Guide d’évaluation par les pairs des IRSC pour les demandes de bourse en communications dans le domaine de la recherche en santé

Mise à jour : janvier 2014

Table des matières

  1. But du manuel
  2. Évaluation par les pairs aux IRSC
  3. Principes de l'évaluation par les pairs
  4. Politiques influant sur l'évaluation par les pairs
  5. Membres du comité d'évaluation par les pairs pour les bourses en communications dans le domaine de la recherche en santé
  6. Procédure d'évaluation des demandes de bourse en communications dans le domaine de la recherche en santé
  7. Évaluation des demandes de bourse en communications dans le domaine de la recherche en santé

1. But du manuel

Le présent manuel a pour but de fournir de l'information sur les objectifs, la gouvernance et les politiques des IRSC; d'exposer les rôles et les responsabilités des membres des comités d'évaluation par les pairs qui évaluent les demandes de bourse de formation en communications dans le domaine de la recherche en santé; et de définir les politiques et les procédures de l'évaluation par les pairs des demandes de bourse de formation en communications dans le domaine de la recherche en santé.

Ce manuel est avant tout destiné aux membres de comités, mais peut aussi être utile aux candidats en leur expliquant le processus d'évaluation par les pairs des demandes de bourse de formation en communications dans le domaine de la recherche en santé, de l'étape de la présentation jusqu'à celle du jugement final. Les politiques et procédures concernant l'évaluation des demandes de subvention se trouvent dans le Guide d'évaluation par les pairs des IRSC pour les demandes de subvention. Pour connaître les règles détaillées qui s'appliquent à tous les aspects des programmes de financement des IRSC, voir le Guide de subventions et bourses.

2. Évaluation par les pairs aux IRSC

Le mandat des Instituts de recherche en santé du Canada (IRSC) est le suivant :

« Exceller selon les normes internationales reconnues d'excellence scientifique, dans la création de nouvelles connaissances et leur application en vue d'améliorer la santé de la population canadienne, d'offrir de meilleurs produits et services de santé et de renforcer le système de santé au Canada. »

Le but de l'évaluation par les pairs est d'assurer l'excellence dans la recherche financée par les IRSC. Le système d'évaluation par les pairs assure également la reddition de comptes non seulement au gouvernement du Canada et aux contribuables canadiens – la source des fonds des IRSC – mais aussi à l'ensemble du milieu de la recherche. L'évaluation par les pairs est réalisée par des comités d'experts (les comités d'évaluation par les pairs) qui recoupent les quatre grands thèmes de la recherche en santé (biomédecine, recherche clinique, systèmes et services de santé, et santé publique et des populations).

Les IRSC financent la recherche à l'aide de concours stratégiques et de concours ouverts. Les concours ouverts sont des concours où les propositions sont acceptées dans tous les domaines de la recherche en santé. Les concours stratégiques sont commandités par un ou plusieurs des instituts ou directions des IRSC, et des demandes sont sollicitées dans des secteurs déterminés de la recherche en santé. En général, il faut suivre les mêmes politiques et procédures pour les deux types de concours, sauf si l'appel de demandes spécifie autre chose. Une liste des possibilités de financement actuelles et archivées des IRSC se trouve dans la base de données sur les possibilités de financement des IRSC.

L'évaluation par les pairs est supervisée par le conseil scientifique (CS) des IRSC, qui régit tous les aspects de la prise de décision concernant la recherche. Le CS élabore et met en oeuvre les stratégies de recherche et d'application des connaissances des IRSC, et en rend compte, conformément à la Loi sur les IRSC et aux grandes orientations stratégiques définies par le conseil d'administration. L'approbation du financement pour toutes les initiatives de recherche et d'application des connaissances des IRSC fait partie intégrante des responsabilités du CS.

3. Principes de l'évaluation par les pairs

3.1 Confidentialité

L'intégrité du processus d'évaluation par les pairs repose sur des principes de confidentialité bien établis. Tous les renseignements contenus dans les demandes, les rapports d'évaluation, les notes des agents scientifiques et les délibérations des comités sont strictement confidentiels. Les demandes et toute délibération à leur sujet ne peuvent être utilisées à d'autres fins que celles qui étaient prévues initialement. Les membres des comités ne doivent pas discuter avec les candidats ou les évaluateurs de toute information liée à l'évaluation d'une demande particulière en dehors des réunions des comités. Les candidats ne doivent pas prendre contact avec les membres des comités, y compris le président et l'agent scientifique, pour s'enquérir de leurs demandes (cotes, rang dans le comité, etc.). Toutes les demandes de renseignements au sujet d'une demande ou d'un rapport d'évaluation doivent être envoyées au personnel de l'exécution des programmes des IRSC responsable du comité concerné. Veuillez consulter la Politique sur les conflits d'intérêts et la confidentialité des organismes fédéraux de financement de la recherche (PCIC).

De par la loi, le candidat a accès à son dossier et, conséquemment, tous les documents utilisés dans l'évaluation de la demande sont à sa disposition une fois qu'il a été avisé de la décision des IRSC. Veuillez noter que les IRSC ne révéleront en aucun cas le nom des évaluateurs au candidat. Toutefois, la liste des membres du comité d'évaluation par les pairs sera publiée sur le site Web des IRSC 60 jours après l'approbation du financement par le conseil scientifique dans le cadre d'un cycle de concours.

