Concours pilotes des programmes ouverts d'application des connaissances (2013-2016) – Guide d'évaluation par les pairs

Sommaire

But du guide

Le présent guide a pour but de présenter aux évaluateurs un survol du processus de sélection des concours pilotes des programmes ouverts d’application des connaissances. Le guide est composé de deux sections qui correspondent aux deux étapes du processus de sélection comme l'illustre la Figure 1 ci-dessous.

La section 1 explique le processus de sélection de l'étape 1 du concours. Elle décrit les responsabilités des évaluateurs qui prennent part à cette étape, et notamment aux activités qui suivent : 1) l'évaluation préliminaire des demandes, 2) la discussion en ligne asynchrone et 3) la présentation de la liste de classement finale aux IRSC.

La section 2 explique le processus de sélection à l'étape finale de l'évaluation du concours. Elle décrit les responsabilités des évaluateurs qui prennent part à cette étape, et notamment aux activités qui suivent : 1) les activités préalables à la réunion et 2) la réunion en personne du comité.

Les membres de comité de l'étape finale d'évaluation seront des évaluateurs n'ayant pas participé à l'étape précédente de l'évaluation.

En plus de prendre connaissance des renseignements contenus dans le présent guide, les pairs évaluateurs doivent se familiariser avec la possibilité de financement. On s'attend aussi à ce que tous les pairs évaluateurs des IRSC :

Pour connaître les règles détaillées qui s'appliquent à tous les aspects des programmes de financement des IRSC, consultez le Guide de subventions et bourses des IRSC.

Figure 1. Aperçu du processus de sélection des concours pilotes des programmes ouverts d’application des connaissances

Figure 1 : Description détaillée

Section 1 – Processus de sélection de l'étape 1

La présente section décrit les responsabilités des évaluateurs qui prennent part au processus de sélection de l'étape 1, lequel comprend les activités qui suivent : 1) l'évaluation préliminaire des demandes, 2) la discussion asynchrone en ligne et 3) la présentation de la liste de classement finale aux IRSC.

1.1 Évaluation préliminaire des demandes

L'étape 1 porte sur le Concept ainsi que sur la Faisabilité.

Chaque demande sera assignée à cinq évaluateurs, en fonction du meilleur appariement possible entre le contenu de la demande et l'expertise de l'évaluateur. Chaque évaluateur recevra de 10 à 15 demandes. Les évaluateurs accéderont aux demandes qui leur sont assignées dans RechercheNet et procéderont aux évaluations à distance. Chaque évaluation devrait prendre d'une heure et demie à deux heures.

La demande est structurée de façon à correspondre aux critères de sélections. Les évaluateurs devront en outre examiner le CV du candidat. Les candidats mettront en valeur leur notoriété, leur dossier de financement, les activités et les contributions qui démontrent le mieux leur leadership ainsi que leurs contributions importantes et leur productivité dans leurs domaines de recherche respectifs.

Les évaluateurs seront invités à fournir une cote et à justifier celle-ci en décrivant les forces et les faiblesses pour chaque sous-critère énoncé ci-dessous. Il est important de bien décrire les forces et les faiblesses, car elles serviront : 1) à fournir de la rétroaction aux candidats, 2) à offrir aux autres évaluateurs affectés à la demande une justification pour les cotes et le classement accordés à chaque demande et 3) à fournir aux évaluateurs à l'étape finale une justification pour les cotes et le classement final accordés à chaque demande.

Les critères de sélection sont précisés dans le Guide d'interprétation des critères de sélection des concours pilotes des programmes ouverts d’application des connaissances.

