Le Guide de rédaction des lettres d’appui des IRSC

Table des matières

Introduction

L’objectif du présent document est de fournir des lignes directrices sur la façon de rédiger des lettres d’appui efficaces. Les renseignements donnés reposent sur une analyse de la mesure dans laquelle la force ou la faiblesse des lettres d’appui influe sur la note que les pairs évaluateurs accordent aux demandes d’ACi.

En conformité avec les buts de la recherche sur l’ACi, le programme d’ACi des IRSC exige que des utilisateurs des connaissances deviennent partenaires des programmes de subventions suivants :

  • Des connaissances à la pratique;
  • Synthèse des connaissances;
  • Partenariats pour l’amélioration des services de santé;
  • D’autres programmes des IRSC où est utilisé le modèle de l’ACi.

Les IRSC encouragent fortement les candidats à ces subventions (y compris le candidat principal désigné) à présenter des lettres d’appui signées. Il y a généralement deux types de lettres d’appui :

  • lettres de partenaires utilisateurs des connaissances qui s’engagent à fournir une aide financière et/ou en nature
  • lettres de personnes ou d’organisations soutenant que le projet de recherche est valable.

Le présent guide vise le premier type de lettre, mais comprend aussi des conseils utiles pour la rédaction de lettres d’appui en général.

Cinq critères doivent être pris en considération dans la rédaction d’une lettre d’appui :

  • le style;
  • les renseignements généraux sur la relation de l’auteur avec le candidat et son projet de recherche;
  • la pertinence du projet de recherche;
  • l’impact potentiel des résultats de la recherche;
  • la participation en nature et/ou le soutien financier.

Explication des critères

Les éléments à inclure dans une lettre d’appui sont détaillés dans les paragraphes qui suivent. Toutefois, l’information n’est pas exhaustive, et l’inclusion de chaque élément, ou d’éléments différents, ne garantit par forcément que la demande sera retenue.

Les exemples ci-dessous sont basés sur des projets de recherche réels, et servent à illustrer comment chaque détail pourrait être communiqué dans une lettre d’appui. La somme des exemples ne donne pas une lettre complète, les exemples ayant plutôt été fournis pour illustrer les critères.

Chacun des exemples ci-dessous est rédigé comme si la lettre était adressée au candidat principal désigné.

Style

Le style a trait à la manière dont les lettres d’appui sont structurées et rédigées, et il se résume à :

  • la clarté;
  • la concision;
  • l’originalité.

Quant à l’originalité, les lettres d’appui doivent être personnalisées en fonction du candidat principal désigné. L’utilisation d’une lettre modèle n’est pas bien vue par les comités d’évaluation, car elle ne permet pas d’inclure suffisamment de détails au sujet du contexte, de la pertinence, de l’impact et du soutien.

Il importe de noter que les lettres d’appui peuvent être adressées :

  • au candidat principal désigné;
  • au comité d’évaluation;
  • aux IRSC en général.

Objet

L’objet de la lettre doit être précisé d’entrée de jeu (souvent dans la première phrase de la lettre).

Exemple

Je vous écris pour appuyer votre demande de subvention dans le cadre du programme Partenariats pour l’amélioration des systèmes de santé intitulée Réduire les coûts et améliorer les résultats de la prise en charge de l’ulcère veineux de la jambe.

Renseignements généraux

Les lettres d’appui efficaces commencent en général par des renseignements qui informent le lecteur de :

  • la relation de l’auteur avec le projet de recherche
    • son rôle dans l’organisation
    • le lien entre l’organisation et le projet
    • les compétences professionnelles et personnelles de l’auteur
    • le rôle que l’auteur jouera dans le projet (p. ex. candidat principal désigné, principal utilisateur des connaissances, utilisateur des connaissances ou collaborateur).
  • la relation de l’auteur avec le candidat principal désigné
    • son degré de connaissance des titres de compétences, du travail et des buts du candidat
    • les détails de son travail ou de ses collaborations antérieures avec le candidat et/ou son équipe
    • les détails de son appui antérieur d’entreprises de recherche du candidat et/ou de son équipe
    • l’état du partenariat entre les deux (le cas échéant)
  • la participation antérieure à des projets dont le sujet ressemble à celui de la recherche proposée
  • le soutien antérieur à d’autres entreprises de recherche valables