Tous les documents liés au processus d'évaluation fournis aux membres des comités d'évaluation par les pairs doivent être conservés de façon sécuritaire pour prévenir tout accès non autorisé. Ils doivent être transmis par des technologies et des moyens sûrs. Lorsqu'ils ne sont plus nécessaires, tous les documents relatifs à l'évaluation par les pairs doivent être détruits de façon sécuritaire ou retournés aux IRSC pour être détruits. La perte ou le vol de documents liés à l'évaluation par les pairs doivent être signalés à votre coordonnateur de comité immédiatement.

3.2 Conflit d'intérêts

Les IRSC doivent veiller à ce que leurs décisions soient non seulement justes et objectives, mais qu'elles soient également perçues comme telles. Selon la Politique sur les conflits d'intérêts et la confidentialité des organismes fédéraux de financement de la recherche (PCIC), un conflit d'intérêts est un conflit entre les obligations et les responsabilités d'un participant à un processus d'évaluation et ses intérêts privés, professionnels, commerciaux ou publics. Il peut y avoir un conflit d'intérêts réel, apparent ou potentiel lorsqu'un membre de comité d'évaluation, un examinateur de l'extérieur ou un observateur se retrouve dans l'une des situations suivantes :

  1. pourrait recevoir un avantage professionnel ou personnel résultant de la possibilité ou du programme de financement ou d'une demande qui fait l'objet d'une évaluation;
  2. entretient une relation professionnelle ou personnelle avec un candidat ou l'établissement du candidat;
  3. a un intérêt financier direct ou indirect dans une possibilité ou un programme de financement ou une demande qui fait l'objet d'une evaluation;
  4. si, à l'heure actuelle, elle fait l'objet d'une enquête quant à une violation présumée des politiques des organismes de financement.

Un conflit d'intérêts peut être considéré comme réel ou apparent lorsqu'un membre de comité d'évaluation, un évaluateur externe ou un observateur :

  • est un parent ou un ami proche d'un candidat ou entretient une relation personnelle avec un candidat;
  • pourrait obtenir ou perdre un avantage financier ou matériel à la suite du financement de la demande;
  • a depuis longtemps des divergences de vues d'ordre scientifique ou personnel avec les candidats;
  • a une affiliation avec l'établissement, l'organisation ou l'entreprise des candidats (y compris avec des hôpitaux de recherche ou des instituts de recherche affiliés);
  • a une affiliation professionnelle étroite avec un candidat si l'une des situations suivantes est survenue au cours des six dernières années :
    • avoir des interactions fréquentes et régulières avec un candidat dans le cadre de fonctions exercées au sein d'un même département, d'un même établissement, d'une même organisation ou d'une même entreprise;
    • avoir été le superviseur ou le stagiaire d'un candidat;
    • avoir collaboré, publié ou partagé des fonds avec un candidat ou prévoir le faire prochainement;
    • travailler pour l'établissement demandeur;
  • estime, pour quelque raison que ce soit, être incapable de réaliser une évaluation impartiale de la demande.

Tous les membres de comité (président, agent scientifique, évaluateurs, etc.) doivent se conformer aux mêmes directives en matière de conflits d'intérêts. Au cours des réunions de comité, il incombe au personnel des IRSC et au président de trancher la question en cas de doute.

Tous les membres de comité doivent lire la PCIC et accepter de la respecter avant de regarder le contenu d'une demande. Ils peuvent utiliser à cette fin RechercheNet ou un formulaire fourni par les IRSC.

3.3 Impartialité

Le succès du système d'évaluation par les pairs dépend essentiellement de la volonté et de la capacité de tous les membres des comités d'être justes et raisonnables; de faire preuve d'un jugement scientifique rigoureux; et de comprendre le contexte particulier de chaque demande, tout en en tenant compte de façon équilibrée. Les évaluations sont remises aux candidats sans que le personnel des IRSC les modifie, et les IRSC n'assument pas la responsabilité de leur contenu. Un candidat ne considérera pas impartial votre évaluation s'il contient des commentaires qui pourraient être interprétés de quelque façon comme étant sarcastiques, irrévérencieux, arrogants ou inopportuns. Inversement, une évaluation constructive, qui aide le candidat en soulignant les faiblesses qu'il pourra corriger en présentant à nouveau sa demande, permettra de convaincre un candidat déçu que vous avez fait une évaluation impartiale de la proposition.

4. Politiques influant sur l'évaluation par les pairs

4.1 Collaborations internationales

Selon la Loi sur les IRSC, les IRSC peuvent remplir leur mandat par : « la poursuite d'occasions pour les scientifiques canadiens de participer à des projets ou partenariats internationaux de recherche en matière de santé et l'appui à cette participation ». Par conséquent, les IRSC acceptent les demandes pour des recherches qui seront réalisées dans d'autres pays ou en collaboration avec des candidats établis dans d'autres pays. Le caractère international de la recherche ne devrait pas être un facteur dans l'évaluation scientifique de la proposition, sinon pour déterminer la faisabilité de la recherche proposée et la qualité de la question de recherche. Les évaluateurs ne devraient également pas être influencés par le financement obtenu ou demandé pour les composantes internationales lorsqu'ils recommandent un budget pour la ou les composantes canadiennes. Pour des renseignements détaillés sur la marche à suivre pour demander des fonds aux fins d'un partenariat international, voir la sous-section intitulée « Recherche en santé mondiale » du Guide de subventions et bourses.