Critère 1. Concept (50 %)

Qualité de l'idée (25 %)

Descripteurs

  1. Le projet comporte-t-il un but et des objectifs généraux clairs et bien définis, ainsi que des retombées précises qui contribuent à l'amélioration des connaissances en santé, de la recherche en santé, des soins de santé, des systèmes de santé, ou des résultats sur la santé?
  2. L'idée du projet repose-t-elle sur un fondement solide, logique et pertinent?
Importance de l'idée (25 %)

Descripteurs

  1. Les contributions proposées à l'amélioration des connaissances en santé, de la recherche en santé, des soins de santé, du système de santé ou des résultats sur la santé sont-elles claires, bien définies et importantes?
  2. Dans quelle mesure le projet cadre-t-il avec le ou les objectifs de la possibilité de financement? *

* Les évaluateurs examineront cet élément dans le sous-critère « Importance de l'idée ». Toutefois, les candidats peuvent aborder la question dans la zone de texte de n'importe lequel des quatre sous-critères.

Critère 2. Faisabilité (50 %)

Approche (25 %)

Descripteurs

  1. Les approches et les méthodes conviennent-elles à la réalisation des retombées et des contributions proposées?
  2. Les délais d'exécution associés aux livrables du projet sont-ils réalistes?
  3. La proposition fait-elle mention de difficultés potentielles et de stratégies d'atténuation appropriées?
Expertise, expérience et ressources (25 %)

Descripteurs

  1. Les candidats possèdent-ils l'expérience et l'expertise voulues pour diriger le projet et produire les retombées et contributions proposées?
  2. Le niveau d'engagement des candidats est-il suffisant?
  3. Le projet a-t-il lieu dans un contexte (établissement d'enseignement ou autre organisme) facilitant sa réalisation et sa réussite?

Les évaluateurs doivent tenir compte du stade de la carrière, du domaine de recherche et de l'établissement des candidats lorsqu'ils évaluent chaque critère. Les nouveaux chercheurs et les chercheurs en début de carrière peuvent démontrer leur leadership, leurs contributions et leur productivité différemment des chercheurs établis. La démonstration devrait être manifeste par rapport à leurs pairs dans des domaines et à des stades de carrière similaires.

Les évaluateurs trouveront des orientations dans le Guide d'interprétation des critères de sélection des concours pilotes des programmes ouverts d’application des connaissances. Ce guide fera l'objet d'une évaluation et pourra être peaufiné après le concours pilote, si nécessaire.

Par souci d'uniformité, les évaluateurs doivent utiliser une échelle de sélection commune. Veuillez noter que nous avons intégré plusieurs niveaux aux descripteurs supérieurs de l'échelle pour tenir compte du fait que de nombreuses demandes risquent de s'y retrouver. Les évaluateurs sont invités à utiliser l'échelle au complet, et notamment les divers niveaux des descripteurs supérieurs, pour exprimer les différences à l'intérieur de ces catégories. L'échelle qui suit fournit les descripteurs et leurs définitions.

Tableau 1. Échelle de cotation

Descripteur Abréviation Définition

Remarquable

O++

Pour ce sous-critère, la demande fait preuve d'excellence à l'égard de la plupart ou de la totalité des aspects pertinents. Il peut y avoir des lacunes minimes.

O+

O

Excellent

E++

Pour ce sous-critère, la demande fait preuve d'excellence à l'égard d'une bonne partie des aspects pertinents, et se révèle acceptable à l'égard de tous les autres. Des améliorations sont possibles.

E+

E

Bon

G

Pour ce sous-critère, la demande fait preuve d'excellence à l'égard de quelques aspects pertinents et se révèle acceptable à l'égard de tous les autres. Des améliorations s'imposent.

Passable

F

Pour ce sous-critère, la demande traite de tous les aspects pertinents d'une manière générale. Des améliorations importantes s'imposent.

Médiocre

P

Pour ce sous-critère, la demande ne présente pas d'arguments suffisamment convaincants ou présente des lacunes ou des failles importantes.

À mesure que les évaluations sont terminées, RechercheNet génère automatiquement une liste de classement pour l'ensemble des demandes assignées à chaque évaluateur selon un ordre descendant. Les évaluateurs peuvent modifier leurs cotes jusqu'à ce qu'ils en soient satisfaits. Toutefois, ils n'ont pas à départager les demandes ex aequo à cette étape-ci du processus de sélection. Au final, c'est le rang de la demande qui déterminera son classement au concours, lequel servira à prendre les décisions en matière de financement.

