Règlement administratif des IRSC

But

  • Dans le cas d'un établissement public, un règlement administratif est nécessaire pour faire en sorte que les opérations soient conformes au cadre juridique organisationnel.
  • Le règlement reflète la Loi sur les Instituts de recherche en santé du Canada et est essentiellement de nature administrative. Il établit certains comités envisagés dans la loi sur les IRSC qui doivent être créés par règlement.

Effet

  • Le règlement doit être pris par le conseil d'administration, puis être approuvé par le gouverneur en conseil qui adopte un décret après avoir été présenté au comité spécial du Cabinet par le ministre de la Santé.
  • Le règlement ne prend effet que lorsque le décret a été adopté.
  • Le règlement permet la délégation courante des affaires administratives aux responsables.
  • Reprend les termes de la loi sur les IRSC et sert de guide pour la conduite des activités.
  • Peut être modifié ultérieurement si des erreurs ou des omissions dans le libellé sont constatées à l'usage. 

Règlement administratif no 1

Règlement administratif général sur la gestion des affaires et la conduite des activités d'Instituts de recherche en santé du Canada (IRSC)

Le conseil d'administration prend le règlement administratif suivant, qui constitue le règlement administratif no 1 des IRSC :

Article 1 - Interprétation et définitions

1.01

Dans tout règlement administratif des IRSC, à moins que le contexte ne l'exige autrement, toute chose exprimée au présent s'applique aux circonstances à mesure qu'elles surviennent de façon que chaque disposition et partie de disposition puisse avoir effet conformément à son esprit, son objet et son sens.

« Loi » La Loi sur les Instituts de recherche en santé du Canada, L.C. 2000, ch. 6, et ses modifications;

« règlement administratif » Le présent règlement administratif et ses modifications, et tout autre règlement administratif pris par le conseil d'administration avec l'approbation du gouverneur en conseil;

« président d'un comité » La personne nommée par le conseil d'administration pour présider un comité;

« président du conseil d'administration » Le président des IRSC;

« comité » Un comité du conseil d'administration;

« conseil d'administration » Le conseil d'administration des IRSC;

« gouverneur en conseil » Le gouverneur général en conseil;

« membre » Une personne nommée au conseil d'administration;

« ministre » À moins d'indication contraire, le ministre responsable des IRSC;

« personne » Un particulier, une société de personnes, une association, une personne morale, un fiduciaire, un exécuteur, un administrateur ou un représentant légal;

« président des IRSC » Le président des IRSC.

1.02 La division du présent règlement administratif en articles et en paragraphes et l'insertion de titres ne servent qu'à en faciliter la consultation et ne saurait avoir une incidence sur son interprétation.
1.03 En cas d'incompatibilité entre les dispositions du présent règlement administratif et la Loi, les dispositions de la Loi s'appliquent.

Article 2 - Dispositions générales

2.01 Exercice. À moins que le conseil d'administration n'en décide autrement, l'exercice des IRSC se termine le 31 mars de chaque année.
2.02 Livres et registres. Le conseil d'administration voit à ce que tous les livres et registres des IRSC exigés par le présent règlement administratif, la Loi ou toute autre loi applicable soient tenus de façon régulière et appropriée.
2.03 Signature des documents. Les contrats, documents et commentaires écrits exigeant la signature des IRSC autrement qu'en vertu de la délégation de pouvoirs financiers sont signés par le président des IRSC et un autre dirigeant sans autre autorisation ou formalité.
2.04 Règlements administratifs. Des règlements administratifs peuvent être pris, modifiés ou abrogés par le conseil d'administration avec l'approbation du gouverneur en conseil.
2.05 En vigueur. Un règlement administratif, ou la modification ou l'abrogation d'un règlement administratif entre en vigueur à la date de la prise du décret l'approuvant.
2.06 Siège social. Le siège social des IRSC est situé au lieu du Canada fixé par le gouverneur en conseil.

Article 3 - Conseil d'administration

3.01 Conseil d'administration. Le conseil d'administration est chargé de la gestion des biens, des affaires et des activités des IRSC. Il est composé d'au plus 20 membres et respecte les règles suivantes :

1) 1er président des IRSC, qui est également le président du conseil d'administration, est nommé par le gouverneur en conseil à titre amovible pour un mandat renouvelable maximal de cinq ans.

2) Membre d'office. Le sous-ministre de la Santé est membre d'office du conseil d'administration, avec voix consultative.