4.2 Application des connaissances

L'application des connaissances est partie intégrante du mandat des IRSC et est divisée en deux grandes catégories : l'AC en fin de financement et l'AC intégrée. Avec ces deux catégories d'application des connaissances, les IRSC s'attendent à ce que les chercheurs assurent la dissémination de leurs résultats et facilitent leur application en vue d'améliorer la santé de la population, d'offrir de meilleurs produits et services de santé et/ou de renforcer le système de santé. Veuillez noter que les coûts de dissémination constituent des dépenses admissibles dans toutes les subventions des IRSC.

Pour ce qui est de l'AC en fin de financement, il existe de nombreux moyens de dissémination et il incombe au chercheur de choisir le véhicule qui assurera l'impact le plus grand auprès de l'auditoire d'utilisateurs des connaissances visé. Quand les premiers utilisateurs des connaissances sont des chercheurs, la dissémination des résultats au moyen de la publication d'articles dans des revues de grande qualité et accessibles convient, même si d'autres stratégies qui permettent de mieux faire connaître les résultats et de faciliter leur application peuvent aussi convenir. Quand des auditoires d'utilisateurs des connaissances en dehors du milieu de la recherche devraient être informés de résultats de recherche particuliers, on s'attend à ce qu'il y ait des plans de dissémination avec des objectifs plus ambitieux et des stratégies plus détaillées. Dans le cas de l'AC intégrée, les intervenants ou les utilisateurs potentiels des connaissances issues de la recherche prennent part à l'ensemble du processus de recherche, et la recherche vise à trouver des solutions aux questions ou problèmes soulevés par les intervenants ou les utilisateurs des connaissances. Pour de plus amples renseignements, voir le site Web du Portefeuille de l'AC.

4.3 Libre accès

Les candidats et les pairs évaluateurs doivent garder à l'esprit que la Politique de libre accès des IRSC s'applique à tout le financement accordé après le 1er janvier 2008. Les détenteurs de bourse doivent s'assurer que tous les articles publiés dans des revues savantes sont gratuitement accessibles en ligne dans les douze mois. Les auteurs peuvent se conformer à la politique en archivant les manuscrits examinés par les pairs dans un dépôt ouvert (p. ex. dépôt d'établissement) ou en publiant dans une revue en libre accès. Voir le site Web de la politique pour plus de détails.

4.4 Analyse des différences de genre et des différences de sexe

On encourage les candidats à démontrer dans leurs demandes qu'ils feront une analyse des différences de genre et des différences de sexe. L'analyse des différences de genre et des différences de sexe vise systématiquement les différences biologiques (sexe biologique) et socioculturelles (sexe social ou genre) qui existent entre les hommes et les femmes et entre les filles et les garçons, sans présumer pour autant que de telles différences existent. Ce champ de recherche vise à favoriser une recherche en santé rigoureuse qui élargit la compréhension des déterminants de la santé chez les deux sexes et conduit à des améliorations de la santé et des soins de santé. Pour de plus amples renseignements, voir la page Web Analyse des influences du genre et du sexe dans la recherche en santé - Guide pour les chercheurs et les évaluateurs.

4.5 Langues officielles

Les organismes fédéraux sont tenus d'intervenir positivement pour assurer soutien et reconnaissance aux communautés linguistiques minoritaires au Canada. Pour les IRSC, cela se traduit par l'obligation de promouvoir la recherche en santé dans et pour ces communautés. Pour plus d'information, consultez l'Énoncé de politique des IRSC sur les langues officielles. Cela dit, les demandes provenant de ces communautés doivent être soumises à une évaluation par les pairs aussi rigoureux que les autres demandes.

4.6 Publications et productivité

L'excellence du dossier des candidats constitue un critère d'évaluation important pour tous les programmes de bourses. Un facteur principal dans l'évaluation de ce critère est la productivité des candidats, déterminée par la qualité et l'impact des contributions des candidats dans le domaine. Lorsqu'ils évaluent la qualité des publications, les comités d'évaluation par les pairs devraient se concentrer sur la qualité du contenu des publications et ne PAS simplement tenir compte du nombre de publications ni de la qualité ou du facteur d'impact des revues. Dans le cas des publications où il y a plusieurs auteurs ou des travaux en collaboration, on conseille aux candidats de décrire leur contribution, et les évaluateurs devraient évaluer la contribution particulière du candidat au travail.

Les IRSC financent la recherche dans de nombreux domaines liés à la santé, et les formes de publications de recherche peuvent varier énormément d'une discipline à l'autre. En plus de publier dans les revues traditionnelles examinées par des pairs, les chercheurs en santé publient dans les livres, les monographies, les mémoires ou articles spéciaux, les articles de rétrospective, les comptes rendus de conférences ou de colloques et les résumés scientifiques, les publications gouvernementales, etc. Dans certains domaines de recherche qui évoluent rapidement, par exemple, certaines disciplines de l'informatique, de la génétique ou de la microélectronique, on a recours à des moyens spéciaux en vue d'atteindre l'auditoire cible rapidement. Les communiqués, les imprimés minute de rapports, les lettres et la distribution électronique des tirés à part constituent d'importants véhicules de dissémination des résultats de recherche. Toutes ces contributions devraient être traitées sur le même pied quand on évalue la qualité et l'impact, et les évaluateurs ne devraient pas considérer certaines d'entre elles comme des publications de deuxième ordre ou grises.

