Instructions des IRSC à l'intention des agents scientifiques (AS)

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Les agents scientifiques (AS) doivent accepter de se conformer à la Politique sur la confidentialité et les conflits d'intérêts des IRSC en utilisant RechercheNet ou en signant et en retournant par télécopieur un formulaire envoyé par le coordonnateur de l'exécution des programmes.
Il est possible de signaler les conflits d'intérêts relatifs aux demandes au moyen de RechercheNet ou en remplissant les documents envoyés par le coordonnateur de l'exécution des programmes.
Il faut s'assurer que tous les documents utilisés personnellement par les membres du comité d'examen par les pairs sont manipulés avec soin et éliminés conformément au « Guide sur le traitement des documents utilisés dans le cadre de l'examen par les pairs ».
Les AS connaissent bien les politiques et procédures des IRSC affichées sur les sites de RechercheNet et des IRSC. Il est aussi important de se familiariser avec les objectifs de la possibilité de financement (voir Trouver du financement).
Les AS appuient le président durant la réunion du comité d'examen par les pairs.
Les AS ne participent pas à la cotation des demandes et ne votent pas lors des réunions du comité.

Rôles et responsabilités des agents scientifiques

Proposer aux IRSC les noms de membres potentiels lors de la formation du comité d'examen par les pairs et, au besoin, lors de l'assignation des demandes (y compris les noms d'examinateurs externes potentiels lorsqu'une expertise particulière est nécessaire).
Travailler de concert avec le président et le personnel des IRSC pour assigner les demandes à des comités d'examen par les pairs particuliers (s'il y a plus d'un comité d'examen par les pairs pour la possibilité de financement en question) et pour choisir des examinateurs pour chaque demande. Lorsque l'AS est en conflit, le président est responsable de l'affectation des examinateurs.
Prendre des notes officielles (les « notes des AS » ) des délibérations du comité portant sur chacune des demandes. Ces notes seront envoyées aux candidats avec les rapports des examinateurs internes et externes (s'il y a lieu).
Relire ses notes pour les valider et pour éventuellement recueillir d'autres commentaires des membres du comité avant l'obtention d'un consensus et le vote du comité. Relire également le résumé des modifications apportées au budget et à la durée, et s'assurer que les questions en matière d'éthique ou autres portées à l'attention des IRSC sont consignées, le cas échéant.
Finaliser et publier les notes des AS directement dans RechercheNet ou les envoyer au coordonnateur de l'exécution des programmes à la fin de la réunion ou au plus tard le cinquième jour ouvrable suivant la réunion. Le candidat recevra ces notes telles qu'elles ont été remises par l'AS. Nota : Les IRSC n'apporteront aucune correction ni aucun changement aux notes des AS.
Lorsque le mandat des AS tire à sa fin, proposer des remplaçants potentiels et appuyer le nouvel AS au cours de la période de transition qui s'ensuit (pour les comités d'examen par les pairs permanents seulement).

NOTA : Les IRSC disposent d'un programme de mentorat pour les nouveaux agents scientifiques de tous les comités de subventions. Si vous désirez participer en tant que mentor ou mentoré, veuillez communiquer avec votre coordonnateur de l'exécution des programmes.

Pratiques exemplaires pour les réunions des comités d'examen par les pairs

Avant la réunion du comité :

Lire l'exemple de notes des AS fourni à la fin du document et vos propres notes correspondant aux demandes de subventions qui vous ont été confiées.
Se préparer en lisant les résumés pour trouver les mots et les termes non familiers.
Préparer des gabarits pour chaque demande dans un document Word. Préparer des dossiers pour faciliter l'organisation des demandes examinées.
Lire à l'avance les examens soumis au moyen de RechercheNet puis en discuter avec le président.
Discuter des demandes dont les cotes initiales varient beaucoup avec le président.

À la réunion :

Expliquer comment la cote consensuelle a été atteinte en rendant le ton de la discussion du comité. Ne pas répéter l'information qui se trouve dans les examens.
Utiliser des expressions toutes faites pour décrire le ton des discussions. Utiliser des qualificatifs pour distinguer les demandes entre elles (super; difficile; ambiguë; etc.).
Si vous n'êtes pas d'accord avec les examinateurs, vous pouvez vous objecter, mais si le comité n'est pas d'accord, vous devez en faire rapport de manière neutre. L'AS n'a pas droit de vote.
Lire vos notes à haute voix au comité avant d'établir la cote consensuelle. Les autres membres du comité peuvent vous aider à apporter des précisions.
Inclure vos commentaires sur le budget dans les notes et lire les modifications au comité.
Vous pouvez recommander que le candidat demande du tutorat à ses collègues afin de peaufiner sa demande de subvention.

Après la réunion :

Mettre la dernière main aux notes puis les présenter au moyen de RechercheNet.

Notes des agents scientifiques

But: informer le candidat du calcul du budget et des facteurs qui ont été déterminants dans l'évaluation de la demande par le comité. Les notes des AS fournissent au candidat un aperçu de la discussion que le comité a eu sur sa demande.
Les notes des AS doivent être claires et concises, tenir idéalement sur une seule page et fournir une rétroaction objective et constructive au candidat.