3) Membres. Les autres membres, dont le nombre ne doit pas excéder 18, sont nommés par le gouverneur en conseil. Les membres initiaux du conseil d'administration sont nommés à titre amovible pour l'un des mandats suivants :

a) le tiers des membres, ou le nombre entier le plus proche, pour un mandat d'un an;

b) le tiers des membres, ou le nombre entier le plus proche, pour un mandat de deux ans;

c) les autres membres, pour un mandat de trois ans.

Par la suite, les membres sont nommés par le gouverneur en conseil pour un mandat de trois ans et peuvent recevoir au plus deux mandats consécutifs, y compris le mandat initial.

3.02 Maintien en poste. Un membre du conseil d'administration ne peut pas demeurer en poste à l'expiration de son mandat.
3.03 Vacance. Un membre cesse de faire partie du conseil d'administration :

a) s'il décède ou donne sa démission par écrit;

b) si le gouverneur en conseil met fin à son mandat avant l'expiration de celui-ci.

3.04

Démission. Un membre doit présenter sa démission à titre de membre du conseil d'administration :

a) si ses facultés mentales sont jugées altérées par un tribunal;

b) s'il a le statut de failli non libéré ou s'il conclut un arrangement avec des créanciers pour suspendre ses paiements, transige ou s'arrange à l'amiable avec des créanciers;

c) s'il est élu à la Chambre des communes ou au Sénat ou s'il devient un employé de Sa Majesté du chef du Canada.

3.05 Président du conseil d'administration. Le président du conseil d'administration, qui est le président des IRSC, nommé par le gouverneur en conseil, préside les réunions du conseil d'administration et exerce les autres fonctions qui lui sont confiées par la Loi.
3.06 Vice-président du conseil d'administration. Le conseil d'administration choisit un vice-président en son sein. En cas d'absence ou d'empêchement du président du conseil d'administration ou de vacance de son poste, la présidence est assumée par le vice-président.
3.07 Conseil d'administration. Le conseil d'administration a les pouvoirs qui lui sont conférés en application de la Loi; il peut déléguer ses attributions à l'un de ses membres ou comités, ou au président des IRSC, à l'exception des suivantes :

a) établir l'orientation stratégique, les objectifs et les politiques des IRSC;

b) approuver le budget des IRSC;

c) conseiller le ministre sur les questions que ce dernier a demandé à IRSC d'examiner;

d) prendre des règlements administratifs pour régir la conduite des travaux des IRSC et celle de ses activités en général;

e) mettre sur pied des instituts de recherche en santé et des conseils consultatifs, veiller à leur maintien et les dissoudre, nommer des directeurs scientifiques et les membres des conseils consultatifs et élaborer des politiques sur leurs rôles et leurs fonctions;

f) examiner le mandat et le rendement de chaque institut de recherche en santé au moins tous les cinq ans;

g) fixer les honoraires, le cas échéant, des membres des conseils consultatifs qui accomplissent des missions extraordinaires;

h) présenter au ministre le rapport annuel des IRSC.

3.08 Mandataires et employés. Le conseil d'administration peut nommer les mandataires et employés qu'il estime nécessaires, et ces personnes exécutent les fonctions qu'il leur confie.

Article 4 - Président des IRSC

4.01 Le président des IRSC en est le premier dirigeant; il assure la direction et le contrôle général de ses activités et de la conduite générale de la gestion de ses affaires courantes et veille à ce que les décisions du conseil d'administration soient mises en oeuvre.
4.02 Le président des IRSC peut déléguer l'une ou l'autre de ses attributions.
4.03 En cas d'absence ou d'empêchement du président des IRSC ou de vacance de son poste, le conseil d'administration peut autoriser un dirigeant des IRSC à assurer l'intérim pendant une période maximale de 90 jours sans l'approbation du gouverneur en conseil.
4.04 Le président des IRSC est membre d'office de tous les comités, à moins que le conseil d'administration n'en décide autrement par résolution

Article 5 - Comités

5.01

Comité exécutif

1. Le conseil d'administration établit par les présentes un comité exécutif composé du président du conseil d'administration, du vice-président du conseil d'administration et d'au moins cinq (5) membres du conseil d'administration ayant le droit de vote. Le président du conseil d'administration est le président du comité exécutif et, en son absence ou à sa demande, la réunion peut être présidée par le vice-président du conseil d'administration.

