Sommaire de l’évaluation de l’efficacité des systèmes de contrôle interne en matière de rapports financiers et du plan d’action des Instituts de recherche en santé du Canada pour l’exercice 2015‑2016 (non audité)

Annexe à la Déclaration de responsabilité de la direction incluant le contrôle interne en matière de rapports financiers

1. Introduction

Le présent document fournit de l’information sommaire sur les mesures prises par les Instituts de recherche en santé du Canada (IRSC) pour maintenir un système efficace de contrôle interne en matière de rapports financiers, y compris des renseignements sur la gestion du contrôle interne, les résultats d’évaluation et les plans d’action connexes. En particulier, il fournit des renseignements sommaires sur les évaluations du contrôle interne effectuées par les IRSC au 31 mars 2016, y compris sur les progrès, les résultats et les plans d’action connexes, ainsi que des données financières utiles pour comprendre l’environnement de contrôle propre aux IRSC.

Des renseignements détaillés sur les pouvoirs, le mandat et les programmes des IRSC se trouvent dans le Rapport ministériel sur le rendement de 2014‑2015 et le Rapport sur les plans et les priorités de 2016‑2017.

2. Système de contrôle interne en matière de rapports financiers des IRSC

2.1 Gestion du contrôle interne

Les IRSC sont dotés d’une structure de gouvernance et de reddition de comptes bien établie pour appuyer les efforts d’évaluation et de surveillance de leur système de contrôle interne. Un cadre de gestion du contrôle interne, approuvé par le président, est en place et englobe :

Le comité d’audit fournit des conseils au président quant à la pertinence et au fonctionnement des cadres et des processus de gestion des risques, de contrôle et de gouvernance des IRSC.

2.2 Ententes de services relatives aux états financiers

Ententes courantes

Ententes particulières

3. Résultats de l’évaluation des IRSC au cours de l’exercice 2015‑2016

Les principales conclusions et les rajustements importants requis découlant des activités d’évaluation de l’année en cours sont résumés ci-dessous.

Contrôles clés nouveaux ou modifiés de façon importante : Pendant l’année en cours, aucun contrôle clé n’a été modifié de façon importante dans le cadre des processus actuels qui nécessitaient une réévaluation, et il n’y a pas eu de processus ajoutés aux tests d’efficacité de la conception et du fonctionnement.

Plan de surveillance continue : Par suite de la mise à jour du Cadre de responsabilisation de gestion (CRG) et de la méthodologie du Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission (COSO), le plan cyclique de surveillance continue a été actualisé pour inclure les contrôles au niveau de l’entité dans l’évaluation de cette année, conformément aux usages de la profession.

En 2015-2016, les IRSC ont terminé la réévaluation des contrôles généraux des TI, des contrôles au niveau de l’entité et des contrôles financiers touchant, notamment, les subventions et bourses, le processus de paiement des subventions et bourses, la clôture des états financiers (y compris les créditeurs à la fin de l’exercice et les charges à payer), l’accueil, les frais de déplacement et les cartes de voyage, les chaires de recherche du Canada et la gestion financière et la préparation de budget. La plupart des contrôles clés qui ont été testés ont fonctionné comme prévu, mais en nécessitant les mesures correctives décrites ci-dessous.

Approbations

Gestion financière

Systèmes des TI

4. Plan d’action des IRSC

4.1 Progrès réalisés au cours de l’exercice 2015-2016

Les IRSC ont poursuivi leur surveillance continue selon le plan cyclique de l’exercice précédent, comme le montre le tableau ci-dessous.

Plan cyclique de surveillance continue de l’exercice précédent pour le présent exercice État
Contrôles au niveau de l’entité, processus de paiement des subventions et bourses, et chaires de recherche du Canada – test de l’efficacité opérationnelle et correction des lacunes Activité réalisée comme prévu; aucune mesure corrective n’est nécessaire.
Clôture des états financiers (y compris les créditeurs à la fin de l’exercice et les charges à payer), les frais de déplacement et les cartes de voyage, l’accueil, les subventions et bourses, la gestion financière et la préparation des budgets, et les contrôles généraux des TI – test de l’efficacité opérationnelle et correction des lacunes Activité réalisée comme prévu; mesures correctives en cours d’application.

4.2 Plan d’action pour le prochain exercice et les exercices subséquents

Les IRSC ont mis en place un plan cyclique de surveillance continue sur trois ans fondé sur la validation annuelle des processus et contrôles à risque élevé. Ce plan tient compte de tout changement substantiel apporté aux contrôles clés dans les processus importants ainsi que de la formation nécessaire pour accroitre la sensibilisation au sujet des contrôles internes en matière de rapports financiers et des responsabilités connexes dans l’ensemble des IRSC. Le tableau qui suit présente le plan cyclique de surveillance continue des IRSC pour les trois prochains exercices.

Secteurs de contrôle clés Exercice 2016-2017 Exercice 2017-2018 Exercice 2018-2019
Clôture des états financiers (y compris les créditeurs à la fin de l’exercice et les charges à payer) Oui Oui Oui
Subventions et bourses Oui Oui Oui
Processus de paiement des subventions et bourses Oui Oui Oui
Accueil Oui Oui Oui
Contrôles généraux des TI Oui Oui Oui
Frais de déplacement et cartes de voyage Oui Oui Oui
Subventions d’appui aux instituts Non Oui Non
Approvisionnement Non Oui Non
Salaire et paie Non Oui Non
Chaires de recherche du Canada Non Non Oui
Contrôles au niveau de l’entité Non Non Oui
Gestion financière et préparation des budgets Non Non Oui
Ententes de collaboration Oui Non Non
Revenus reportés et revenus Oui Non Non
Réseaux de centres d’excellence Oui Non Non
Recouvrements Oui Non Non
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