RechercheNet : Quoi de neuf?
1. La migration à RechercheNet se poursuit
Lors du lancement des possibilités de financement de juillet 2009, plus de 80 % des programmes des IRSC utiliseront RechercheNet pour traiter les demandes de financement. Cela comprend tous les programmes de subventions, à l'exception de nos programmes de recherche communautaire et de la plupart de nos programmes de bourses. Ces programmes utiliseront aussi RechercheNet pour le processus d'examen par les pairs. Consultez la section « Comment faire une demande » de la possibilité de financement dans le cadre de laquelle vous désirez présenter une demande afin de savoir si le programme utilise RechercheNet. Les IRSC termineront la migration complète à RechercheNet en décembre 2009.
2. Le bloc-signature des formulaires imprimés est mis à jour pour répondre aux exigences établies en décembre 2008 en ce qui a trait aux signatures
Comme ils l'ont annoncé dans leurs précédents bulletins Cyberalerte, les IRSC ont mis à jour, en décembre 2008, leurs exigences en matière de signature afin de mieux refléter leur obligation légale. Les candidats doivent maintenant obtenir la signature d'un seul agent autorisé de l'établissement payé. Toutefois, si l'agent autorisé à l'établissement payé n'est pas en mesure de respecter toutes les obligations décrites dans la section intitulée « Portée des signatures figurant sur les formulaires de demande » du Guide de subventions et bourses des IRSC, le formulaire devra être signé par l'un ou par plusieurs des autres agents autorisés. Le bloc-signature a été mis à jour pour permettre à tout autre agent autorisé qui doit aussi signer le formulaire d'inscrire en lettres moulées son nom et celui de son organisme.
Par exemple, l'agent autorisé à l'Université X a le pouvoir d'engager l'établissement en ce qui a trait au point c de la section 1-B4.2, lequel précise l'engagement de l'établissement à fournir des ressources, mais ne peut engager l'établissement à respecter tout autre point précisé dans la section « Portée des signatures figurant sur les formulaires de demande » . Le formulaire devra donc être signé aussi par l'un ou par plusieurs des autres agents autorisés pouvant engager l'établissement à respecter les autres points mentionnés dans la section « Portée des signatures figurant sur les formulaires de demande » .
3. Limite du nombre de pages des pièces jointes dans RechercheNet
Afin d'accroître les chances de présenter une demande complète aux IRSC et d'augmenter la qualité des documents de la demande destinés aux pairs examinateurs, les IRSC ont procédé, en mars, à un essai pilote visant à limiter le nombre de pages de la pièce jointe concernant les commentaires sur les évaluations antérieures. Le projet pilote a été concluant, et il y aura désormais une surveillance de toutes les pièces jointes dans RechercheNet où le nombre de pages est limité. Les candidats remarqueront que certains documents qui constituaient auparavant une seule pièce jointe seront divisés en plusieurs documents afin de faciliter cette fonctionnalité de RechercheNet. Par exemple, il faut maintenant envoyer des pièces jointes séparées pour les précisions concernant les contributions du candidat et le CV commun. Nous suggérons aux candidats de vérifier sur RechercheNet les exigences en ce qui a trait aux pièces jointes avant de créer des pièces jointes.
Comment cela fonctionne-t-il?
a) Si un candidat tente de télécharger un document PDF dont le nombre de pages excède le nombre établi par le programme, il recevra un message d'erreur l'avisant du nombre de pages permis pour cette pièce jointe particulière. Le candidat peut alors modifier le document PDF et télécharger un document contenant le nombre de pages adéquat.
b) Les candidats peuvent consulter la section « Comment faire une demande » de la possibilité de financement et /ou l'écran d'aide de RechercheNet pour voir quelles pièces jointes ont des restrictions quant au nombre de pages et quelles sont ces limites.
4. Changements apportés à la proposition de recherche sur RechercheNet
Le milieu de la recherche et les IRSC s'efforcent depuis des années de déterminer le nombre de pages approprié pour la proposition de recherche. Les IRSC ont établi le nombre limite de pages pour la proposition de recherche, mais cela n'inclut pas les figures, les tableaux ou les autres graphiques. Cela laisse place à l'interprétation; les chercheurs et le personnel des IRSC doivent compter ces pages et exclure cette information afin de déterminer si le texte admissible dépasse ou non le nombre de pages permis pour la proposition de recherche. Les IRSC ont tenté de résoudre ce problème en apportant les changements suivants :
a) Les candidats doivent créer la partie texte de leur proposition de recherche et la télécharger dans un fichier PDF sur RechercheNet, en respectant le nombre de pages permis.
b) Les candidats doivent créer un document PDF séparé contenant l'ensemble des figures, des tableaux et des graphiques qui accompagnent la proposition de recherche. Ce document est appelé « annexe de la proposition de recherche » et doit être téléchargé sur RechercheNet après le téléchargement du texte de la proposition de recherche.