2. Le comité exécutif peut exercer toutes les attributions du conseil d'administration, à l'exception des suivantes :

a) établir l'orientation stratégique, les objectifs et les politiques des IRSC;

b) approuver le budget des IRSC;

c) conseiller le ministre sur les questions que ce dernier a demandé à IRSC d'examiner;

d) prendre des règlements administratifs pour régir la conduite des travaux des IRSC et celle de ses activités en général;

e) mettre sur pied des instituts de recherche en santé et des conseils consultatifs, veiller à leur maintien et les dissoudre, nommer des directeurs scientifiques et les membres des conseils consultatifs et élaborer des politiques sur leurs rôles et leurs fonctions;

f) examiner le mandat et le rendement de chaque institut de recherche en santé au moins tous les cinq ans;

g) fixer les honoraires, le cas échéant, des membres des conseils consultatifs qui accomplissent des missions extraordinaires;

h) présenter au ministre le rapport annuel des IRSC.

3. Le comité exécutif tient ses réunions en tout temps et en tout lieu à la demande du président du conseil d'administration, après avoir donné un préavis écrit de quarante-huit (48) heures, autrement que par la poste, à chacun de ses membres. Le préavis transmis par la poste doit être envoyé quatorze (14) jours avant la réunion.

4. La majorité des membres du comité exécutif constitue le quorum. Une résolution écrite signée par les membres ayant le droit de vote est valide comme si elle avait été adoptée à une réunion dûment convoquée, constituée et tenue à cette fin.

5. Une erreur ou une omission commise dans la transmission du préavis d'une réunion du comité exécutif ou d'une réunion ajournée n'invalide pas cette réunion et ne rend pas nulles les décisions qui y sont prises. Un membre peut en tout temps renoncer au préavis et ratifier, approuver et confirmer des décisions prises à la réunion.

5.02 Le conseil d'administration établit par les présentes un ou plusieurs comités chargés de le conseiller relativement à tous les domaines de la recherche en matière de santé, en particulier en ce qui touche l'encouragement à la recherche en matière de santé axée sur l'intégration et l'interdisciplinarité, notamment la recherche biomédicale, la recherche clinique et la recherche sur les services et systèmes de santé, sur la santé des populations, sur les dimensions sociales et culturelles de la santé et sur les effets de l'environnement sur la santé.
5.03 Le conseil d'administration établit par les présentes un comité formé du président des IRSC, du comité exécutif, des directeurs et de l'agent principal des finances (ou si le titre de ces agents change, alors le titre de ces agents des IRSC qui accomplissent ces tâches) pour s'occuper de la gestion financière interne des IRSC en vertu de la délégation des pouvoirs en matière de finances.
5.04 Le conseil d'administration peut, par résolution, établir d'autres comités et préciser leur mandat et leur composition.
5.05 Les comités et sous-comités établis par le conseil d'administration peuvent comprendre des personnes qui ne font pas partie du conseil d'administration. Ces personnes peuvent recevoir, pour leurs services, les honoraires ainsi que les frais de déplacement et de séjour fixés par le gouverneur en conseil.

Article 6 - Dirigeants

6.01 Les dirigeants des IRSC sont le président des IRSC et les autres employés des IRSC que le conseil d'administration peut désigner, et leurs fonctions sont établies par le conseil d'administration.

Article 7 - Protection des membres et des dirigeants

7.01

IRSC peut indemniser un membre ou un dirigeant, ancien ou actuel, ainsi que ses héritiers et représentants légaux de toutes les réclamations, charges et dépenses et de tous les frais, y compris une somme payée en règlement d'une action ou en exécution d'un jugement qu'il a raisonnablement engagée relativement à une action, une poursuite ou une procédure civile, pénale ou administrative à laquelle il est partie du fait qu'il était ou est un membre ou un dirigeant des IRSC si :

a) il a exécuté ses fonctions de bonne foi, dans le meilleur intérêt des IRSC;

b) dans le cas d'une action ou d'une procédure pénale ou administrative qui se solde par l'infliction d'une amende, s'il avait des motifs raisonnables de croire que la conduite été légitime;

c) il n'a pas commis de négligence volontaire ou de faute lourde.

Article 8 - Réunions

8.01

Assemblée annuelle. L'assemblée annuelle et toutes les autres réunions des IRSC ont lieu au siège social ou à un autre endroit au Canada que peut désigner le conseil d'administration, à la date fixée par ce dernier.

À l'assemblée annuelle, en plus des autres affaires qui peuvent être traitées, les états financiers et le rapport des vérificateurs sont transmis aux membres et le rapport annuel du conseil d'administration est approuvé.

Le comité exécutif, le président du conseil d'administration ou le vice-président du conseil d'administration ont le pouvoir de convoquer en tout temps une réunion générale du conseil d'administration.

