Guide à l'intention des candidats au Programme de recherche communautaire sur le VIH/sida des IRSC

Ce guide sert à titre d'information uniquement. Pour obtenir de l'information particulière sur les exigences relatives aux demandes, consultez les sections « Admissibilité » et « Comment faire une demande » de la possibilité de financement choisie.

Introduction

Le présent guide vous renseigne sur la façon de préparer et de présenter une demande de financement de même que sur les processus d'évaluation et de financement.


Qu'est-ce qu'une possibilité de financement?

Une possibilité de financement décrit l'information dont vous avez absolument besoin pour demander du financement, à savoir :

  • les dates importantes, comme la date limite de présentation des demandes, la date d'annonce de la décision de financement et la date de début du financement;
  • les fonds disponibles et le montant maximal pouvant être demandé;
  • les objectifs et les domaines de recherche pertinents;
  • les conditions d'admissibilité;
  • les exigences en matière de rapports, comme tout rapport final requis pour une demande retenue pour du financement;
  • les instructions sur la présentation d'une demande;
  • les coordonnées des personnes avec lesquelles communiquer pour toute autre question.

Comment savoir si je suis admissible à du financement?

La section « Admissibilité » de la possibilité de financement explique qui peut présenter une demande de financement et les conditions d'admissibilité au financement. Le candidat principal désigné est la personne qui sera responsable du projet. Un établissement admissible est une organisation qui est admissible pour administrer des fonds des IRSC et qui a signé une entente entre établissements (information complémentaire ci-dessous). Les liens de la section « Admissibilité » de la possibilité de financement mènent à des renseignements sur les divers rôles, comme celui de candidat principal, d'utilisateur de connaissances principal, de cocandidat ou d'utilisateur de connaissances, qui vous aideront à déterminer comment classer les membres de votre équipe de recherche.

Comment dois-je soumettre une demande?

Veuillez consulter la section « Comment faire une demande » de la possibilité de financement. Elle décrit ce que vous devez inclure dans votre demande. Elle renferme aussi un lien vers la page Instructions pour l'étape « Présentation d'une demande » à l'aide de RechercheNet, où vous trouverez de plus amples renseignements sur la présentation d'une demande dans RechercheNet.

Vous devez généralement inclure ce qui suit dans votre demande aux IRSC :

  1. Un numéro d'identification personnel (NIP) des IRSC : Le NIP est un numéro d'identification unique requis pour chaque membre de l'équipe candidate.
  2. Un compte RechercheNet : RechercheNet est un système Internet protégé qui permet aux chercheurs de présenter des demandes de financement par voie électronique. RechercheNet est aussi utilisé pour faire des évaluations par les pairs et pour annoncer les décisions aux candidats.

    Pour vous inscrire à RechercheNet, vous devez aller à RechercheNet et cliquer sur « S'inscrire ». On vous demandera des renseignements tels que votre nom, votre adresse de courriel, votre préférence linguistique et un mot de passe. Une fois inscrit, vous utiliserez le même compte chaque fois que vous ouvrirez une session dans RechercheNet.

    Veuillez noter que les demandes sont présentées par l'entremise du compte RechercheNet du candidat principal désigné.

  3. Un CV commun : le CV commun canadien est un partenariat entre organismes de financement de la recherche du Canada qui vise à faciliter aux chercheurs la présentation d'une demande de financement. Il s'agit d'un outil Web permettant aux chercheurs de gérer le contenu de leur CV dans un répertoire unique et de générer des CV, au besoin, pour tous les organismes membres. La plupart des possibilités de financement exigent la présentation d'un CV commun pour chaque membre d'une équipe.

    Le CV commun académique s'adresse aux chercheurs indépendants basés dans un établissement universitaire ou dans un établissement affilié. Il peut être au nom du candidat principal désigné, d'un candidat principal ou d'un cocandidat.

    Le CV commun d'utilisateur de connaissances s'adresse aux candidats utilisateurs de connaissances basés dans un organisme non universitaire, comme un organisme communautaire. Il peut être au nom du candidat principal désigné, d'un utilisateur de connaissances principal ou d'un utilisateur de connaissances.

    Pour créer un CV commun canadien, consultez le site Web CV commun canadien et la page Instructions pour l'étape « Présentation d'une demande » à l'aide de RechercheNet.

Peut-on obtenir de l'aide pour écrire une demande?

Pour aider à préparer une demande, notamment à remplir le CV commun et à consulter les CV communs, les IRSC ont créé le Centre des ressources d'apprentissage, où vous trouverez un document utile intitulé « L'art d'écrire une demande aux IRSC ».

Le Réseau ontarien de traitement du VIH (ROTV), l'Association canadienne de recherche sur le VIH (ACRV) et les IRSC ont formé un partenariat pour créer l'outil « Universities Without Walls : eLearning for HIV Research (en anglais seulement) ». Cette plateforme interactive renferme une série de modules éducatifs, accompagnés de vidéos et de documents de programmes, qui aident les nouvelles équipes de recherche communautaire. La rédaction de demandes figure au nombre des sujets abordés.