Les notes des agents scientifiques doivent inclure :

Les principales forces et faiblesses de la demande;
Les facteurs et les questions qui ont eu le plus grand impact sur l'évaluation, en fonction des critères d'évaluation de la possibilité de financement (voir aussi le Guide d'examen par les pairs des IRSC pour les demandes de subventions, section 7.2);
Les aspects des discussions du comité dont ne fait pas mention le rapport écrit des examinateurs internes;
La résolution des désaccords entre les examinateurs (quelle opinion exprimée dans le rapport des examinateurs le comité a-t-il favorisée?);
Une recommandation visant à encourager ou à dissuader le candidat de présenter de nouveau une demande, ou des suggestions pour améliorer la demande afin de la soumettre de nouveau, le cas échéant;
L'explication sur les réductions dans le budget et/ou dans la durée. L'absence de justification des compressions budgétaires ou de la réduction de la durée est injuste à l'égard des candidats et est souvent à l'origine de plaintes sur le processus d'examen.

Les notes ne doivent pas inclure :

Un résumé du projet;
La répétition des évaluations internes ou externes;
Une recommandation de financement;
La cote de la demande (chiffre ou descripteur puisque, après l'établissement de la moyenne des cotes attribuées par les membres du comité, les résultats peuvent différer de la cote consensuelle);
La suggestion d'un comité d'examen par les pairs de remplacement;
Des commentaires sur l'admissibilité de la proposition au concours.

Exemple de notes des agents scientifiques – thèmes I et II :

Forces : Le candidat affiche un bon rendement comme auteur depuis les cinq dernières années, ayant publié un article dans Nature Cell Biology. Il a joué un rôle important dans le développement des connaissances dans ce domaine et détient actuellement trois subventions de recherche, dont une subvention de fonctionnement des IRSC. Le projet ambitieux s'appuie sur des travaux publiés et sur des données préliminaires. La recherche proposée est innovatrice et aborde une question importante.

Faiblesses : Le plan de recherche comporte plusieurs composantes expérimentales inappropriées, en particulier les stratégies de surexpression. Le candidat doit caractériser de multiples lignées transgéniques et démontrer que les effets sont observés à plusieurs niveaux d'expression génique. Il est à craindre que le promoteur du transgène choisi soit aussi exprimé dans des tissus non appropriés. Le candidat désigne les microinjections d'ovocytes comme stratégie de rechange, mais n'explique pas comment il s'y prendrait. Il émet l'hypothèse que l'expression optimale des principales protéines régulatrices durant les stades avancés du développement des ovocytes permet de conclure qu'il s'agit de la phase critique de leurs effets fonctionnels, mais cette idée n'est pas démontrée de manière convaincante. Sous l'objectif 3, on craint également que la surexpression crée des interactions protéines-protéines non spécifiques. L'objectif 4 a d'abord été considéré comme une bonne idée, mais après discussion, le comité s'est grandement interrogé sur la pertinence du modèle animal choisi (souris) pour observer l'interaction en cause. Les rapports des examinateurs contiennent plus de détails sur les faiblesses ainsi que des idées sur les stratégies que le candidat aurait pu envisager.

Résumé non scientifique : contient de nombreux termes scientifiques; les objectifs et les avantages de la recherche ne sont donc pas compréhensibles pour le grand public.

Budget : Les dépenses en microréseaux pour l'expression génique ont été comptées en double pour plusieurs modèles de souris et auraient pu être regroupées. Les dépenses pour l'étude de certains modèles de souris sont mal justifiées; on recommande donc une réduction des dépenses de 45 000 $ et l'élimination du salaire d'un technicien. Durée : trois ans.

Exemple de notes des agents scientifiques – thèmes III et IV :

Forces : La présente demande vient d'une équipe expérimentée qui est en mesure d'accomplir les travaux proposés. L'étude en question porte principalement sur un dossier important de santé publique au Canada. Très bonne analyse de la littérature, et la justification de l'étude est solide. Le protocole est bien rédigé et les objectifs sont clairs. L'importance accordée aux facteurs de risque modifiables constitue une force notable de l'étude.

Faiblesses : L'étude est basée sur des ressources probablement insuffisantes qui ne permettront d'évaluer que les effets principaux, et ce, à condition que le taux de réponse prévu de 80 % soit atteint, ce qui est peut-être trop optimiste. Un taux de réponse de 60 % est peut-être plus réaliste. De plus, le processus utilisé pour l'évaluation des ressources est plus ou moins compréhensible. Il y avait beaucoup de questions concernant les instruments de collecte des données et les mesures qui seront évaluées grâce à ces méthodes. Les faiblesses suivantes ont également été relevées :

La justification derrière l'utilisation de comparaisons multiples pourrait être plus étoffée.
L'apport des entrevues qualitatives n'était pas clair.
La demande ne comportait aucun exposé sur les limites du projet.

Le comité a aimé ce projet, mais a trouvé que les questions susmentionnées quant à la méthodologie auraient dû être abordées. Il encourage les chercheurs à envisager un plan d'application des connaissances, puisque le public serait très intéressé par ce genre de recherche.

Budget : le montant des allocations versées aux étudiants des cycles supérieurs a été augmenté de façon à correspondre aux niveaux standards des IRSC.