On demandera aussi aux évaluateurs de signaler dans RechercheNet les demandes préoccupantes par rapport aux points ci-dessous. Ces points ne doivent pas être considérés comme des critères de sélection, sauf s'ils ont un impact sur la qualité scientifique de la demande. Pour connaître le détail des règles pertinentes, consultez le Guide de subventions et bourses des IRSC.

  1. Éthique et autres exigences stratégiques : La responsabilité de voir à ce que toute la recherche réponde aux normes éthiques est déléguée à l'établissement local par les IRSC. Les IRSC n'exigent pas de formulaires d'éthique en tant que tels avec la demande. Toutefois, l'évaluateur peut signaler des aspects particuliers, comme l'utilisation de sujets humains, d'animaux, de tissus humains ou de matériels dangereux, ou la recherche qui semble supposer la participation de populations autochtones, s'il estime qu'ils n'ont pas été traités comme il se doit.
  2. Recherche sur les cellules souches pluripotentes humaines : Les demandes qui prévoient l'utilisation de cellules souches humaines et qui seront financées seront également évaluées par le Comité de surveillance de la recherche sur les cellules souches (CSRCS). On demande aux candidats de cocher la case appropriée dans la section « Attestations de conformité », mais il est essentiel que cela soit vérifié par les évaluateurs.
  3. Article 56 de la Loi réglementant certaines drogues et autres substances : Toutes les propositions de recherche assujetties à l'article 56 de la Loi réglementant certaines drogues et autres substances doivent avoir une exemption de Santé Canada. Les évaluateurs doivent porter ces demandes à l'attention du personnel des IRSC qui fera le suivi nécessaire avant que les fonds ne soient versés, si la demande est financée.

1.2 Évaluation du budget

Les évaluateurs devront examiner le budget demandé et la justification afférente. Les candidats seront priés de soumettre leur budget à l'aide d'un modèle modulaire, tenant compte des augmentations budgétaires. Les évaluateurs devront déterminer si le budget demandé est appropriée pour soutenir le programme de recherche proposé et s'il est réaliste et bien justifié.

Veuillez noter que l'évaluation scientifique ne tiendra pas compte de l'évaluation du budget. De plus, on ne s'attend pas à un examen détaillé, point par point. Les évaluateurs pourront recommander que le budget demandé reste inchangé ou qu'il soit rectifié en précisant le montant. Si le budget est rectifié par l'évaluateur, ce dernier devra fournir des commentaires pour appuyer ses recommandations.

Pendant la discussion en ligne asynchrone, les évaluateurs doivent débattre de leurs divergences en matière de recommandations budgétaires. Si un désaccord subsiste, le budget fera l'objet d'un rapprochement à la fin de l'étape 1. Ce rapprochement sera effectué par le personnel des IRSC et le modérateur/président virtuel. Ce dernier communiquera avec les évaluateurs de l'étape 1 s'il doit obtenir des éclaircissements.

Des instructions précises sont données dans le Guide d'interprétation des critères de sélection des concours pilotes des programmes ouverts d’application des connaissances.

Recommandation budgétaire

La recommandation budgétaire vise à guider les niveaux de financement des IRSC. Les IRSC comptent sur l'expérience et les perspectives des évaluateurs pour estimer les besoins budgétaires des projets, même si les recommandations budgétaires ne sont pas prises en compte dans la cote générale attribuée aux demandes.

Les évaluateurs devront ensuite soumettre leurs évaluations préliminaires aux IRSC afin de passer à l'étape suivante.

1.3 Discussion en ligne asynchrone

Une fois que les évaluations préliminaires auront été soumises, toutes seront accessibles à l'ensemble des évaluateurs. Les évaluateurs pourront discuter de chacune des demandes qui leur ont été assignées avec les quatre autres évaluateurs affectés aux mêmes demandes. Un outil de discussion en ligne asynchrone a été mis au point pour permettre aux évaluateurs d'échanger afin de comparer leurs points de vue d'experts et discuter des divergences.

