Assigner les demandes

Après le recrutement des pairs examinateurs pour les comités d'examen par les pairs (CEP), les IRSC assignent les demandes aux CEP et aux examinateurs. Toutes les demandes admissibles complètes et reçues dans les délais prescrits sont inscrites au concours et assignées pour examen.

Assigner les demandes à un comité d'examen par les pairs

Si un programme de financement nécessite la création de plusieurs CEP dont le mandat porte sur des domaines de recherche précis (en raison de l'étendue de la recherche à évaluer ou du nombre de demandes reçues), la procédure d'assignation suivante est utilisée :

  • Les demandes sont d'abord assignées à un comité selon ce qu'a demandé le candidat.
  • Le personnel des IRSC revoit les assignations aux comités et apporte les modifications préalables qui s'imposent (par exemple, pour équilibrer la charge de travail des comités, réduire les risques de conflits d'intérêts, etc.).
  • Les présidents et les agents scientifiques des CEP revoient les demandes conjointement avec le personnel des IRSC pour confirmer l'assignation de ces dernières à leur comité. Si une demande s'avère plus appropriée au mandat d'un autre comité qui pourrait mieux l'évaluer, elle est réassignée.

Il est à noter que les IRSC (qui suivent les recommandations des présidents et des agents scientifiques des CEP) ont le dernier mot en ce qui concerne l'assignation des demandes aux CEP.

Assigner les demandes aux examinateurs

Après la confirmation de l'assignation des demandes aux CEP, ces dernières sont assignées aux examinateurs de la manière suivante :

  • Les examinateurs vérifient le nom des candidats et l'établissement de ceux-ci et signalent tout conflit d'intérêts.
  • Dans le cas des demandes n'entraînant pas de conflit d'intérêts, les examinateurs prennent connaissance des résumés des demandes et indiquent leur niveau de compétence.
  • Le président et l'agent scientifique du CEP, en collaboration avec le personnel des IRSC, assignent les demandes à au moins trois examinateurs en fonction de leur niveau de compétence.

Il existe deux types d'examinateurs – internes et externes :

  • Examinateurs internes : Ils assistent à une réunion du CEP et jouent le rôle de premier examinateur, de second examinateur ou de lecteur pour la demande qui leur est assignée. Les premiers et seconds examinateurs dirigent l'examen d'une demande dans le cadre d'une réunion du CEP et font une évaluation écrite. Les lecteurs prennent part à la discussion au cours de la réunion du CEP.
  • Examinateurs externes : On fait appel à eux pour certaines demandes, seulement lorsqu'une expertise particulière est nécessaire. Ils effectuent une évaluation écrite, mais ne participent pas à la réunion.

Les IRSC font toujours en sorte que chaque comité possède les compétences nécessaires pour évaluer les demandes qui lui sont assignées.

  • Dans le cas des CEP permanents, des membres invités peuvent s'ajouter aux membres permanents, selon les besoins des différents concours, en fonction des demandes reçues.
  • À l'occasion, tous les CEP peuvent faire appel à des examinateurs externes qui possèdent une expertise particulière, mais qui ne sont pas membres du CEP; le CEP demande à ces experts de commenter un aspect particulier des demandes, ce qui l'aide à réaliser une évaluation exhaustive.

Pour plus d'information, voir la Procédure d'examen des demandes de subvention : Avant la réunion : Assignation des demandes du Guide d'examen par les pairs des IRSC pour les demandes de subventions.