Guide d’évaluation par les pairs pour les demandes de bourse salariale et de formation

Table des matières

Section I – Résumé des modifications

Section II – Politique et Principes directeurs

  1. 1. But du guide
  2. 2. Évaluation par les pairs aux IRSC
  3. 3. Principes de l'évaluation par les pairs
  4. 4. Politiques influant sur l'évaluation par les pairs

Section III – Évaluation par les pairs

  1. 5. Membres des comités d'évaluation par les pairs
  2. 6. Types d'évaluation et formats des réunions
  3. 7. Processus d'évaluation par les pairs
  4. 8. Décision de financement

Section I – Résumé des modifications

  1. Rationalisation
    Des détails ont été ajoutés aux instructions sur le processus de rationalisation. De plus, un aspect de la procédure de rationalisation pour l'évaluation du mérite a été modifié : la moyenne de la note des deux évaluateurs internes pour l'impact potentiel et le mérite scientifique est inférieure à 3,50. Pour de plus amples renseignements, consultez la section 7.3.1.1.
  2. Genre, sexe et recherche en santé – Un outil pour les pairs évaluateurs
    Un nouvel outil a été élaboré pour aider les pairs évaluateurs à décider si les notions de genre et/ou de sexe sont intégrées adéquatement aux plans de recherche proposés par les candidats des IRSC. Pour de plus amples renseignements, consultez la section 4.3.

Section II – Politique et Principes directeurs

1. But du guide

Au nom des IRSC, je tiens à vous remercier d'avoir accepté d'être membre d'un comité d'évaluation par les pairs. Le succès du processus d'évaluation par les pairs est rendu possible grâce à des gens comme vous qui mettent leur temps et leur expertise au service des comités. Les IRSC et le milieu scientifique vous en sont très reconnaissants.

Le processus d'évaluation par les pairs est décrit en détail dans ce guide et sur le site Web des IRSC. Il est essentiel que les membres des comités lisent le guide et la possibilité de financement du concours pour se familiariser avec ces documents. Pour de l'information concise sur les rôles de chacun des membres de comité et leurs responsabilités, consultez le Rôle des membres des comités d'évaluation par les pairs.

Le présent guide a pour but de fournir de l'information sur les objectifs, la gouvernance et les politiques des IRSC, d'exposer les rôles et les responsabilités des membres des comités d'évaluation par les pairs, et de définir les politiques et les procédures de l'évaluation par les pairs.

Les politiques et procédures concernant l'évaluation des demandes de subvention se trouvent dans le Guide d'évaluation par les pairs des IRSC pour les demandes de subvention. Pour connaître les règles détaillées qui s'appliquent à tous les aspects des programmes de financement des IRSC, consultez le Guide de subventions et bourses.

2. Évaluation par les pairs aux IRSC

Le mandat des Instituts de recherche en santé du Canada (IRSC) est le suivant :

« Exceller selon les normes internationales reconnues d'excellence scientifique, dans la création de nouvelles connaissances et leur application en vue d'améliorer la santé de la population canadienne, d'offrir de meilleurs produits et services de santé et de renforcer le système de santé au Canada. »

Le but de l'évaluation par les pairs est d'assurer l'excellence dans la recherche financée par les IRSC. Le système d'évaluation par les pairs assure également la reddition de comptes non seulement au gouvernement du Canada et aux contribuables canadiens – la source des fonds des IRSC – mais aussi à l'ensemble du milieu de la recherche. L'évaluation par les pairs est réalisée par des comités d'experts qui recoupent les quatre grands thèmes de la recherche en santé (biomédecine, recherche clinique, systèmes et services de santé, et santé publique et des populations).

L'évaluation par les pairs est supervisée par le conseil scientifique (CS) des IRSC, qui régit tous les aspects de la prise de décision concernant la recherche. Le CS exerce une direction scientifique et donne des avis au conseil d'administration (CA) sur les priorités et stratégies en matière de recherche en santé et d'application des connaissances (AC), et recommande des investissements stratégiques conformément au plan stratégique quinquennal des IRSC. L'approbation des possibilités de financement pour toutes les initiatives de recherche et d'application des connaissances fait partie intégrante des responsabilités du CS.

Pour obtenir de plus amples renseignements sur les types d'évaluation par les pairs et les formats des réunions aux IRSC, consultez les Types d'évaluation aux IRSC.