Exemples

Relation de l’auteur avec le projet de recherche

Je suis le premier dirigeant de [nom de l’organisation] et je vous écris pour appuyer ce projet de recherche. Notre mission est de s’assurer que les membres de nos diverses collectivités sont pris en charge de façon adéquate grâce à un accès équitable aux soins de santé, à la coordination de soins individualisés et à des services de santé de qualité. Notre organisation procure un point d’accès central pour travailler avec tout le personnel infirmier communautaire participant au traitement de l’ulcère veineux de la jambe. En tant que tels, nous sommes bien positionnés pour contribuer au projet.

Renseignements généraux

Comme premier dirigeant de cette organisation, j’ai joué un rôle de premier plan pour faire en sorte que mon équipe interdisciplinaire fournisse d’excellents soins à chaque personne, chaque jour, dans chaque collectivité à l’intérieur de notre secteur de responsabilité. Le président de notre conseil est un ancien doyen de la Faculté des sciences de la santé à l’université, et son intérêt marqué pour la recherche s’est propagé dans toute l’organisation. Quant à moi, je serai dans ce projet de recherche l’autorité en matière de soins à domicile et le principal utilisateur des connaissances dans l’équipe. J’ai travaillé avec le Dr Smithers dans des projets à fort impact par le passé. Ces initiatives ont guidé notre travail en rendant possible l’utilisation des meilleures données probantes pour améliorer les soins et leur rapport coût-efficacité.

Relation de l’auteur de la lettre avec le candidat principal désigné - degré de connaissance des titres de compétences, du travail et des buts du candidat

L’équipe interdisciplinaire dirigée par le Dr XXX a travaillé avec notre organisation par le passé afin de fournir les meilleures données probantes pour les soins communautaires et, en raison de cette expérience très positive, notre organisation est heureuse de se joindre à ce projet de recherche.

Soutien antérieur à d’autres entreprises de recherche

En 2009, nous avons travaillé ensemble pour organiser un atelier sur la pratique fondée sur des données probantes et les aptitudes d’évaluation critique. La réunion a permis d’accroître la compréhension de notre personnel et sa capacité de chercher à connaître et d’appliquer des pratiques exemplaires.

Pertinence

La pertinence touche généralement deux aspects :

  • la mesure dans laquelle le projet de recherche tombe à point - pourquoi est-il sensé de réaliser un projet de recherche de cette nature maintenant?
    • comment répond-il à un besoin ou comble-t-il un manque
    • en quoi développe-t-il ou améliore-t-il une recherche antérieure ou en cours
    • comment servira-t-il de point de départ à des initiatives de recherche futures
  • la mesure dans laquelle le projet de recherche a rapport au travail de l’auteur de la lettre et/ou de son organisation
    • comment le projet de recherche correspond aux buts, à la vision et/ou au mandat de l’organisation
    • comment l’auteur de la lettre et/ou l’organisation mettront les résultats de la recherche en pratique (pertinence et impact)

Exemples

Pertinence : Comment le projet répond à un besoin ou comble un manque?

Au fait de la tendance en Angleterre voulant que les personnes souffrant d’un ulcère veineux de la jambe soient de plus en plus pris en charge dans des cliniques communautaires dirigées par du personnel infirmier, notre conseil a demandé aux Drs Smithers et Poutine d’établir et d’évaluer un service pilote de traitement de l’ulcère veineux de la jambe qui combine soins en clinique et soins à domicile. Nous craignons que les preuves des avantages de cliniques d’ulcères veineux de la jambe ne soient encore insuffisantes pour justifier un virage du genre au Canada.

Pertinence : Mesure dans laquelle le projet s’appuie sur la recherche antérieure et en cours et l’améliore, et en quoi il servira de point de départ à des initiatives de recherche futures?

L’évaluation de l’efficience des cliniques pour ulcères veineux de la jambe dirigées par du personnel infirmier fournira de précieuses informations à d’autres organisations comme la nôtre dans notre province ainsi qu’à d’autres fournisseurs provinciaux de soins de santé à domicile sur la façon de traiter les personnes qui présentent des ulcères veineux de la jambe. Et, plus important encore, l’étude peut avoir des implications pour la prestation de soins à domicile pour d’autres affections également.