Quand ils évaluent la productivité, les évaluateurs devraient aussi tenir compte des retards légitimes dans la recherche et la dissémination des résultats de recherche. Il peut arriver dans certaines circonstances qu'un chercheur ne soit pas en mesure ou ne souhaite pas publier ses résultats de recherche avant de faire une demande de financement auprès des IRSC. Par exemple, le temps nécessaire pour terminer une monographie peut excéder l'intervalle de temps entre deux demandes, ou la protection de la propriété intellectuelle peut occasionner un retard dans la publication. La productivité peut aussi varier pour des raisons personnelles, comme la maternité ou le soin de jeunes enfants, un détachement administratif, une incapacité, des soins à des personnes âgées, etc., que le bénéficiaire ait pris ou non un congé officiel. On conseille aux candidats d'expliquer clairement et exhaustivement dans leur demande toutes les circonstances qui ont une influence sur la dissémination des résultats de recherche. Les comités d'évaluation par les pairs doivent tenir compte de l'effet de pareilles circonstances sur la productivité sans négliger de s'assurer que la recherche demeure de qualité compétitive.

5. Membres du comité d'évaluation par les pairs pour les bourses en communications dans le domaine de la recherche en santé

Un comité d'évaluation par les pairs des IRSC typique pour les bourses est formé d'un président, d'un agent scientifique, de pairs évaluateurs et de personnel des IRSC. Les membres des comités d'évaluation sont choisis pour leur excellence comme chercheurs, attestée par leur capacité d'obtenir de façon continue des fonds de sources externes sur la base d'une évaluation par les pairs, ainsi que par l'étendue de leurs connaissances et la maturité de leur jugement. Consultez le site Web pour connaître les lignes directrices sur la composition des comités d'évaluation par les pairs. En tant que groupe, les comités doivent également répondre au besoin de couvrir l'éventail des domaines de recherche dont ils sont responsables, représenter comme il se doit l'ensemble du milieu de la recherche en santé, pouvoir effectuer des évaluations dans les deux langues officielles, et tenir compte de la logistique imposée par les conflits d'intérêts et le roulement des membres des comités. Consultez le site Web pour connaître la procédure de sélection des membres de comités d'évaluation par les pairs.

Les concours pour l'obtention de bourses des IRSC peuvent être réguliers ou ponctuels. Pour les concours réguliers, des comités d'évaluation par les pairs permanents sont formés, et leurs membres sont recrutés pour un mandat d'une durée déterminée (habituellement trois ans) afin d'assurer une certaine constance et continuité dans le processus d'évaluation. La composition des comités permanents peut être complétée par des membres additionnels, pour les besoins d'un concours spécifique, en fonction des demandes reçues et des compétences nécessaires pour l'évaluation de ces demandes. Dans le cas des concours ponctuels, des comités sont formés pour chaque concours particulier et démantelés ensuite.

5.1 Personnel des IRSC

Le personnel des IRSC est généralement représenté par un directeur adjoint et un coordonnateur de l'exécution des programmes, qui ont pour responsabilité d'assurer l'intégrité et la qualité du processus d'évaluation par les pairs. Le personnel des IRSC :

  • participe à l'assignation des demandes aux pairs évaluateurs;
  • conseille et guide le comité relativement aux politiques des IRSC;
  • prend note de la façon dont le comité s'acquitte de ses fonctions;
  • enregistre les cotes consensuelles pour chaque demande;
  • enregistre les préoccupations du comité, comme le respect de l'éthique ou l'admissibilité, dont le personnel devra s'occuper plus tard.

5.2 Président

Le président du comité d'évaluation est directement responsable auprès des IRSC du fonctionnement harmonieux, efficace et objectif du comité, conformément aux politiques des IRSC. Il ou elle instaure un climat positif, constructif et équitable dans lequel les demandes seront évaluées. Le président (et l'agent scientifique) remplit un rôle de surveillance et ne cote pas les demandes devant le comité. Ses responsabilités incluent les suivantes :

  • travailler de concert avec l'agent scientifique et le personnel des IRSC durant l'assignation des demandes à des comités d'évaluation par les pairs particuliers et la sélection des évaluateurs pour chaque demande;
  • travailler avec le personnel des IRSC pour gérer les conflits d'intérêts;
  • nommer un délégué comme président ou agent scientifique lorsque l'un ou l'autre doit se retirer de la salle de réunion du comité pour cause de conflit d'intérêts. Dans la mesure du possible, la même personne ne doit pas jouer le rôle de président et d'agent scientifique;
  • s'assurer que tout le comité a son mot à dire dans les recommandations pour chaque demande;
  • travailler avec l'agent scientifique pour résumer les échanges au sujet de chaque demande avant l'attribution de la cote;
  • aider le comité à arriver à une cote consensuelle;
  • s'assurer que les préoccupations particulières en ce qui concerne l'éthique et les autres exigences des IRSC sont prises en compte.