3. Principes de l'évaluation par les pairs

3.1 Confidentialité

La confidentialité signifie que les renseignements sur une personne ne doivent pas être divulgués, directement ou indirectement, à quiconque sans le consentement exprès de cette personne. Les renseignements fournis par les candidats dans leurs demandes sont protégés par la Loi sur la protection des renseignements personnels et sont mis à la disposition des évaluateurs externes seulement à des fins d'évaluation. Donc, les renseignements contenus dans les demandes et les rapports des évaluateurs, de même que les noms des évaluateurs et le contenu des discussions des comités sont strictement confidentiels. L'utilisation de ces renseignements à d'autres fins que celles précisées ici constitue une infraction à la Loi sur la protection des renseignements personnels et pourrait donner lieu à une enquête des IRSC et/ou à un rapport à l'intention du Commissariat à la protection de la vie privée fédéral.

Les membres du comité doivent s'abstenir de discuter avec les candidats ou avec quiconque à l'extérieur du comité des renseignements liés à l'examen d'une demande particulière ou d'offrir leur avis sur les chances de réussite ou les risques d'échec. Les candidats ne doivent pas prendre contact avec les membres des comités, y compris le président et l'agent scientifique, pour s'enquérir de leurs demandes (cotes, rang dans le comité, etc.). Toutes les demandes de renseignements au sujet d'une demande ou d'un rapport d'évaluation doivent être envoyées au directeur adjoint aux IRSC responsable du comité concerné.

Selon la loi, le candidat a accès à son dossier et, conséquemment, tous les documents utilisés dans l'évaluation de la demande sont à sa disposition une fois qu'il a été avisé de la décision des IRSC, et les IRSC ne réviseront pas les évaluations fournies. Veuillez noter que les IRSC ne révéleront en aucun cas le nom des évaluateurs au candidat. Toutefois, la liste des membres du comité d'évaluation par les pairs sera publiée sur le site Web des IRSC 60 jours après l'approbation du financement par le conseil scientifique dans le cadre d'un cycle de concours.

3.2 Conflits d'intérêts

Les IRSC doivent veiller à ce que leurs décisions soient non seulement justes et objectives, mais qu'elles soient également perçues comme telles. Selon la Politique sur les conflits d'intérêts et la confidentialité des organismes fédéraux de financement de la recherche (PCIC), un conflit d'intérêts est un conflit entre les obligations et les responsabilités d'un participant à un processus d'évaluation et ses intérêts privés, professionnels, commerciaux ou publics. Il peut y avoir un conflit d'intérêts réel, apparent ou potentiel lorsqu'un membre de comité d'évaluation, un examinateur de l'extérieur ou un observateur se retrouve dans l'une des situations suivantes :

  1. pourrait recevoir un avantage professionnel ou personnel résultant de la possibilité ou du programme de financement ou d'une demande qui fait l'objet d'une évaluation;
  2. entretient une relation professionnelle ou personnelle avec un candidat ou l'établissement du candidat;
  3. a un intérêt financier direct ou indirect dans une possibilité ou un programme de financement ou une demande qui fait l'objet d'une evaluation;
  4. si, à l'heure actuelle, elle fait l'objet d'une enquête quant à une violation présumée des politiques des organismes de financement.

Un conflit d'intérêts peut être considéré comme réel ou apparent lorsqu'un membre de comité d'évaluation, un évaluateur externe ou un observateur :

  • est un parent ou un ami proche d'un candidat ou entretient une relation personnelle avec un candidat;
  • pourrait obtenir ou perdre un avantage financier ou matériel à la suite du financement de la demande;
  • a depuis longtemps des divergences de vues d'ordre scientifique ou personnel avec les candidats;
  • a une affiliation avec l'établissement, l'organisation ou l'entreprise des candidats (y compris avec des hôpitaux de recherche ou des instituts de recherche affiliés);
  • a une affiliation professionnelle étroite avec un candidat si l'une des situations suivantes est survenue au cours des six dernières années :
    • avoir des interactions fréquentes et régulières avec un candidat dans le cadre de fonctions exercées au sein d'un même département, d'un même établissement, d'une même organisation ou d'une même entreprise;
    • avoir été le superviseur ou le stagiaire d'un candidat;
    • avoir collaboré, publié ou partagé des fonds avec un candidat ou prévoir le faire prochainement;
    • travailler pour l'établissement demandeur;
  • estime, pour quelque raison que ce soit, être incapable de réaliser une évaluation impartiale de la demande.