La discussion aura pour objectif de faire la lumière sur les divergences dans les évaluations et sur les recommandations budgétaires. Nul besoin d'en arriver à un consensus. Le nom de chaque évaluateur ainsi que son évaluation préliminaire (cotes, commentaires écrits, recommandation budgétaire et classement) seront affichés pour chaque demande. Si un des évaluateurs propose un changement au budget, cela doit faire l'objet d'une discussion. Si les divergences dans les évaluations sont limitées, la discussion peut ne pas être nécessaire.

La période de discussion sera de 5 jours. À chaque concours, tout sera mis en œuvre pour que les évaluateurs sachent bien à l'avance quand la période de discussion aura lieu. Les évaluateurs pourront se brancher n'importe quand durant la période de discussion et ne seront pas tenus de participer aux discussions en ligne simultanément.

Les cinq évaluateurs affectés à une même demande pourront participer à la discussion aussitôt qu'ils auront présenté leur évaluation de cette demande. Il est important de respecter les échéances établies. Les évaluateurs qui n'auront pas soumis leur évaluation préliminaire à temps ne pourront pas participer à la discussion, et cela sera signalé dans leur statut en ligne.

Un président virtuel sera affecté à chaque demande pour animer la discussion. Sa tâche consistera à s'assurer qu'une discussion a lieu, si nécessaire, et à inciter les évaluateurs à lancer la discussion. Le personnel des IRSC pourra également lancer une discussion, ou fournir des commentaires au besoin pour assurer le respect des politiques et procédures des IRSC.

Une fois la discussion terminée pour chaque demande, on donnera aux évaluateurs l'occasion d'apporter des modifications à leurs évaluations au besoin. Ils pourront, par exemple, modifier leurs cotes, leur classement ou leurs commentaires. Il convient de noter que :

  1. Chaque évaluateur pourra démarrer un fil de discussion en ligne. Tous les évaluateurs affectés à une même demande pourront voir les commentaires affichés. Une fois affichés, les commentaires ne pourront plus être supprimés ou modifiés par les évaluateurs.
  2. Les évaluateurs pourront afficher des commentaires destinés au personnel des IRSC. Par contre, les autres évaluateurs pourront voir ces commentaires.
  3. Un courriel sera envoyé chaque jour pour informer les évaluateurs des nouveaux messages affichés.
  4. Pendant la discussion, les évaluateurs pourront sentir le besoin de mettre à jour leurs cotes et évaluations préliminaires. Cela peut survenir n'importe quand, tant pendant qu'après la période de discussion. Les autres évaluateurs n'auront pas accès à ces modifications.
  5. Aucune transcription du contenu de la discussion en ligne ne sera donnée aux candidats.

1.4 Présentation de la liste de classement finale aux IRSC

Une fois la discussion asynchrone terminée, les évaluateurs devront finaliser leurs évaluations et leur liste de classement individuelle. À cette étape, les évaluateurs doivent départager les demandes ex æquo dans leur liste de classement individuelle. Cela fait, ils peuvent modifier l'ordre de classement des demandes qui leur sont assignées en déplaçant les demandes vers le haut ou vers le bas de la liste. Le classement original restera visible comme point de référence. Une fois satisfaits de l'ordre de classement des demandes qui leur sont assignées, les évaluateurs devront soumettre leurs listes de classement finales aux IRSC. Veuillez noter que les évaluateurs ne verront pas les listes de classement finales des autres évaluateurs. Le processus de sélection de l'étape 1 est maintenant terminé.

Lorsqu'ils auront reçu tous les classements, les IRSC produiront un classement combiné pour chaque demande et trieront les demandes par ordre décroissant. Chaque demande recevra cinq évaluations, un classement par évaluateur, un classement combiné et un écart-type pour l'étape 1.

Les IRSC détermineront quelles demandes feront l'objet de discussions à l'étape finale de l'évaluation en se fondant sur le nombre de demandes, le classement combiné, l'écart-type et les fonds disponibles pour le concours. Veuillez noter que les IRSC sont toujours à finaliser la méthode qui sera suivie pour établir le nombre de demandes.

La figure 2 qui suit donne un aperçu du processus de sélection de l'étape 1.