5.3 Agent scientifique

En plus des tâches qu'il partage avec le président (voir ci-dessus), l'agent scientifique :

  • appuie le président dans son rôle pendant la réunion du comité d'évaluation par les pairs;
  • prend des notes au fur et à mesure des délibérations (« notes des agents scientifiques »), qui seront envoyées aux candidats;
  • s'assure que les questions d'éthique et d'admissibilité ainsi que toute autre préoccupation portées à l'attention des IRSC sont notées pour le candidat.

Dans certaines circonstances exceptionnelles, le personnel des IRSC peut assumer le rôle d'agent scientifique durant la réunion du comité.

5.4 Évaluateurs internes

Les évaluateurs internes sont des membres du comité qui assistent normalement en personne, mais parfois par téléconférence, à la réunion du comité d'évaluation par les pairs. Les demandes sont assignées à un minimum de deux évaluateurs internes pour être évaluées. Ces derniers les examinent en profondeur et ils présentent un rapport écrit qui est remis au candidat après la réunion du comité. Les évaluateurs internes présentent leur évaluation à la réunion du comité d'évaluation par les pairs et dirigent l'évaluation des demandes qui leur ont été confiées (voir également section 6.2.3). Ils participent aussi aux délibérations relatives aux demandes devant le comité et à leur cotation quand ils ne sont pas en conflit d'intérêts.

À l'occasion, un évaluateur possédant des compétences très pointues peut être appelé à évaluer un nombre limité de demandes, le plus souvent par téléconférence. Son rôle se limite alors à participer aux délibérations au sujet des demandes assignées, qu'il cote par courriel pour en assurer la confidentialité.

5.5 Observateurs

À l'occasion, des personnes sont autorisées à assister en tant qu'observateurs aux réunions des comités d'évaluation. Les observateurs sont normalement des employés des instituts des IRSC ou des représentants d'organisations partenaires qui ne participent pas aux décisions relatives au financement pour le concours. Les observateurs doivent se conformer à la même Politique sur les conflits d'intérêts et la confidentialité des organismes fédéraux de financement de la recherche (PCIC) que tous les membres des comités, et ils ne participent d'aucune façon au processus d'évaluation ou aux échanges relatifs aux demandes (y compris aux échanges qui surviennent durant les pauses). Les observateurs ne peuvent sortir de la salle de réunion aucune note ou autre information relative à l'évaluation des demandes auxquelles ils ont assisté à titre d'observateurs.

6. Procédure d'évaluation des demandes de bourse de formation en communications dans le domaine de la recherche en santé

6.1 Avant la réunion

6.1.1 Assignation des demandes

Toutes les demandes admissibles reçues au plus tard à la date limite (spécifiée dans la possibilité de financement) sont inscrites au concours. Les demandes doivent être complètes au moment où elles sont présentées, sinon elles sont retirées du concours. Des exceptions précises à ces règles peuvent être prévues dans les descriptions des possibilités de financement.

Les présidents et les agents scientifiques des comités d'évaluation par les pairs en collaboration avec le personnel des IRSC examinent les demandes assignées à leurs comités respectifs. Ensemble, ils doivent s'assurer que leurs comités possèdent les compétences nécessaires et, lorsqu'ils consentent à ce qu'une demande leur soit confiée, ils acceptent en même temps la responsabilité de veiller à ce que les comités fassent une évaluation juste.

Après que la liste des demandes a été compilée, les membres des comités ont accès sur RechercheNet à des sections spécifiques des demandes afin de déclarer tout conflit d'intérêts et pourront devoir indiquer leur niveau d'expertise vis-à-vis toutes les demandes avec lesquelles ils ne sont pas en conflit.

Les présidents, les agents scientifiques et/ou le personnel des IRSC assignent ensuite les demandes à deux évaluateurs internes et possiblement un lecteur. On donne alors à tous les membres du comité un accès aux demandes détaillées qui sont assignées à leur comité quatre à six semaines avant la réunion du comité d'évaluation par les pairs.

6.1.2 Évaluation des demandes

Les rapports des évaluateurs internes commencent par un résumé des qualités du candidat et des objectifs de sa formation. Toutefois, les membres du comité d'évaluation par les pairs ont quand même la responsabilité de se familiariser avant la réunion avec toutes les demandes qui seront évaluées par leur comité. Les membres du comité chargés des évaluations écrites doivent les présenter par RechercheNet, ou autrement si d'autres instructions leur ont été données, dans les délais fixés à chaque évaluateur avec les demandes. Voir la section 7 (ci-dessous) pour la cotation des demandes.

Avant la réunion, les évaluateurs doivent effectuer les tâches suivantes sur RechercheNet (pour les programmes où l'évaluation électronique est utilisée) :

  1. soumettre les évaluations initiaux aux IRSC;
  2. attribuer une cote initiale à chaque demande (à noter que les évaluateurs ne sont pas obligés de s'en tenir à cette cote initiale et qu'ils peuvent la changer à la réunion du comité);
  3. diviser les demandes examinées en un groupe supérieur et en un groupe inférieur, selon leur qualité globale. Les demandes considérées comme très concurrentielles et méritant le plus de recevoir du financement devraient se trouver dans le groupe supérieur. Cette évaluation est faite en fonction de l'expérience totale des évaluateurs acquise en évaluation de demandes depuis les cinq dernières années et sera prise en compte au cours de la phase de rationalisation de l'évaluation (voir section 6.2.2). La proportion de demandes dans chaque groupe peut varier en fonction de la qualité globale du groupe de demandes examinées, relativement à l'expérience des évaluateurs.