Tous les membres de comité (président, agent scientifique, évaluateurs, etc.) doivent se conformer aux mêmes directives en matière de conflits d'intérêts. Au cours des réunions de comité, il incombe au personnel des IRSC et au président de trancher la question en cas de doute.

Tous les membres de comité doivent lire la PCIC et accepter de la respecter avant de regarder le contenu d'une demande.

3.3 Impartialité

Le succès du système d'évaluation par les pairs dépend essentiellement de la volonté et de la capacité de tous les membres des comités d'être justes et raisonnables, de faire preuve d'un jugement scientifique rigoureux et de comprendre le contexte particulier de chaque demande, tout en en tenant compte de façon équilibrée. Pour les programmes auxquels les évaluations écrites sont obligatoires, les évaluations sont remises aux candidats sans que le personnel des IRSC les modifie, et les IRSC n'assument pas la responsabilité de leur contenu. Un candidat ne considérera pas impartiale votre évaluation se elle contient des commentaires qui pourraient être interprétés de quelque façon comme étant sarcastiques, irrévérencieux, arrogants ou inopportuns. Inversement, une évaluation constructive, qui aide le candidat en soulignant les faiblesses qu'il pourra corriger en présentant à nouveau sa demande, permettra de convaincre un candidat déçu que vous avez fait une évaluation impartiale de la proposition.

4. Politiques influant sur l'évaluation par les pairs

Certaines politiques ne s'appliquent pas nécessairement à tous les programmes de bourses salariales et de formation. Consultez le guide des évaluateurs pour votre possibilité de financement ou contactez le coordonnateur de votre comité pour de plus amples renseignements.

4.1 Collaborations internationales et recherche en santé mondiale

Selon la Loi sur les IRSC, les IRSC peuvent remplir leur mandat par : « la poursuite d'occasions pour les scientifiques canadiens de participer à des projets ou partenariats internationaux de recherche en matière de santé et l'appui à cette participation ». Par conséquent, les IRSC acceptent les demandes pour des recherches qui seront réalisées dans d'autres pays ou en collaboration avec des candidats établis dans d'autres pays. Le caractère international de la recherche ne devrait pas être un facteur dans l'évaluation scientifique de la proposition, sinon pour déterminer la faisabilité de la recherche proposée et la qualité de la question de recherche. Les évaluateurs ne devraient également pas être influencés par le financement obtenu ou demandé pour les composantes internationales lorsqu'ils recommandent un budget pour la ou les composantes canadiennes. Pour des renseignements détaillés sur la marche à suivre pour demander des fonds aux fins d'un partenariat international, consultez les sous-sections intitulées « Recherche en santé mondiale » et « Collaborations internationales » du Guide de subventions et bourses.

Pour de plus amples renseignements sur la façon dont les IRSC supportent les collaborations internationales et la recherche en santé mondiale, veuillez consulter la page Internationalisation des outils liés aux politiques et aux programmes de financement des IRSC.

4.2 Application des connaissances

L'application des connaissances est partie intégrante du mandat des IRSC et est divisée en deux grandes catégories : l'AC en fin de subvention et l'AC intégrée. Avec ces deux catégories d'application des connaissances, les IRSC s'attendent à ce que les chercheurs assurent la dissémination de leurs résultats et facilitent leur application en vue d'améliorer la santé de la population, d'offrir de meilleurs produits et services de santé et/ou de renforcer le système de santé. Veuillez noter que les coûts de dissémination constituent des dépenses admissibles dans toutes les subventions des IRSC et allocations de recherche.

Pour ce qui est de l'AC en fin de subvention, il existe de nombreux moyens de dissémination, et il incombe au chercheur/étudiant de choisir le véhicule qui assurera l'impact le plus grand auprès de l'auditoire d'utilisateurs des connaissances visé. Quand les premiers utilisateurs des connaissances sont des chercheurs, la dissémination des résultats au moyen de la publication d'articles dans des revues de grande qualité et accessibles convient, même si d'autres stratégies qui permettent de mieux faire connaître les résultats et de faciliter leur application peuvent aussi convenir. Quand des auditoires d'utilisateurs des connaissances en dehors du milieu de la recherche devraient être informés de résultats de recherche particuliers, on s'attend à ce qu'il y ait des plans de dissémination avec des objectifs plus ambitieux et des stratégies plus détaillées. Dans le cas de l'AC intégrée, les intervenants ou les utilisateurs potentiels des connaissances issues de la recherche prennent part à l'ensemble du processus de recherche, et la recherche vise à trouver des solutions aux questions ou problèmes soulevés par les intervenants ou les utilisateurs des connaissances. Consultez À propos de l'application des connaissances pour de plus amples renseignements.