Figure 2. Aperçu de l'étape 1

Évaluation préliminaire des demandes assignées

Les évaluateurs seront invités à fournir une cote pour chaque critère de sélection puis à justifier celle-ci en formulant des commentaires sur les forces et les faiblesses. Par souci d'uniformité, les évaluateurs doivent utiliser une échelle de sélection commune. Veuillez noter que nous avons intégré plusieurs niveaux aux descripteurs supérieurs de l'échelle pour permettre aux évaluateurs d'indiquer les différences subtiles entre les demandes de grande qualité.

Voici les critères de sélection :

Critère 1 : Concept

  • Qualité de l'dée (25 %)
  • Importance de l'idée (25 %)

Critère 2 : Faisabilité

  • Approche (25 %)
  • Expertise, expérience et ressources (25 %)

Évaluation du budget

Les évaluateurs devront examiner le budget demandé et la justification afférente. On fournira aux évaluateurs certaines données historiques au sujet du financement antérieur accordé dans le cadre des programmes ouverts des IRSC. Les évaluateurs devront déterminer si le budget demandé est appropriée pour soutenir le programme de recherche proposé et s'il est réaliste et bien justifié.

Veuillez noter que l'évaluation scientifique ne tiendra pas compte de l'évaluation du budget. Les évaluateurs pourront recommander que le budget demandé reste inchangé ou qu'il soit rectifié en précisant le montant. Si le budget est rectifié par l'évaluateur, ce dernier devra fournir des commentaires pour appuyer ses recommandations.

Discussion en ligne asynchrone

Une fois que les évaluations préliminaires auront été soumises, leur contenu (cotes et commentaires) sera accessible à l'ensemble des évaluateurs affectés aux mêmes demandes. Les évaluateurs pourront lire les évaluations préliminaires et discuter de chacune des demandes qui leur ont été assignées avec les quatre autres évaluateurs affectés aux mêmes demandes. C'est l'occasion pour les évaluateurs de comparer leurs points de vue d'experts et de discuter des écarts entre les cotes dans un environnement virtuel.

Les évaluateurs devront débattre de leurs divergences en matière de recommandations budgétaires. Si un désaccord subsiste, le budget fera l'objet d'un rapprochement à la fin de l'étape 1. Ce rapprochement sera effectué par le personnel des IRSC et le modérateur/président virtuel. Ce dernier communiquera avec les évaluateurs de l'étape 1 s'il doit obtenir des éclaircissements.

Une fois la discussion terminée pour chaque demande, on donnera aux évaluateurs l'occasion d'apporter des modifications à leurs évaluations au besoin. Ils pourront, par exemple, modifier leurs cotes, leur classement ou leurs commentaires.

Présentation de la liste de classement finale aux IRSC

Les demandes de chaque évaluateur seront classées en ordre décroissant selon les cotes qu'il leur aura attribuées.

À cette étape, certaines demandes pourraient arriver à égalité (c.-à-d. occuper le même rang). L'évaluateur devra alors briser l'égalité et faire passer une demande devant l'autre.

Lorsque l'évaluateur sera satisfait du classement des demandes, il le soumettra aux IRSC. Une fois qu'ils auront reçu les cotes pour toutes les demandes, les IRSC trieront les demandes en ordre décroissant.

Le nombre de demandes, le classement combiné, l'écart-type et les fonds disponibles pour le concours détermineront quelles demandes feront l'objet de discussions à l'étape finale de l'évaluation.

Section 2 – Processus de sélection à l'étape finale de l'évaluation

La présente section décrit les responsabilités des évaluateurs qui prennent part à l'étape finale de l'évaluation, laquelle comprend les activités qui suivent : 1) les activités préalables à la réunion et 2) la réunion en personne du comité.

Cette étape sera menée à bien par un comité interdisciplinaire. Le comité devrait être formé de 13 à 15 évaluateurs provenant de l'ensemble des domaines de la recherche en santé. Ce comité, qui comprendra un président et un agent scientifique (AS), sera chargé d'intégrer les résultats des évaluations de l'étape 1 et de formuler des recommandations quant au financement des demandes situées dans la « zone grise ».

