Entente sur les conflits d'intérêt et la confidentialité pour les observateurs des comités d'examen par les pairs/du mérite1
Comité d'examen par les pairs/du mérite : __________________________
Les IRSC permettent à des observateurs d'assister à des réunions des comités d'examen par les pairs/du mérite dans certaines conditions. Les observateurs doivent se conformer à la Politique sur les conflits d'intérêt et la confidentialité dans le contexte de l'examen du mérite et de la pertinence et de l'examen par les pairs (PCIC) tel que précisé ci-dessous. Ils acceptent de se faire le plus discret possible afin de minimiser le dérangement pendant la réunion.
A) Conflits d'intérêts
Un conflit d'intérêts est un conflit entre le rôle d'une personne en tant qu'observateur dans le cadre du processus d'évaluation qu'elle observe et les intérêts privés ou professionnels de cette personne. Voici une liste des facteurs à prendre en compte pour déterminer s'il y a ou non conflit d'intérêts :
- D'éventuels avantages professionnels ou personnels.
- Un degré de commandement ou d'autorité.
- Une proximité professionnelle ou personnelle par rapport au concours ou à la demande à l'étude, ou à un candidat.
- Un intérêt financier direct ou indirect dans un concours ou une demande faisant l'objet d'un examen.
Tout observateur autrement admissible peut observer une réunion d'un comité d'examen, sauf :
- cette personne (ou un tiers) a déclaré un conflit d'intérêts par rapport au concours et a ensuite été considérée comme étant en conflit d'intérêts par rapport au concours par le chef des Services financiers (CSF) des IRSC ou son remplaçant; ou
- cette personne a des pouvoirs de décision relatifs au financement dans le cadre du concours; ou
- cette personne est un participant (candidat principal, co-candidat ou décideur) à une demande qui sera évaluée par le comité.
La personne à qui l'on a permis d'observer la réunion d'un comité ne peut pas observer l'examen d'une demande avec laquelle elle est en conflit d'intérêts et doit sortir de la pièce lors de l'examen de cette demande. Une personne est considérée comme étant en conflit d'intérêts avec une demande si elle :
- vient du même département, établissement ou organisme ou bien de la même société que le candidat, et interagit beaucoup avec le candidat dans l'exercice de son travail au département, à l'établissement, à l'organisme ou à la société; ou
- a déjà collaboré, fait une demande conjointe ou publié des articles avec le candidat au cours des cinq dernières années (à l'exception des réseaux financés par les IRSC conçus pour favoriser les partenariats entre les disciplines, les établissements et la recherche thématique); ou
- a été étudiant ou directeur de recherche du candidat au cours des dix dernières années; ou
- est un ami personnel ou un parent proche du candidat; ou
- a un différend scientifique ou personnel de longue date qui l'oppose au candidat; ou
- est dans une situation de perte ou de gain financier selon le résultat de la demande (p. ex. détient des titres dans la compagnie d'un partenaire de l'industrie ou d'un concurrent); ou
- croit, pour une autre raison, qu'elle est en situation de conflit par rapport à une demande.
(Nota : Pour les comités de bourses, ces critères s'appliquent aussi aux liens entre un membre de comité et le superviseur proposé, le cas échéant.)
B) Confidentialité
La confidentialité signifie que les renseignements sur une personne ne doivent pas être divulgués, directement ou indirectement, à quiconque sans le consentement exprès de cette personne. Les renseignements fournis par les candidats dans leurs demandes sont protégés par la Loi sur la protection des renseignements personnels et sont mis à la disposition des évaluateurs externes seulement à des fins d'examen. Donc, les renseignements contenus dans les demandes et les rapports des examinateurs, de même que les noms des examinateurs et le contenu des discussions des comités sont strictement confidentiels. L'utilisation de ces renseignements à d'autres fins que celles précisées ici constitue une infraction à la Loi sur la protection des renseignements personnels et pourrait donner lieu à une enquête des IRSC et/ou un rapport à l'intention du Commissariat à la protection de la vie privée fédéral.
L'observateur :
- doit s'abstenir de discuter avec les candidats, les examinateurs, les personnes qui ont des pouvoirs de décision relatifs au financement dans le cadre du concours, ou avec quiconque à part le personnel de l'exécution des programmes, des renseignements liés à l'examen d'une demande particulière ou d'offrir son avis sur les chances de réussite ou d'échec;
- ne doit sortir aucune note écrite ni aucun document de la salle de réunion qui concerne les affectations des examinateurs, les cotes ou les commentaires des examinateurs sur les demandes.
Déclaration :
Je, soussigné(e), accepte par la présente de respecter la Politique sur la confidentialité et les conflits d'intérêts des IRSC telle que décrite dans les sections A et B ci-dessus et certifie que j'ai reçu et accepté de respecter les Lignes directrices pour les observateurs des IRSC.
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(Nom)
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(Signature)
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(Date)
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