4.3 Genre, sexe et recherche en santé

On encourage les candidats à démontrer dans leurs demandes qu'ils feront une analyse des différences de genre et des différences de sexe. L'analyse des différences de genre et des différences de sexe vise systématiquement les différences biologiques (sexe biologique) et socioculturelles (sexe social ou genre) qui existent entre les hommes et les femmes et entre les filles et les garçons, sans présumer pour autant que de telles différences existent. Ce champ de recherche vise à favoriser une recherche en santé rigoureuse qui élargit la compréhension des déterminants de la santé chez les deux sexes et conduit à des améliorations de la santé et des soins de santé. Cet outil a pour but de fournir aux pairs évaluateurs un cadre pour décider si les notions de genre et/ou de sexe sont intégrées adéquatement aux plans de recherche proposés par les candidats des IRSC. Pour de plus amples renseignements, consultez Intégrer les notions de genre et de sexe à la recherche en santé : un outil pour les pairs évaluateurs des IRSC.

4.4 Langues officielles

Les organismes fédéraux sont tenus d'intervenir positivement pour assurer soutien et reconnaissance aux communautés linguistiques minoritaires au Canada. Pour les IRSC, cela se traduit par l'obligation de promouvoir la recherche en santé dans et pour ces communautés. Pour plus d'information, consultez l'Énoncé de politique des IRSC sur les langues officielles. Cela dit, les demandes provenant de ces communautés doivent être soumises à une évaluation par les pairs aussi rigoureux que les autres demandes.

4.5 Publications et productivité

L'excellence du dossier des candidats constitue un critère d'évaluation important pour tous les programmes de financement. Un facteur principal dans l'évaluation de ce critère est la productivité des candidats, déterminée par la qualité et l'impact des contributions des candidats dans le domaine. Lorsqu'ils évaluent la qualité des publications, les comités d'évaluation par les pairs devraient se concentrer sur la qualité du contenu des publications et ne PAS simplement tenir compte du nombre de publications ni de la qualité ou du facteur d'impact des revues. Dans le cas des publications où il y a plusieurs auteurs ou des travaux en collaboration, on conseille aux candidats de décrire leur contribution, et les évaluateurs devraient évaluer la contribution particulière du candidat au travail.

Les IRSC financent la recherche dans de nombreux domaines liés à la santé, et les formes de publications de recherche peuvent varier énormément d'une discipline à l'autre. En plus de publier dans les revues à comité de lecture traditionnelles, les chercheurs en santé publient dans les livres, les monographies, les mémoires ou articles spéciaux, les articles de rétrospective, les comptes rendus de conférences ou de colloques et les résumés scientifiques, les publications gouvernementales, etc. Dans certains domaines de recherche qui évoluent rapidement, par exemple, certaines disciplines de l'informatique, de la génétique ou de la microélectronique, on a recours à des moyens spéciaux en vue d'atteindre l'auditoire cible rapidement. Les communiqués, les imprimés minute de rapports, les lettres et la distribution électronique des tirés à part constituent d'importants véhicules de dissémination des résultats de recherche. Toutes ces contributions devraient être traitées sur le même pied quand on évalue la qualité et l'impact, et les évaluateurs ne devraient pas considérer certaines d'entre elles comme des publications de deuxième ordre ou grises.

Quand ils évaluent la productivité, les évaluateurs devraient aussi tenir compte des retards légitimes dans la recherche et la dissémination des résultats de recherche. Il peut arriver dans certaines circonstances qu'un chercheur ne soit pas en mesure ou ne souhaite pas publier ses résultats de recherche avant de faire une demande de financement auprès des IRSC. Par exemple, le temps nécessaire pour terminer une monographie peut excéder l'intervalle de temps entre deux demandes, ou la protection de la propriété intellectuelle peut occasionner un retard dans la publication. La productivité peut aussi varier pour des raisons personnelles, comme la maternité ou le soin de jeunes enfants, un détachement administratif, une incapacité, des soins à des personnes âgées, etc., que le bénéficiaire ait pris ou non un congé officiel. On conseille aux candidats d'expliquer clairement et exhaustivement dans leur demande toutes les circonstances qui ont une influence sur la dissémination des résultats de recherche. Les comités d'évaluation par les pairs doivent tenir compte de l'effet de pareilles circonstances sur la productivité sans négliger de s'assurer que la recherche demeure de qualité concurrentielle.

