Mandat – Comité de vérification

Autorité

  • Loi sur la gestion des finances publiques (LGFP)
  • Politique sur la vérification interne du CT (1er avril 2012), Directive sur la vérification interne au gouvernement du Canada
  • Règlement des IRSC - Article 5, paragraphe 5.04

Présidence et composition

Le comité de vérification sera formé d'un président, qui est membre du conseil d'administration, et d'au moins trois (3) membres externes choisis par le conseil d'administration selon les conseils de son Comité de mise en candidature et de gouvernance et du Bureau du contrôleur général (BCG), et selon l'approbation du Conseil du Trésor.

Pour être admissibles à titre de membres externes, les candidats doivent être indépendants de la fonction publique fédérale et provenir de l'extérieur de celle-ci. Ils doivent être libres de tout conflit d'intérêts réel ou perçu. De plus, les candidats doivent :

  • répondre aux exigences du profil de compétences du BCG s'appliquant à un comité de vérification;
  • bien connaître la communication de l'information financière dans le secteur privé ou public ou acquérir les connaissances nécessaires au cours de la première année de leur nomination.

Les candidats devront être choisis de façon à ce que leurs compétences, connaissances et expérience réunies permettent au comité d'accomplir ses tâches avec compétence et efficacité. Au moins un des membres doit être un expert financier détenant un titre de comptable professionnel.

Le président des IRSC est membre d'office du comité, mais n'a pas droit de vote.

Durée

Chaque membre initial du comité sera nommé pour une période n'excédant pas quatre ans, en s'assurant, dans la mesure du possible, que pas plus du tiers des membres du comité n'arrivent à la fin de leur mandat au cours d'une année donnée. Les membres nommés subséquemment le seront pour une période de quatre ans. Les membres ainsi nommés ne peuvent exécuter plus de deux mandats consécutifs. Ceci ne s'applique pas au président.

Réunions

Le comité tient au moins deux réunions en personne par année, à la demande du président du comité ou du président des IRSC. Aucun remplaçant n'est accepté.

On s'attend à ce que le président des IRSC, le dirigeant principal des finances (DPF) et le dirigeant principal de la vérification (DPV) prennent part à toutes les réunions du comité relatives à la vérification. Le président du comité peut demander la participation d'autres représentants des IRSC.

Le président du comité invitera, au besoin, des certificateurs externes à assister à une réunion afin de discuter des plans, des résultats et d'autres questions d'intérêt réciproque.

Au besoin, le président du comité demandera à des représentants du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada d'assister à une de ses réunions.

S'il y a lieu, le comité convoquera individuellement à une réunion à huis clos les personnes suivantes : le président des IRSC, le DPF, le DPV, les certificateurs externes ou tout autre représentant, à sa discrétion.

Quorum

Une majorité des membres (50 % plus 1).

Référence

Règles de procédure de Bourinot, 4e édition.

Mission

Passer en revue, selon une démarche fondée sur les risques, tous les principaux secteurs définis dans les Rôles et responsabilités en ce qui touche les processus de gestion, de contrôle et de reddition de comptes de l'organisation, y compris la production de rapports.

Rôles et responsabilités

Le comité de vérification s'assurera que le président des IRSC et le conseil d'administration reçoivent des recommandations et des conseils indépendants et objectifs, ainsi qu'une orientation quant à la pertinence et au fonctionnement des cadres et des processus de gestion des risques, de contrôle, de gouvernance, de vérification et de reddition de comptes des IRSC. À la demande du président, le comité de vérification doit formuler des conseils et des recommandations sur des questions relevant de ce dernier qui, en tant qu'administrateur des comptes, est chargé de faire rapport devant les commissions parlementaires. Le comité ne détiendra aucun pouvoir exécutif et devra s'acquitter de ce qui suit :

  • Valeurs et éthique. Examiner, au moins une fois par année, les dispositions prises par le président et le conseil d'administration pour suivre, illustrer et promouvoir les valeurs de la fonction publique, pour s'assurer de la conformité avec les lois, les règlements, les politiques et les normes en matière de conduite éthique, et pour relever et traiter tout cas de violation des droits ou des normes d'éthique. Cet examen peut également porter sur les procédures et les mécanismes de rétroaction mis en place pour surveiller la conformité avec le code de déontologie et les politiques en matière d'éthique, ainsi que sur la manière dont les processus favorisent le maintien de normes élevées en matière d'éthique.

  • Gestion des risques. Au moins une fois par année, passer en revue le profil de risques des IRSC et les dispositions prévues pour la gestion des risques au sein de l'organisation, et donner des avis à cet égard.

  • Cadre de contrôle de gestion. Au moins une fois par année, passer en revue les mécanismes de contrôle interne de la direction, formuler des conseils à ce sujet et se tenir informé sur toute question d'importance découlant du travail réalisé par d'autres certificateurs auprès de la haute direction et de l'administrateur général.