5. Changement apporté aux formulaires d'évaluation des répondants sur RechercheNet
Dorénavant, les répondants rempliront leur évaluation en ligne (sans avoir à ouvrir une session) plutôt qu'au moyen d'un document PDF remplissable. Toute possibilité de financement sur RechercheNet utilisant les formulaires des répondants en ligne empêchera les candidats de soumettre leur demande avant que tous les répondants aient soumis leur évaluation du candidat.
6. Mises à jour sur le processus pour déterminer le chevauchement du financement
Comme vous le savez, les IRSC réévaluent actuellement leurs règles et leurs politiques afin de faciliter les choses pour le milieu de la recherche. Un des changements apportés récemment concerne la question de savoir quand et comment déterminer s'il y a ou non chevauchement dans le financement.
Nous avons examiné l'information fournie par les candidats ainsi que le processus suivi par les examinateurs qui évaluent toutes les demandes afin de déterminer s'il y a chevauchement dans le financement. Nous nous sommes aussi penchés sur la question de savoir à qui il incombait de déterminer s'il y avait chevauchement dans le financement et de le déclarer, le cas échéant. Cet examen a fait ressortir les changements nécessaires afin de faciliter les choses tant pour les candidats et les examinateurs et afin de déterminer à qui incombe la responsabilité du chevauchement.
En mars 2009, nous avons réduit l'information recueillie au moyen du CV commun en ce qui a trait au financement. Bien que nous demandions toujours aux candidats de fournir aux IRSC des renseignements sur le financement dont ils bénéficient actuellement, sur le financement demandé et sur le financement obtenu au cours des cinq dernières années, les candidats ne sont plus tenus de soumettre des pièces jointes additionnelles fournissant des détails sur le financement ainsi qu'une copie du sommaire de la proposition de recherche, au moment de la demande.
Les IRSC mettent en place un nouveau processus à l'intention des candidats qui doivent déclarer tout chevauchement de financement avant d'utiliser les fonds des IRSC obtenus dans le cadre de la demande en question. Tous les candidats retenus doivent satisfaire aux conditions établies dans l'autorisation de financement et trouveront des renseignements additionnels sur la façon de déclarer le chevauchement dans l'autorisation de financement. Il incombe au candidat principal désigné de s'assurer que toute autre personne concernée dans le projet de recherche respecte les politiques et procédures des IRSC.
En acceptant la subvention, les candidats consentent à ce que les IRSC communiquent à un établissement d'enseignement auquel le candidat est ou pourrait devenir affilié toute information, y compris des renseignements personnels, liée d'une manière ou d'une autre à la réalisation du projet de recherche ou à son financement.
Pour les IRSC, le chevauchement est une question très importante, car il peut s'agir d'une fausse représentation de l'utilisation des fonds publics. Bien que nous soyons convaincus que la grande majorité des candidats s'assurent scrupuleusement qu'il n'y a aucun chevauchement dans leur financement, nous devons mettre en place des mesures appropriées pour limiter ce risque. Par conséquent, si un candidat ne respecte pas les politiques et lignes directrices, les IRSC pourraient prendre une ou plusieurs des mesures suivantes, selon le cas, en plus des recours prévus par la loi conformément à la « Procédure des IRSC pour l'examen des allégations de non-conformité avec les politiques en matière de recherche ».
- Réduire le financement du chercheur dans le cas où le montant total reçu de toute autre source, en ce qui concerne les dépenses pour lesquelles le financement des IRSC s'applique, excède 100 %;
- Suspendre l'admissibilité au financement des personnes en cause;
- Arrêter tous les versements relatifs à la subvention, y compris les parties dont la date de versement pourrait être échue;
- Exiger le remboursement en tout ou en partie des sommes déjà versées.
7. Approbation électronique
L'outil d'approbation électronique fait toujours l'objet d'un essai sur RechercheNet, et il est utilisé uniquement pour les possibilités de financement suivantes :
- Subventions de fonctionnement 2009-2010 et les Subventions de fonctionnement (annonce de priorités) : domaines de recherche particuliers
- Bourse à la maîtrise : 2009-2010
Les candidats devront accéder au lien « Visualiser les détails de la possibilité de financement » de leurs pages de soumission électronique RechercheNet qui les mènera aux possibilités de financement actuellement publiées. Le lien « Visualiser les détails de la possibilité de financement » se trouve aussi sur la page « Mise à jour du statut » de l'outil d'approbation électronique pour les personnes autorisées à l'établissement de recherche.
Consultez la « Politique des IRSC sur l'approbation électronique des demandes par les établissements » qui a été mise à jour.
a) Subvention de fonctionnement : 2009-2010
Depuis juillet 2009, le pilote de l'outil d'approbation électronique est utilisé par tous les établissements admissibles des IRSC. Si votre établissement n'est pas sur la liste des établissements payés, nous vous encourageons à faire une demande en vous affiliant à un établissement admissible. Les établissements peuvent devenir admissibles au moyen d'un processus d'approbation, et les fonds peuvent être transférés une fois que l'admissibilité a été établie.