Section III – Évaluation par les pairs

5. Membres des comités d'évaluation par les pairs

La composition des comités d'évaluation par les pairs varie selon le type d'évaluation. Les membres des comités sont choisis pour leur excellence comme chercheurs, attestée par leur capacité d'obtenir de façon continue des fonds de sources externes sur la base d'une évaluation par les pairs, ainsi que par l'étendue de leurs connaissances et la maturité de leur jugement. Pour plus d'information, consultez les Lignes directrices sur la composition des comités d'évaluation par les pairs. En tant que groupe, les comités doivent également couvrir l'éventail des domaines de recherche dont ils sont responsables, représenter comme il se doit le milieu canadien de la recherche en santé, effectuer des évaluations dans les deux langues officielles, et tenir compte de la logistique imposée par les conflits d'intérêts et le roulement des membres des comités. Pour plus d'information, consultez la Procédure de sélection des membres de comités d'évaluation par les pairs.

Pour obtenir de plus amples renseignements sur les pairs évaluateurs, consultez le Rôle des membres des comités d'évaluation par les pairs.

Pour des instructions détaillées sur les membres des comités d'évaluation par les pairs, consultez les Instructions aux membres des comités.

6. Types d'évaluation et formats des réunions

Les IRSC se livrent généralement à deux grands types d'évaluation par les pairs : les évaluations structurées et les évaluations non structurées. De plus, l'évaluation par les pairs est habituellement effectuée lors d'une réunion en personne, par téléconférence et/ou à domicile au moyen de la technologie de RechercheNet dans un contexte virtuel. Quel que soit le type d'évaluation, l'objectif demeure le même : soutenir l'excellence. Voici les principaux facteurs qui déterminent le type d'évaluation et le format de la réunion associés à une possibilité de financement :

  1. Objectifs du programme
  2. Nombre de demandes prévu
  3. Longueur des demandes
  4. Nature de l'évaluation requise (c.-à-d. par critères pondérés, consensus ou classement)

Pour obtenir plus d'information sur les différents types d'évaluation par les pairs et les formats des réunions, consultez les Types d'évaluation aux IRSC.

Le type d'évaluation par les pairs et le format des réunions peuvent varier d'une possibilité de financement à l'autre. Consultez le Guide des évaluateurs pour de plus amples renseignements sur le type d'évaluation par les pairs et le format qui seront utilisés pour votre comité d'évaluation par les pairs.

7. Processus d'évaluation par les pairs

7.1 Entamer le processus d'évaluation

7.1.1 Évaluation de la pertinence

Le processus d'évaluation de la pertinence est utilisé par les responsables stratégiques et/ou les partenaires pour évaluer la concordance d'une demande avec le thème de recherche décrit dans la possibilité de financement (PF). Comme son nom l'indique, le processus est utilisé lorsqu'il est important que les demandes soient pertinentes par rapport aux objectifs de recherche visés par la PF. Cette approche d'évaluation est généralement réservée aux PF stratégiques et aux annonces de priorités.

7.1.2 Assignation des demandes

Toutes les demandes admissibles reçues au plus tard à la date limite sont inscrites au concours. Les demandes doivent être complètes au moment où elles sont présentées, sinon elles sont retirées du concours.

Selon le type d'évaluation effectué, les membres des comités se verront donner l'accès à la demande pour déclarer des conflits d'intérêts et indiquer leur niveau d'expertise (s'il y a lieu) avant ou après les assignations. Les présidents, les agents scientifiques et/ou le personnel des IRSC assignent les demandes aux membres des comités (habituellement deux évaluateurs internes et occasionnellement un lecteur). Ils peuvent aussi faire appel à des évaluateurs externes, au besoin. Les décisions concernant l'assignation des demandes sont du ressort ultime des IRSC.