  • Fonction de vérification interne

    • Recommander une politique de vérification interne des IRSC pour approbation par le conseil d'administration, et examiner régulièrement cette politique pour en assurer la pertinence et l'efficacité.
    • Conseiller le conseil d'administration sur la pertinence des ressources liées à la fonction de vérification interne des IRSC.
    • Examiner le plan de vérification interne fondé sur les risques préparé par le DPV en vue de recommander son approbation par le conseil d'administration.
    • Examiner les rapports périodiques faisant état des progrès réalisés dans l'exécution du plan de vérification interne fondé sur les risques.
    • Examiner régulièrement le rendement de la fonction de vérification interne des IRSC.
    • Conseiller le président des IRSC et le conseil d'administration à propos du recrutement, de la nomination et de l'évaluation du rendement du DPV.
    • Au nom du conseil d'administration, recevoir et approuver les rapports de vérification interne et les plans d'action de la direction en vue de donner suite aux recommandations.
    • Être informé au sujet des vérifications et des tâches connexes qui ne font pas l'objet d'un rapport au comité, et être au fait de toutes les questions d'importance qui en découlent.
  • Certificateurs externes

    • Être informé de tous les travaux de vérification concernant l'organisation que doivent effectuer les certificateurs externes, y compris la réponse de la direction, ainsi que de toutes les questions et priorités de vérification soulevées par les certificateurs externes, et conseiller l'administrateur général à ce sujet.
  • Suivi des plans d'action de la direction

    • Le comité de vérification examine les rapports périodiques du DPV sur les progrès réalisés dans la mise en œuvre des plans d'action de la direction approuvés, élaborés à partir des recommandations formulées dans le cadre de vérifications internes précédentes, ainsi que les plans d'action de la direction découlant des travaux des certificateurs externes. Cela consistera notamment à examiner l'évaluation du DPV sur l'impact des mesures proposées et à déterminer si celles-ci serviront à gérer les risques identifiés.
  • États financiers et rapports sur les comptes publics. Examiner les principaux rapports de gestion financière des IRSC et les divulgations de l'organisation, y compris les rapports financiers trimestriels, les états financiers annuels et les Comptes publics, la Déclaration annuelle de responsabilité de la direction, y compris les contrôles internes applicables aux rapports financiers, les plans d'évaluation fondés sur les risques et les résultats connexes concernant l'efficacité du système des contrôles internes de l'organisation applicables aux rapports financiers, et conseiller le président et le conseil d'administration à ce sujet.

    Lors de la vérification des états financiers, le comité examinera :

    • le plan concernant la vérification des états financiers des IRSC par le cabinet de vérificateurs externes retenu à cette fin;
    • les états financiers en collaboration avec le vérificateur externe et la haute direction, et discutera de toute estimation comptable importante et des corrections nécessaires aux états financiers à la suite de la vérification, de même que des difficultés ou des différends avec la direction qui ont pu surgir au cours de la vérification;
    • les lettres de la direction en réponse à la vérification externe des états financiers ou des Comptes publics;
    • les conclusions et les recommandations du vérificateur relatives aux contrôles internes mis en place pour la communication des états financiers et en examinera les répercussions sur les processus de contrôle, de gestion des risques et de gouvernance.
  • Reddition de comptes. Recevoir, à titre informatif, le Rapport sur les plans et priorités (RPP), le Rapport ministériel sur le rendement (RMR), des rapports et plans d'évaluation ainsi que d'autres rapports importants pour la reddition de comptes qui permettent au Comité de vérification de mieux connaître le contexte et d'avoir l'information nécessaire pour éclairer le président et le conseil d'administration.

Présentation de rapports

S'il y a lieu, le président du comité informera périodiquement, au nom de ce dernier, le ministre sur des sujets d'importance qui ressortent du travail de vérification interne et des délibérations du comité. On donnera l'occasion au ministre de rencontrer le comité de vérification, avec l'administrateur général, au moins une fois par année.

À chaque réunion du conseil d'administration, le comité de vérification rendra normalement compte de tout le travail effectué depuis la dernière réunion du conseil.

Le président du comité préparera, en consultation avec les autres membres du comité, un plan afin de veiller à s'acquitter pleinement des responsabilités annuelles et courantes. Ce plan sera présenté au comité pour approbation.

Le comité préparera un rapport annuel destiné au président des IRSC et au conseil d'administration. Ce rapport :

  • résume les résultats de l'examen que le comité a fait des secteurs de responsabilité;
  • présente l'évaluation des membres indépendants de la capacité, de l'indépendance et du rendement de la fonction de vérification interne et énonce des recommandations, au besoin, à cet égard;
  • précise que les vues qui y sont exprimées sont uniquement celles des membres indépendants, peu importe l'aide reçue des agents de l'organisation dans sa préparation.

Le comité doit assurer le suivi de toutes les questions relatives à son mandat qui pourraient lui être soumises par le conseil d'administration.

Évaluation

Chaque année, le comité reverra son mandat et réaffirmera la légitimité des membres qui le composent.

Nominations

Approuvé à la 61e réunion du conseil d'administration des 24 et 25 juin 2009.

Mandat

Approuvé à la 54e réunion du conseil d'administration des 18 et 19 mars 2008. Dernière révision : 88e réunion du conseil d'administration du 26 juin 2014.

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