8.02 Date, heure et lieu. Le conseil d'administration peut tenir ses réunions aux date, heure et lieu déterminés par les membres, en donnant normalement un préavis écrit de quatorze (14) jours à chacun d'eux. Le conseil d'administration se réunit au moins deux (2) fois par an.
8.03 Quorum. La majorité des membres constitue le quorum aux réunions du conseil d'administration.
8.04 Erreur ou omission. Une erreur ou une omission commise dans la transmission du préavis d'une réunion du conseil d'administration ou d'une réunion ajournée n'invalide pas cette réunion et ne rend pas nulles les décisions qui y sont prises. Un membre peut en tout temps renoncer au préavis et ratifier, approuver et confirmer des décisions prises à la réunion.
8.05 Participation. Un membre peut participer aux réunions du conseil d'administration ou d'un comité en utilisant la téléconférence ou un autre moyen de communication qui permet à tous les membres participant à la réunion d'entendre les autres et d'être en communication directe et instantanée avec eux. Un membre qui participe ainsi à une réunion est réputé y être présent.
8.06 Procès-verbaux. Le public a accès aux procès-verbaux des réunions du conseil d'administration ou du comité exécutif, à l'exception de ceux qui, selon le conseil d'administration, ont un caractère confidentiel. Une copie des procès-verbaux est remise à chaque membre.
8.07 Transparence. À moins que le conseil d'administration n'en décide autrement à l'égard de procès-verbaux, travaux et rapports de délibérations particuliers, les membres entendent mener les affaires du conseil d'administration de manière ouverte et transparente.
8.08 Votes. Chaque membre, autre que le président des IRSC, présent à une réunion dispose d'un vote relativement à toute question soulevée lors de la réunion. Les décisions sont prises à la majorité des membres présents. En cas d'égalité, le président des IRSC dispose d'une voix prépondérante. Une résolution signée par tous les membres du conseil d'administration ou d'un comité est valide comme si elle avait été adoptée à une réunion dûment convoquée, constituée et tenue à cette fin.
8.09 Décisions du conseil d'administration. Un extrait du procès-verbal d'une réunion du conseil d'administration ou d'un comité, signé par un dirigeant des IRSC, fait foi des délibérations.

 Article 9 - Instituts de recherche en santé

9.01 Le conseil d'administration :

a) met sur pied des instituts de recherche en santé, qui sont des divisions des IRSC, veille à leur maintien et les dissout et fournit à chacun d'eux un mandat;

b) dote chaque institut d'un conseil consultatif, dont il nomme les membres;

c) nomme un directeur scientifique pour chaque institut;

d) élabore des politiques sur le rôle et le fonctionnement des instituts et de leurs conseils consultatifs ainsi que sur le rôle et la façon de procéder de leurs directeurs scientifiques.

9.02 Le conseil d'administration nomme aux conseils consultatifs des femmes et des hommes capables de contribuer à la réalisation de la mission des IRSC dans l'intérêt de toute la population canadienne; il envisage la possibilité d'y nommer des femmes et des hommes reflétant les normes les plus élevées de l'excellence scientifique et représentant les divers milieux et disciplines visés, notamment des chercheurs dans les domaines de la recherche biomédicale, de la recherche clinique et de la recherche sur les services et systèmes de santé, sur la santé des populations, sur les dimensions sociales et culturelles de la santé et sur les effets de l'environnement sur la santé.

Article 10 - Règles et règlements

10.01 Le conseil d'administration peut prendre les politiques, règles et règlements concernant la gestion et le fonctionnement des IRSC qui ne sont pas incompatibles avec le présent règlement administratif et qu'il estime indiqués.

Article 11 - États financiers et vérification

11.01 Approbation du président des IRSC. Les états financiers qui sont inclus dans le rapport annuel sont signés par le président des IRSC au nom du conseil d'administration.
11.02 Orientation stratégique et objectifs. Les plan d'orientation stratégique et d'objectifs et les budgets sont approuvés par le conseil d'administration avant d'être présentés au ministre.
11.03 Comptes. Le président des IRSC peut ouvrir et garder ouverts les comptes bancaires dont les IRSC peuvent avoir besoin, et les opérations peuvent être effectuées par le président des IRSC et un dirigeant.
11.04 Vérification. Le vérificateur général du Canada examine chaque année les comptes et opérations financières des IRSC et présente son rapport au conseil d'administration et au ministre.
11.05 Parlement. Dans les quatre (4) mois suivant la fin de chaque exercice, le conseil d'administration présente au ministre le rapport annuel sur les activités des IRSC au cours de cet exercice, son orientation stratégique et ses objectifs, accompagné des états financiers et du rapport du vérificateur général du Canada.
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