Pertinence : Mesure dans laquelle le projet permet de réaliser les buts, la vision et/ou le mandat de l’organisation

Les questions de recherche qui ont été proposées pour cette étude de délimitation de la portée sont liées aux idées suivantes, qui sont particulièrement pertinentes par rapport au mandat de notre organisation : déterminer les caractéristiques des activités courantes qui, dans le contexte de la vie avec une maladie chronique, favorisent la santé et le bien être; déterminer comment la participation à des activités que l’on aime contribue à prévenir les maladies chroniques ou les comorbidités ou à en retarder l’apparition. Bien que portant essentiellement sur l’arthrite, les questions de recherche sont également pertinentes par rapport aux maladies chroniques.

Impact

La description des résultats potentiels du projet de recherche par l’auteur de la lettre aide les évaluateurs à mesurer l’impact global. L’impact peut inclure :

  • des détails particuliers - comme la manière dont l’auteur de la lettre et/ou l’organisation utiliseront les résultats du projet de recherche pour atteindre une certaine fin;
  • des renseignements généraux - ce que les résultats apporteront au sujet/domaine de recherche en santé proposé.

Exemples

Détails particuliers

Le prochain domaine de recherche prioritaire pour notre organisation a trait aux facteurs méthodologiques qui peuvent influencer notre compréhension des déterminants sociaux de la santé, ce qui est précisément le but du projet de recherche que vous proposez. Cette compréhension alimentera à son tour la base de données probantes dont nous nous servons pour rendre des décisions stratégiques en matière de santé des populations.

Nous nous attendons à être en mesure d’utiliser les conclusions de ce projet de synthèse des connaissances pour prendre de meilleures décisions au sujet de modèles de dotation en personnel qui améliorent la qualité des soins.

Renseignements généraux

Il est clair, d’après des rapports récents, que le lien entre la santé publique, la santé au travail et la lutte contre les maladies infectieuses doit être renforcé au Canada. La création de réseaux de lutte contre les infections est devenue une priorité dans les soins de santé, et ce projet explorera des façons de s’assurer que ces réseaux sont mis sur pied et d’en évaluer l’impact sur le système de soins de santé.

Soutien

Les évaluateurs déterminent si le soutien du partenaire est approprié et suffisant. Seuls les auteurs de lettres qui sont des partenaires utilisateurs des connaissances doivent fournir des renseignements sur le genre d’aide qu’eux mêmes et/ou leur organisation apporteront.

L’étendue et le niveau de soutien que l’auteur de la lettre et/ou son organisation s’engage à fournir doivent être définis au chapitre de l’aide financière et de l’aide en nature.

L’aide financière doit être précisée :

  • en dollars;
  • en durée.

L’aide en nature doit inclure les noms, les compétences et les titres des personnes prêtes à jouer un rôle, de même que les contributions de l’auteur de la lettre et/ou de son organisation à ce jour. Elle s’entend notamment de ce qui suit :

  • temps consacré au projet et du genre d’aide
    • tâches précises à accomplir
    • temps donné bénévolement
    • assistance du personnel
    • assistance d’étudiants
    • locaux ou matériel mis à la disposition pour le projet
    • aide ou mécanismes existants pour faciliter la diffusion
  • participation des utilisateurs des connaissances pour
    • façonner les questions de recherche
    • interpréter les conclusions des études et formuler les messages pertinents
    • mettre la recherche en pratique

Exemples

Aide financière

Comme nous en avons parlé, notre organisation consacrera 20 000 $ par année pendant deux ans au projet. Les fonds seront déposés dans un compte de recherche à votre établissement, et seront affectés à la stratégie de dissémination de l’AC, qui comprendra la création d’un site Web, des conférences, un bulletin d’information mensuel et deux ateliers conçus pour renforcer la capacité.

Aide en nature : assistance du personnel

Nous fournirons une aide en nature d’une valeur de 45 000 $ (15 000 $ par année pendant trois ans) pour notre effectif de professionnels de la santé au travail. Cette aide prendra la forme de consultations, de locaux et d’ordinateurs mis à disposition, et d’autres frais généraux pris en charge pour l’hébergement de ces membres du personnel.

