Instructions des IRSC à l'intention des examinateurs par téléconférence

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  • Les examinateurs par téléconférence constituent un type particulier d’examinateurs internes; ils n’assistent pas à la réunion, mais ils fournissent un rapport et participent à la cotation des demandes à l’aide du courriel.
  • Les examinateurs par téléconférence doivent accepter de se conformer à la Politique sur la confidentialité et les conflits d’intérêts en utilisant RechercheNet ou en signant et en retournant par télécopieur un formulaire envoyé par le coordonnateur de l’exécution des programmes.
  • Il est possible de signaler les conflits d’intérêts relatifs aux demandes et le niveau d’expertise des examinateurs au moyen de RechercheNet ou en remplissant des documents envoyés par le coordonnateur de l’exécution des programmes. Nous vous prions d’accomplir cette tâche en temps opportun. Si vous jugez que vous n’avez pas suffisamment d’expertise en ce qui concerne les demandes qui vous ont été assignées, veuillez en discuter avec le coordonnateur de l’exécution des programmes dès que possible.
  • Si votre comité d’examen par les pairs utilise la fonction d’examen en ligne de RechercheNet, vos demandes seront disponibles dans ce système. Lorsque vous aurez reçu les demandes qui vous ont été assignées, veuillez vérifier de nouveau si celles-ci présentent un risque de conflit d’intérêts. Les copies papier des demandes ne seront dorénavant plus fournies.
  • Les demandes doivent être traitées comme de l’information protégée. Vous ne devez pas en divulguer le contenu à quiconque ni utiliser les renseignements qui y figurent pour un usage autre que l’examen par les pairs.
  • Il faut s’assurer que tous les documents utilisés par les membres du comité d’examen par les pairs sont manipulés avec soin et éliminés conformément au « Guide sur le traitement des documents utilisés dans le cadre de l’examen par les pairs ».
  • Il est essentiel de se familiariser avec les politiques et procédures des IRSC affichées sur les sites de RechercheNet et des IRSC. Il est aussi important de connaître les objectifs de la possibilité de financement (voir Trouver du financement).

Rapports des examinateurs internes

  • But : fournir une évaluation décisive de la demande et des commentaires constructifs au candidat basés sur les objectifs et les critères d’évaluation propres à la possibilité de financement.
  • L’examen doit être clair et concis, tenir idéalement sur deux ou trois pages, et fournir une rétroaction objective et constructive au candidat.
  • Le candidat recevra la version de l’examen que vous aurez soumise. Vous ne devez pas y inclure votre cote ni votre nom, et vous ne devez pas y suggérer un autre comité d’examen par les pairs.
  • Pour obtenir de plus amples renseignements, veuillez consulter le Guide d’examen par les pairs des IRSC pour les demandes de subventions.
  • Veuillez soumettre votre examen dans RechercheNet ou autrement si d’autres instructions vous ont été données, en tenant compte des échéances fixées pour ces demandes, habituellement une semaine avant la réunion du comité mais au plus tard à minuit le jour avant la réunion. En ce qui concerne la procédure à suivre dans RechercheNet, vous trouverez des instructions détaillées sur la page Effectuer des examens de ce système, sous « Familiarisez-vous avec la tâche Effectuer des examens des membres du comité ». Une fois l’examen soumis,  vous pourrez voir les examens soumis par d’autres examinateurs, mais vous ne pourrez plus modifier votre examen. Si vous désirez apporter des modifications à votre examen une fois que vous l’avez soumis, que ce soit avant ou après la réunion du comité, veuillez communiquer avec le coordonnateur de l’exécution de programme pour obtenir de l’aide.

Le rapport de l’examinateur interne doit inclure :

  1. Un bref synopsis de la proposition :
    • l’objectif de la proposition;
    • l’hypothèse qui devra être vérifiée ou les questions de recherche auxquelles on devra répondre;
    • les objectifs à atteindre et l’approche prévue; et
    • les progrès réalisés à ce jour.
  2. Une évaluation de la proposition, selon les critères d’évaluation mentionnés dans les détails de la possibilité de financement :
    • considérer tous les facteurs et les forces ou les faiblesses des demandes par rapport à chaque critère;
    • tous les facteurs ne sont pas nécessairement importants pour chaque demande;
    • l’accent peut être mis sur des critères particuliers dans les détails de la possibilité de financement afin d’atteindre les objectifs du programme de financement; il faut en tenir compte dans l’attribution de la cote; et
    • centrer vos commentaires sur les facteurs les plus pertinents par rapport à votre cote.
  3. Des commentaires sur le budget demandé et une recommandation officielle, y compris les raisons précises et détaillées de toute réduction de budget recommandée.
  4. Si nécessaire, des commentaires portant sur des points à signaler (voir la section 6.2.7 du Guide d’examen par les pairs des IRSC pour les demandes de subventions). Ces facteurs ne doivent pas influencer la cote ni les recommandations budgétaires, à moins qu’ils n’aient une incidence certaine sur la valeur scientifique de la proposition de recherche.