Vous êtes également invité à communiquer avec le Centre de collaboration de recherche communautaire sur le VIH/sida pertinent pour obtenir de l'information sur le soutien qu'il peut apporter aux organismes communautaires qui désirent rédiger une demande de subvention de recherche communautaire (RC).

Que dois-je aborder dans ma demande?

Chaque possibilité de financement comporte des directives sur la manière de présenter la demande et son contenu. N'hésitez pas à communiquer avec les IRSC si vous avez des questions au sujet de ces directives – chaque possibilité de financement renferme le nom de personnes-ressources.

Si vous n'avez jamais rédigé de demande dans le cadre du programme de RC, veuillez consulter la section « Peut-on obtenir de l'aide pour écrire une demande ». Vous y trouverez de l'information sur les ressources qui pourront vous aider à renforcer votre demande.

En général, les principaux éléments d'une demande dans le cadre du programme de RC sont :

  1. Proposition de recherche
    La description de votre projet de recherche s'appelle la proposition de recherche. Votre proposition devrait dire en quoi elle répond aux objectifs de la possibilité de financement et décrire l'importance vraisemblable du projet pour la communauté concernée. Elle devrait également préciser en quoi elle répond aux critères d'évaluation précisés dans la possibilité de financement et qu'utilisera le comité d'évaluation pour étudier chaque demande.
  2. Lettres d'appui signées des partenaires
    Des lettres d'appui signées montrent aux évaluateurs l'aspect partenariat de votre proposition. Les projets financés dans le cadre du programme de RC doivent comporter un partenariat entre un organisme communautaire et un partenaire universitaire.
  3. Sommaire des principes de RC
    Un sommaire des principes de RC d'une page démontre le partenariat avec les intervenants communautaires concernés; il décrit clairement la participation de la communauté dans la formulation de la question de recherche et dans la conception et la mise en œuvre du projet, et les activités possibles d'application des connaissances connexes.
  4. Budget
    La description du budget demandé pour votre projet de recherche. Votre budget devrait justifier clairement les postes budgétaires comme l'allocation de détachement, l'équipement, et le soutien financier pour les ressources humaines, les salaires, p. ex.
  5. CV
    Les candidats choisiront le modèle de CV académique ou de CV utilisateur de connaissances, selon leurs rôles. Veuillez consulter les sections « Admissibilité » et « Comment faire une demande » de la possibilité de financement pour déterminer quels CV sont exigés pour chaque type de participant.

Pourquoi dois-je avoir des partenaires?

Les partenariats sont au cœur de l'approche préconisée par le programme de RC. Les partenaires peuvent aider à combler des lacunes en matière d'expertise ou vous permettre d'accéder à des ressources que vous auriez de la difficulté à obtenir par vous-même. Les partenariats ouvrent également des possibilités d'application des connaissances, afin que les résultats de votre recherche soient connus par d'autres et appliqués au bénéfice des communautés. Les projets financés dans le cadre du programme de RC doivent comporter un partenariat entre un organisme communautaire et un partenaire universitaire.

Comment ma demande est-elle évaluée?

Le processus d'évaluation se fait en deux étapes. Dans un premier temps, des membres de l'Initiative de recherche sur le VIH/sida des IRSC vérifieront la pertinence de votre demande. Dans un second temps, une fois votre projet jugé pertinent, un comité d'évaluation du mérite du programme de RC étudiera la demande détaillée.

L'évaluation du mérite est faite pour les programmes de recherche qui font appel à des utilisateurs des connaissances tout au long de la recherche. Chaque demande sera attribuée et évaluée par quatre membres du comité d’évaluation du mérite, soit deux évaluateurs (un du  milieu universitaire et un dirigeant communautaire) et deux lecteurs (un du milieu universitaire et un dirigeant communautaire). Le comité évaluera tant l'impact potentiel que le mérite scientifique de la recherche. Les demandes sont évaluées sur une échelle de cotation établie.

Impact potentiel Intervalle Mérite scientifique
Subventionnable Extrêmement important 4,5 – 4,9 Exceptionnel
Très important 4,0 - 4,4 Excellent
Important 3,5 - 3,9 Très bien
Non subventionnable Modéré 3,0 - 3,4 Acceptable, mais de faible priorité
Limité 2,5 - 2,9 Révision nécessaire
Très limité 2,0 – 2,4 Révision importante nécessaire
Négligeable 0,0 - 1,9 Laisse beaucoup à désirer

Seules les demandes qui reçoivent une cote d'au moins 3,5 à la fois pour le critère de l'impact potentiel et pour celui du mérite scientifique selon cette échelle seront admissibles au financement. La moyenne des cotes est ensuite calculée pour établir une liste de classement. Les demandes sont financées en ordre décroissant jusqu'à épuisement du budget, et ce, dans chaque volet de financement, le cas échéant.

