Politique des IRSC sur l’approbation électronique des demandes par les établissements

1.0 Politique

Les IRSC exigent que tous les établissements jugés admissibles par les IRSC approuvent par voie électronique toutes les demandes soumises par les candidats principaux désignés de leur établissement. Cette politique s'applique aux programmes pour lesquels la fonctionnalité existe dans RechercheNet.

2.0 Responsabilités

2.1 Responsabilités des établissements jugés admissibles par les IRSC

Les établissements qui administrent des subventions et bourses des IRSC doivent s'acquitter des responsabilités suivantes :

  1. Donner du soutien et de l'information aux candidats à leur établissement sur des questions concernant le processus d'approbation électronique et la « date limite interne de l'établissement ».
  2. Approuver, par voie électronique, les demandes selon la définition des IRSC de la « Portée des signatures figurant sur les formulaires de demande ».
  3. Respecter la politique des IRSC sur les « Signatures requises sur les demandes soumises électroniquement par RechercheNet ». Si le représentant autorisé à leur établissement n'est pas en mesure de respecter toutes les obligations décrites dans la section intitulée « Portée des signatures figurant sur les formulaires de demande » du Guide de subventions et bourses des IRSC, obtenez les autres signatures requises.
  4. Soumettre les demandes par voie électronique aux IRSC au moyen de RechercheNet dans les 2 jours ouvrables après la date limite de présentation des demandes des IRSC (c.-à-d. la date limite à laquelle les établissements doivent soumettre leur demande par voie électronique aux IRSC au moyen de RechercheNet.).
  5. Tenir à jour une liste de tous les représentants autorisés à l'établissement.
  6. Veiller à ce que les représentants autorisés qui ont accès à l'outil d'approbation électronique puissent accéder aux renseignements contenus dans les demandes.
  7. Informer les IRSC des changements et des nouvelles nominations de premiers représentants autorisés.

2.2 Responsabilités des IRSC

  1. Disséminer/fournir de l'information (c.-à-d. le matériel de formation et de communication) au sujet de l'outil d'approbation électronique.
  2. Fournir, au moyen de RechercheNet, les outils électroniques qui sont nécessaires au soutien du processus d'approbation électronique de demande dont il a été convenu.
  3. Établir un accès privilégié aux représentants des établissements, sur demande.
  4. Offrir un soutien technique aux candidats principaux désignés et aux établissements pendant les heures normales de soutien de RechercheNet.
  5. Conserver et surveiller un processus de « liste de contrôle » pour suivre et authentifier les transactions liées aux approbations électroniques.
  6. Permettre l'accès, lorsqu'il y a lieu, à une liste de contrôle comme preuve documentaire à des fins juridiques.
  7. Tenir à jour une liste des premiers représentants autorisés à l'établissement (maximum de deux par établissement).
  8. Conserver dans un dossier, toutes les demandes, y compris les signatures originales (« authentiques ») recueillies dans le cas des demandes approuvées par voie électronique, selon la période de conservation des IRSC.

2.3 Responsabilités des candidats

La responsabilité suivante est propre au processus d'approbation électronique et constitue une responsabilité additionnelle selon la définition des IRSC de la « Portée des signatures figurant sur les formulaires de demande ».

  1. Soumettre les demandes par voie électronique au moyen de RechercheNet à l'établissement qui administrera les fonds avant la date limite interne de l'établissement.

3.0 Résolution des cas d'inobservation

Advenant des situations dans lesquelles un établissement ne se conforme pas à la politique de l'organisme en vertu de la politique des IRSC, ces derniers suivront les procédures suivantes :