7.2 Évaluation des demandes

Toutes les demandes présentées dans le cadre d'une possibilité de financement sont traitées de la même façon lors de l'évaluation : les mêmes critères et seuils de financement sont appliqués. Les évaluateurs étudient les demandes en fonction des critères qui sont décrits dans la possibilité de financement et qui varient selon le programme et la possibilité de financement. Dans la plupart des cas, l'évaluation des demandes se fait en deux étapes : une évaluation à domicile suivie du processus d'évaluation final pour terminer les évaluations.

7.2.1 Évaluation à domicile

Les évaluateurs doivent fournir une évaluation écrite qui peut contenir certains des éléments suivants :

  • un bref synopsis de la demande;
  • une évaluation de la demande (forces et faiblesses) en fonction des critères d'évaluation;
  • des commentaires sur les problèmes qui devraient être signalés.

Les évaluateurs doivent aussi attribuer une cote numérique à la demande. Par souci d'uniformité, tous les évaluateurs doivent adhérer à une échelle de cotation commune. Les évaluateurs attribuent aux demandes une note de 0,0 à 4,9; les demandes ayant obtenu une cote de 3,5 ou plus sont admissibles à du financement. Pour de plus amples renseignements, consultez la page Signification et utilisation de l'échelle de classement et de cotation.

Enfin, les évaluateurs doivent effectuer les tâches suivantes sur RechercheNet :

  1. télécharger les évaluations;
  2. attribuer une cote à chaque demande évaluée (à noter que, pour les évaluations non structurées, les évaluateurs ne sont pas obligés de s'en tenir à cette cote initiale et qu'ils peuvent la changer à la réunion du comité);
  3. évaluer la qualité générale de la demande, s'il y a lieu.

7.3 Terminer les évaluations

Les responsabilités premières d'un comité d'évaluation par les pairs sont d'évaluer les demandes présentées à un concours particulier et de les classer selon l'excellence à l'aide de l'échelle de cotation des IRSC. S'il y a lieu, le comité recommandera aussi un budget suffisant pour financer la recherche proposée. Il est important que les comités suivent des procédures définies de façon à fonctionner de manière uniforme.

Les membres d'un comité qui sont en conflit d'intérêts relativement à une demande (selon la définition donnée à la section 3.2, ci-dessus) ne doivent pas participer à l'évaluation de cette demande. Pour les réunions en personne ou par téléconférence, les membres du comité en conflit d'intérêts doivent s'absenter quand la demande est étudiée. Le président et le personnel des IRSC ont la responsabilité de surveiller les conflits d'intérêts et de résoudre les cas douteux.

Les variations entre les deux différents types d'évaluation par les pairs sont décrites ci-dessous à la section 7.3.1 (évaluation non structurée) et à la 7.3.2 (évaluation structurée).

7.3.1 Évaluation non structurée

L'évaluation des demandes, dans le contexte d'une évaluation non structurée, se termine par une réunion du comité afin de discuter des demandes et leur attribuer des cotes, à partir desquelles les IRSC produisent une liste prioritaire selon le rang pour prendre les décisions de financement.

7.3.1.1 Rationalisation

Pour de nombreux programmes, moins du tiers des demandes sont financées; il est donc important que les comités centrent leurs discussions sur les demandes les plus concurrentielles pour faire en sorte qu'une liste de classement précise soit produite. Pour aider à atteindre ce but, une procédure de « rationalisation » est utilisée pour éliminer les demandes non concurrentielles du processus de discussion, ce qui permet aux évaluateurs de consacrer plus de temps à juger et à classer les demandes qui pourraient être retenues. Cela permet aussi de s'assurer que les demandes les plus méritoires sont financées. Les candidats dont les propositions ont été l'objet de rationalisation tirent encore parti du processus d'évaluation puisqu'ils reçoivent les évaluations écrites à domicile des évaluateurs désignés.

Pour de plus amples renseignements sur la rationalisation, consultez la Procédure de rationalisation pour les réunions des comités d'évaluation par les pairs.