2.1 Activités préalables à la réunion

Avant la réunion en personne, on attribuera à chaque membre du comité un sous-ensemble de 10 à 15 demandes, chacune des demandes étant assignée à cinq membres du comité. Chaque évaluation devrait prendre d'une à deux heures. Pour chaque demande, les membres du comité auront accès aux données de l'étape 1, dont les évaluations, les classements combinés, les écarts-types et la demande détaillée.

On aura recours à un système de catégorisation pour aider les membres du comité à départager les demandes. Les évaluateurs devront classer les demandes dans la catégorie « Oui » (financer) ou dans la catégorie « Non » (ne pas financer). Un nombre minimum de demandes pouvant être classées dans les catégories « oui » et « non » sera alloué à chaque évaluateur. Ce nombre dépend de la disponibilité des fonds pour un concours donné. On demandera aux membres du comité de présenter leurs recommandations aux IRSC avant la réunion.

Cette information sera combinée puis le président du comité aura l'occasion de revoir les recommandations des membres du comité avant la réunion. Le personnel des IRSC préparera un calendrier pour la réunion en personne du comité en consultation avec le président et l'AS. Le processus est illustré à la figure 3.

Figure 3. Étape finale de l'évaluation – Aperçu des activités préalables à la réunion du comité

De 10 à 15 demandes seront assignées à l'évaluateur.

L'évaluateur lira les évaluations de l'étape 1 pour les 10 demandes.

En fonction des évaluations, l'évaluateur de l'étape finale de l'évaluation devra choisir les demandes qui devraient être financées. Il indiquera ses choix en votant « oui » (financer) ou « non » (ne pas financer). Le nombre de demandes pouvant être financées sera prédéterminé par les IRSC.

En fonction des recommandations (oui/non) faites par les évaluateurs dans le cadre des activités préalables à la réunion, les IRSC classeront les demandes de l'étape finale de l'évaluation par ordre décroissant. Le principal critère de tri sera le nombre de « oui » reçus, et le critère secondaire se fondera sur les résultats de l'étape 1.

2.2 Réunion en personne du comité

Le comité interdisciplinaire sera invité à formuler des recommandations au sujet des demandes dans la « zone grise » qui devraient être prises en compte pour du financement. Cette réunion fera intervenir la technologie du vote électronique.

Avant la réunion, les IRSC auront compilé les résultats des activités préalables à cette réunion au cours desquelles les membres du comité ont catégorisé les demandes qui leur étaient assignées. À la réunion, les évaluateurs verront les demandes de subvention classées en ordre décroissant selon une combinaison des recommandations de la réunion préalable (réponses « oui » ou « non ») et des résultats de l'étape 1. À la lumière de ces résultats, les IRSC répartiront les demandes dans trois groupes :

  1. Groupe A (demandes que la majorité des membres du comité responsable recommande de financer)
  2. Groupe B (demandes qui feront l'objet de discussions à la réunion)
  3. Groupe C (demandes que la majorité des membres du comité responsable recommande de ne pas financer)

Ces groupes sont représentés dans la figure 4 qui suit.

Figure 4. Évaluations préalables à la réunion classées par groupes

Figure 4 : Description détaillée

Le président du comité commencera la réunion en demandant aux membres du comité de valider les groupements de demandes. Pour ce faire, le président du comité demandera aux membres du comité si l'un d'entre eux souhaite déplacer certaines demandes proposées pour le groupe A ou le groupe C dans le groupe B afin d'en discuter en comité. Lorsque le comité est satisfait des groupements, les demandes du groupe A et du groupe C seront verrouillées et ne feront plus l'objet de discussions à la réunion.

Veuillez noter que le seuil de financement estimatif sera affiché dans la liste de demandes du groupe B. Le seuil est calculé en fonction du budget alloué au concours et du budget demandé dans les demandes de subvention. Le seuil de financement estimatif est un outil servant à faciliter la discussion. Il peut ne pas être précis puisque des coupures budgétaires peuvent survenir.