Je n'ai pas été financé. Est-ce la fin?

Non, ce n'est pas nécessairement la fin. Vous recevrez des commentaires de chaque évaluateur de même qu'un résumé des discussions tenues par le comité lors de sa réunion d'évaluation du mérite. Si la possibilité de financement était relancée, vous pourriez présenter à nouveau une demande à condition de respecter les critères d'admissibilité de la nouvelle possibilité de financement. Vous pouvez joindre à votre nouvelle demande un document de deux pages intitulé « Commentaires sur les évaluations antérieures » pour expliquer comment vous avez ou n'avez pas donné suite aux commentaires. Il est préférable d'utiliser ces deux pages intelligemment en répondant poliment et en montrant que vous avez considéré soigneusement les commentaires et suggestions, et que vous avez tenu compte des points qui ont été soulevés. Assurez-vous que votre réponse est « complète » et compréhensible en elle-même, car les évaluateurs n'auront pas accès à votre demande précédente, et il n'est pas garanti que les mêmes évaluateurs examineront votre demande présentée de nouveau.

Ma proposition a été acceptée. Quoi faire maintenant?

Félicitations! Votre projet a subi un processus d'évaluation rigoureux et a été retenu.

Le candidat principal désigné recevra une autorisation de financement des IRSC. L'autorisation précise le nom du récipiendaire de la subvention, le type de financement, la date d'entrée en vigueur du financement, le montant de la subvention par année financière les conditions propres à la subvention. Le candidat principal désigné informe habituellement les autres membres de son équipe des résultats et amorce les préparations pour entreprendre le projet de recherche.

Si vous êtes d'un organisme communautaire, votre organisme devra peut être devenir admissible pour gérer les fonds des IRSC avant qu'ils ne soient débloqués (voir la prochaine section pour plus de détails).

Qu'est-ce qu'un établissement admissible, et comment mon organisme peut-il le devenir?

Les IRSC ne vous subventionnent pas directement en tant que chercheur indépendant ou utilisateur de connaissances, mais ils financent plutôt l'établissement/organisme auquel vous êtes affilié. Les organismes non gouvernementaux et sans but lucratif du Canada, y compris les organismes communautaires et de bienfaisance, sont admissibles à des fonds des IRSC, pourvu que leur mandat couvre explicitement la recherche ou l'application des connaissances en santé.

Si votre organisme n'a pas de mandat en recherche ou en application des connaissances en santé, vous pourriez devoir fournir aux IRSC une lettre expliquant comment votre organisme répond à l'obligation d'avoir un mandat en recherche ou en application des connaissances, par exemple, en décrivant l'expérience de recherche passée ou actuelle de votre organisme, en précisant le lien entre la proposition et le mandat de l'organisme de même qu'en indiquant si celui-ci entend poursuivre ses efforts en recherche ou en application des connaissances et si le conseil d'administration de votre organisme accepte que le mandat de celui-ci soit révisé.

Veuillez noter que les IRSC conseillent vivement aux organismes de contracter une assurance responsabilité qui les protège, eux et leurs chercheurs, contre les poursuites découlant de leurs activités de la recherche.

Vous n'avez pas besoin d'attendre de savoir si votre demande a été approuvée avant d'entamer le processus d'établissement de l'admissibilité de votre organisme. Vous pouvez commencer à préparer votre demande d'admissibilité en tout temps après avoir présenté votre demande de financement, mais les IRSC ne l'évalueront que si votre proposition est retenue.

Après avoir présenté votre demande, un membre du personnel des IRSC communiquera avec vous pour vous fournir les formulaires nécessaires et vous dire ce qu'il faut inclure. Une fois le processus terminé, une entente sur l'administration des subventions et des bourses des organismes par les établissements de recherche sera signée et un compte commun de subventions et de bourses des IRSC sera créé.

Certains programmes sont plus souples que d'autres en ce qui concerne l'admissibilité des établissements. Veuillez consulter la section « Admissibilité » de la possibilité de financement pour plus de détails.

Pour plus d'information, veuillez consulter le site Admissibilité des établissements à administrer des subventions et bourses des IRSC ou communiquer avec le centre de contact des IRSC.

J'ai terminé ma recherche – que dois-je faire maintenant?

Les IRSC ont une politique de libre accès aux résultats de recherche qui oblige les titulaires de subvention à rendre les communications gratuitement accessibles en ligne. Puisque votre proposition de recherche devait comporter un volet consacré à l'application des connaissances, vos partenaires sont là pour vous aider à diffuser les résultats. Profitez d'eux et de leurs réseaux.

Vous devriez, lorsque vous communiquez les résultats de votre recherche, signaler la contribution des IRSC, de leurs instituts et de leurs partenaires.

En tant que candidat retenu, vous devrez remplir et soumettre un rapport final électronique dans RechercheNet.

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