6.2 Durant la réunion

Les responsabilités premières d'un comité d'évaluation par les pairs sont d'évaluer les demandes présentées à un concours particulier et de les coter afin qu'elles puissent être classées par ordre de priorités. Il est important que les comités suivent des procédures définies de façon à fonctionner de manière uniforme. Voir l'annexe I pour un résumé des procédures d'évaluation concernant le concours de bourses de formation en communications dans le domaine de la recherche en santé.

Les membres d'un comité qui sont en conflit d'intérêts relativement à une demande (selon la définition donnée à la section 3.2 ci-dessus) ne doivent pas participer aux délibérations pour cette demande. Les membres du comité en conflit d'intérêts doivent sortir de la salle avant que la demande ne soit examinée. Le président et le personnel des IRSC ont la responsabilité de surveiller les conflits d'intérêts et de résoudre les cas douteux.

6.2.1 Présence à la réunion du comité

Les réunions des comités ont normalement lieu dans les six mois suivant la date limite pour la présentation des demandes et ne durent pas plus de trois jours. Afin que l'évaluation des demandes se fasse de manière efficace et juste, il est nécessaire que tous les membres du comité assistent à la réunion par téléconférence du comité du début à la fin. Votre coordonnateur de comité pourra vous fournir de plus amples détails à ce sujet et vous aider à planifier votre itinéraire selon vos besoins.

6.2.2 Rationalisation

Afin de permettre aux évaluateurs de consacrer plus de temps à l'étude des demandes qui ont le plus de chances d'être financées, il peut y avoir « rationalisation » pour limiter le temps que prend l'évaluation des demandes non compétitives. L'évaluation de chaque demande aux réunions des comités d'évaluation par les pairs commence par l'annonce de leurs cotes initiales, à une décimale, par les évaluateurs internes.

Une demande est écartée par rationalisation si elle répond aux trois conditions suivantes :

  • les deux évaluateurs ont placé la demande dans le groupe inférieur (section 6.1.2);
  • la moyenne des cotes initiales des évaluateurs internes est inférieure à 3,5;
  • les autres membres du comité ne s'opposent pas à ce que la demande ne soit pas examinée plus en détail.

Lorsqu'une demande ne fait pas l'objet d'une discussion, le candidat recevra un exemplaire des évaluations internes, mais il n'y aura pas de notes de l'agent scientifique. La cote n'est pas déterminée par le vote des membres du comité, elle est calculée selon les cotes attribuées initialement par les deux évaluateurs internes.

6.2.3 Notation des demandes

Si une demande n'est pas écartée par rationalisation, son évaluation se poursuit comme suit :

  • Le premier évaluateur présente son évaluation, en indiquant les forces et les faiblesses de la demande (voir section 7.2 pour les critères d'évaluation);
  • Le second évaluateur suit en s'attardant sur les points où il est en accord et en désaccord et en discutant des points qui n'ont pas été abordés par le premier évaluateur;
  • Le président dirige les échanges sur la demande par tous les membres du comité;
  • L'agent scientifique relit ses notes, qui représentent les principaux éléments de la discussion à prendre en considération pour coter la demande;
  • Le président cherche à obtenir une « cote consensuelle » des deux évaluateurs internes. Les évaluateurs internes peuvent modifier leurs cotes initiales s'ils jugent qu'il y a lieu de le faire. S'il est impossible d'en arriver à un consensus, la valeur moyenne des cotes des deux évaluateurs internes est utilisée (arrondie, si nécessaire, à une décimale près);
  • Tous les membres du comité, y compris les deux évaluateurs internes, mais à l'exclusion du président et de l'agent scientifique, attribuent ensuite par vote secret une cote qui ne s'éloigne pas de plus de ±0,5 de la cote consensuelle. Les évaluateurs internes ne sont pas liés par la cote consensuelle. La cote attribuée à la demande correspond à la moyenne des cotes données par vote secret. On procède au vote même si la cote obtenue par consensus est inférieure à 3,5 (catégorie des demandes non admissibles pour financement).

6.2.4 Durée

Le caractère approprié de la durée du financement demandée est discuté, après quoi des recommandations sont faites.

6.2.5 Points à signaler pour les demandes

Toute préoccupation en ce qui a trait aux points suivants devrait être discutée et, au besoin, être portée à l'attention du personnel des IRSC. Ces points ne doivent pas être considérés comme des critères d'évaluation, sauf qu'ils peuvent avoir un impact sur la qualité scientifique de la demande. Pour connaître en détail les règles pertinentes, voir le Guide de subventions et bourses.

Admissibilité : Les évaluateurs devraient soulever tout doute quant à l'admissibilité des candidats principaux (ainsi que des établissements auxquels ils sont affiliés) aux fonds des IRSC.

6.2.6 Évaluation à la fin de la réunion

Une fois que toutes les demandes ont été évaluées, si le comité d'évaluation par les pairs juge qu'une demande a été traitée de façon différente, il est permis d'examiner de nouveau une demande ou un petit nombre de demandes. Encore une fois, tout membre du comité ayant un conflit d'intérêts doit quitter la salle. Après discussion, la cote consensuelle est établie par les deux évaluateurs internes et le vote se poursuit comme précédemment. Le comité n'examine pas les cotes globales de toutes les demandes à la fin de la réunion puisque les personnes qui sont en conflit d'intérêts seraient inévitablement présentes.