Le comité devra tenir compte du seuil de financement estimatif lorsqu'il ajoutera des demandes dans le groupe B aux fins de discussion. Par exemple, si cinq demandes seulement peuvent être subventionnées dans le groupe B, il n'est peut-être pas utile de déplacer 20 demandes du groupe C au groupe B. Toutefois, le budget des demandes de subvention ne devrait pas être un facteur pour formuler des recommandations en matière de financement (c.-à-d. qu'il ne devrait pas servir d'excuse pour rejeter une subvention au budget élevé au profit d'un plus grand nombre de subventions au budget inférieur). Les IRSC ont à cœur de financer d'excellentes demandes.

Le président animera les discussions sur toutes les demandes du groupe B, et l'Agent Scientifique (AS) préparera les notes qui résumeront les points importants de chaque demande faisant l'objet de discussions.

Voici le processus qui sera utilisé pour chaque demande faisant l'objet de discussions :

  1. Si une demande place un membre de comité en situation de conflit d'intérêts, le membre sera invité à quitter la pièce.
  2. Le président invitera les 5 évaluateurs de la demande à indiquer s'ils ont voté « oui » (financer) ou « non » (ne pas financer) durant les activités préalables à la réunion.
  3. Le président demandera aux membres ayant classé une demande dans la catégorie « oui » de commencer la discussion puis aux membres ayant classé la même demande dans la catégorie « non » de poursuivre la discussion. Cette discussion portera sur les raisons ayant amené les membres à voter « oui » ou « non ».
  4. Les membres du comité qui ne sont pas affectés à la demande peuvent participer à la conversation en posant des questions et en donnant leur opinion ou des conseils, ou en offrant leur expertise pour clarifier les points de divergence.
  5. L'agent scientifique lira ses notes, qui représenteront les principaux éléments de la discussion, devant le comité, aux fins d'approbation.

Lorsque toutes les demandes du groupe B auront fait l'objet de discussions, les membres seront appelés à voter sur ces demandes. Les membres se verront attribuer un nombre maximum de votes « oui » (à financer). Ce maximum se fondera sur le nombre de demandes dans le groupe B et le seuil de financement estimatif.

Le président du comité passera en revue les demandes du groupe B une à une en appelant les membres à voter pour chacune de ces demandes. Les membres du comité voteront électroniquement par un « oui » ou un « non » pour chacune des demandes avec lesquelles ils ne sont pas en conflit d'intérêts. Le président et l'AS ne seront pas autorisés à voter.

Les membres des comités devront se conformer à la Politique sur les conflits d'intérêts et la confidentialité des organismes fédéraux de financement de la recherche. Même si les membres du comité ne seront pas présents lors de la discussion sur les demandes avec lesquelles ils sont en situation de conflit, ils n'auront pas à quitter la pièce pendant le vote. Ils ne pourront pas voter pour les demandes où il y avait conflit, mais ils verront le classement final de toutes les demandes.

Le comité clora ses travaux une fois que tous les membres se seront mis d'accord sur les demandes dont ils recommandent le financement. Ces recommandations seront résumées et présentées aux IRSC pour procéder à l'examen final des budgets et prendre les décisions de financement. Les candidats seront informés des résultats du concours une fois que le conseil scientifique aura approuvé les subventions qui seront financées. Tous les candidats recevront un avis de décision.

Un élément important de la réunion de tout comité d'évaluation par les pairs est l'évaluation finale de l'efficacité et du fonctionnement du comité, ainsi que des questions de politique qui peuvent avoir été soulevées au cours des délibérations. Cet échange est important puisqu'il permet au personnel des IRSC de répondre à toute préoccupation des membres du comité et de consigner la rétroaction relative au processus de sélection pilote.

Les candidats, les administrateurs de la recherche et les évaluateurs devront remplir des sondages après chaque étape pour fournir de la rétroaction. La rétroaction obtenue pendant la discussion et au moyen des sondages aidera à peaufiner la conception des nouveaux volets de financement des programmes ouverts et du nouveau processus d'évaluation par les pairs.

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