Signatures des établissements sur les demandes des IRSC : Précision pour les établissements affiliés
Si l'établissement d'un candidat ne peut assumer toutes les responsabilités énoncées sous « Portée des signatures figurant sur les formulaires de demande » , les établissements/organismes qui peuvent assumer les autres responsabilités doivent aussi signer la demande.
Par exemple, lorsque la signature de l'établissement payé est requise, l'agent autorisé doit s'assurer qu'il est habilité à engager son établissement/organisme à l'égard de chacun des points suivants :
- l'agent autorisé approprié (c.-à-d. celui qui a le pouvoir d'engager financièrement l'établissement ou l'organisation à l'égard des conditions générales régissant les subventions et bourses, selon l'énoncé « Portée des signatures figurant sur les formulaires de demandes » mentionné dans ce Guide) a bel et bien signé la demande;
- le candidat a satisfait ou satisfera aux conditions d'admissibilité au moment de la demande;
- l'établissement est d'accord avec le contenu de la demande et fournira les ressources qu'il s'est engagé à offrir;
- le candidat n'a pas soumis de propositions identiques (ou très similaires) en réponse à plus d'un programme des organismes dans des périodes d'examen se chevauchant;
- l'établissement accepte qu'on diffuse le résumé public de la subvention ou de la bourse ainsi que le nom de l'organisation en tant que parrain de l'initiative;
- l'établissement respectera le « Protocole d'entente sur les rôles et responsabilités en matière de gestion des subventions et des bourses fédérales (PE) des trois organismes subventionnaires (IRSC, CRSNG et CRSH) »;
- l'établissement accepte de se conformer aux conditions de protection des données des IRSC et a mis en place des mesures de sécurité adéquates pour protéger l'information de nature délicate que les IRSC lui a confiée aux fins d'administration des demandes et des bourses; et
- si le candidat divulgue une propriété intellectuelle pouvant découler de la recherche, lui et l'établissement doivent tout mettre en oeuvre afin de tirer de l'activité commerciale qui en résulte le plus grand avantage économique possible pour le Canada. (Cette exigence de divulgation n'est pas destinée à remplacer toute politique à l'égard des droits de propriété intellectuelle que l'établissement a peut-être déjà mise en place.)
Si l'agent autorisé ne peut engager son établissement à l'égard d'au moins un des points ci-dessus, il doit faire signer le formulaire de demande par les agents des organismes pouvant s'engager à l'égard des autres points.
À noter :
- Les candidats comprennent le candidat principal désigné, les autres candidats principaux, les co-candidats, et peuvent comprendre les décideurs;
- Il est possible que l'agent autorisé d'un établissement ou d'un organisme n'employant aucun candidat doive signer la demande. Par exemple, lorsqu'un établissement paie le salaire du chercheur employé par un autre établissement admissible à des fonds des IRSC.
Dans ces situations, l'agent autorisé (c.-à-d. la personne habilitée à engager l'établissement/organisme à l'égard des points énoncés sous « Portée des signatures figurant sur les formulaires de demande » dans le Guide des subventions et bourses des IRSC) de l'établissement ou de l'organisme doit mettre à jour la page de signature du formulaire de demande (c.-à-d. modifier la copie papier) de la façon suivante :
- Inscrire à la main le nom de l'établissement ou de l'organisation;
- Inscrire à la main leur nom;
- Apposer leur signature;
- Inscrire la date, à la main ou autrement.
Les IRSC continueront d'examiner leurs exigences relatives aux signatures dans le but de simplifier ce processus tout en respectant leurs obligations juridiques.