Un élément important de toute réunion de comité d'évaluation par les pairs est l'évaluation finale de l'efficacité et du fonctionnement du comité, ainsi que des questions de politique qui peuvent avoir été soulevées au cours des délibérations. Cet échange permet au personnel des IRSC de répondre à toute préoccupation des membres du comité et de consigner la rétroaction relative au processus d'évaluation par les pairs dans le cadre des efforts continus des IRSC pour maintenir un système d'évaluation par les pairs efficace et de haute qualité.

6.3 Après la réunion

Les candidats sont informés des résultats du concours une fois que le CS a approuvé les bourses de formation qui seront financées. Tous les candidats reçoivent un avis de décision, indiquant si leur demande a été approuvée ou non. L'avis de décision devrait normalement être communiqué (soit sur RechercheNet ou par la poste) dans les trois semaines suivant la réunion du CS. La liste des candidats dont la demande a été retenue est affichée sur la page Web Notifications de décisions de financement dès qu'elle est disponible.

Les demandes qui ont été signalées pour qu'on leur porte une attention particulière (voir la section 6.2.5) sont « en suspens ». Le candidat sera informé si de plus amples renseignements sont requis. Les renseignements additionnels peuvent être examinés par le personnel des IRSC et les membres du comité d'évaluation par les pairs au besoin avant qu'une décision finale au sujet du financement ne soit prise.

7. Évaluation des demandes de bourse de formation en communications dans le domaine de la recherche en santé

7.1 Types de demandes

Les demandes de bourse peuvent être des nouvelles demandes ou des demandes présentées à nouveau pour une demande qui n'a pas été retenue auparavant. Toutes les catégories de demandes sont évaluées « selon les mêmes conditions », et les mêmes critères et seuils de financement s'appliquent à toutes, quoique les membres des comités d'évaluation par les pairs soient invités à tenir compte du stade de la carrière et des progrès accomplis auparavant, et à moduler comme il convient l'importance accordée aux antécédents.

Dans certains cas, le même comité d'évaluation par les pairs peut évaluer des demandes pour plus d'une possibilité de financement. À la fin de la réunion du comité, ces demandes seront séparées dans leur propre liste de classement global et les décisions sur le financement seront prises en fonction de l'enveloppe de financement disponible dans le cadre de leurs programmes de recherche respectifs. La présence de ces demandes n'aura donc pas d'effets sur le financement d'autres demandes en cours d'évaluation par un comité.

7.2 Critères d'évaluation

Les critères généraux pour l'évaluation des demandes de bourses de formation seront utilisés. Ces critères sont :

Réalisations et activités du candidat :

  • Évaluez les activités de recherche du candidat par rapport à vos attentes pour quelqu'un qui possède une telle expérience académique. Considérez l'expérience ou l'implication du candidat dans la recherche scientifique (si applicable ; ex : stages de recherche, études graduées, publication des résultats de recherche) dans des projets de communication (ex : implication au niveau de journaux étudiants, emplois dans le domaine des communications/journalisme, participation à des ateliers, réunions et/ou conférences reliés aux communications, etc.) ainsi que dans des activités de bénévolat et autres activités hors-cursus pertinentes au programme de Bourse en communications dans le domaine de la recherche en santé
  • Considérez les distinctions ou prix tenus présentement ou dans la passé par le candidat (ex : bourses d'études, prix de communications, Liste du Doyen, etc.)
  • Considérez le genre de programme et de cours suivis, la charge de cours, les notes obtenues, le classement relatif (s'il y a lieu), la moyenne générale, et la tendance (reconnaissez un rendement qui s'améliore constamment ou un bon rendement qui se maintient).

Caractéristiques et aptitudes du candidat :

  • En utilisant les évaluations des répondants, en plus de votre évaluation de la demande, fournissez une note selon votre impression globale. Votre évaluation devrait tenir compte des éléments dans les lettres des répondants démontrant les caractéristiques et aptitudes des candidats, telles que la pensée critique, les aptitudes pour la rédaction et les communications, l'autonomie, la persévérance, l'originalité, le sens de l'organisation, l'intérêt pour la découverte et le leadership.

Environnement de formation :

  • Considérez la mesure dans laquelle le programme de formation proposé semble s'inscrire dans les objectifs de carrière du candidat
  • Pour les candidats qui prévoient étudier à l'extérieur du Canada, évaluez les raisons fournies par candidat pour le choix d'un milieu de formation à l'étranger (attentes en matière de formation, programme de formation proposé, aspects uniques du milieu de formation qui ne sont pas actuellement disponibles au Canada)
  • Veuillez noter que les programmes de formation pertinents proposés dans les demandes soumises à cette possibilité de financement ne seront pas tous étiquetés explicitement comme étant des programmes de communications. Veuillez vous référer aux renseignements fournis par l'appliquant à l'intérieur de sa demande afin de déterminer si le programme de formation proposé correspond aux objectifs du programme de Bourse en communications dans le domaine de la recherche en santé, qui sont définis dans la possibilité de financement.

