détenteur de budget, si le concours est financé à partir d'une enveloppe budgétaire financière en particulier, dans le cadre de la recommandation faite au CRAC pour demander l'approbation du financement de bénéficiaires admissibles. Ces deux personnes doivent avoir reçu le pouvoir financier en vertu de l'article 34, soit par le chef des services financiers, dans le cas des directeurs adjoints, soit par le gestionnaire qui précède dans la hiérarchie, dans le cas d'un détenteur de budget. Le modèle financier du CRAC peut être vérifié par les conseillers financiers de même que par les Opérations financières, Portefeuille de la GPR, et sert à attester que les dépenses visant à financer les bénéficiaires admissibles ont été autorisées et que la gestion du processus de concours est empreinte de diligence raisonnable et d'intégrité. Une copie électronique du formulaire d'engagement financier se trouve dans le site intranet des IRSC à titre de référence, à l'appui de la nouvelle Politique des IRSC sur la délégation du pouvoir de signer des documents financiers.
3. Les diagrammes du processus d'approbation des subventions et bourses, qui décrivent les rôles, les responsabilités et les interactions des personnes chargées de l'initiation des possibilités de financement pour les concours des IRSC : Les diagrammes ont été distribués à tous les employés des IRSC dans le cadre de la formation sur la Politique sur la délégation du pouvoir de signer des documents financiers et ont été utilisés pour présenter cette politique lors de diverses séances d'information destinées aux gestionnaires des IRSC et à leur personnel. Des copies électroniques des diagrammes du processus d'approbation des subventions et bourses se trouvent dans le site intranet des IRSC à titre de référence, à l'appui de la nouvelle Politique des IRSC sur la délégation du pouvoir de signer des documents financiers.
4. La distribution de matériel de formation officiel et la tenue de séances de formation pour tous les employés qui détiennent un budget et qui ont reçu des pouvoirs, en vertu de l'article 34, pour un concours donné des IRSC.
5. Le Portefeuille de la recherche met actuellement en place un groupe de travail afin d'élaborer et de mettre en oeuvre des processus de soutien de l'application des articles 32 et 34 dans le cadre de l'approbation des subventions et bourses.

État : Terminé

Selon la Politique du Conseil du Trésor sur la vérification des comptes, la responsabilité du système de vérification des comptes et des contrôles financiers connexes incombe ultimement aux agents qui ont reçu le pouvoir de signer des documents en vertu de l'article 33 de la LGFP. Ces agents financiers doivent être en mesure de s'assurer de l'exécution adéquate de la vérification des comptes en vertu de l'article 34, ainsi que de confirmer que le processus est en place et suivi correctement et consciencieusement.

Selon la politique, les techniques d'échantillonnage utilisées par les agents financiers pour effectuer l'évaluation doivent être suffisamment précises pour leur permettre de tirer des conclusions sur l'exactitude et la fiabilité générales du processus de vérification des comptes. Selon la politique, lorsqu'un échantillonnage statistique est mis en oeuvre conformément à un plan d'échantillonnage approuvé, les agents détenant le pouvoir de paiement en vertu de l'article 33 ne sont pas tenus responsables des erreurs de vérification des comptes, avant la demande de paiement, dans le cas des transactions qui ne sont pas incluses dans l'échantillon et sur lesquelles ils ne savent rien personnellement.

Responsable :
Directeur, Opérations et surveillance financières

Mesures :
La politique et les procédures en matière d'examen de l'assurance de la qualité en vertu de l'article 34 doivent être mises en oeuvre dans le cadre du Projet sur la structure des contrôles internes qui débutera à la mi-novembre 2008.

Échéance : Février 2009

La Politique du Conseil du Trésor sur la gestion des comptes débiteurs exige que les ministères :

• se dotent d'un plan prévoyant des pratiques de gestion des comptes débiteurs et une évaluation des risques associés à leur portefeuille de comptes débiteurs;
• classifient, consignent et signalent avec exactitude et rapidement toutes les transactions aux comptes débiteurs, conformément aux normes gouvernementales sur la comptabilité et les rapports financiers.

La politique s'applique aux subventions.

Le processus des IRSC de recouvrement du financement dépend de l'exercice financier que le remboursement concerne (passé, actuel ou futur). Dans le cas d'un exercice financier passé, les fonds sont recouverts par la réduction des engagements envers l'université ou l'établissement.

Dans le cas d'un exercice financier futur, le remboursement est obtenu de l'université ou de l'établissement et remis directement au Trésor. Lorsqu'il est avisé qu'une subvention versée lors d'un exercice précédent doit être remboursée, l'agent financier des subventions en informe l'université ou l'établissement dans une lettre officielle indiquant les modalités du remboursement, et en fait le suivi manuellement. Les soldes non remboursés font l'objet d'un suivi au cours de l'exercice de rapprochement des soldes non dépensés entrepris par l'agent financier des subventions et bourses au premier trimestre du nouvel exercice financier. Les remboursements sont consignés dans le SIE dès leur réception par l'agent financier des subventions et bourses. Cependant, les remboursements ne sont pas traités comme des comptes débiteurs dans FreeBalance, le système de comptabilité financière utilisé pour le traitement, la consignation et la gestion des transactions financières des IRSC, y compris les paiements de subvention, et la production de rapports à cet égard.

Responsables :
Le directeur, Opérations et surveillance financières, et le directeur, Planification des programmes et processus.

Mesures :
Concevoir et mettre en oeuvre un processus qui fasse en sorte que les subventions et bourses devant être remboursées soient rapidement consignées comme comptes débiteurs dans FreeBalance, et que des mesures de recouvrement soient prises pour tous les comptes débiteurs en souffrance.

Échéance : Février 2009

Approbation financière

1. Les subventions de fonctionnement ouvertes sont traitées conformément aux articles 32, 33 et 34 de la Loi sur la gestion des finances publiques (LGFP).

Paiement

2. Les paiements de subvention sont effectués en versements limités aux besoins immédiats des bénéficiaires, établis à partir des prévisions de trésorerie de ces derniers, et tiennent compte de toute avance non réglée.

Comptabilité

5. Les subventions de fonctionnement ouvertes sont comptabilisées comme suit :

a. Elles sont reconnues comme des dépenses dans les comptes des IRSC pour la période au cours de laquelle les activités ayant donné lieu aux subventions se sont produites, à condition que :

1. le transfert soit autorisé;
2. le bénéficiaire respecte les critères d'admissibilité du programme;
3. l'on puisse faire une estimation raisonnable du montant.

6. Aucun élément de passif n'est comptabilisé en fin d'exercice, sauf :

1. pour les subventions approuvées par le Parlement, lorsqu'un engagement a été pris par une personne autorisée envers un bénéficiaire ayant droit à la subvention et dont le paiement a été approuvé avant la fin de l'exercice; ou
2. lorsque le Budget des dépenses supplémentaires final comprend des subventions et précise que celles-ci sont réputées inscrites dans l'exercice qui vient de se terminer et y sont imputables, les montants peuvent être payés dans le cadre d'une émission de chèques pendant la période supplémentaire ou inscrits comme éléments de passif à la condition qu'ils aient été approuvés.