Si vous indiquez dans votre demande qu'un établissement admissible des IRSC est l'établissement devant administrer tout financement approuvé, votre demande sera acheminée au représentant autorisé au bureau de la recherche de l'établissement pour une approbation par voie électronique avant d'être envoyée aux IRSC. La demande doit être soumise pour cet examen au plus tard à la date limite de l'établissement de recherche (qui est une date limite interne établie par l'établissement de recherche et clairement indiquée sur RechercheNet). Le bureau de la recherche peut retourner la demande au candidat et lui demander d'apporter des changements ou peut approuver la demande par voie électronique et la soumettre aux IRSC. Le candidat sera avisé par courriel que sa demande a été reçue par les IRSC.
Exigences concernant les envois
Vous DEVEZ obtenir toutes les signatures requises avant la date limite de présentation de demandes fixée par les IRSC. Vous devez d'abord soumettre vos pages de signatures au bureau de la recherche afin que l'établissement puisse approuver et soumettre la demande aux IRSC par le biais de RechercheNet. Lorsque le bureau de recherche donne son approbation par voie électronique et fait suivre votre demande aux IRSC, il confirme par le fait même qu'il a reçu toutes les signatures requises. Vous devez aussi obtenir la signature d'un agent du bureau de la recherche de l'établissement payé. Après avoir obtenu les signatures requises, envoyez uniquement les pages signées (y compris la feuille d'acheminement) aux IRSC au plus tard à la date limite de présentation de la demande aux IRSC, le cachet du service de messagerie en faisant foi.
b) Bourse à la maîtrise : 2009-2010
À partir de juillet 2009, certaines demandes seront examinées par voie électronique par les établissements proposant des candidatures qui utilisent l'outil d'approbation électronique.
Si vous avez indiqué dans votre demande que vous étiez ou êtes inscrit à l'université pour le semestre d'automne [2009], votre demande sera acheminée aux personnes autorisées de votre établissement pour le processus d'examen et d'approbation par voie électronique de la bourse de maîtrise des IRSC. En fonction de leur quota, les établissements approuveront un certain nombre de demandes et les soumettront aux IRSC. Les candidats doivent soumettre leur demande en vue de cet examen, au plus tard à la date limite fixée par le bureau de la recherche de chaque établissement, laquelle est clairement indiquée sur RechercheNet. Les établissements pourront utiliser l'outil d'approbation électronique pour retourner une demande à un candidat si des changements s'imposent. Ils pourront aussi approuver ou non les demandes par voie électronique et soumettre aux IRSC le nombre de demandes établi en fonction de leur quota. Le candidat sera avisé par courriel du rejet de sa demande ou de l'approbation de celle-ci et de sa soumission aux IRSC.
Si vous avez indiqué dans votre demande que vous n'étiez ou n'êtes pas inscrit à une université canadienne pour le semestre d'automne [2009], votre demande sera acheminée directement aux IRSC par RechercheNet et ne sera pas examinée par un établissement utilisant l'outil d'approbation électronique.
Exigences concernant les envois
Les candidats qui étaient ou qui sont inscrits à un établissement pour le semestre de l'automne doivent obtenir toutes les signatures avant la date limite de présentation des demandes aux IRSC (1er février). Vous devez d'abord transmettre la version papier des pages de signature et de vos relevés de notes officiels à la personne autorisée de votre établissement pour qu'elle puisse approuver votre demande et la soumettre aux IRSC par RechercheNet. Lorsque la personne autorisée de votre établissement examine et soumet votre demande aux IRSC en utilisant l'outil, elle confirme ainsi que toutes les signatures requises ont été obtenues. Tous les candidats qui soumettent une demande, soit par l'entremise d'un établissement canadien ou soit directement aux IRSC, doivent envoyer par la poste les pages de signatures dûment signées et leurs relevés de notes (y compris la feuille d'acheminement) aux IRSC au plus tard à la date limite de présentation des demandes, le cachet du service de messagerie en faisant foi.
Rétroaction et soutien
Nous désirons obtenir votre rétroaction et vos suggestions! Veuillez répondre en ligne au questionnaire sur RechercheNet ou communiquer vos suggestions par courriel à
support@researchnet-recherchenet.ca
Si vous avez des difficultés techniques avec votre compte RechercheNet, veuillez vous adresser à :
Équipe de soutien technique de RechercheNet.
Tél. : 613-941-9080
Courriel : support@researchnet-recherchenet.ca
Si vous avez des questions ou éprouvez des difficultés pour remplir le contenu particulier aux IRSC sur RechercheNet, veuillez communiquer avec le :
Service d'information sur les demandes de financement
Tél. : 1-888-603-4178 (choisir l'option 1) ou 613-954-1968
Courriel : info@irsc-cihr.gc.ca