7.3.1.2 Notation des demandes

Si une demande n'est pas écartée par rationalisation, son évaluation se poursuit comme suit :

  • Le premier évaluateur présente son évaluation, en indiquant les forces et les faiblesses de la proposition;
  • Le second évaluateur s'attarde sur les points où il est en accord et en désaccord avec le premier évaluateur; il discute aussi des points qui n'ont peut-être pas été abordés par le premier évaluateur;
  • Si des rapports d'évaluation externe ont été fournis, un membre du comité les lit;
  • Le lecteur peut commenter les points qui ont été soulevés, ou en soulever d'autres, selon le cas;
  • Le président dirige les échanges de tous les membres du comité sur la proposition;
  • L'agent scientifique relit ses notes, qui représentent les principaux éléments de la discussion à prendre en considération pour coter la demande;
  • Le président cherche à obtenir une « cote consensuelle » des deux évaluateurs internes. Les évaluateurs internes peuvent modifier leurs cotes initiales s'ils jugent qu'il y a lieu de le faire. S'il est impossible d'en arriver à un consensus, le président déclare une cote consensuelle. Habituellement, c'est le résultat de la valeur moyenne des cotes révisées des deux évaluateurs internes après discussion (arrondie vers le haut, si nécessaire, à une décimale près);
  • Tous les membres du comité, y compris les deux évaluateurs internes, mais à l'exclusion du président et de l'agent scientifique, attribuent ensuite par vote secret une cote qui ne s'éloigne pas de plus de ±0,5 de la cote consensuelle. Les évaluateurs internes ne sont pas liés par la cote consensuelle. La cote attribuée à la demande correspond à la moyenne des cotes données par vote secret. On procède au vote même si la cote obtenue par consensus est inférieure à 3,5 (catégorie des demandes non subventionnables), mais la discussion portant sur le budget suivant le vote doit être brève..
7.3.1.3 Évaluation à la fin de la réunion

Une fois que toutes les demandes ont été évaluées, si le comité d'évaluation par les pairs juge qu'une demande a été traitée de façon différente, il est permis d'évaluer de nouveau une demande ou un petit nombre de demandes. Encore une fois, tout membre du comité ayant un conflit d'intérêts doit quitter la salle. Après discussion, la cote consensuelle est établie par les deux évaluateurs internes et le vote se poursuit comme précédemment. Le comité n'examine pas les cotes globales de toutes les demandes à la fin de la réunion puisque les personnes qui sont en conflit d'intérêts seraient inévitablement présentes.

7.3.2 Évaluation structurée

L'évaluation des demandes est achevée par le personnel des IRSC puisque, généralement, les pairs évaluateurs, pour une évaluation structurée, ne se rencontrent pas en groupe et n'étudient pas les mérites de chaque demande. Dans certains cas où il y a un écart important entre les évaluations d'une demande, une discussion est peut-être justifiée.

7.3.2.1 Comment repère-t-on les écarts?

Après avoir reçu toutes les notes de l'évaluation à domicile, les IRSC calculent une moyenne pour chaque candidat fondé sur les notes pondérées des deux évaluateurs. Les IRSC déterminent ensuite les demandes qui risquent d'être l'objet d'une décision injuste à cause de l'importance de l'écart entre les cotes des évaluateurs (la « plage acceptable » est déterminée selon le niveau de variation de toutes les notes reçues). Dans les cas où réduire l'écart entre les cotes des deux évaluateurs peut influer sur la décision de financement, les IRSC demanderont aux évaluateurs de revoir leur évaluation initiale et de présenter de nouvelles notes. Pour ce faire, on peut demander aux évaluateurs de se contacter pour discuter de la demande. Si l'écart persiste, une autre évaluation est alors nécessaire.

7.4 Considérations spéciales

7.4.1 Budget et durée

Le budget et la durée des bourses salariales et de formation sont prédéterminés et indiqués dans la possibilité de financement. Néanmoins, étant donné que tous les programmes ont des objectifs différents, on peut demander à certains comités de commenter ces aspects des demandes. Les questions sur le budget demandé ne devraient pas influencer la cote de la demande, à moins qu'elles ne portent directement sur le mérite scientifique. Pour de plus amples renseignements, consultez les détails sur le budget et la durée dans la possibilité de financement, au début du processus d'évaluation par les pairs.

7.4.2 Signaler un problème nécessitant une attention particulière

Toute préoccupation en ce qui a trait aux points suivants devrait être portée à l'attention des IRSC pour un suivi. Veuillez noter que certains des points ci-dessous ne s'appliquent pas nécessairement à tous les programmes de bourses salariales et de formation. Contactez le coordonnateur de votre comité pour plus d'information.

Ces points ne doivent pas être considérés comme des critères d'évaluation, sauf qu'ils peuvent avoir un impact sur la qualité scientifique de la demande. Pour connaître en détail les règles pertinentes, voir le Guide de subventions et bourses .