L’organisation offrira également la perspective sur le terrain et permettra à l’équipe de recherche d’avoir accès aux dossiers des patients ainsi qu’à un soutien en argent et en nature. Nous avons convenu de réaffecter le soutien financier existant des cliniques de traitement de l’ulcère veineux de la jambe pour les deux années de l’étude.

Aide en nature : aide ou mécanismes existants pour faciliter la diffusion

De plus, dans mon rôle d’utilisateur des connaissances, je rendrai possible la diffusion des recommandations stratégiques résultantes vers un vaste auditoire de décideurs. Pour remplir cet engagement, j’offrirai les possibilités suivantes : faire venir les chercheurs pour examiner les conclusions avec la haute direction et les conseils d’administration, et, en fonction de notre décision quant aux implications des conclusions, planifier un atelier avec les personnes compétentes pour déterminer la meilleure façon de mettre en application les conclusions. Nous planifierons aussi comment disséminer le plus efficacement possible les résultats à l’ensemble des intéressés et faciliter un dialogue continu au sein du système de soins de santé pour assurer la communication de vos conclusions aux décideurs responsables de la prestation des services de soins de santé.

Aide en nature : tâches précises à accomplir

Notre organisation participera au projet des façons suivantes : affinement des questions de recherche; aide pour trouver la littérature pertinente; participation à des groupes de discussion pour aider à clarifier la problématique et ce qui doit être fait.

Aide en nature : contributions de l’auteur de la lettre et/ou de l’organisation à ce jour

Mon personnel a déjà rencontré les chercheurs trois fois pour discuter de la demande de subvention et de façons de travailler en collaboration. Nous avons élaboré avec les chercheurs le plan de travail joint à la demande.

Sommaire

Caractéristiques des lettres efficaces

L’objectif général d’une lettre d’appui est de fournir des renseignements essentiels sur le partenariat proposé, ainsi que sur les moyens et l’à propos de l’aide de l’utilisateur des connaissances; donc, plus il y a de détails, mieux c’est.Il ne faut pas en déduire que les lettres d’appui doivent comporter plusieurs pages. Les lettres efficaces sont directes, et comptent en général une page à une page et demie. Bien qu’il n’y ait pas de façon standard de commencer une lettre, c’est une bonne idée d’en indiquer l’objet d’entrée de jeu, et d’enchaîner avec les détails nécessaires au sujet du contexte, de la pertinence, de l’impact et du soutien.

Le fait de personnaliser la lettre au candidat principal désigné permet au comité d’évaluation de voir la mesure dans laquelle l’auteur de la lettre connaît le projet et s’y intéresse, de même que son engagement à mettre les résultats de la recherche en pratique.

Enfin, les lettres efficaces finissent souvent par un énoncé enthousiaste et démontrant un vif intérêt à l’égard des conclusions potentielles de la recherche et/ou de la participation au projet.

Caractéristiques des lettres inefficaces

Bien qu’il n’y ait pas de longueur standard pour les lettres d’appui, les lettres inefficaces sont souvent trop courtes. Un ou deux paragraphes ne suffisent pas normalement pour bien expliquer l’importance du projet pour l’auteur de la lettre et/ou l’organisation.

Les lettres inefficaces sont souvent des lettres modèles ou passe-partout, et sont impersonnelles. Dans nombre de cas, ces lettres ne fournissent pas assez de renseignements généraux ou n’offrent aucune analyse pertinente.

Dans la majorité des lettres analysées dans notre étude, ce qui manquait le plus souvent, c’était une description ou une hypothèse sur les résultats ou l’impact de la recherche pour l’auteur de la lettre et/ou l’organisation.

Annexe A : Fiche de consultation rapide

Critères Questions clés Options
Style

La lettre est elle originale (par opposition à une lettre standard)?

Style, par exemple :

  • Objet de la lettre précisé d’entrée de jeu
  • Bien structurée et claire
  • Personnalisation en fonction du candidat
Renseignements généraux

La situation de l’auteur de la lettre et/ou de l’organisation par rapport au projet de recherche est elle exposée clairement?

La relation de l’auteur de la lettre et/ou de l’organisation avec le candidat est elle clairement définie?