Avant la réunion du comité

  1. Dans RechercheNet, vous devez soumettre :
    • les examens (premier et deuxième examinateurs seulement : les lecteurs ne soumettent pas d’examens);
    • la cote initiale (vous n’êtes pas lié par la cote initiale, et elle peut être changée à tout moment; voir la section 7.4 du Guide d’examen par les pairs des IRSC pour les demandes de subventions); et
    • votre évaluation de la qualité générale de la demande, s’il y a lieu (voir la section 6.2.2 du Guide d’examen par les pairs des IRSC pour les demandes de subventions).
  2. Convenez avec le coordonnateur de l’exécution des programmes d’une date et d’une heure pour la téléconférence.
  3. Fournissez au coordonnateur de l’exécution des programmes votre numéro de téléphone de même qu’un deuxième numéro où l’on peut vous joindre.
  4. Si vous utilisez une ligne de téléconférence du gouvernement, le coordonnateur de l’exécution des programmes vous enverra un courriel avec des renseignements détaillés.
  5. Soyez prêt 10 minutes avant l’heure convenue. Il se peut que le comité prenne du retard en discutant la demande, avant l’heure prévue pour la téléconférence. Soyez patient. Normalement, vous serez averti par téléphone ou par courriel de tout retard du comité.

Pendant la téléconférence à la réunion du comité

  1. Le président fera les présentations et expliquera le déroulement de la réunion en ce qui concerne votre participation à titre de premier examinateur, de second examinateur ou de lecteur.
  2. Présentation des examens :
    • Avant la présentation des examens, les deux examinateurs internes révèlent leur cote initiale et leur évaluation personnelle de la qualité générale de la demande (qui sert à la division des demandes en un groupe « supérieur » et un groupe « inférieur »), afin de déterminer si la demande ne devrait pas être l’objet du processus de rationalisation;
    • Ne présentez pas tout le rapport au comité; exposez plutôt les points importants et fournissez des détails au cours de la discussion si nécessaire;
    • Le premier examinateur lit un bref synopsis de la proposition et une évaluation sommaire du candidat, suivi de l’analyse des forces et des faiblesses de la proposition. Il commente également toute question à signaler; et
    • Le second examinateur s’attarde sur les points où il est en accord et en désaccord, il discute aussi des points qui n’ont pas été abordés par le premier examinateur. Le second examinateur ne lit pas son synopsis de la proposition ni son évaluation du candidat.
  3. Cotation des demandes :
    • Après que le lecteur a communiqué toute information supplémentaire et que tous les membres du comité ont terminé la discussion portant sur la demande, le président demande aux deux examinateurs internes leur cote consensuelle. Les examinateurs internes peuvent revoir leur cote initiale s’ils jugent cela opportun. S’il est impossible d’en arriver à un consensus, la valeur moyenne des cotes des deux examinateurs internes est utilisée (arrondie, si nécessaire, à une décimale près);
    • Tous les membres du comité, y compris les deux examinateurs internes, mais à l’exclusion du président et de l’agent scientifique, attribuent ensuite par vote secret une cote qui ne s’éloigne pas de plus de ± 0,5 de la cote consensuelle. Les examinateurs internes ne sont pas liés par la cote consensuelle. La cote attribuée à la demande correspond à la moyenne des cotes données par vote secret; et
    • En tant qu’examinateur par téléconférence, vous devrez envoyer votre cote par courriel dans les 24 heures suivant votre téléconférence, en utilisant le modèle fourni par le coordonnateur de l’exécution des programmes. Veuillez inscrire la cote consensuelle et votre cote individuelle dans le courriel.
  4. Discussion du budget, de la durée et des points à signaler
    • On vous demandera votre opinion sur le budget, la durée et les points à signaler (voir la section 8 du Guide d’examen par les pairs des IRSC pour les demandes de subventions).
  5. Lecture des notes finales par l’agent scientifique
    • À la fin de l’examen, l’agent scientifique lit les notes résumant les discussions du comité. Veuillez vous assurer que vous pouvez entendre clairement. Si vous avez des commentaires ou des changements à apporter, veuillez les communiquer au président ou à l’agent scientifique avant la fin de l’appel.

Après la réunion du comité

  1. Soumettre votre cote par courriel au coordonnateur de l’exécution des programmes, dans les 24 heures qui suivent l’examen par téléconférence.