Sommaire de l'évaluation de l'efficacité des systèmes de contrôle interne en matière de rapports financiers et du plan d'action des Instituts de recherche en santé du Canada pour l'exercice 2016-2017 (non audité)

Annexe à la Déclaration de responsabilité de la direction englobant le contrôle interne en matière de rapports financiers

1. Introduction

Le présent document fournit de l’information sommaire sur les mesures prises par les Instituts de recherche en santé du Canada (IRSC) pour maintenir un système efficace de contrôle interne en matière de rapports financiers, y compris des renseignements sur la gestion du contrôle interne, les résultats d’évaluation et les plans d’action connexes.

Il est possible d’obtenir des renseignements détaillés sur les pouvoirs, le mandat et les activités de programme des IRSC en consultant le Rapport ministériel sur le rendement (RMR) de 2015-2016 et le Plan ministériel de 2017-2018.

2. Système de contrôle interne en matière de rapports financiers des IRSC

2.1 Gestion du contrôle interne

Les IRSC sont dotés d’une structure de gouvernance et de reddition de comptes bien établie pour appuyer les efforts d’évaluation et la surveillance de leur système de contrôle interne. Un cadre de gestion du contrôle interne, approuvé par le président, est instauré et englobe :

Le comité d’audit fournit des conseils au président quant à la pertinence et au fonctionnement des cadres et des processus de gestion des risques, de contrôle et de gouvernance des IRSC.

2.2 Ententes de services relatives aux états financiers

Les IRSC comptent sur d’autres organisations pour le traitement de certaines transactions qui sont comptabilisées dans leurs états financiers, comme suit.

Ententes courantes

Ententes particulières

3. Résultats de l’évaluation des IRSC au cours de l’exercice 2016-2017

Les principales conclusions et les rajustements importants requis découlant des activités d’évaluation de l’année en cours sont résumés ci-dessous.

Contrôles clés nouveaux ou modifiés de façon importante : Pendant l’année en cours, aucun contrôle clé n’a été modifié de façon importante dans le cadre des processus existants nécessitant une réévaluation. Des tests d’efficacité conceptuelle ont été effectués relativement aux contrôles clés d’un nouveau sous-système de paie. Il n’y a pas eu lieu d’apporter de rajustements importants pour les nouveaux contrôles clés.

Plan de surveillance continue : Dans le cadre de son plan cyclique de surveillance continue, l’organisme a procédé à la réévaluation de ses contrôles au niveau de l’entité et de ses contrôles financiers pour ce qui est des processus opérationnels liés aux subventions et bourses, de la clôture des états financiers, des créditeurs à la fin de l’exercice et charges à payer, des programmes des trois organismes (c.-à-d. le Programme des chaires de recherche du Canada, le Fonds d’excellence en recherche Apogée Canada, le Programme des réseaux de centres d’excellence), des subventions d’appui aux  instituts, des frais d’accueil, des frais de déplacement et cartes de voyage, approvisionnement et cartes d’achat, de la paie et des avantages sociaux, de la gestion financière et du budget, des ententes de collaboration, des revenus, des revenus reportés et des débiteurs, ainsi que de l’autoévaluation des contrôles généraux des TI. La plupart des contrôles clés testés fonctionnent efficacement, avec les améliorations minimales requises suivantes :

Pouvoirs financiers

Gestion financière

Révision

4. Plan d’action du ministère

4.1 Progrès réalisés au cours de l’exercice 2016-2017

Plan cyclique de surveillance continue de l’exercice précédent pour le présent exercice État
OUn test d’efficacité opérationnelle et la correction des lacunes ont été entrepris pour les processus suivants :
  • Ententes de collaboration
  • Contrôles au niveau de l’entité
  • Paie et avantages sociaux
  • Approvisionnement et cartes d’achat
  • Revenus, revenus reportés et débiteurs
  • Programmes des trois organismes : Réseaux de centres d’excellence, Chaires de recherche du Canada
  • Subventions d’appui aux instituts
La surveillance a été effectuée comme prévu, mais aucune mesure corrective n’a été requise.
  • Subventions et bourses, y compris le versement
  • Frais d’accueil
  • Contrôles généraux des TI
  • Frais de déplacement
La surveillance a été effectuée  comme prévu et les mesures correctives du précédent exercice ont progressé sensiblement.
  • Créditeurs à la fin de l’exercice et charges à payer
  • Gestion financière et budget
  • Clôture des états financiers
La surveillance a été effectuée comme prévu et les mesures correctives ont été appliquées comme prévu.

4.2 Plan d’action pour le prochain exercice et les exercices subséquents

Les IRSC ont mis en place un plan cyclique de surveillance continue sur trois ans fondé sur la validation annuelle des processus et contrôles à risque élevé. Ce plan tient compte de tout changement substantiel apporté aux contrôles clés dans les processus importants ainsi que de la formation nécessaire pour accroître la sensibilisation et les connaissances au sujet des contrôles internes en matière de rapports financiers et des responsabilités connexes dans l’ensemble des IRSC. Le tableau qui suit présente le plan cyclique de surveillance continue des IRSC pour les trois prochains exercices.

Secteurs de contrôle clés Exercice 2017-2018 Exercice 2018-2019 Exercice 2019-2020
Ententes de collaboration Non Non Oui
Contrôles au niveau de l’entité Non Oui Non
Gestion financière (budgets et prévisions) Non Oui Non
Clôture des états financiers (y compris les créditeurs à la fin de l’exercice et les charges à payer) Oui Oui Oui
Subventions et bourses, y compris le versement Oui Oui Oui
Frais d’accueil Oui Oui Oui
Subventions d’appui aux instituts Oui Non Non
Contrôles généraux des TI Oui Oui Oui
Paie et avantages sociaux Oui Non Non
Approvisionnement et cartes d’achat Oui Non Non
Revenus, revenus reportés et débiteurs Non Non Oui
Frais de déplacement Oui Oui Oui
Programmes des trois organismes
Fonds d’excellence en recherche Apogée Canada Non Non Non
Chaires de recherche du Canada Non Oui Non
Réseaux de centres d’excellence Non Non Oui

Outre le plan cyclique de surveillance continue, les IRSC ont effectué ou prévoient effectuer les évaluations suivantes pour appuyer leur système de contrôle interne :

Date de modification :