Renseignements généraux, par exemple :

  • Titres de compétences de l’auteur de la lettre
  • Rôle de l’auteur de la lettre dans l’organisation
  • Lien de l’organisation avec le projet
  • Renseignements généraux sur l’organisation – pour démontrer le lien avec le projet
  • Participation antérieure à une recherche dont le sujet était semblable
  • Soutien antérieur de recherche valable
  • Rôle que l’auteur de la lettre jouera dans le projet
  • Connaissance des titres, du travail et des objectifs du candidat par l’auteur de la lettre
  • Travail ou collaboration antérieurs avec le candidat ou soutien de sa recherche
  • État du partenariat
Pertinence

L’à propos du projet de recherche est il précisé?

L’applicabilité du projet de recherche à l’auteur de la lettre et/ou à l’organisation (objectifs, vision, mandat) est elle montrée?

Pertinence, par exemple :

  • Comment/pourquoi le projet répond à un besoin de recherche ou à un manque
  • Comment/pourquoi le projet améliore/développe une recherche antérieure
  • Comment/pourquoi le projet peut servir de point de départ à une recherche future
  • Comment le projet correspond aux objectifs, à la vision et/ou mandat de l’organisation et permet d’y répondre
  • Comment l’auteur de la lettre et/ou l’organisation mettront les résultats en pratique (ce point s’applique à la pertinence et à l’impact)
Impact

Les résultats potentiels et l’impact du projet de recherche et de ses conclusions sont ils décrits en détail?

Impact, par exemple :

  • Comment l’auteur de la lettre et/ou l’organisation mettront les résultats en pratique (ce point s’applique à la pertinence et à l’impact)
  • Ce que les résultats du projet apporteront au thème/domaine de recherche proposé
  • Comment l’auteur de la lettre et/ou l’organisation mettront les résultats en pratique (ce point s’applique à la pertinence et à l’impact)
Soutien

L’étendue et le niveau du soutien de l’auteur de la lettre et/ou de l’organisation sont ils précisés?

Soutien, par exemple :

  • Valeur en dollars et durée du soutien
  • Temps consacré au soutien, et genre de contributions en nature (p. ex. temps donné bénévolement, assistance du personnel ou d’étudiants, aide/mécanismes existants pour faciliter la diffusion)
  • Formes particulières que prendra l’aide en nature
  • Noms, expertise et titres des personnes disposées à jouer un rôle
  • Contributions de l’auteur de la lettre et/ou de l’organisation à ce jour

Annexe B : Définitions

Application des connaissances intégrée (ACi)

L’application des connaissances intégrée (ACi) est une approche qui met à contribution les utilisateurs potentiels des connaissances comme partenaires dans le processus de recherche. L’ACi constitue une démarche de recherche qui repose sur la collaboration et qui est axée sur l’action, les solutions et les impacts. La recherche où l’application des connaissances est intégrée devrait donc déboucher sur des conclusions qui sont plus susceptibles d’être pertinentes et d’être utilisées par les utilisateurs finals. Au minimum, pour qu’il y ait ACi, les utilisateurs des connaissances et les chercheurs doivent travailler ensemble pour formuler les questions de recherche, interpréter les résultats et élaborer le message correspondant, et mettre les résultats en pratique.

Utilisateur de connaissances

Les IRSC définissent un utilisateur de connaissances comme un groupe ou une personne susceptible d’utiliser les connaissances issues de la recherche pour prendre des décisions éclairées au sujet de politiques, de programmes et/ou de pratiques en matière de santé. L’intensité et la complexité de la participation d’un utilisateur de connaissances au processus de recherche peut varier selon la nature de la recherche et les besoins de l’utilisateur en matière d’information. Un utilisateur des connaissances peut être, entre autres, un praticien, un responsable des politiques, un éducateur, un décideur, un administrateur des soins de santé, un dirigeant communautaire ou un citoyen, ou encore une personne associée à un organisme de bienfaisance dans le domaine de la santé, un groupe de patients, un organisme non gouvernemental ou un média.

Ce document a été préparé par Lina Johnston et Samantha Pockele, avec la participation de Jacqueline Tetroe, de Nicole Robinson, d’Adrian Mota, d’Ian Graham et de Ryan McCarthy.