  1. Admissibilité : Les évaluateurs devraient soulever tout doute quant à l'admissibilité du chercheur principal ou des chercheurs principaux (ainsi que des établissements auxquels ils sont affiliés) aux fonds des IRSC, selon les critères précisés dans la possibilité de financement.
  2. Éthique : La responsabilité de voir à ce que toute la recherche réponde aux normes éthiques est déléguée à l'établissement local par les IRSC. Les IRSC n'exigent pas de formulaires d'éthique en tant que tels avec la demande. Toutefois, l'évaluateur peut commenter des aspects particuliers, comme l'utilisation de sujets humains, d'animaux, de tissus humains ou de matériels dangereux, ou la recherche qui semble supposer la participation de populations autochtones, s'il estime qu'ils n'ont pas été traités comme il se doit.
  3. Recherche sur les cellules souches pluripotentes humaines : Les demandes qui prévoient l'utilisation de cellules souches humaines et sont susceptibles d'être financées seront également évaluées par le Comité de surveillance de la recherche sur les cellules souches (CSRCS). On demande aux candidats de cocher la case appropriée dans la section « Attestations de conformité », mais il est essentiel que cela soit vérifié par les membres du comité.
  4. Justification du budget : Si le comité d'évaluation par les pairs ne peut pas évaluer comme il se doit la demande de budget parce que celle­ci n'est pas clairement justifiée par le participant, la question doit être portée à l'attention du personnel des IRSC, qui fera le suivi nécessaire avant que les fonds ne soient débloqués, si la demande est financée.
  5. Article 56 de la Loi réglementant certaines drogues et autres substances : Toutes les propositions de recherche assujetties à l'article 56 de la Loi réglementant certaines drogues et autres substances doivent avoir une exemption de Santé Canada. Les membres de comité doivent porter, lors de la réunion, de telles demandes à l'attention du personnel des IRSC, qui fera le suivi nécessaire avant que les fonds ne soient débloqués, si la demande est financée.

Pour en savoir plus, consultez la page sur les subventions et les bourses en attente dans le Guide de subventions et bourses.

7.4.3 Examen du programme, du processus et de l'évaluation par les pairs

Un élément important de toute évaluation par les pairs est l'examen final de l'efficacité du processus d'évaluation et du fonctionnement, ainsi que des questions de politique. Cet examen permet au personnel des IRSC de répondre à toute préoccupation des membres du comité et de consigner la rétroaction relative au processus d'évaluation par les pairs dans le cadre des efforts continus des IRSC pour maintenir un système d'évaluation par les pairs efficace et de haute qualité.

Pour les réunions en personne et par téléconférence, cela se produit à la fin des délibérations; toutefois, pour les évaluations à domicile, la rétroaction devrait être communiquée au coordonnateur du comité par courriel.

8. Décision de financement

Après l'évaluation par les pairs, le personnel des IRSC prépare une liste de classement en fonction des recommandations du comité, laquelle sera soumise à l'examen du chef des affaires scientifiques (CAS) et du chef des services financiers (CSF). Les demandes seront financées à partir de celles qui sont le mieux classées en descendant, jusqu'à épuisement du budget. Le CAS et le CSF étudieront les recommandations relatives au financement à la lumière des critères établis par le conseil scientifique (CS), auquel ils soumettront leurs recommandations aux fins d'approbation finale. La liste des candidats dont la demande a été retenue est affichée sur la page Web Notifications de décisions de financement dès qu'elle est disponible.

Les candidats sont informés des résultats du concours par RechercheNet une fois que le CS a approuvé la liste des candidats qui seront financés. Tous les candidats reçoivent une notification de décision, indiquant si leur proposition a été approuvée ou non. Ils recevront aussi une copie de toutes les évaluations, des notes des agents scientifiques (le cas échéant) et une offre de bourse qui fournit les détails sur le budget, la durée de la bourse et les conditions de financement.

Les demandes qui ont été signalées pour qu'on leur porte une attention particulière et dont le suivi est assuré par le personnel des IRSC (voir la Section 7.4.2) sont mises « en suspens ». Le candidat sera informé si de plus amples renseignements sont requis. Les renseignements additionnels peuvent être examinés par le personnel des IRSC et les membres du comité d'évaluation par les pairs au besoin avant qu'une décision définitive au sujet du financement ne soit prise.