Pour appuyer les objectifs stratégiques visés par cette possibilité de financement, on tiendra compte des facteurs suivants en plus des critères d'évaluation habituels :

  • Aptitude à communiquer de l'information sur la santé et la recherche en santé
  • Engagement à poursuivre une formation et une carrière axées sur la communication dans le domaine de la recherche en santé
  • Engagement à contribuer au débat sur la santé axé sur des preuves au Canada.

Sommaire des critères d'évaluation et pondération :

Critère Importance de chaque critère
Réalisations et activités du candidat 40 %
Caractéristiques et aptitudes du candidat
Environnement de formation
Aptitude à communiquer de l'information sur la santé et la recherche en santé
60 %
Engagement à poursuivre une formation et une carrière axées sur la communication dans le domaine de la recherche en santé
Engagement à contribuer au débat sur la santé axé sur des preuves au Canada
Total 100 %

D'autres facteurs dont il faudra tenir compte sous chaque critère peuvent aussi être décrits dans les détails concernant la possibilité de financement. Communiquez avec votre coordonnateur de comité pour obtenir de l'aide sur la façon d'appliquer les critères individuels

7.3 Format du rapport des évaluateurs internes

Le rapport des évaluateurs internes doit inclure des commentaires sur les critères mentionnés ci-dessus. L'évaluation doit être clair et concis, utiliser un langage objectif et non incisif, et inclure une justification. Des conseils constructifs au candidat lui permettront d'améliorer la qualité et l'efficience de la recherche proposée. Le candidat recevra l'évaluation telle que l'évaluateur l'aura soumise. Pour cette raison, veuillez éviter de vous identifier pour faire en sorte que le processus d'évaluation demeure confidentiel.

7.4 La cotation

Les critères utilisés pour évaluer le mérite scientifique d'une demande sont indiqués à la section 7.2. Le poids relatif de ces critères dépend des objectifs du programme, tels qu'ils sont énoncés dans la description de la possibilité de financement; en cas de doute, s'adresser au directeur adjoint responsable du comité.

Par souci d'uniformité, tous les évaluateurs doivent adhérer à une échelle commune. Il est particulièrement important d'utiliser toute l'échelle et d'appliquer les mêmes conventions pour attribuer les cotes.

À cette fin, l'échelle et les descripteurs qui suivent doivent être utilisés :

Descripteur Intervalle Résultat
exceptionnel 4.5 - 4.9 Admissible pour financement – fera l'objet de discussions par le comité
excellent 4.0 - 4.4
très bon 3.5 - 3.9
bon* 3.0 - 3.4 Non-admissible pour financement – pourrait ou non faire l'objet de discussions par le comité
moyen 2.0 - 2.9
sous la moyenne 1.0 - 1.9
inacceptable 0 - 0.9

* Seules les demandes cotées 3,5 et plus sont admissibles au financement des IRSC. L'intervalle de 3,0 à 3,4 devrait être utilisé pour les demandes qui, bien qu'elles soient bonnes, ne sont pas jugées comme étant une haute priorité de financement des IRSC. Veuillez noter que les demandes cotées de 3,0 à 3,4 ne sont pas admissibles au financement des IRSC ni à celui des programmes de partenariat, et ces demandes pourraient ou non faire l'objet de discussions par le comité.


Annexe I : Séquence des étapes de l'évaluation par les pairs d'une demande de bourse de formation en communications dans le domaine de la recherche en santé

  1. Les membres qui se trouvent en conflit quittent la salle ou la ligne de téléconférence. Les deux évaluateurs internes annoncent leurs cotes initiales.
    Remarque : Les cotes peuvent différer de celles qui ont été affichées auparavant sur RechercheNet.
  2. Évaluation de la qualité globale : l'évaluation est terminée si les conditions suivantes sont remplies :
    1. la demande n'est pas jugée concurrentielle par les deux évaluateurs (classée dans le groupe inférieur par les deux évaluateurs).
    2. la moyenne de la cote accordée par les deux évaluateurs internes est de <3.50.
    3. il n'y a pas d'objection des autres membres du comité

    Les membres du comité ne votent pas. La cote est la moyenne de la cote attribuée par les deux évaluateurs internes. Aucune note d'agent scientifique ne sera prise.
  3. Évaluateurs internes :
    Le premier évaluateur présente son évaluation, en indiquant les forces et les faiblesses de la demande suivi du second évaluateur qui doit s'attarder sur les points où il est en accord et en désaccord et discuter des points qui n'ont pas été abordés par le premier évaluateur.
  4. Le lecteur soulève d'autres points (s'il y a lieu)
  5. La discussion relative à la demande devrait être axée sur :
    • les facteurs déterminants pour la cote
    • les divergences de vues des évaluateurs
  6. L'agent scientifique communique les notes d'AS au comité :
    • sommaire de la discussion
    • forces et faiblesses de la demande
  7. Cote consensuelle établie par les évaluateurs internes :
    • utiliser toute l'échelle
    • vérifier l'uniformité par rapport aux demandes

    Si on ne peut pas arriver à un consensus, utiliser la moyenne des cotes attribuées par les évaluateurs internes.
  8. Cotes individuelles :
    • écart de ± 0,5 par rapport à la cote consensuelle
    • vote secret
    • les évaluateurs internes n'ont pas à s'en tenir à la cote consensuelle
  9. Durée de la bourse
  10. Points à signaler :
    • admissibilité
  11. L'agent scientifique lit les notes finales pour l'évaluation / les modifications / les ajouts par le comité